Энциклопедия решений. Представление налоговыми агентами сведений о доходах физлиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ (актуально до 1 марта 2021 г.)

Представление налоговыми агентами сведений о доходах физлиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ

Налоговые агенты отчитываются по НДФЛ путем предоставления налоговым органам сведений о НДФЛ, удержанном у физических лиц. В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 230 НК РФ, налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (и в формате), утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@. Справочники кодов доходов и кодов вычетов для заполнения 2-НДФЛ утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Внимание

Приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@ утверждены поправки в форму справки о доходах физического лица (2-НДФЛ), порядок заполнения и формат ее представления в электронной форме.

Основные корректировки касаются представления справки правопреемникам налогового агента. В Разделе 1 формы теперь отображается код реорганизации (ликвидации) юрлица, а также ИНН/КПП реорганизованного юрлица, которые были присвоены до реорганизации. Приводятся коды форм реорганизации/ликвидации. Если справка представляется не за реорганизованную организацию, то поля "Форма реорганизации (ликвидации) (код)" и "ИНН/КПП реорганизованной организации" не заполняются.

Из Раздела 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода" исключены поля "Адрес места жительства в Российской Федерации", "Код страны проживания" и "Адрес".

Также исключено отражение в форме 2-НДФЛ сведений об инвестиционных налоговых вычетах. Изменен штрих код.

Обновленная форма 2-НДФЛ применяется с отчетной кампании за 2017 год. При этом налоговые агенты вправе представлять в налоговый орган справки по форме 2-НДФЛ за 2017 год как по необновленной форме, так и по форме с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 17.01.2018 г. N ММВ-7-11/19@ (см. информацию ФНС России от 14.02.2018).

Согласно разделу I Порядка заполнения справка 2-НДФЛ заполняется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

С 1 января 2016 года за каждую справку 2-НДФЛ, содержащую недостоверные сведения, взыскивается штраф в размере 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ, см. также письма ФНС России от 09.03.2016 N БС-4-11/3697@ и N БС-3-11/959@). Поэтому полнота и достоверность сведений в форме 2-НДФЛ - предмет пристального внимания со стороны налоговых органов. В связи с этим налоговым агентам рекомендуется принять меры по актуализации персональных данных физлиц - получателей доходов (см. письма ФНС России от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@, от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@). Отметим, что некорректный ИНН может оказаться поводом для штрафа (см. письмо ФНС России от 12.02.2016 N БС-4-11/2303@). Поэтому при отсутствии уверенности в ИНН физлица его лучше не указывать вовсе (см. письмо ФНС от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@).

В письмах от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@, от 27.01.2016 N БС-4-11/1068@ ФНС уточнила порядок заполнения Раздела 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода" формы 2-НДФЛ. В поле "ИНН в Российской Федерации" указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, подтверждающий постановку данного физического лица на учет в налоговом органе РФ. При отсутствии у налогоплательщика ИНН этот реквизит не заполняется. Для исключения приема Справок с заведомо недостоверными данными ФНС установила дополнительные правила форматно-логического контроля за содержанием реквизитов в отношении физического лица - получателя доходов, в том числе проверку заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)" равном "643", то есть для сведений о гражданах РФ. Если в 2-НДФЛ не заполнен реквизит ИНН для гражданина РФ, формируется "Протокол приема сведений о доходах физических лиц" с сообщением налоговому агенту "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". При отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля сведения о доходах физических лиц считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему.

История вопроса

Актуально до внесения поправок приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@

Адрес места жительства налогоплательщика указывается в 2-НДФЛ на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного подтверждающего документа. Поле "Адрес места жительства в Российской Федерации" можно не заполнять, но при условии указания сведений в полях "Код страны проживания" и "Адрес". Если форма 2-НДФЛ представлена в установленном порядке и в строгом соответствии с документом, удостоверяющем личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства, то при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля сведения о доходах физлица считаются прошедшими указанный контроль и подлежат приему в полном объеме (см. письмо ФНС России от 06.04.2016 N БС-4-11/5909@).

Внимание

В случае если у физического лица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненная справка не представляется (см. письмо ФНС России от 29.12.2017 N ГД-4-11/26889@).

