Энциклопедия решений. Заполнение листка нетрудоспособности работодателем (актуально до 31.12.2021)

Заполнение листка нетрудоспособности работодателем (актуально до 31.12.2021)

Согласно п. 72 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздрава России от 01.09.2020 N 925н (далее - Порядок), раздел листка нетрудоспособности "ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ" (в бланке листка нетрудоспособности на бумажном носителе именуется "ЗАПОЛНЯЕТСЯ РАБОТОДАТЕЛЕМ") оформляется страхователем гражданина.

В случае формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа страхователь запрашивает сведения о сформированном листке нетрудоспособности в форме электронного документа в информационной системе "Соцстрах" по номеру СНИЛС своего работника и представленному им номеру листка нетрудоспособности в форме электронного документа. Сведения о коде по МКБ страхователю не предоставляются.

Правилам оформления раздела "ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ" посвящены пункты 73 и 74 Порядка.

Место работы - наименование организации

Указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) либо фамилия, имя, отчество (отчество указывается при наличии) работодателя - физического лица (если заполняется листок нетрудоспособности на бумажном носителе, то с пробелами в одну ячейку).

Как произвести запись о наименовании юридического лица, ФСС России разъясняет*(1) в своих письмах от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. Данные о наименовании должны соответствовать учредительным документам. Если сокращенное наименование в учредительных документах отсутствует либо оно, как и полное, не помещается в отведенное число ячеек, допускается "произвольное" сокращение в пределах ячеек строки. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. Указывая наименование организации, не нужно использовать знак номера, кавычки, точки, запятые, тире и другие знаки препинания. Однако наличие таких символов не является существенным недостатком оформления. Идентификация работодателя в любом случае может быть осуществлена по его регистрационному номеру, указанному в соответствующей строке листка нетрудоспособности.

Основное и По совместительству

В соответствии с п. 73 Порядка отметка "V" делается только в одной из этих строк (полей) в зависимости от того, по какому месту работы листок нетрудоспособности представлен. Совместительство отмечается, только если оно внешнее, а заполняет листок тот работодатель, у которого работник трудится на условиях внешнего совместительства.

Регистрационный номер и код подчиненности указываются в соответствии с выданным работодателю территориальным органом ФСС России извещением о регистрации в качестве страхователя (п. 73 Порядка).

ИНН нетрудоспособного указывается при наличии. Если у работника отсутствует ИНН, а также когда листок является основанием для выплаты пособия по беременности и родам, строка (поле) не заполняется.

СНИЛС указывается обязательно. Это страховой номер индивидуального лицевого счета из документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Условия исчисления

Строка (поле) предназначена для отражения информации об обстоятельствах, способных внести коррективы в расчет пособия. Таким обстоятельствам присвоены двухзначные коды, указанные в п. 73 Порядка и на оборотной стороне листка нетрудоспособности. При наличии таких обстоятельств указывается соответствующий двухзначный код (при необходимости несколько кодов). Если особые условия исчисления отсутствуют, строка остается незаполненной.

Акт формы Н-1

Заполняется, когда временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве.

Дата начала работы

В большинстве случаев строка (поле) должна оставаться пустой. Заполняется она только в случае, когда заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Тогда в этой строке указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе.

Страховой стаж

Указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже.

В строке (поле) "в т. ч. нестраховые периоды" указывается часть страхового стажа в виде количества полных лет, месяцев прохождения работником с 1 января 2007 года военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1.

Пособие работнику может быть положено за весь период освобождения от работы, указанный в листке нетрудоспособности, либо за часть такого периода. В строке (поле) "Причитается пособие за период" указываются первый и последний день оплачиваемого времени.

Внимание

Все строки, предназначенные для фиксации денежных сумм, заполняются с первой ячейки (без нулей в начале), оставшиеся ячейки заполнению не подлежат (п. 13 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956*(1)). Из приведенного Фондом примера следует, что в случае отсутствия копеек в обеих ячейках следует поставить нули.

Средний заработок для исчисления пособия

Указывается общая сумма заработка за два календарных года расчетного периода, скорректированная с учетом минимального и максимального значений. Указывать сумму фактических выплат, если она не вписывается в установленный законом диапазон, некорректно, поскольку эта величина не используется для исчисления пособия. Так, если по причине низкого заработка или его отсутствия в расчетном периоде пособие на основании ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ) должно быть рассчитано из МРОТ, в качестве заработка за два календарных года используется увеличенный в 24 раза минимальный размер оплаты труда, установленный федеральным законом на день наступления страхового случая. Именно это значение и следует указать в строке, предназначенной для фиксации среднего заработка, из которого должно быть исчислено пособие.

Средний дневной заработок

При назначении пособия по беременности и родам указывается значение, не превышающее максимального среднего дневного заработка.

При назначении пособия по временной нетрудоспособности указывается результат деления учитываемого заработка на 730, то есть величина, еще не умноженная на размер пособия в процентах.

