Энциклопедия решений. Заполнение листка нетрудоспособности работодателем (актуально до 31.12.2021)

Заполнение листка нетрудоспособности работодателем

Правилам оформления раздела "ЗАПОЛНЯЕТСЯ РАБОТОДАТЕЛЕМ" посвящены пункты 65 - 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок).

Все записи выполняются:

- печатными заглавными буквами;

- в специально отведенных ячейках (начиная с первой ячейки и без выхода за пределы границ ячеек).

Возможно заполнение:

- от руки (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета, использование шариковой ручки не допускается);

- с применением печатающих устройств.

Место работы - наименование организации

Указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) либо фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица (с пробелами в одну ячейку).

Как произвести запись о наименовании юридического лица, ФСС России разъясняет в своих письмах от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. Данные о наименовании должны соответствовать учредительным документам. Если сокращенное наименование в учредительных документах отсутствует либо оно, как и полное, не помещается в отведенное число ячеек, допускается "произвольное" сокращение в пределах ячеек строки. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. Указывая наименование организации, не нужно использовать знак номера, кавычки, точки, запятые, тире и другие знаки препинания. Однако наличие таких символов не является существенным недостатком оформления. Идентификация работодателя в любом случае может быть осуществлена по его регистрационному номеру, указанному в соответствующей строке листка нетрудоспособности.

Основное и По совместительству

В соответствии с п. 66 Порядка отметка "V" делается только в одной из этих строк в зависимости от того, по какому месту работы листок нетрудоспособности представлен. Совместительство отмечается, только если оно внешнее, а заполняет листок тот работодатель, у которого работник трудится на условиях внешнего совместительства.

Регистрационный номер и код подчиненности указываются в соответствии с выданным работодателю территориальным органом ФСС России извещением о регистрации в качестве страхователя.

ИНН нетрудоспособного указывается при наличии. Если у работника отсутствует ИНН, а также когда листок является основанием для выплаты пособия по беременности и родам, строка не заполняется.

СНИЛС указывается обязательно. Это страховой номер индивидуального лицевого счета из оформленного работнику страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

Условия исчисления

Строка предназначена для отражения информации об обстоятельствах, способных внести коррективы в расчет пособия. Таким обстоятельствам присвоены двухзначные коды, указанные в п. 66 Порядка и на оборотной стороне листка нетрудоспособности. При наличии таких обстоятельств указывается соответствующий двухзначный код (при необходимости несколько кодов). Если особые условия исчисления отсутствуют, строка остается незаполненной.

Акт формы Н-1

Заполняется, когда временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве.

Дата начала работы

В большинстве случаев строка должна оставаться пустой. Заполняется она только в случае, когда заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Тогда в этой строке указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе.

Страховой стаж

Указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже.

В строке "в т. ч. нестраховые периоды" указывается часть страхового стажа в виде количества полных лет, месяцев прохождения работником с 1 января 2007 года военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1.

Пособие работнику может быть положено за весь период освобождения от работы, указанный в листке нетрудоспособности, либо за часть такого периода. В строке "Причитается пособие за период" указываются первый и последний день оплачиваемого времени.

Средний заработок для исчисления пособия

Указывается общая сумма заработка за два календарных года расчетного периода, скорректированная с учетом минимального и максимального значений. Указывать сумму фактических выплат, если она не вписывается в установленный законом диапазон, некорректно, поскольку эта величина не используется для исчисления пособия. Так, если по причине низкого заработка или его отсутствия в расчетном периоде пособие на основании ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ должно быть рассчитано из МРОТ, в качестве заработка за два календарных года используется увеличенный в 24 раза минимальный размер оплаты труда, установленный федеральным законом на день наступления страхового случая. Именно это значение и следует указать в строке, предназначенной для фиксации среднего заработка, из которого должно быть исчислено пособие.

Средний дневной заработок

При назначении пособия по беременности и родам указывается значение, не превышающее максимального среднего дневного заработка.

При назначении пособия по временной нетрудоспособности указывается результат деления учитываемого заработка на 730, то есть величина, еще не умноженная на размер пособия в процентах.

Размер дневного пособия в листке нетрудоспособности не отражается.

Сумма пособия

Фиксируется результат подсчета, разделенный при необходимости на две составляющие: сумму, подлежащую выплате за счет средств работодателя, и сумму, выплачиваемую за счет средств ФСС России. Если пособие выплачивается полностью за счет средств соцстраха, ячейки, отведенные под сумму пособия за счет средств работодателя, нужно оставить пустыми.

ИТОГО начислено

Указывается общая сумма начисленного пособия. Значит, величина пособия по временной нетрудоспособности отражается в листке без уменьшения ее на сумму НДФЛ. Разъяснения Фонда с обратным выводом (письмо от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022 и п. 11 письма от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956) неактуальны, поскольку основаны на предыдущей редакции п. 66 Порядка, содержавшей формулировку "указывается общая сумма, подлежащая выплате".

Все строки, предназначенные для фиксации денежных сумм, заполняются с первой ячейки (без нулей в начале), оставшиеся ячейки заполнению не подлежат (п. 13 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). Из приведенного Фондом примера следует, что в случае отсутствия копеек в обеих ячейках следует поставить нули.

Фамилия и инициалы руководителя, подпись

Указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения организации или руководителя организации (если организация не имеет подразделений) либо фамилия и инициалы страхователя - физического лица. Проставляется его подпись.

Фамилия и инициалы гл. бухгалтера, подпись

Указываются фамилия и инициалы главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы) организации (подразделения организации). Проставляется его подпись. Когда страхователем является физическое лицо, указываются данные главного бухгалтера, а при отсутствии у страхователя - физического лица должности главного бухгалтера указываются фамилия и инициалы самого страхователя, проставляется его подпись.

Листок нетрудоспособности может быть подписан лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности. Тогда в строках "Фамилия и инициалы руководителя" и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании таких доверенностей. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Печать работодателя может выступать за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки информационного поля бланка (п. 65 Порядка). Требований к форме и тексту оттиска печати Порядок не устанавливает. Поэтому работодатель сам решает, какую из имеющихся у него печатей использовать для заполнения листков нетрудоспособности. В п. 2 письма от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 специалисты ФСС России уточнили, что оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.

Согласно п. 65 Порядка работодатель - физическое лицо при исправлении ошибок проставляет на оборотной стороне бланка свою печать при ее наличии. Значит, и на лицевой стороне бланка печать не ставится, если ее у физического лица нет.

К листку нетрудоспособности прикладывается оформленный на отдельном листке расчет пособия (п. 67 Порядка). Форму такого документа работодатель разрабатывает самостоятельно.

Тема

Листок нетрудоспособности как основание для назначения и выплаты пособия

См. также

Заполнение сведений о страховом стаже в листке нетрудоспособности

Исправление ошибок, допущенных при заполнении листка нетрудоспособности

Формы документов

Пример заполнения Листка нетрудоспособности

Расчёт пособия по временной нетрудоспособности