Энциклопедия решений. Личная карточка работника (апрель 2025)

Личная карточка работника

Хотя трудовое законодательство не предусматривает обязательного оформления личной карточки работника и вообще не содержит о ней каких-либо упоминаний, этот документ давно закрепился в кадровом делопроизводстве.

До 2013 года необходимость ведения работодателем личных карточек работников объяснялась специалистами тем, что форма соответствующего документа (N Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Указанная форма содержит 10 разделов, предназначенных для отражения в них следующей информации о работнике:

1. общие сведения (ФИО работника, дата и место его рождения, образование, стаж работы, состав семьи, место жительства и др.);

2. сведения о воинском учете;

3. прием на работу и переводы на другую работу;

4. аттестация;

5. повышение квалификации;

6. профессиональная переподготовка;

7. награды (поощрения), почетные звания;

8. отпуск;

9. социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

10. дополнительные сведения (заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.).

Перечень документов, на основании которых заполняется личная карточка по форме N Т-2, а также нюансы заполнения отдельных ее пунктов приведены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

С 1 января 2013 года работодателям частью 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в общем случае предоставлено право самостоятельно определять формы первичных учетных документов. По мнению многих правоприменителей, это изменение законодательства устранило для работодателей обязанность применять утвержденную Госкомстатом форму N Т-2 для ведения личной карточки работника (определения Санкт-Петербургского городского суда от 18.08.2020 N 33-11310/2020, Архангельского областного суда от 20.02.2019 N 33-1103/2019, Орловского областного суда от 20.02.2019 N 33-370/2019, Самарского областного суда от 30.06.2017 N 33а-8380/2017, Владимирского областного суда от 12.11.2013 N 33-3781/2013, решение Железнодорожного районного суда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22.01.2018 N 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1 и от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ").

На произошедших в 2013 году изменениях в области бухучета базировалось не только мнение о праве работодателей самостоятельно определять форму личной карточки работника, но иногда и вывод об отсутствии у работодателя обязанности по ведению данного документа как таковой (определение Московского областного суда от 29.09.2014 N 33-21327/2014, решения Северодвинского городского суда Архангельской области от 27.11.2018 N 2-3816/2018, Вышневолоцкого городского суда Тверской области от 01.04.2019 N 2-412/2019).

Вместе с тем до недавнего времени указание на необходимость отражать определенные сведения в личной карточке работника содержалось в отдельных нормативных правовых актах, регламентирующих обязанности работодателя. Во-первых, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписывали использовать форму личной карточки, утвержденную органом статистики, дублировать в личную карточку записи из трудовой книжки и знакомить с ними работника под роспись в его личной карточке. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник тоже должен был расписаться в личной карточке (п. 12, п. 41). Во-вторых, в силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников формы N Т-2. Поэтому еще несколько лет сохранялись основания как для вывода о том, что вести личные карточки необходимо по крайней мере частично (заполнять соответствующие разделы тем, кому ведутся бумажные трудовые книжки и в отношении кого ведется воинский учет), так и для дискуссии о том, имеет ли форма Т-2 статус обязательной для применения в этих случаях (см., например, определения Хабаровского краевого суда от 18.04.2014 N 33-1965/2014, Московского городского суда от 26.10.2018 N 33а-8424/2018, консультации Роструда).

Однако постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 утратило силу с 1 сентября 2021 года. В Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, каких-либо упоминаний о личной карточке работника не содержится. Методические рекомендации Генштаба являются действующим документом. Но Минобороны России во исполнение п. 27 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, для целей осуществления воинского учета призывников и военнообязанных в организациях утвердило специальную форму карточки - форму N 10 (п. 31 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700). Соответственно, Методические рекомендации в части упоминания личных карточек формы N Т-2 более не актуальны.

Таким образом, на сегодняшний день оформление и ведение личной карточки работника ни по форме N Т-2, ни по разработанной самостоятельно форме от работодателя не требуется ввиду отсутствия каких-либо обязывающих к тому правовых норм (см. письмо Минтруда России от 24.12.2021 N 14-6/В-1487, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ для организаций бюджетной сферы формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время регламентирующими этот вопрос нормативными правовыми актами являются приказы Минфина России от 30.03.2015 N 52н и от 15.04.2021 N 61н. Личная карточка формы N Т-2 в состав установленных этими приказами для применения унифицированных форм не входит, специальная форма личной карточки не утверждена. Ведение организациями бюджетной сферы личных карточек нормативными правовыми актами в области бухгалтерского учета не регулируется, что подтвердил Минфин России в письме от 26.01.2017 N 02-07-10/4004. Соответственно, вопрос ведения личных карточек не имеет бюджетной специфики, государственные и муниципальные учреждения, как и прочие работодатели, не обязаны в принципе вести личные карточки своих работников.

Безусловно, ведение такого документа, как личная карточка, может быть полезно. Так, форма Т-2 - единственный нормативно предусмотренный документ для комплексного отражения всех использованных работником отпусков, что значительно упрощает работу по выявлению права работника на очередной отпуск и определению размера компенсации при увольнении. Также этот документ позволяет в одном месте фиксировать все предоставляемые работнику гарантии. В то же время с учетом современного уровня развития технических средств, чаще всего с функцией аккумуляции и удобной выдачи такой информации лучше справляются специализированные программы по учету кадров. В любом случае работодатель не лишен возможности как продолжить ведение личных карточек по форме N Т-2, так и утвердить собственную форму личной карточки работника, которая будет предполагать указание в ней именно тех сведений о работнике, которые работодатель посчитает нужным фиксировать.

Личную карточку как документ, содержащий общую информацию о работнике, следует отличать от специализированных личных карточек, обязанность по ведению которых может быть возложена на работодателя различными нормативно-правовыми актами. Помимо упомянутой выше карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации, можно отметить личную карточку учета выдачи СИЗ по форме, утв. приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н.

Тема

Формы кадровой первичной документации

См. также

Как заполнить Карточку гражданина, подлежащего воинскому учету (форма N 10)

Формы документов

Пример заполнения Личной карточки работника