Обратите внимание, что в письмах ФНС России от 15.03.2016 N БС-4-11/4273@, от 15.03.2016 N БС-4-11/4272@ разъяснено, как заполнять поле "Статус налогоплательщика" в справке 2-НДФЛ в отношении иностранных работников - граждан стран ЕАЭС. При заполнении справок в отношении работников - граждан государств ЕАЭС, признаваемых по итогам налогового периода налоговыми резидентами РФ, в поле "Статус налогоплательщика" необходимо указывать код статуса 1. Если же работник - гражданин государства ЕАЭС не признан на конец года налоговым резидентом РФ и не попадает под определения по кодам статуса 3 - 5 (ВКС, беженец, добровольный переселенец и пр.), следует проставлять код статуса 2.

В письме ФНС России от 19.09.2016 N БС-4-11/17537 разъяснено, что если при заполнении справки 2-НДФЛ код вида дохода, выплаченного налогоплательщику, в приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ не предусмотрен, то используется код дохода 4800 "Иные доходы".

Внимание

Приказом ФНС России от 24.10.2017 N ММВ-7-11/820@ перечни кодов доходов и вычетов, утвержденные приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, скорректированы.

Коды видов доходов дополнены 5 новыми позициями. В частности, это коды:

- для отражения сумм компенсации за неиспользованный отпуск;

- для выплат в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру в части, превышающей трехкратный (шестикратный для районов КС) размер среднего месячного заработка;

- для списанного с физлица безнадежного долга.

Перечень видов вычетов дополнен кодом для отражения вычета в сумме положительного финансового результата, полученного по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете.

Обратите внимание на письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988. Если у налогоплательщика был излишне удержан НДФЛ и суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет, недостаточно для возврата излишне удержанной и перечисленной суммы НДФЛ, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. Возврат налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ. При перерасчете НДФЛ в связи с уточнением налоговых обязательств физического лица налоговый агент оформляет новую справку. При составлении новой справки взамен ранее представленной в полях "N ____" и "от ____" следует указать номер ранее представленной справки и новую дату составления справки 2-НДФЛ. Если в результате перерасчета был установлен факт излишнего удержания налоговым агентом в прошлом периоде НДФЛ и возврат суммы излишне удержанного налога произведен налоговым агентом, то следует оформить в отношении данного налогоплательщика уточненную справку за указанный период, исправив пункты раздела 5 уточненной справки в соответствии с показателями, образовавшимися после перерасчета. Строка "Сумма налога, излишне удержанная налоговым" уточненной справки при этом не заполняется. Таким образом, организации следует представлять в налоговый орган новые справки по форме 2-НДФЛ в отношении тех работников, с доходов которых был излишне удержан и перечислен в бюджет НДФЛ, а также заявление о зачете или возврате излишне уплаченного налога.

Сведения по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. Если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 25 человек, налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях. Сведения на бумажных носителях подаются в ИФНС налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются по почте с описью вложения, в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде, с сопроводительным Реестром в двух экземплярах (п. 15 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@).

ФНС России в письме от 05.11.2015 N БС-4-11/19263 разъясняет, что отчетность на бумаге можно подать при численности налогоплательщиков до 25 человек. К сожалению, четкого ответа на вопрос о том, как отчитываться, если физлиц, получивших доходы, оказалось ровно 25, в письме нет. Полагаем, что если налогоплательщиков ровно 25 или больше, то отчеты надо представлять в электронной форме.

Куда представлять 2-НДФЛ при наличии обособленных подразделений, а также крупнейшим налогоплательщикам и ИП на спецрежимах?

С 1 января 2016 года налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, и расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры (четвертый абзац п. 2 ст. 230 НК РФ).

История вопроса

Статьей 230 НК РФ до 2016 года не было установлено, куда предоставляет сведения по форме 2-НДФЛ налоговый агент, имеющий обособленное подразделение, в отношении работников этого подразделения. Специалисты финансового и налогового ведомств разъясняли, что такие организации сведения о доходах физических лиц - работников обособленного подразделения представляют в налоговый орган по месту нахождения этого подразделения. См. письма Минфина России от 19.04.2013 N 03-04-06/13549, от 18.03.2013 N 03-04-06/8323, от 06.02.2013 N 03-04-06/8-35, от 22.01.2013 N 03-04-06/3-17 и др., ФНС России от 28.01.2015 N БС-4-11/1208@, от 30.05.2012 N ЕД-4-3/8816@ и др.

