Энциклопедия решений. Заполнение 6-НДФЛ при выплате зарплаты (с отчета за 2021 г. по отчет за 2022 г.)

Заполнение 6-НДФЛ при выплате зарплаты

Информация о заработной плате в Расчете 6-НДФЛ отражается по общим правилам, в соответствии с Порядком, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015  N ММВ-7-11/450@ (Приложение N 2) (далее - Порядок).

В Разделе 1 отражаются суммы начисленной зарплаты, исчисленного и удержанного налога по соответствующей налоговой ставке. Данные суммы указываются нарастающим итогом с начала года (п. 3.1 Порядка).

В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и суммы фактически полученного дохода и удержанного налога (обобщённые по всем физическим лицам) (п. 4.1 Порядка). Информация в этом Разделе приводится только по тем операциям, которые были произведены за последние три месяца соответствующего отчетного периода. Показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года в этом разделе не требуется (письмо ФНС России от 16.01.2017 N БС-4-11/499).

При этом чаще всего большинство ошибок встречается именно в датах полученных доходов и сроках перечисления НДФЛ.

Внимание

Для правильного заполнения Раздела 2 важно знать:

1. Датой фактического получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (31.01, 28.02, 31.03 и т.д.) (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Именно эта дата и должна быть проставлена в строке 100, независимо от того рабочий это день или выходной (письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169). Правило переноса сроков, установленное п. 7 ст. 6.1 НК РФ, при заполнении строки 100 не работает.

2. Датой удержания исчисленной суммы налога (строка 110) является день выплаты заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

3. Дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ в бюджет (строка 120) - первый рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, указанным в строке 110 (п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

4. Сумма фактически полученного дохода (строка 130) отражается с учетом НДФЛ.

Как правильно отразить в Расчете операции по выплате заработной платы в различных ситуациях, рассмотрим на примерах:

Выплата заработной платы до истечения расчетного месяца

Ситуация 1: Срок выплаты заработной платы в организации - 2-е число каждого месяца. Дата выплаты зарплаты за декабрь 2017 г. - 2 января 2018 г. В силу ст. 112 ТК РФ - это нерабочий праздничный день. В связи с этим зарплата в организации была выплачена 29 декабря 2017 года (ст. 136 ТК РФ) и в тот же день НДФЛ был перечислен в бюджет.

Следовательно, декабрьская выплата и сумма, исчисленного и удержанного с нее налога, обязательно должны быть отражены в Разделе 1 Расчета за 2017 год (строки 020, 040 и 070).

При этом в Разделе 2 Расчета за 2017 год данная операция отражаться не будет (письмо ФНС России от 15.12.2016 N БС-4-11/24063@). Объясняется это следующим.

Датой фактического получения дохода (в виде зарплаты) является последний день месяца, за который она начислена. В нашем случае - это 31 декабря 2017 года (воскресенье). Правило переноса сроков, установленное п. 7 ст. 6.1 НК РФ, при заполнении этой строки не работает. Поэтому в строке 100 проставляется именно последнее число месяца, независимо от того рабочий это день или выходной (письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169).

По строке 110 формы 6-НДФЛ указывается дата, когда организация удержала налог с дохода работника. В силу НК РФ - это дата выдачи зарплаты из кассы либо дата ее перечисления на банковские карты работников.

По строке 120 Раздела 2 при выплате зарплаты указывается дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет, т.е. день, следующий за днем фактической выплаты. Кроме того, при ее заполнении требуется соблюдать и правило переноса сроков, согласно которому если последний день срока приходится на день, признаваемый выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока будет считаться ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В нашем примере таким "ближайшим рабочим днем" будет являться только 9 января 2018 года (30 - 31 декабря 2017 г. - выходные дни; с 01.01.по 08.01.2018 - новогодние каникулы).

Таким образом, в случае выплаты зарплаты за декабрь 29.12.2017, основания для отражения данной операции в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2017 год отсутствуют.

Отразить эту операцию в Разделе 2 нужно будет только в Расчете за 1 квартал 2018 года, а именно:

- по строке 100 - 31.12.2017;

- по строке 110 - 29.12.2017;

- по строке 120 - 09.01.2018;

- по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели (письма ФНС России от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@, от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@).

Ситуация 2: Ситуация, изложенная выше, может сложиться и несколько иначе. Как правило, все организации и учреждения (в т.ч. казначейство и банки) стараются не осуществлять в последний рабочий день уходящего года каких-либо расчетов. Иногда и работодатели отпускают своих работников на новогодние каникулы раньше срока, установленного ТК РФ. Поэтому вполне возможно, что в такой ситуации зарплата за декабрь может быть выплачена еще раньше, чем в первом случае, например, 28.12.2017. В этот же день НДФЛ будет удержан и перечислен в бюджет.

В этом случае данная операция подлежит отражению и в Разделе 1, и в Разделе 2 годового Расчета 6-НДФЛ (за 2017 год).

