Утеряна первичка. Что и как надо восстановить? (Н. Шорохова, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2011 г.)

Утеряна первичка. Что и как надо восстановить?

В недавнем письме Минфин России разъяснил, что фирма обязана восстановить и представить налоговикам для проверки документы, утраченные из-за форс-мажора. Разберемся, как восстановить бумаги.

Фирмы не застрахованы от утраты первичных документов. Затопление, пожар или кража могут случиться в любой компании. За какой период нужно восстанавливать потерянные документы? Что влечет за собой утрата первички? Что предпринять компании? Об этом читайте в статье.

Мнение контролирующих органов

Недавно Минфин России разъяснил, что минимальный период, которого касается восстановление утраченных документов - четыре года деятельности фирмы*(1). Свою позицию чиновники обосновывают положениями Налогового кодекса. В нем сказано, что компании обязаны в течение именно четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и направлять их налоговым органам*(2). Инспекторы не вправе требовать у фирмы лишь те документы, которые ранее представлялись им при проведении камеральных и выездных проверок. На некоторые случаи это ограничение не распространяется. Если ранее проверяющим представлялись подлинники документов, а потом они возвращались фирме или если представленные инспекторам документы были утрачены вследствие непреодолимой силы*(3). Финансовое ведомство отметило*(4), что непредставление фирмой в установленный срок документов и (или) иных сведений влечет ответственность*(5).

Налоговики ранее также разъясняли, что утраченные документы нужно восстанавливать*(6). Они приводили и перечень мер, которые необходимо предпринять компании для их восстановления.

При отсутствии первички инспекторы доначисляют налоги, отказывают в применении вычетов по НДС, привлекают к ответственности*(7) и начисляют пени. Ведь налоговое законодательство не содержит норм, которые освобождали бы организацию от документального подтверждения расходов, вычетов и льгот из-за форс-мажорных обстоятельств.

Позиция арбитров

Арбитры указывают, что если компания известила налоговый орган об утрате первички и приняла меры к ее восстановлению, то инспекторы должны определять налоговую базу расчетным методом*(8). То есть считать суммы налога исходя из имеющейся информации о плательщике и данных об иных аналогичных фирмах*(9). Отметим, что у арбитров нет единой позиции по использованию расчетного метода в отношении вычетов по НДС. Одни указывают, что его следует применять*(10). Другие считают, что подпункт 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса не регулирует вопросы применения налоговых вычетов*(11).

В отношении компаний, которые принимают все меры для восстановления утраченных документов, суды не только признают необоснованным доначисление налогов, но и считают неправомерным привлечение к ответственности*(12). Арбитры подтверждают право фирм на вычет и расходы даже в тех случаях, когда восстановленные документы представлены прямо в суд*(13). Если же фирма не принимала мер по восстановлению первичных документов до начала налоговой проверки, суд может признать правомерным неиспользование инспекцией расчетного метода, привлечение к ответственности и доначисление налогов*(14).

Что предпринять?

Прежде всего фирме нужно создать комиссию*(15), которая установит и зафиксирует факт утраты документов. Состав комиссии определяет своим приказом руководитель компании. В комиссию можно включить представителей следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора и т.п.

Результаты ее работы фиксируются в акте, также утверждаемом руководителем компании (образец акта см. ниже). Кроме того, фирма должна провести инвентаризацию*(16). Опись, которую оформляют по ее результатам, нужно составить максимально подробно с перечислением всех утраченных документов (образец описи см. на с. 27). Действующее законодательство не обязывает фирму ставить в известность налоговую инспекцию о потере документов. Но мы рекомендуем это сделать. В дальнейшем у компании будут основания для ходатайства об увеличении срока представления документов при проведении камеральной или выездной проверки. К уведомлению следует приложить справки официальных органов, акт комиссии по расследованию причин утраты документов, опись утраченных документов (образец уведомления см. ниже).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Утверждаю

генеральный директор ООО "Штиль"

Крашенинников И.А.