В письме ФНС России от 07.07.2017 N БС-4-11/13281@ разъяснено, что в части 2-НДФЛ налоговый агент имеет право представлять множество файлов (до 3000 справок в одном файле). В титульной части следует указывать ИНН головной организации, КПП филиала, ОКТМО по месту нахождения рабочих мест физических лиц - получателей дохода (так же, как для 6-НДФЛ). При этом актуальность каждой справки 2-НДФЛ (на каждое физическое лицо) определяется отдельно. Если в течение налогового периода лицо фактически работало в нескольких филиалах, а рабочие места находились по различным ОКТМО, то в отношении физического лица представляется несколько справок (по числу комбинаций ИНН + КПП + ОКТМО) с одним и тем же номером корректировки за один и тот же налоговый период.

Кроме того, с 1 января 2016 года (пятый абзац п. 2 ст. 230 НК РФ):

- налоговые агенты - организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога на доходы физических лиц, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации, и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в том числе в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению);

- налоговые агенты - индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде ЕНВД и (или) ПСН, представляют документ, содержащий сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, и расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении своих наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

Примечание

В письме от 27.12.2016 N БС-4-11/25114@ ФНС России разъяснила, что в случае снятия с учета организации (обособленного подразделения) в налоговом органе по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения) и постановки на учет в налоговом органе по новому месту карточка "Расчеты с бюджетом" по НДФЛ этой организации (обособленного подразделения) подлежит передаче в налоговый орган по новому месту нахождения. При этом все данные о недоимках и переплатах налоговый орган по прежнему месту нахождения передает в налоговый орган по новому месту нахождения, в котором открываются одновременно карточки РСБ с ОКТМО по прежнему месту нахождения и с ОКТМО по новому месту нахождения организации.

В связи с этим после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организация/подразделение (налоговый агент) представляет в налоговый орган по новому месту нахождения справки по форме 2-НДФЛ и расчеты по форме 6-НДФЛ, а именно:

- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);

- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в справках по форме 2-НДФЛ и расчете по форме 6-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

Выдача справок 2-НДФЛ физическим лицам

Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ cправки по форме 2-НДФЛ выдаются налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям. При получении физическими лицами от организации доходов, в отношении которых организация не признается налоговым агентом, организация не обязана предоставлять в налоговые органы сведения о таких доходах, полученных физическими лицами. См. письма Минфина России от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, от 18.02.2011 N 03-04-06/6-34, от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 29.01.2010 N 03-04-06/6-4.

Обратите внимание, согласно ст. 62 ТК РФ, копии документов, связанных с работой, выдаются работодателем работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, безвозмездно. А если работник увольняется, то справка 2-НДФЛ - при условии,что он о ней попросил - выдается в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Законодательство РФ не содержит нормы, обязывающей налоговые органы выдавать налогоплательщикам справки о доходах и уплаченных суммах НДФЛ. Вместе с тем, физлицо вправе обратиться письменно в налоговый орган по месту учета налогового агента (работодателя) в целях получения информации о сумме полученных им доходов и удержанных с них сумм НДФЛ на основании имеющихся в налоговом органе сведений, представленных налоговым агентом (см. письмо ФНС России от 05.03.2015 N БС-3-11/852@).

Примечание

ФНС России сообщила о появлении нового функционала у сервиса "Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц". Если ранее в Личном кабинете можно было только просматривать справку о своих доходах (по форме 2-НДФЛ), то теперь ее можно скачать на свой компьютер. Для этого нужно воспользоваться ссылкой "Выгрузить с электронной подписью" в разделе "Налог на доходы ФЛ и страховые взносы".

Однако если справка нужна физлицу в течение года, то эта функция ему не поможет, поскольку справки формируются раз в год, по мере поступления от работодателей.

Отчетность по НДФЛ в составе декларации по налогу на прибыль (по операциям с ценными бумагами)

На основании п. 4 ст. 230 НК РФ лица, признаваемые налоговыми агентами в соответствии со ст. 226.1 НК РФ (по операциям с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами), представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах, в отношении которых ими был исчислен и удержан НДФЛ, о лицах, являющихся получателями этих доходов (при наличии соответствующей информации), и о суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов по форме, в порядке и сроки, которые установлены ст. 289 НК РФ для представления налоговых расчетов налоговыми агентами по налогу на прибыль организаций.

