Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей (ноябрь 2024)

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

В процессе хозяйственной деятельности любого субъекта образуется множество различных документов.

И организации, и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность всех этих документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Учитывая, что у каждого документа существуют определенные функции, каждая из которых подпадает под свои правила, сроки хранения по ним могут отличаться.

В связи с этим любому субъекту, будь то юридическое или физическое лицо, необходимо точно знать, какие документы и в течение какого времени необходимо хранить, а какие можно уничтожить, в каком порядке осуществляется хранение и уничтожение документов, а также каковы меры ответственности за нарушение установленных правил.

Соблюдать сроки хранения очень важно. В течение этих сроков документы могут быть затребованы контролирующими органами (например, первичные документы, документы налогового учета) (ст. 93 НК РФ). Без документов невозможно подтвердить вычеты НДС, расходы по налогу на прибыль. При этом непредставление затребованных документов (ввиду их отсутствия) может стать основанием для применения к проверяемому лицу соответствующих санкций.

Еще большее внимание следует уделять сохранности документов по личному составу, которые являются, по сути, единственным источником информации о трудовом стаже, размере заработной платы работников. Пренебрежительное отношение к сохранности этих документов может обернуться проблемой для конкретного человека (например, невозможность документального подтверждения уровня заработной платы препятствует начислению пенсии или влечет невозможность ее перерасчета).

Сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, в частности (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ):

- Налоговым кодексом РФ;

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ;

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;

- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

По срокам хранения различают три типа документов (п. 2.3 Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила хранения документов):

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);

- временного срока хранения (свыше 10 лет);

- постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся, как правило, непосредственно в структурных подразделениях организации (например, в бухгалтерии, отделе кадров, отделе продаж и т.д.). По истечении определенного времени, например, календарного года, налогового (расчетного, отчетного) периода такие документы могут передаваться в специально созданное для их хранения помещение или в иное, обособленное от офиса месте (специальное помещение, "отданное" под архив).

По окончании установленного срока хранения и проведения экспертизы ценности, эти документы могут быть уничтожены. В исключительных случаях, по решению субъекта, такие документы могут передаваться в архив (п. 4.2 Правил).

Внимание

Уничтожить документ можно только по истечении законодательно установленного срока хранения этого документа. Иных оснований законодательство не предусматривает. При этом уничтожение является правом владельца документа, а не его обязанностью.

Документы второго и третьего типа субъект вправе хранить:

- в собственном архиве организации (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);

- в любом архиве (государственном, муниципальном и т.п.), заключив с ним соответствующий возмездный договор (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Какой способ предпочтительней, субъект решает самостоятельно. Это зависит и от объема его документооборота, и от наличия необходимых площадей, которые могут быть предназначены для хранения документов.

При этом в отношении тех документов, которые хранятся в организации, субъект обязан обеспечить безопасные условия их хранения и защиту от несанкционированных изменений (ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Документы могут храниться в архиве как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако в последнем случае хранению подлежат только те документы, которые изначально были составлены и (или) поступили в электронном виде (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).

Хранение документов организуется руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 2 информации Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения документов разрабатываются субъектом самостоятельно, утверждаются и закрепляются в учетной политике или ином локальном акте.

Утраченные документы (до истечения установленного срока хранения), в независимости от причины (пожар, наводнение, кража или др.), должны быть восстановлены (письмо Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@).

См. также

Обеспечение сохранности документов

Хранение документов АО

Хранение документов ООО

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора)

Хранение документов налогового учета и отчетности

Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде

Передача документов при реорганизации юридического лица

Передача документов при ликвидации юридического лица

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Практические ситуации

Построить список