Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу (ноябрь 2024)

Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (второй абзац п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Если по каким-либо причинам взятые под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из зарплаты).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Документами, являющимися основанием для учета подотчетных сумм, возвращенных работниками в кассу, являются:

- авансовый отчет (за основу можно принять форму АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- приходный кассовый ордер (форма КО-1);

- кассовая книга (форма КО-4). Унифицированные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Пример

Работнику организации 10 июня выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 1500 руб. для покупки канцтоваров. В этот же день он представил авансовый отчет (с приложением чека ККТ, товарного чека) на сумму 1400 руб. (без НДС). Остаток подотчетной суммы внесен в кассу предприятия. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	1500	Выданы денежные средства под отчет для покупки канцтоваров
10	71	1400	Приняты канцтовары к учету
50	71	100 (1500 - 1400)	Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетных средств

Тема

Бухгалтерский учет получения наличных денег в кассу

См. также

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Бухгалтерский учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Удержание неизрасходованного аванса

Формы документов

Пример заполнения приходного кассового ордера

Пример заполнения кассовой книги

Пример заполнения авансового отчёта (форма АО-1)

Практические ситуации

Построить список