При этом строки 100 - 140 в Разделе 2 Расчета будут заполнены следующим образом:

- строка 100 - 31.12.2017;

- строка 110 - 28.12.2017;

- строка 120 - 29.12.2017;

В строках 130 и 140 должны быть отражены соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 24.03.2016 N БС-4-11/5106).

Доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом ("переходящая" зарплата)

Ситуация: Общество в течение полугодия 2017 года начисляло и выплачивало доходы двум физлицам - работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Одному работнику ежемесячно предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка (1400 рублей). Виды доходов, суммы выплат и НДФЛ, а также даты осуществления операций приведены в таблице.

Дата фактического получения дохода	Дата выплаты дохода	Дата удержания НДФЛ	Срок перечисления налога	Вид дохода	Сумма начисленного дохода (руб)	Сумма налоговых вычетов (руб)	Сумма НДФЛ (руб)
31.01.17	10.02.17	10.02.17	13.02.17	Заработная плата за январь 2017	70000	1400	8918 ((70000 - 1400) х 13%)
28.02.17	10.03.17	10.03.17	13.03.17	Заработная плата за февраль 2017	70000	1400	8918
03.03.17	03.03.17	03.03.17	31.03.17	Отпускные	12220	-	1589 (12220 х 13%)
31.03.17	11.04.17	11.04.17	12.04.17	Заработная плата за март 2017	70000	1400	8918
30.04.17	11.05.17	11.05.17	12.05.17	Заработная плата за апрель 2017	70000	1400	8918
31.05.17	09.06.17	09.06.17	13.06.17	Заработная плата за май 2017	70000	1400	8918
30.06.17	11.07.17	11.07.17	12.07.17	Заработная плата за июнь 2017	70000	1400	8918
				Итого:	432220	8400	55097

В Разделе 1 Расчета за полугодие 2017 года необходимо заполнить следующие строки:

- строка 020 - 432220 руб. - сумма начисленного дохода с января по июнь 2017 года, включая и сумму июньской заработной платы, выплата которой будет осуществлена в июле;

- строка 030 - 8400 руб - сумма налоговых вычетов;

- строка 040 - 55097 руб ((432220 - 8400) х 13%) - сумма исчисленного налога;

- строка 070 - 46179 руб - сумма удержанного налога.

Видно, что суммы по строке 040 и 070 (суммы исчисленного и удержанного НДФЛ) не совпадают на сумму налога, исчисленного с июньской зарплаты (8918 руб). Это не является ошибкой. Во всех случаях, когда начисление и фактическая выплата дохода будут приходиться на разные отчетные периоды, суммы исчисленного и удержанного НДФЛ в Разделе 1 Расчета будут отличаться (письмо ФНС России 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

Не отражается эта сумма и по строке 080 Расчета за полугодие. Эта строка предназначена для того НДФЛ, который налоговый агент уже никогда не сможет удержать с налогоплательщика. Суммы, удержание которых будет осуществлено в другом отчетном периоде, в строке 080 не указываются.

Таким образом, сумма налога (8918 руб), удержанная с июньской зарплаты, отразится по строке 070 только в Расчете за 9 месяцев. В этом же Расчете она будет показана и в строках 100-140 Раздела 2.

Заработная плата выплачивается с нарушением срока (в связи с финансовыми трудностями)

Ситуация: В 1 квартале 2017 года заработная плата начислялась, но не выплачивалась по причине тяжелого финансового положения организации. Соответственно, в этом периоде НДФЛ с доходов работников не удерживался и в бюджет не перечислялся.

Зарплата за январь была выплачена - 01.06.2017, за февраль - 29.06.2017.

Какие Разделы необходимо заполнить:

При решении этого вопроса необходимо исходить из того, какая информация должна указываться в каждом из разделов Расчета.

Напомним:

- в Разделе 1 - указываются суммы начисленного дохода и исчисленного налога;

- в Разделе 2 - суммы фактически полученного дохода и фактически удержанного налога.

Поэтому если в 1 квартале зарплата начислялась, но никаких выплат при этом не осуществлялось, то в Расчете за 1 квартал будет заполнен только Раздел 1.

При этом в Расчете за полугодие будут заполнены оба раздела, т.к. фактические выплаты были произведены в июне.

Заполнение Расчета за 1 квартал 2017 года:

Раздел 1:

- по строке 020 - отражается общая сумма заработной платы, начисленной сотрудникам в I квартале 2017 года (за январь-март);

- по строке 030 - показывается общая сумма налоговых вычетов, если таковые предоставляются сотрудникам;

- по строке 040 - показывается сумма НДФЛ с заработной платы, которую бухгалтер исчислил (на последнее число каждого месяца I квартала 2017 года: на 31 января, 28 февраля, 31 марта), но не удержал и не перечислил в бюджет;

- в строке 070 - ставится 0;

- в строке 080 - также ставится "0", т.к эта строка предназначена для отражения той суммы НДФЛ, обязанность по удержанию которой у налогового агента уже возникла на отчетную дату, но по какой-либо причине им не исполнена и уже не может быть исполнена (к примеру, при ошибочном неудержании НДФЛ с уже выплаченного налогоплательщику дохода).

