Энциклопедия решений. Как заполнить форму ЕФС-1 при приеме на работу (декабрь 2024)

Как заполнить форму ЕФС-1 при приеме на работу

Смотрите в этом материале:

- лица, в отношении которых представляются сведения;

- документы, служащие основанием для заполнения;

- срок представления;

- как заполнить подраздел 1;

- как заполнить подраздел 1.1

Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п утверждены единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядок ее заполнения (далее - Порядок).

Форма состоит из Титульного листа, который является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка) и 2-х разделов:

- Раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию";

- Раздел 2 "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Из указанных подразделов формируются отдельные отчеты, содержащие соответствующие сведения, подлежащие представлению в СФР в соответствии с Законами N 27-ФЗ и N 125-ФЗ, в установленные сроки (п. 1.11 Порядка).

Лица, в отношении которых представляются сведения

Сведения о приеме на работу заполняются на всех зарегистрированных лиц, в том числе лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе (п. 1.4 Порядка), и представляются страхователями в отделение Социального фонда (СФР) по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если в организации есть обособленные подразделения, то форму ЕФС-1 предоставляют отдельно по месту регистрации данного подразделения.

Документы, служащие основанием для заполнения

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета (п. 1.12 Порядка). Может представляться в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя). Способ представления формы ЕФС-1 зависит от численности работающих застрахованных лиц (включая лиц, с кем заключены гражданско-правовые и авторские договоры) (абзац 3 п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ, п.1.13 Порядка).

Срок представления

Сведения о приеме на работу необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Для этого работодателю в форме ЕФС-1 необходимо заполнить:

- титульный лист;

- подраздел 1 раздела 1"Сведения о трудовой (иной) деятельности";

- подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)".

Примечание

Согласно разъяснениям ПФР при определении формы, по которой представляются сведения, необходимо ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии: в случае издания приказа до 1 января 2023 г. представляется форма СЗВ-ТД, если дата издания приказа после 1 января 2023 г. - форма ЕФС-1.

Как заполнить подраздел 1 раздела "Сведения о трудовой (иной) деятельности"

Подраздел 1.1 подраздела 1 содержит сведения, которые ранее указывались в СЗВ-ТД. Нововведением является то, что с 01.01.2023 в названном подразделе потребуется указывать код категории застрахованного лица в поле "Статус ЗЛ", он связан со статусом работника в нашей стране (перечень кодов см. в таблице), и код страны.

Код	Категория застрахованного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории Российской Федерации
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов временно пребывающие на территории Российской Федерации

Сведения, указанные в полях полях "СНИЛС", "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)", "Дата рождения", должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 3.5 Порядка).

Поле "Гражданство (код страны)" заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п. 3.7 Порядка).

Если в отчетном периоде у застрахованного лица изменилось гражданство, то в форме ЕФС-1 указывается статус застрахованного лица (гражданин Российской Федерации, иностранный гражданин, временно проживающий на территории Российской Федерации, и т.д.) по состоянию на дату заполнения отчетности (см. информацию ПФР по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года).

Как заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" формы ЕФС-1

Согласно п. 4.2 Порядка графа 1 "N п/п" таблицы заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 "Дата (число, месяц, год)" указывается в формате "ДД.ММ.ГГГГ" (п. 4.3 Порядка).

Если работник работает в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, то в графе 4 указывается один из следующих кодов "РКС" или "МКС" (п. 4.5 Порядка).

Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) в графе 5 заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей. Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей (п. 4.6 Порядка) (см., например, Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 "О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы").

Кроме того, согласно п. 4.7 Порядка в графе 6 необходимо указать кодовое обозначение занятия состоящее из пяти цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:

- первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);

- пятый знак - контрольное число.

Для определения кода воспользуйтесь онлайн-сервисом "Поиск по Общероссийскому классификатору занятий".

Отражение сведений в отношении совместителей:

Темы

Единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НСиПЗ (ЕФС-1)"

Прием на работу

См. также

Как определить код выполняемой функции для заполнения формы ЕФС-1

Способы представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Как сдать отчет СЗВ-ТД (за периоды до 31 декабря 2022 года)

Сервис

Поиск по Общероссийскому классификатору занятий