Размер дневного пособия в листке нетрудоспособности не отражается.

Поскольку Порядок не предусматривает иного, размер среднего дневного заработка нужно отразить в листке нетрудоспособности и в том случае, когда расчет пособия осуществляется по правилам части 6.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, хотя в такой ситуации средний дневной заработок в расчете участвовать не будет.

Сумма пособия

Фиксируется результат подсчета. В листке нетрудоспособности эта строка разбита на две позиции: "за счет средств страхователя" и "за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации". Поскольку с 1 января 2021 года порядок обеспечения работников пособиями по социальному страхованию более не предусматривает возможности назначения и выплаты работодателем пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам за счет средств ФСС России, строка "за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации" работодателем не заполняется. Если пособие выплачивается Фондом полностью за счет средств соцстраха, ячейки, отведенные под сумму пособия за счет средств работодателя, также нужно оставить пустыми.

ИТОГО начислено

Заполняется в том случае, если пособие выплачивается полностью за счет средств работодателя (письмо Московского регионального отделения ФСС России от 17.05.2021 N 15-15/7710-10787л). Указывается общая сумма начисленного пособия. Значит, величина пособия по временной нетрудоспособности отражается в листке без уменьшения ее на сумму НДФЛ. Если хотя бы часть пособия назначается и выплачивается ФСС России, данная строка работодателем не заполняется.

Фамилия и инициалы руководителя, подпись

В листке нетрудоспособности на бумажном носителе указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения организации или руководителя организации (если организация не имеет подразделений) либо фамилия и инициалы страхователя - физического лица. Проставляется его подпись.

Фамилия и инициалы гл. бухгалтера, подпись

В листке нетрудоспособности на бумажном носителе указываются фамилия и инициалы главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы) организации (подразделения организации). Проставляется его подпись. Когда страхователем является физическое лицо, указываются данные главного бухгалтера, а при отсутствии у страхователя - физического лица должности главного бухгалтера указываются фамилия и инициалы самого страхователя, проставляется его подпись.

В случае, когда страхователем является физическое лицо, в строке указываются фамилия и инициалы главного бухгалтера страхователя - физического лица и ставится его подпись.

Если у страхователя отсутствует должность главного бухгалтера указываются фамилия и инициалы руководителя страхователя (страхователя - физического лица) или иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета и ставится его подпись.

Сведения, передаваемые страхователем в ФСС России в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, подтверждаются усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета) и руководителя страхователя.

В случаях, когда руководитель страхователя возлагает на себя обязанности главного бухгалтера, передаваемые сведения в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа подтверждаются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя страхователя.

В случаях передачи другому лицу полномочий страхователя, связанных с назначением, исчислением и выплатой страхового обеспечения застрахованным лицам, на основании распорядительного документа страхователя и доверенности листок нетрудоспособности оформляется уполномоченным лицом. Тогда в строках "Фамилия и инициалы руководителя" и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании таких доверенностей. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956*(1)).

В указанных случаях сведения, передаваемые в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, подтверждаются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.

В бумажном листке нетрудоспособности проставляется печать работодателя. Она может выступать за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки информационного поля бланка (п. 63 Порядка). Требований к форме и тексту оттиска печати Порядок не устанавливает. Поэтому работодатель сам решает, какую из имеющихся у него печатей использовать для заполнения листков нетрудоспособности. В п. 2 письма от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956*(1) специалисты ФСС России уточнили, что оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.

Согласно п. 72 Порядка при исправлении ошибок страхователь проставляет на оборотной стороне бланка свою печать при ее наличии. Значит, и на лицевой стороне бланка печать не ставится, если ее у работодателя нет.

По общему правилу, установленному п. 63 Порядка, все записи в листке нетрудоспособности на бумажном носителе выполняются:

- на русском языке;

- печатными заглавными буквами;

- в специально отведенных ячейках (начиная с первой ячейки и без выхода за пределы границ ячеек).

Возможно заполнение:

- от руки (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета, использование шариковой ручки не допускается);

- с применением печатающих устройств.

______________________________

*(1) Разъяснения были даны в период действия Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. Однако, поскольку действующий порядок не содержит иного регулирования по данному вопросу, полагаем, что эти разъяснения не утратили своей актуальности

Тема

Листок нетрудоспособности как основание для назначения и выплаты пособия (актуально до 31.12.2021)

См. также

Заполнение сведений о страховом стаже в листке нетрудоспособности (актуально до 31.12.2021)

Исправление ошибок, допущенных при заполнении листка нетрудоспособности (актуально до 31.12.2021)

Работаем с электронным листком нетрудоспособности

Прямые выплаты пособий, предусмотренных Законом N 255-ФЗ, в 2021 году

Формы документов

Пример заполнения Листка нетрудоспособности

Справка-расчёт пособия по временной нетрудоспособности

Доверенность на подписание листков нетрудоспособности

Практические ситуации

Построить список