Крашенинников

05.10.2011

Акт комиссии по расследованию причин утраты документов

Москва

05 октября 2011

Комиссия: председатель Иванов И.И., финансовый директор, члены комиссии: Судаков Н.А., главный бухгалтер, Мальцева И.О., директор правового департамента, - установила следующее.

В результате кражи, которая произошла 02.10.2011 (справка полиции от 03.10.2011 N 56765/56) утрачены первичные документы ООО "Штиль" за 2010 г.

Комиссией принято решение:

- восстановить утраченные документы с помощью электронной базы данных;

- обратиться к контрагентам с просьбой выдать дубликаты документов;

- обратиться в обслуживающие банки за сведениями по текущим расчетным счетам за 2010 г.;

- уведомить о краже документов налоговую инспекцию;

- запросить в налоговой инспекции копии сданных отчетов и деклараций за 2010 г.;

- получить из полиции документ о возбуждении (либо об отказе в возбуждении) уголовного дела.

     Председатель комиссии    Иванов       Иванов И.И.

                           -------------  -------------

     Члены комиссии           Судаков     Судаков Н.А.

                           -------------  -------------

                              Мальцева    Мальцева И.О.

                           -------------  -------------

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Утверждаю

генеральный директор ООО "Штиль"

Крашенинников И.А.

Крашенинников

05.10.2011

Опись утраченных документов

Москва

05 октября 2011

В ходе инвентаризации, проведенной на основании приказа генерального директора от 05.10.2011 N 12, установлено, что в результате кражи, которая произошла 02.10.2011, утрачены следующие документы.

1. Договоры поставки за 2010 г.

2. Первичные документы за 2010 г. (счета-фактуры, акты, накладные) за 2010 г.

3. Банковские и кассовые документы за 2010 г.

4. Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2010 г.

     Генеральный директор Крашенинников   Крашенинников И.А.

                          -------------   ------------------

     Главный бухгалтер       Судаков         Судаков Н.А.

                          -------------   ------------------

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Руководителю

ИФНС N 3 по г. Москве

Петрову Ивану Михайловичу

от ООО "Штиль"

ИНН: 7712345678

КПП: 770101001

ОГРН: 1098765432198

101000 Москва, Ананьевский пер, 45

Исх. N 52/56 от 07.10.2011

Уведомление

ООО "Штиль" уведомляет Вас о том, что в результате кражи, которая произошла 02.10.2011, были утрачены (украдены) документы ООО "Штиль" за 2010 г.

В настоящее время ООО "Штиль" принимает все необходимые меры для восстановления документов.

Приложение.

1. Справка полиции от 03.10.2011 N 56765/56.

2. Акт комиссии по расследованию причин утраты документов от 05.10.2011.

3. Опись утраченных документов от 05.10.2011.

     Генеральный директор Крашенинников Крашенинников И.А.

                          ------------- ------------------

     Главный бухгалтер       Судаков       Судаков Н.А.

                          ------------- ------------------

Некоторые бумаги компания может восстановить самостоятельно. Если в результате форс-мажора не пострадала электронная база данных, она может помочь при восстановлении первички. Необходимые дубликаты документов можно запросить и у контрагентов (образец запроса см. на с. 28). Даже если у них удастся получить не все документы, фирма будет иметь подтверждение (запросы к контрагентам), что она предприняла все необходимые меры для восстановления утраченной первички. Часть документов может быть запрошена в налоговой инспекции и в обслуживающих банках. У налоговиков можно получить копии сданных отчетов и деклараций (образец запроса см. на с. 28). Банк может представить выписки по проведенным операциям по расчетному счету и копии платежных поручений. Фирме также необходимо получить акты или справки из госорганов, подтверждающие происшествие. Так, например, факт пожара может быть доказан справкой (актом) отдела государственного пожарного надзора. При этом в ней должен быть приведен перечень сгоревшего имущества и уничтоженной первички. Кража подтверждается справкой из полиции (в ней должна быть зафиксирована пропажа именно первичных документов) и постановлением о возбуждении (либо об отказе в возбуждении) уголовного дела. Утеря документов вследствие чрезвычайной ситуации (урагана, наводнения) может быть доказана справкой из МЧС. Для подтверждения аварии в коммунальных сетях (например, затопления) можно обратиться в коммунальную службу. Если документы удалось восстановить лишь частично и не все расходы и вычеты подтверждены, мы рекомендуем фирме пересчитать налоги. Представление уточненной декларации, уплата налога и пеней позволят избежать привлечения к ответственности*(17).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

