Энциклопедия решений. Порядок заверения копий документов, связанных с работой (май 2025)

Порядок заверения копий документов, связанных с работой

Согласно части первой ст. 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом. Что именно следует понимать под надлежащим заверением копий, Трудовой кодекс не уточняет. Определение термина "заверенная копия" можно обнаружить в Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Как следует из пунктов 3.25 и 3.86 этого нацстандарта, заверенная копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу.

На сегодняшний день есть два документа, регулирующих порядок заверения копий. Одним из них является Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Он предусматривает подтверждение соответствия копии документа (выписки из документа) посредством проставления отметки о заверении (п. 5.26). Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает:

- слово "Верно";

- наименование должности лица, заверившего копию;

- его собственноручную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, однако, что в силу статей 4, 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер (см. постановления АС Московского округа от 17.02.2021 N Ф05-403/21, Девятого ААС от 12.02.2021 N 09АП-72779/20, Пятнадцатого ААС от 22.03.2021 N 15АП-499/21, Восемнадцатого ААС от 25.11.2019 N 18АП-15014/19, определения Липецкого областного суда от 11.11.2020 N 33-3259/2020, Нижегородского областного суда от 22.08.2019 N 33а-11034/2019, Белгородского областного суда от 18.03.2019 N 33а-1677/2019). Соответственно, установленный им порядок заверения копий документов не является обязательным для применения.

Вторым документом, регулирующим порядок заверения копий документов, является Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Данный нормативный акт не отменен и продолжает применяться на основании п. 2 постановления ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-I. Необходимость его применения при заверении копий кадровых документов подтверждается и судебной практикой (см., например, определения Томского областного суда от 05.06.2018 N 33-1831/2018, Санкт-Петербургского городского суда от 22.11.2017 N 33-24961/2017, Кировского областного суда от 22.12.2015 N 33-5477/2015, Нижегородского областного суда от 16.12.2014 N 33-10788/2014, решение Верховного Суда Республики Крым от 05.06.2018 N 21-418/2018).

Указ N 9779-X предусматривает, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (п. 1).

Как видно, требования к заверению копий из ГОСТ Р 7.0.97-2016 и из Указа N 9779-X во многом схожи. Различия можно выделить следующие.

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит конкретную формулировку заверительной записи ("Верно"). В Указе N 9779-X подобных требований нет. При этом, учитывая рекомендательный характер ГОСТ Р 7.0.97-2016, использование любой иной формулировки, подтверждающей верность копии, не будет ошибкой. Например, Нижегородский областной суд признал надлежаще заверенной копию с заверительной записью "Копия верна", указав, что по своему смысловому содержанию выражения "Копия верна" и "Верно" идентичны (определение от 22.08.2019 N 33а-11034/2019).

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит требование к конкретному месту документа, где должна ставиться отметка о заверении документа (под реквизитом "подпись"). Указ N 9779-X данный вопрос не регулирует, поэтому место проставления такой отметки представляется не принципиальным. Запись о заверении можно разместить на любой свободной части документа.

3. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 надпись о месте хранения документа делается только в случае, если копия выдается для представления в иную организацию, а Указ N 9779-X предусматривает проставление такой отметки на всех копиях. Вместе с тем, например, Санкт-Петербургский городской суд, ссылаясь как на ГОСТ, так и на Указ, заключил, что при отсутствии в заявлении работника о выдаче копии документа сведений о предоставлении документа в другую организацию необходимости в указании места хранения документа при его заверении нет (определение от 01.07.2021 N 33-13754/2021). А Нижегородский областной суд вообще не счел отсутствие в копиях документов ссылки на место нахождения подлинников документов нарушением порядка заверения, поскольку юридическую значимость указанным документам придает именно печать организации и подпись ее руководителя, которыми заверяется документ (определение от 26.03.2019 N 33-3211/2019).

Отметим, что гражданское законодательство не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать (ст. 23 ГК РФ, Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"), а для хозяйственных обществ ее использование является обязательным только в случаях, предусмотренных федеральными законами (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Соответственно, заверение печатью копий документов, выдаваемых работникам указанными работодателями, не является обязательным.

Ни в Указе N 9779-X, ни в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не решен вопрос о порядке заверения копий многостраничных документов. Способы заверения таких документов приведены в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142. Хотя эти разъяснения и были даны в отношении копий документов, предоставляемых в налоговые органы, они применяются и в иных сферах (см., например, определения Красноармейского районного суда Чувашской Республики от 17.07.2020 N 11-14/2020, Волжского городского суда Республики Марий Эл от 25.12.2020 N 9-435/2020, решение Южно-Сахалинского городского суда Сахалинской области от 24.02.2021 N 2-556/2021).

В упомянутом выше письме Минфин России предлагает два способа заверения многостраничных документов:

- заверение каждого отдельного листа копии;

- прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) проставляется заверительная надпись, а также надпись "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов" (количество листов указывается словами).

Отметим, что оба приведенных способа заверения являются равнозначными. Необходимость заверения многостраничных документов исключительно путем заверения каждого листа документа в отдельности практикой не подтверждается (см., например, определение Верховного Суда Республики Бурятия от 31.05.2021 N 33-1739/2021, ответ с портала "Онлайниспекция.РФ").

Ряд рекомендаций относительно формирования сшивов документов приведен в письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336:

- сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

- все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;

- на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

- заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Также в законодательстве не решен вопрос о возможности заверения одной заверительной надписью нескольких разных документов, прошитых вместе. Представляется, что в этой ситуации допустимо воспользоваться разъяснениями, данными в письмах Минфина России от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549 и ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459, согласно которым заверять в этом случае необходимо каждый документ в отдельности, а не сшивку в целом (определение Томского областного суда от 08.12.2017 N 33-3735/2017, постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N А41-18214/08).

Отметим, что ни Указ N 9779-X, ни ГОСТ Р 7.0.97-2016 формально неприменимы при заверении копий некоторых документов, связанных с работой (например, выписки трудовой книжки). Так, ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов (см. п. 1). А Указ N 9779-X устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций (см. п. 1). Но учитывая отсутствие какого-либо иного порядка, полагаем, что работодатель должен заверять копии любых документов, выдаваемых работникам, по правилам Указа N 9779-X и ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В том случае, если документ высылается в электронном виде, использование работодателем электронной подписи свидетельствует о надлежащем заверении такого документа (см. п. 4.26 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Тема

Выдача работникам копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ)

См. также

Энциклопедия судебной практики