Сведения, указанные в абзаце первом п. 4 ст. 230 НК РФ, в отношении операций, учитываемых на ИИС, представляются налоговым агентом только по итогам налогового периода, в котором налоговым агентом производится исчисление налога, нарастающим итогом за период с начала действия договора на ведение индивидуального инвестиционного счета.

Обратите внимание, что Приложение N 2 к декларации по налогу на прибыль заполняется, только если доходы фактически выплачены физлицам (см. письма ФНС России от 03.09.2015 N СА-4-7/15513, от 20.08.2015 N СА-4-7/14701@).

В письме Минфина России от 29.01.2015 N 03-04-07/3263 разъяснено, что в отношении доходов от операций с ценными бумагами и выплат по ним (купоны, дивиденды по акциям российских организаций), по которым представлены сведения о доходах в соответствии с Приложением N 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль, представление сведений о таких доходах в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ не требуется. Однако в отношении сведений о доходах, которые представляют налоговые агенты в налоговые органы в соответствии с п. 4 ст. 230 НК РФ (в составе декларации по налогу на прибыль), по заявлению работника ему может быть выдана справка о таких полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ.

Если выплату доходов по ценным бумагам производит организация, не признаваемая налоговым агентом в рамках ст. 226.1 НК РФ, но являющаяся налоговым агентом на основании ст. 226 НК РФ (по другим доходам), сведения о доходах физических лиц представляются ею по форме 2-НДФЛ. К таким организациям, в частности, относятся организации, выплачивающие дивиденды, не относящиеся к дивидендам по акциям российских организаций.

В письме ФНС России от 15.03.2016 N БС-4-11/4272@ разъяснено, что учитывая, что с 2015 года доходы от долевого участия в деятельности организаций, полученные физлицами - налоговыми резидентами РФ в виде дивидендов, облагаются НДФЛ с применением налоговой ставки 13%, их необходимо отражать в Разделе 3 "Доходы, облагаемые по ставке 13%" и Разделе 5 "Общие суммы дохода и налога" справки 2-НДФЛ совместно с другими доходами, облагаемыми по ставке 13%. При этом ФНС отмечает, что налоговая база по доходам от долевого участия определяется отдельно от иных доходов, в отношении которых применяется ставка 13%, и в отношении указанных доходов налоговые вычеты, предусмотренные статьями 218 - 221 НК РФ, не применяются.

Отчетность по форме 6-НДФЛ

Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ утверждена новая форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ). Также приказ содержит порядок заполнения расчета и формат для подачи 6-НДФЛ в электронном виде.

В форме 6-НДФЛ отражаются данные о суммах доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов, содержащиеся в регистрах налогового учета.

От привычных справок 2-НДФЛ форму 6-НДФЛ принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента. При этом представление справок 2-НДФЛ по каждому налогоплательщику по-прежнему обязательно.

При этом необходимо учитывать, что расчет по форме 6-НДФЛ, представляемый по итогам налогового периода (года), проверяется с учетом данных, отраженных в справках по форме 2-НДФЛ, а также в Приложении N 2 к декларации по налогу на прибыль, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом. Об этом свидетельствуют междокументные контрольные соотношения, приведенные в письме ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@.

Исполнение обязанностей по представлению отчетности по НДФЛ при реорганизации

С 1 января 2018 года в случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных ст. 230 НК РФ, сведения, предусмотренные пунктами 2 и 4 ст. 230 НК РФ, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета. При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из них определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса (п. 5 ст. 230 НК РФ).

Тема

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами

См. также

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

Сроки исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с разных видов доходов налоговыми агентами

Перечисление налоговыми агентами удержанного НДФЛ в бюджет. Сроки уплаты

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами, имеющими обособленные подразделения

Состав деклараций по налогу на прибыль для разных категорий налогоплательщиков и налоговых агентов

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

Ответственность за непредставление налоговому органу документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (п. 1 ст. 126 НК РФ)

Ответственность налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ)

Ответственность налогового агента за невыдачу справки 2-НДФЛ налогоплательщику по его заявлению

Энциклопедия судебной практики

Формы документов

Пример заполнения Справки о доходах физического лица (2-НДФЛ)

Пример заполнения Реестра сведений о доходах физических лиц

Заявление от работника о выдаче справки 2-НДФЛ

Практические ситуации

Построить список