Энциклопедия решений. Как заполнить форму ЕФС-1 при приеме на работу (май 2025)

Как заполнить форму ЕФС-1 при приеме на работу

Смотрите в этом материале:

- лица, в отношении которых представляются сведения;

- документы, служащие основанием для заполнения;

- способ предоставления;

- срок представления и состав формы;

- как заполнить подраздел 1;

- как заполнить подраздел 1.1;

- примеры ЕФС-1: прием работника в районах Крайнего Севера; прием совместителя; изменение срочного трудового договора на бессрочный; прием на условиях неполной рабочей недели дистанционно

С 1 января 2024 года работодатели обязаны предоставлять в СФР сведения о трудовой деятельности работника по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 N 2281 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - Порядок).

Отметим, что структура новой формы ЕФС-1 и прежней формы ЕФС-1, предоставляемой в 2023 году, идентичны, но порядок, по которому нужно заполнять данную форму, изменен.

Лица, в отношении которых представляются сведения

Сведения о приеме на работу заполняются на всех зарегистрированных лиц, в том числе лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе (п. 4 Порядка), и представляются страхователями в отделение Социального фонда (СФР) по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если в организации есть обособленные подразделения, то форму ЕФС-1 предоставляют отдельно по месту регистрации данного подразделения.

Документы, служащие основанием для заполнения

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации (п. 13 Порядка).

Согласно части первой ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Законодательство не определяет конкретный срок для издания приказа о приеме на работу, поэтому работодатели могут оформить такой приказ позже даты заключения трудового договора.

Информация о приеме на работу должна быть предоставлена не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или другого документа, который подтверждает оформление трудовых отношений (подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). При этом, как было указано ранее, оформление трудовых отношений на данный момент подтверждается в первую очередь трудовым договором (ст. 64 ТК РФ), издание приказа же является производным. Поскольку положения Порядка никоим образом не подчеркивают первостепенность какого-либо из этих документов в целях направления сведений в СФР в качестве документов-оснований могут выступать как приказ о приеме на работу, так и сами трудовые договоры (в силу необязательности издания приказа о приеме на работу).

Информацию вносим в графы 8-10 подраздела "Основание" (подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1). В графе 8 необходимо указать наименование документа, в графе 9 дату документа в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 48, 49 Порядка), а в графе 10 - номер документа без указания знака "N" (п. 50 Порядка).

Способ предоставления

Может представляться в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя). Способ представления формы ЕФС-1 зависит от численности работающих застрахованных лиц (включая лиц, с кем заключены гражданско-правовые и авторские договоры) (абзац 3 п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ, п. 14 Порядка). При представлении формы ЕФС-1 на бумажном носителе страхователи заполняют форму чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. При этом должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета (п. 15 Порядка).

Срок представления и состав формы

Сведения о приеме на работу необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений.

Для этого работодателю в форме ЕФС-1 нужно заполнить:

- титульный лист;

- раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию";

- подраздел 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица" (далее - подраздел 1 раздела 1);

- подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" (далее - подраздел 1.1 подраздела 1).

Как заполнить подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1 при приеме на работу

В поле "СНИЛС" подраздела 1.1 подраздела 1 указывается страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (далее - СНИЛС), в отношении которого представляется форма ЕФС-1 (п. 33 Порядка).

В поле "ИНН (при наличии)" указывается ИНН зарегистрированного лица (при наличии) в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (п. 34 Порядка).

Поля "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)" заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. При этом поля "Фамилия" и (или) "Имя" обязательны для заполнения (п. 35 Порядка).

Сведения, указанные в полях "СНИЛС", "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)", "Дата рождения", должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 37 Порядка).

В поле "Статус ЗЛ" указывается один из следующих кодов, который связан со статусом работника в нашей стране (п. 38 Порядка):

Код	Категория застрахованного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории Российской Федерации
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов временно пребывающие на территории Российской Федерации

Поле "Гражданство (код страны)" заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п. 39 Порядка):

Как заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 при приеме на работу

В графе 1 "N п/п" таблицы используется сквозная нумерация (п. 41 Порядка). Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 "Дата (число, месяц, год)" указывается в формате "ДД.ММ.ГГГГ" (п. 42 Порядка).

В графе 3 указывается кадровое мероприятие "ПРИЕМ" (п. 43 Порядка).

Если работник работает в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, то в графе 4 указывается один из следующих кодов "РКС" или "МКС" (п. 44 Порядка).

В соответствии с п. 45 Порядка в графе 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" заполняются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) в соответствии со штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям или специальностям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками, положениями профессиональных стандартов (см. ст. 57, 195 ТК РФ) или списками соответствующих должностей.

