Энциклопедия решений. Отражение в учете фактов хозяйственной жизни при поступлении первичных документов после отчетной даты (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Отражение в учете фактов хозяйственной жизни при поступлении первичных документов позднее даты выставления этих документов (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 7 Инструкции N 157н). Поэтому одной из задач организации учета и, соответственно, элементом учетной политики, является установление правил (графика) документооборота, чтобы избежать ситуаций, когда документы от подрядчиков (исполнителей), или же формируемые в подразделениях учреждения, поступают в бухгалтерию с опозданием.

Но даже при налаженном документообороте в хозяйственной жизни учреждения часто бывают ситуации, когда дата документа не совпадает с датой (периодом) его поступления. Рассмотрим несколько ситуаций, кода первичные документы от контрагентов (например, акты выполнения работ, оказания услуг) поступили в учреждение более поздней, чем дата выставления документов датой при условии, что в учреждении не создается соответствующий резерв предстоящих расходов (п. 302.1 Инструкции N 157н).

Период поступления документов	Возможное решение	Основание
Более поздней датой в этом же месяце	Факт хозяйственной жизни отражается в учете датой выставления документа или датой поступления этого документа в учреждение, если в учреждении (бухгалтерии) принято решение регистрировать все документы в журнале входящей корреспонденции	Учетная политика (правила документооборота) организации госсектора
В начале месяца, следующего за отчетным (до даты закрытия отчетного месяца)	Документы могут быть проведены или датой составления документа, или последним днем отчетного месяца	Учетная политика (правила документооборота)
В следующем месяце после даты закрытия месяца	Бухгалтерские записи отражаются в учете на дату получения документов (не позднее следующего дня после получения документа)	п. 11 Инструкции N 157н
В следующем отчетном периоде (квартале, финансовом году) до подписания отчетности	Факты хозяйственной жизни необходимо отразить в учете последним днем отчетного периода	Учетная политика (правила документооборота). Такое решение обусловлено тем, что кассовые расходы и фактические расходы желательно отражать в одном финансовом году
После подписания отчетности	Бухгалтерские записи отражаются в учете на дату получения документов (не позднее следующего дня после получения документа)	п. 11 Инструкции N 157н

Внимание

В соответствии с п. 11 Инструкции N 157н записи в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций) осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного документа. Поэтому принятие к учету документа позднее следующего дня после его получения будет является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета. Чтобы избежать претензий проверяющих, дата получения документов должна быть подтверждена. Например, если документы получены по почте, необходимо сохранить конверт. Также полученные документы необходимо зарегистрировать в установленном порядке в журнале входящей корреспонденции.

Если факты хозяйственной жизни, по которым документы получены с опозданием, имели место в рамках приносящей доход деятельности, то неизбежно возникнет вопрос о том, как в налоговом учете признавать, например, расходы.

В общем случае при расчете прибыли организации, использующие метод начисления, признают расходы, принимаемые для целей налогообложения, в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Рассмотрим, всегда ли надо вносить исправления в налоговый учет и подавать уточненные декларации по налогу на прибыль, если первичные документы "опоздали".

Период поступления документов, условия	Возможное решение	Основание
До подачи налоговой декларации, документы подтверждают расходы, датированы отчетным периодом	Расходы признаются в отчетном периоде	п. 1 ст. 272, ст. 313 НК РФ
Документы по длящимся услугам (работам) поступили до подачи налоговой декларации (расчета) и датированы текущим периодом	Расходы могут быть учтены в отчетном периоде	п. 1, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ письма Минфина России от 27.07.2015 N 03-03-05/42971, ФНС России от 02.07.2015 N ГД-4-3/11546@
После представления декларации, документы подтверждают расходы, датированы истекшими периодами. Расходы не учтены, налог излишне уплачен	Расходы могут быть признаны в периоде получения документов (в текущем периоде) или организация госсектора вправе подать уточненную декларацию или не признавать расходы	абзац 3 п. 1 ст. 54 , абзац 2 п. 1 ст. 81 НК РФ письма Минфина России от 24.03.2017 N 03-03-06/1/17177, от 27.06.2016 N 03-03-06/1/37152, от 22.07.2015 N 03-02-07/1/42067
После представления декларации, документы подтверждают расходы, датированы истекшими периодами. Расходы не учтены, но в истекшем налоговом (отчетном) периоде нет суммы налога к уплате (получен убыток)	Организация госсектора вправе признать расходы в том периоде, к которому относятся документы, и подать уточненную налоговую декларацию или не признавать расходы	абзац 2 п. 1 ст. 54, абзац 2 п. 1 ст. 81 НК РФ письмо Минфина России от 24.03.2017 N 03-03-06/1/17177
После представления декларации. Расходы признаны в большей сумме или не учтены доходы.	Организация госсектора обязана подать подать уточненную декларацию. Если в результате внесения исправлений потребуется доплатить налог, то осуществить такую доплату необходимо до подачи уточненной декларации	абзац 2 п. 1 ст. 54, п. 1, пп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ

Если учреждение предполагает принять к вычету НДС по принятым к учету товарам (работам, услугам), которые относятся к облагаемой этим налогом деятельности, а счет-фактура поставщика поступил в другом налоговом периоде, то надо учитывать следующие обстоятельства:

1. При получении счета-фактуры до 25-го числа (включительно) месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по таким товарам (работам, услугам) в том налоговом периоде, в котором товары (работы, услуги) были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ; письма Минфина России от 30.05.2016. N 03-03-06/1/31061, от 02.02.2016 N 03-07-11/4712). Эта норма применяется с 1 января 2015 года.

2. До 1 января 2015 года право на вычет могло быть заявлено только в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина России от 02.10.2013 N 03-07-09/40889). При этом факт получения документа в более позднем периоде должен быть подтвержден.

Примечание

С 1 января 2015 года порядок получения вычетов по НДС несколько изменен. Согласно новому п. 1.1 ст. 172 НК РФ вычеты по НДС, предусмотренные п. 2 ст. 171 НК РФ, могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав (см. также письма Минфина России от 06.08.2015 N 03-07-11/45515, от 12.05.2015 N 03-07-11/27161).

Тема

Бухгалтерские документы (для госсектора)

См. также

События после отчетной даты в учете и отчетности (для госсектора)

Формируем учетную политику для целей бухгалтерского учета (для госсектора)

Налоговый учет (для госсектора)

НДС в организациях госсектора

Налог на прибыль в организациях госсектора

Резерв под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы (для госсектора)

Практические ситуации

Построить список