ОАО "Шторм"

101151 Москва, ул. Декабристов, 27

Генеральному директору

Суевалову Геннадию Петровичу

от ООО "Штиль"

101000 Москва, Ананьевский пер, 45.

Исх. N 52/59 от 07.10.2011

02.10.2011 в результате кражи нашей организацией были утрачены первичные документы за 2010 г. Просим Вас представить дубликаты

следующих документов:

1. Договор поставки от 15.03.2010 N 4567.

2. Товарная накладная от 20.04.2010 N 876.

3. Счет-фактура от 20.04.2010 N 453.

     Генеральный директор Крашенинников Крашенинников И.А.

                          ------------- ------------------

     Главный бухгалтер       Судаков       Судаков Н.А.

                          ------------- ------------------

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Руководителю

ИФНС N 3 по г. Москве

Петрову Ивану Михайловичу

от ООО "Штиль"

ИНН: 7712345678

КПП: 770101001

ОГРН: 1098765432198

101000 Москва, Ананьевский пер, 45

Исх. N 52/60 от 07.10.2011

Запрос о представлении документов

В связи с утратой первичных документов за 2010 г. (уведомление в инспекцию от 07.10.2011 исх. N 52/56) ООО "Штиль" просит представить копии бухгалтерской и налоговой отчетности за 2010 г.

1. Декларация по налогу на прибыль за 2010 г.

2. Налоговые расчеты по налогу на имущество за I квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев 2010 г.

3. Декларация по налогу на имущество за 2010 г.

4. Бухгалтерский баланс на 31.03.2010, 30.06.2010, 30.09.2010, 31.12.2010.

5. Отчет о прибылях и убытках за I квартал 2010 г., 1-е полугодие 2010 г., 9 месяцев 2010 г., 2010 г.

     Генеральный директор Крашенинников Крашенинников И.А.

                          ------------- ------------------

     Главный бухгалтер       Судаков        Судаков Н.А.

                          ------------- ------------------

Н. Шорохова,

налоговый консультант компании UHY "Янс-Аудит"

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288

*(2) подп. 6, 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

*(3) п. 5 ст. 93 НК РФ

*(4) письмо Минфина России от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288

*(5) ст. 126 НК РФ

*(6) письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411

*(7) ст. 126, 120, 122 НК РФ

*(8) пост. ФАС МО от 14.04.2011 N КА-A41/2343-11, ФАС СЗО от 13.09.2010 N А56-91140/2009

*(9) подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ

*(10) пост. ФАС ДВО от 02.06.2008 N Ф03-А73/08-2/1272, ФАС СЗО от 26.02.2007 N А26-2845/2005-213

*(11) пост. ФАС СЗО от 10.09.2007 N А05-12441/2006-31

*(12) ст. 120, 126 НК РФ; пост. ФАС СЗО от 03.09.2010 N А56-47676/2009

*(13) пост. ФАС УО от 24.05.2011 N Ф09-2370/11-С2, ФАС СЗО от 30.08.2004 N А13-1898/04-19

*(14) пост. ФАС СЗО от 01.02.2011 N А56-2018/2010, ФАС ПО от 14.12.2005 N А12-5941/05-С36

*(15) Положение, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105

*(16) п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(17) ст. 80 НК РФ