Энциклопедия решений. Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли (ноябрь 2024)

Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, они должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

Порядок компенсации затрат на проезд в командировках определяется коллективным договором или локальным нормативным актом и не нормируется в целях налогообложения прибыли. Учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т. п. (см. письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93). При этом, по мнению Минфина России, изложенному в письме от 20.05.2015 N 03-03-06/2/28976, если в билете стоимость питания выделяется отдельной строкой, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не учитываются, поскольку не отвечают условиям ст. 252 НК РФ. При этом стоимость платного сервисного обслуживания, включенного в стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности, при командировании работника учитывается в целях исчисления налога на прибыль.

О возмещении расходов на проезд к месту командировки и обратно, подтвержденных электронными билетами (авиабилетами и железнодорожными билетами), см. письма Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090.

Так, если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения, пункты 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ). 

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон.

Маршрут/квитанция признается документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134). Поэтому названных документов достаточно для подтверждения понесенных расходов (см. также письма Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 01.02.2011 N 03-03-07/1, от 07.06.2011 N 03-03-07/20, от 06.07.2011 N 03-03-07/25 и др.)

Обратите внимание, что в посадочном талоне должна быть проставлена отметка о предполетном досмотре (п. 77 Правил проведения предполетного и послеполетного досмотров, письма Минфина России от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214). Однако в письме Минфина России от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7853 сказано, что факт потребление услуги перевозки можно обосновать любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 322) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Аналогичные положения действуют с 1 января 2012 года. Поэтому документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

При отсутствии этих документов для подтверждения факта проезда можно использовать архивную справку (их оформляют агентства по продаже билетов) (письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).

Несмотря на то, что в п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), говорится только о расходах по проезду работника транспортом общего пользования, проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле работника не противоречит ст. 168 ТК РФ, возможность компенсации работодателем соответствующих расходов подтверждается судебной практикой (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005, от 05.05.2006 N А21-9905/2005). При этом в письме ФНС России 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 отмечено, что компенсация за использование личного транспорта в командировке учитывается в расходах на основании и по правилам пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть в состав командировочных расходов не включается.

В ситуации, когда место выезда (возвращения) из командировки не совпадает с местом работы, по мнению контролирующих органов, расходы на проезд работника от места жительства (места отдыха), отличного от места работы, к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль (см. письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2009 N 20-15/104559@, Минфина России от 11.06.2008 N 03-04-06-01/164). Однако в своих последних разъяснениях Минфин России пришел к выводу, что организация вправе учесть затраты на проезд из места отдыха к месту командирования и обратно в случае отзыва работника из отпуска (см. письма Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545, от 08.12.2010 N 03-03-06/1/762, от 21.07.2011 N 03-03-06/4/80).

Еще одна проблема возникает, если дата возвращения из командировки не совпадает с датой ее окончания по приказу или же дата выезда не совпадает с ее началом (например, работник остается в месте командировки на выходные или для проведения отпуска). Согласно некоторым разъяснениям финансистов затраты на оплату проезда из командировки учитываются в расходах, даже если работник после выполнения задания остался в месте командировки на отдых, поскольку такие расходы были бы понесены в любом случае (см. письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558 и др.). Есть судебные решения, подтверждающие такой подход (см. постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2).

Однако в письмах Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364, от 21.10.2016 N 03-03-06/3/61516, от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 указано, что если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска. Следовательно, в этих случаях расходы по оплате проезда к месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли.

Расходы на такси и аренду автомобиля в командировке

Пункт 12 Положения N 749 не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Поэтому в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках) необходимо предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость проезда на такси. Кроме того, расходы на такси должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. См. письма Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223, от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720 и др., постановления ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС Поволжского округа от 19.12.2007 N А72-2117/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 N Ф04-2260/2008, ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/11.

Кроме того, Минфин России с 2010 года также разъясняет, что в целях налогообложения прибыли организация может учесть расходы на аренду автомобиля для проезда сотрудников во время командировки. Указанные затраты нужно подтвердить документами: договором аренды, актами о передаче (возврате) автомобиля, счетами, чеками и т.д. (см. письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742). В судебных решениях поддерживается эта же позиция (см. постановления ФАС Московского округа от 04.04.2013 N Ф05-856/13, от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005, ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31 и от 25.04.2005 N А56-32729/04).

Какие именно документы должны подтверждать производственный характер командировочных расходов в части затрат на такси или аренду автомобиля, НК РФ не регламентирует (см. письмо Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).

Между тем, в письмах Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183 отмечается, что п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов..., утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359, установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок..., утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (далее - Правила). Согласно п. 111 Правил в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении N 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Полагаем, что такой квитанции достаточно для подтверждения расходов на проезд в такси.

Темы

Расходы на командировки по территории РФ (в целях налогообложения прибыли)

Возмещение командировочных расходов

См. также

Признание расходов в целях налогообложения прибыли

НДФЛ при возмещении расходов по командировкам

Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами

Возмещение расходов на проезд при командировках

Локальные нормативные акты как способ регулирования трудовых отношений