Энциклопедия решений. Учет и хранение бланков трудовой книжки (декабрь 2024)

Учет и хранение бланков трудовой книжки

Смотрите в этом материале:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- пломбирование, заверение подписью руководителя и нумерование Книг учета;

- сроки хранения Книг учета;

- исправление записи в Книгах учета;

- что делать, если Книги учета закончились или пришли в негодность

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатель должен вести:

а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 и обязательны для ведения работодателем.

Приходно-расходная книга по учету бланков
трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил).

Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу даже в том случае, если он не взимает с работника денежные средства за трудовую книжку и вкладыш в нее (см. ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Напомним, что отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства (см., например, постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 N 84-АД17-1).

Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

В силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Специалисты Роструда указывают, что поскольку учет бланков трудовых книжек ведется бухгалтерией (п. 41 Правил), то и хранение бланков должна осуществлять бухгалтерия.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Как указывают специалисты Роструда, такой отчет нужно подавать даже в том случае, если лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в соответствующем месяце не запрашивало и не использовало бланки трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (абзац 2 п. 41 Правил).

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них служит основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 27.04.2018 по делу N 12-374/2018, Самарского облсуда от 15.09.2016 по делу N 21-1904/2016).

Напомним, что задержка выдачи работнику трудовой книжки является одним из случаев незаконного лишения его возможности трудиться, за что виновный в задержке работодатель несет материальную ответственность (ст. 234 ТК РФ). Согласно абзацу 3 п. 41 Правил роспись работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является подтверждением получения работником трудовой книжки в связи с увольнением работника.

Судебная практика содержит примеры когда отсутствие подписи работника, квалифицируется как административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (см. например, решение Центрального райсуда г. Барнаула Алтайского края от 07.09.2018 по делу N 12-792/2018).

При этом отметим, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде недопустимо, поскольку в ней требуется проставлять собственноручные подписи работников и должностных лиц, оформляющих такие документы (решение Железнодорожного райсуда г. Екатеринбурга Свердловской области от 22.03.2019 по делу N 2а-1453/2019).

Согласно поправкам, внесенным в Трудовой кодекс РФ и Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС, федеральными законами от 16.12.2019 N 439-ФЗ и N 436-ФЗ, с 1 января 2020 года, предусмотрен постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде.

В течение 2020 года (вплоть до 31 декабря включительно) работники должны определиться: желают ли они продолжения ведения их бумажных трудовых или согласны от них отказаться - и подать работодателю соответствующее письменное заявление. Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки или так и не подал никакого, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Если же работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности по новым правилам, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Однако отметим, что графа 12 в книге учета движения трудовых книжек указывает дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), графа 13 буквально звучит как: "Расписка работника в получении трудовой книжки", таким образом, считаем, что целесообразно в данном случае взять с работника, расписку, подтверждающую получение работником трудовой книжки и правомерность отсутствия ее у работодателя, в графе 13 указать дату получения расписки, а в графе 12 поставить прочерк.

Пломбирование, заверение подписью руководителя и нумерование Книг учета

Согласно п. 41 Правил приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книги учета) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Невыполнение даже одного из перечисленных требований является нарушением трудового законодательства и приводит к привлечению виновных к административной ответственности, что подтверждает многочисленная судебная практика (см. например. решения Фрунзенского райсуда г. Иваново Ивановской области от 23.08.2019 по делу N 12-163/2019; Куйбышевского райсуда г. Санкт-Петербурга от 13.06.2019 по делу N 12-171/2019; Фрунзенского райсуда г. Владивостока Приморского края от 20.06.2019 по делу N 12-381/2019; Ступинского горсуда Московской области от 30.05.2019 по делу N 12-114/2019; Московского горсуда от 28.06.2019 по делу N 7-8905/2019; Фрунзенского райсуда г. Иваново Ивановской области от 23.08.2019 по делу N 12-163/2019; Чемальского райсуда Республики Алтай от 26.12.2018 по делу N 12-43/2018; определение Арбитражного суда г. Москвы от 24.10.2013 по делу N А40-125123/2013). Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Отметим, что законодатель установив в Правилах возможность использования пломбы, четких критериев к пломбированию не установил, поэтому Книги учета можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств.

Примечание

В пункте 3.2 действующего ГОСТ 31282-2004 установлено, что пломбирование - процесс установки на штатном запирающем механизме защищаемого объекта пломбировочного устройства, обеспечивающего индикацию несанкционированного доступа и сдерживание от проникновения, проведение учета и контроля состояния. Этим же документом установлено, что пломбировочные устройства (ПУ) - персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004).

Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004 (см. например, решения Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 по делу N 12-127/2017, Фрунзенского райсуда г. Санкт-Петербурга от 02.06.2016 по делу N 12-259/2016).

Судебная практика по вопросу использования самодельной "бумажной пломбы" достаточно противоречива. Так, решением Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 по делу N 12-127/2017 суд признает опломбирование бумажной пломбой и скрепление печатью учреждения нарушением. В то же время, нами найдено судебное решение, в котором суд придерживается совершенно противоположного мнения - по мнению суда, возможно использование любого из пломбировочных устройств, в том числе и бумажное опломбирование с наличием печати учреждения (см. определение Саратовского облсуда от 20.12.2018 по делу N 33-9210/2018).

Роструд в своих разъяснениях подчеркивает, что поскольку Правилами не установлены требования к пломбе, поэтому книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств. Организация вправе сама решить, какого способа оформления придерживаться. Главное, чтобы он обеспечивал целостность книги и исключал возможность ее раскрепления (см. ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Сроки хранения Книг учета

В соответствии с п. "в" ст. 463 с учетом сноски 3 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежит хранению:

- 50 лет (при условии, что книга закончена делопроизводством после 1 января 2003 года);

- 75 лет (если книга закончена делопроизводством до 1 января 2003 года).

Для приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее установлен срок хранения, равный 5 годам (п. "г" ст. 463 Перечня).

Исправление записи
в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Порядок внесения исправлений в указанные книги трудовым законодательством не определен. По мнению Минтруда России (письмо от 18.08.2017 N 14-2/В-761), для исправления ошибок в этих книгах допустимо применять правила, установленные для внесения исправлений в трудовую книжку.

Порядок исправления неправильных и неточных записей в трудовой книжке регламентирован в п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции. Применяя по аналогии указанные нормы, при исправлении неверных или неточных записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сначала ошибочную запись признать недействительной. С этой целью в той графе книги, где допущена ошибка или неточность, после последней записи делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Затем вносится правильная запись.

Не допускается исправление записей с использованием корректора (см. определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016). Специалисты Роструда в своих разъяснениях в случае изменения фамилии работника, предлагают зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом указать новую; если рядом нет места, то ссылку на документ следует сделать в ближайшей свободной строке книги. В случае, если пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек рекомендуют вносить путем зачеркивания последующих записей с последующим внесением пропущенной и далее всех остальных (зачеркнутых) записей. При этом сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись должна быть подписана работником отдела кадров, который вносил исправления.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончилась или пришла в негодность

Отметим, что законодательством не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации. Так, например, судебная практика указывает на необходимость составления акта экспертной комиссии при закрытии книги (определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016).

Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>" (можно указать причину - "В связи с ветхостью"), поставить подпись и печать; на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой "z". Нумерацию в новой книге нужно начинать заново с цифры "1".

Внимание

В случае введения в действие новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, прежняя книга должна храниться в организации в течение 75 лет (п. "в" ст. 695 Перечня).

Тема

Трудовая книжка

См. также

Приобретение бланков трудовой книжки

Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Формы документов

Пример заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них