Энциклопедия решений. Учет и хранение бланков трудовой книжки (май 2025)

Учет и хранение бланков трудовой книжки

Смотрите в этом материале:

- книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- как заверить книги (журналы) учета;

- сроки хранения книг (журналов) учета;

- исправление записи в книгах (журналах) учета;

- что делать, если книги (журналы) учета закончились или пришли в негодность

Примечание

Поскольку по данному вопросу действующий порядок содержит регулирование аналогичное Правилам, действовавшим ранее, полагаем, что судебная практика и разъяснения Роструда и Минтруда России не утратили своей актуальности.

Согласно п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок, Приказ N 320н), на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Пунктом 39 Порядка установлено, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей к ним работодателями ведется учет:

- бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно п. 40 Порядка работодателю нужно иметь две отдельные книги (журнала) учета:

- книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее;

- книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В то же время из п. 40 Порядка следует, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и учета движения трудовых книжек, не запрещая при этом взять за основу формы, которые использовались ранее.

Как разъяснил на своем сайте Роструд, новое правило, по которому работодатель должен самостоятельно разрабатывать книги (журналы) учета движения трудовых книжек, касается случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.

Как и ранее, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее:

- хранятся у работодателя как документы строгой отчетности;

- выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке;

- по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Эти требования изложены в п. 41 Порядка.

Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 40 Порядка).

А вот какие подразделения работодателя ведут данную книгу (журнал) в Приказе N 320н не уточняется. Полагаем, что данную книгу (журнал) целесообразно продолжить вести бухгалтерии.

Согласно п. 41 Порядка бланки трудовой книжки и вкладыша в неё хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Руководствуясь данной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Как указывают специалисты Роструда, такой отчет нужно подавать даже в том случае, если лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в соответствующем месяце не запрашивало и не использовало бланки трудовых книжек.

Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера (п. 40 Порядка).

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них служит основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 27.04.2018 по делу N 12-374/2018, Самарского облсуда от 15.09.2016 по делу N 21-1904/2016).

Действующий Порядок не требует подтверждения получения работником трудовой книжки в связи с увольнением работника и соответственно проставление росписи работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Однако напомним, что задержка выдачи работнику трудовой книжки является одним из случаев незаконного лишения его возможности трудиться, за что виновный в задержке работодатель несет материальную ответственность (ст. 234 ТК РФ). Таким образом, в случае предъявления работником претензии по поводу невыдачи (задержки выдачи), утери работодателем трудовой книжки, именно работодатель должен будет подтвердить факт получения работником трудовой книжки в момент его увольнения.

В то же время анализ судебной практики показывает, что допустимым доказательством выдачи работнику в день увольнения трудовой книжки является подпись об этом работника в книге учета движения трудовых книжек (см., например, определения Верховного Суда Республики Карелия от 13.11.2018 по делу N 33-4297/201, Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 13.11.2018 по делу N 33-7572/2018). Поэтому считаем, что работодателю в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее целесообразно сохранить графу, подтверждающую получение на руки работником трудовой книжки.

Запись в Книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки в связи с подачей работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Согласно поправкам, внесенным в Трудовой кодекс РФ и Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС федеральными законами от 16.12.2019 N 439-ФЗ и N 436-ФЗ, с 1 января 2020 года предусмотрен постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде.

Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки или так и не подал никакого, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

В случае если работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, п. 35 Порядка). И при продолжении работодателем ведения Книги учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной ранее действовавшими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, в книге учета движения трудовых книжек в графе 13 сделать запись, аналогичную записи в трудовой книжке (см. п. 35 Порядка):

"Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации".

Затем, в этой же графе, работник ставит свою подпись и дату, тем самым подтверждая получение трудовой книжки.

Алгоритм действий в аналогичной ситуации дан в письме Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150.

Пример

Как заверить книги (журналы) учета

Руководствуясь п. 40 Порядка книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее и книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее необходимо пронумеровать, прошить, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя и печатью (при наличии).

Утверждать самостоятельно разработанные формы книг (журналов) новый Порядок не требует, но и не запрещает.

Сроки хранения книг (журналов) учета

В соответствии с п. "в" ст. 463 с учетом сноски 3 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежит хранению:

- 50 лет (при условии, что книга закончена делопроизводством после 1 января 2003 года);

- 75 лет (если книга закончена делопроизводством до 1 января 2003 года).

Для книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее установлен срок хранения, равный 5 годам (п. "г" ст. 463 Перечня).

Внимание

В соответствии с ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ) исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства, а не с даты создания.

Исправление записи в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Порядок внесения исправлений в указанные книги трудовым законодательством не определен. По мнению Минтруда России (письмо от 18.08.2017 N 14-2/В-761), для исправления ошибок в этих книгах допустимо применять правила, установленные для внесения исправлений в трудовую книжку.

Порядок исправления неправильных и неточных записей в трудовой книжке регламентирован в п. 12 Порядка. Применяя по аналогии указанные нормы, при исправлении неверных или неточных записей в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сначала ошибочную запись признать недействительной. С этой целью в той графе книги, где допущена ошибка или неточность, после последней записи делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Затем вносится правильная запись.

Не допускается исправление записей с использованием корректора (см. определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016). Специалисты Роструда в своих разъяснениях в случае изменения фамилии работника, предлагают зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом указать новую; если рядом нет места, то ссылку на документ следует сделать в ближайшей свободной строке книги, что, по нашему мнению, соответствует требованиям п. 7 Порядка. В случае, если пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек, рекомендуют вносить путем зачеркивания последующих записей с последующим внесением пропущенной и далее всех остальных (зачеркнутых) записей. При этом сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись должна быть подписана работником, который вносил исправления.

Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее и книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее окончилась или пришла в негодность

Специального порядка прекращения книг (журналов) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее и книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее- Книги (журналы) учета) действующим законодательством не установлено.

По нашему мнению, для оформления процедуры прекращения ведения вышеуказанных книг (журналов) учета лицу, ответственному за учет и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

- проставить на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание), с указанием срока и места хранения книги (журнала);

- сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (журнала) (всего ... записей на ... листах), проставить печать работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).

Роструд рекомендует после последней записи в книге (журнале) учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих.

Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации. Так, например, судебная практика указывает на необходимость составления акта экспертной комиссии при закрытии книги (определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016).

В случае введения в действие новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, прежняя книга должна храниться в организации в течение 50/75 лет (п. "в" ст. 463 Перечня с учетом сноски 3).

Тема

Трудовая книжка

См. также

Приобретение бланков трудовой книжки

Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Формы документов

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Акт об уничтожении и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Приказ об утверждении форм книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек

Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее

Пример заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма, утв. постановлением Минтруда РФ)

Практические ситуации

Построить список