Раздел 2 Расчета за 1 квартал не заполняется.

Заполнение Расчета за полугодие 2017 года:

Раздел 1:

- по строке 020 - отражается общая сумма заработной платы, начисленной сотрудникам в полугодии 2017 года (за январь-июнь);

- по строке 030 - показывается общая сумма налоговых вычетов, если таковые предоставляются сотрудникам;

- по строке 040 - показывается сумма НДФЛ с заработной платы, которую бухгалтер исчислил (на последнее число каждого месяца полугодия: на 31 января, 28 февраля, 31 марта, 30 апреля, 31 мая, 30 июня);

- в строке 070 - ставится 0;

- в строке 080 - также ставится 0.

Раздел 2

- по строке 100 - 31.01.2017 (последний день месяца, за который был начислен доход за январь);

- по строке 110 - 01.06.2017 (дата фактической выплаты дохода и день, когда налог был удержан);

- по строке 120 - 02.06.2017 (срок, не позднее которого должен быть перечислен налог).

- по строкам 130 и 140 суммы фактически начисленного дохода на 31.01.2017 (с учетом НДФЛ) и суммы удержанного НДФЛ на эту дату соответственно.

Аналогично будет отражаться в Разделе 2 и частично выплаченный доход за февраль:

по строке 100 - 28.02.2017 (последний день месяца, за который был начислен доход за февраль);

- по строке 110 указывается дата - 29.06.2017 (дата фактической выплаты дохода и день, когда налог был удержан);

- по строке 120 - 30 июня (срок, не позднее которого должен быть перечислен налог).

По строкам 130 и 140 часть суммы фактически начисленного дохода на 28.02.2017 (с учетом НДФЛ) и суммы удержанного с этого дохода налога, на эту дату соответственно (письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

Внимание

Сумма компенсации, выплаченной за задержку заработной платы в Расчете 6-НДФЛ не отражается, так как не является налогооблагаемым доходом (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 28.02.2017 N 03-04-05/11096).

Выплата зарплаты за первую половину месяца (аванс)

Ситуация: Заработная плата за первую половину июня выплачена 20 сентября. По итогам месяца зарплата выплачена 5 октября.

Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она была начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Данное правило применяется независимо от порядка выплаты заработной платы, то есть несмотря на то, что аванс выплачивается работникам, как правило, во второй половине текущего месяца, в целях исчисления НДФЛ данный доход будет считаться фактически полученным только в последний день этого месяца, а обязанность удержать налог возникает на дату фактической выплаты.

То есть аванс за I половину сентября отражается в Расчете 6-НДФЛ в составе зарплаты за сентябрь.

Поэтому никаких особенностей при заполнении Расчета 6-НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца не существует. Все операции отражаются в Расчете в общем порядке.

В рассматриваемой ситуации операция по выплате заработной платы за сентябрь должна быть отражена следующим образом:

В Разделе 1 Расчета за 9 месяцев должны быть заполнены строки 020, 040, 030 (только при наличии вычетов, предоставляемых работникам).

В расчете за год, в Разделе 1 операция будет отражена в строках:

- 020, 030, 040 (т.к. этот Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года)

- 070 (обязанность удержать налог в этом случае возникает только на дату фактической выплаты дохода, т.е. 5 октября (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому сумму налога, исчисленную с сентябрьской зарплаты, нужно будет отразить по строке 070 Расчета за год (письма ФНС России от 14.06.2016 N БС-3-11/2657@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

В Разделе 2 Расчета за год данная операция отражается следующим образом:

- по строке 100 указывается 30 сентября;

- по строке 110 - 05 октября;

- по строке 120 - 06 октября;

- по строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели (п. 2 письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507).

Из дохода работника удерживают алименты

Ситуация: Доход работника в августе составил 150 000 рублей. Сумма налога - 19 500 руб (150 000 руб х 13%). Кроме того, на основании исполнительного листа организация ежемесячно удерживает с доходов этого работника алименты. Сумма алиментов (25%) 32 625 руб (150 000 - 19 500) х 25%).

В Разделе 2 Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. выплаченный доход будет отражен:

- по строке 130 - 150 000 (т.е. в указанной строке следует отразить всю сумму начисленного дохода (без вычитания суммы удержанного налога, вычетов на детей и алиментов);

- по строке 140 - 19 500.

Тема

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

См. также

Дата фактического получения дохода в виде оплаты труда. Момент удержания и перечисления НДФЛ

Сроки исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с разных видов доходов налоговыми агентами

Дата получения дохода для целей исчисления, удержания и перечисления НДФЛ

Сроки выплаты заработной платы

Практические ситуации

Построить список