С 2024 года в графе 5 также указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:

"0" - бессрочный трудовой договор;

"0.1" - срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;

"0.2" - срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;

"1" - трудовой договор по совместительству;

"1.1" - трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;

"1.2" - трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

См. схему:

В случае признания срочного трудового договора бессрочным необходимо одновременно отменить ранее поданное кадровое мероприятие с кодом вида договора "0.2" и представить новое кадровое мероприятие, указав в графе 5 код "0" (бессрочный трудовой договор), а в подразделе "Основание" - реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору:

а) чтобы отменить запись в ранее предоставленных по работнику сведениях о трудовой деятельности, необходимо предоставить подраздел 1.1 подраздела 1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 "Признак отмены записи" проставить знак "X" (п. 51 Порядка);

б) затем следующей строкой внести новые сведения: графы 1-7 необходимо заполнить в общем порядке, а в графе 8 следует указать документ, который является основанием для изменения договора на бессрочный - дополнительное соглашение. В графах 9-10 указать реквизиты дополнительного соглашения (дату и номер документа). См. пример 3.

Кроме того, согласно п. 46 Порядка в графе 6 "Код выполняемой функции" необходимо указать кодовое обозначение занятия, состоящее из пяти цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:

- первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);

- пятый знак - контрольное число.

Для определения кода воспользуйтесь онлайн-сервисом "Поиск по Общероссийскому классификатору занятий".

При приеме работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому представляется кадровое мероприятие "ПРИЕМ" с указанием в графе 6 "Код выполняемой функции" дополнительно к коду ОКЗ кода "ДИСТ" или "НДОМ" (п. 46 Порядка). Если работнику в соответствии с частью второй ст. 312.1 ТК РФ устанавливается чередование дистанционной работы с работой в офисе, то также необходимо указать код "ДИСТ" (см. письмо СФР от 18.06.2024 N 19-20/27389).

В случае приема сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени представляется кадровое мероприятие "ПРИЕМ" с указанием в графе 6 кода "НЕПД" (для неполного рабочего дня) или кода "НЕПН" (для неполной рабочей недели) (п. 46 Порядка).

Специалисты отделения СФР по г. Москве и Московской области считают, поскольку п. 46 Порядка не делает исключений для работников, принимаемых на условиях совместительства (внешнего или внутреннего), то код "НЕПД" или код "НЕПН" должен быть указан в графе 6 "Код выполняемой функции" при подаче сведений по форме ЕФС-1 на данных работников (см. письмо от 24.10.2024 N ТД-05-34/152732). Однако Специалисты ОСФР по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области имеют иную точку зрения, полагая, что при заключении трудового договора на условиях внешнего или внутреннего совместительства коды "НЕПД" или "НЕПН" в графе 6 "Код выполняемой функции" подраздела 1.1 формы ЕФС-1 не указываются (см. письмо от 16.12.2024 N 56-12/16014л).

Отметим, что позиция ОСФР по г. Москве и Московской области содержит неоспоримый аргумент о том, что пункт 46 Порядка N 2281 не предусматривает исключений для работников, работающих по совместительству (внешнему или внутреннему). Следовательно, код "НЕПД" или код "НЕПН" должен быть указан в графе 6 "Код выполняемой функции" при подаче сведений по форме ЕФС-1 на данных работников. См. пример 2.

В графе 6 "Код выполняемой функции" может указываться только один из кодов в соответствии со следующей приоритетностью (см. письмо СФР от 18.06.2024 N 19-20/27389):

1) "НЕПД", 2) "НЕПН", 3) "НДОМ", 4) "ДИСТ" (приоритет устанавливается для работы в условиях неполного рабочего времени).

Т.е. если работнику при приеме на работу одновременно установили неполную рабочую неделю и неполный рабочий день, то приоритетом считается работа на неполный день, поэтому в отчете необходимо указать один код "НЕПД". Аналогично предоставляют сведения, если работника одновременно приняли на дистанционную работу и на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, тогда в отчете укажите только один код "НЕПД" или "НЕПН" соответственно.

Например, если работник будет работать на условиях неполной рабочей недели дистанционно, то в данном случае в графе 6 необходимо указать код "НЕПН" (см. пример 4).

Пример

1. Прием на работу работника в район Крайнего Севера, по основному месту работы, бессрочный трудовой договор, дистанционная (удаленная) работа:

2. Прием на работу по совместительству (бессрочный трудовой договор, неполный рабочий день):

3. Срочный трудовой договор стал бессрочным (отмена ранее поданного кадрового мероприятия и представление нового кадрового мероприятия):

а) первоначально поданные сведения:

б) отмена ранее поданного кадрового мероприятия и представление нового кадрового мероприятия:

4. Прием на работу на условиях неполной рабочей недели дистанционно:

Темы

Единая форма ЕФС-1

Прием на работу

См. также

Как определить код выполняемой функции для заполнения формы ЕФС-1

Заполнение Титульного листа ЕФС-1

Способы представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Как заполнить форму ЕФС-1 при переводе работника

Как заполнить форму ЕФС-1 при кадровом мероприятии "Переименование"

Как заполнить форму ЕФС-1 при увольнении

Формы документов

Пример заполнения ЕФС-1

Сервис

Поиск по Общероссийскому классификатору занятий

Практические ситуации

Построить список