Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы. Оформление документов, выдача копий (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу:
Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.
Оформление документов, выдача копий

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

1. Трудовой кодекс РФ:

- Статья 62 ТК РФ. Выдача копий документов, связанных с работой

- Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора

- Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу

- Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

- Статья 89 ТК РФ. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя

2. Статья 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством". Права и обязанности страхователей

3. Статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Документирование информации

4. Статья 13.2. Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"

5. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан"

6. Раздел II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Ведение трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299)

8. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1)

9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76)

10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Формы документов

1. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) (утв. Письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 августа 2016 г. N 16-5/В-421)

2. Примерная форма справки, уточняющей особый характер работы или условий труда за периоды работы, которые засчитываются в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии (подготовлено экспертами компании "Гарант")

3. Справка о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) ("Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение")

4. Личное дело ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения")

5. Образец заполнения приказа (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

6. Образец заполнения личной карточки работника (Унифицированная форма Т-2) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

7. Образец заполнения штатного расписания (Унифицированная форма N Т-3) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

8. Образец заполнения приказа (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

9. Образец заполнения приказа (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

10. Образец заполнения графика отпусков (Унифицированная форма N Т-7) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

11. Образец заполнения приказа об увольнении (Унифицированная форма Т-8) "Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте")

12. Образец заполнения приказа (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

13. Образец заполнения приказа (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

14. Образец заполнения табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N T-13) ("Зарплата")

15. Образец заявления о внесении изменений в учетные документы ("Кадровик.ру")

16. Образец выписки из трудовой книжки ("Отдел кадров коммерческой организации")

17. Заявление о выдаче заверенных копий документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

18. Внутренняя опись документов личного дела ("Отдел кадров коммерческой организации")

19. Образец оформления листа-заверителя личного дела ("Руководитель бюджетной организации")

20. Табель форм документов по учету и сопровождению кадров ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

Разъяснения

1. Письмо Фонда социального страхования РФ от 24 июля 2013 г. N 15-02-01/12-5174л "О порядке заполнения и выдачи справки о сумме заработной платы"

2. Разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2013 г. "Об условиях и порядке признания гражданина безработным"

3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 14 февраля 2013 г. N ПГ/1487-6-1 "О требованиях к оформлению первичных документов"

Комментарии

1. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (книга В.Л. Гейхман, Е.Н. Сидоренко)

2. Что должен знать кадровик при переходе на электронный документооборот (журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2017 г.)

3. Как заверить копии документов? (журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2016 г.)

4. Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2016 г.)

5. Справки по требованию работников (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2016 г.)

6. Порядок заполнения справки о среднем заработке уволенного работника для службы занятости (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2015 г.)

7. Утверждаем локальный нормативный акт ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2015 г.)

8. Документы, предоставляемые работнику работодателем ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2014 г.)

9. Работник пришел за справкой ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2013 г.)

10. Регламентируем использование штампов в работе кадровика ("Кадровик.ру", N 11, ноябрь 2012 г.)

11. Какими документами можно подтвердить трудовую деятельность ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 7, июль 2012 г.)

12. Акты в кадровом делопроизводстве: составляем правильно ("Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2012 г.)

13. Приказы: форма, нумерация, исправления ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2012 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 2: В трудовом договоре установлены должностные обязанности работника. Должностная инструкция не является частью трудового договора, а представляет собой локальный нормативный акт. Трудовой договор выдан работнику. С должностной инструкцией он ознакомлен. Необходимо ли предоставить работнику заверенную копию должностной инструкции? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)

Ситуация 3: Обязан ли работодатель выдавать копию приказа о дисциплинарном взыскании лицу, к которому это взыскание было применено? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2012 г.)

Ситуация 4: Сотрудник уволен из организации месяц назад по собственному желанию. Сейчас он обратился с заявлением о выдаче ему копий всех приказов за трехлетний период работы и копии коллективного договора. Обязан ли работодатель выдать копии указанных документов именно бывшему сотруднику, если ст. 62 ТК РФ предусматривает выдачу документов сотруднику, состоящему в трудовых отношениях с организацией? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2009 г.)

Ситуация 5: Сотрудник, находящийся на испытательном сроке, отработав несколько дней, запросил копию положения о командировках. Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу? (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 4, апрель 2017 г.)

Ситуация 6: Если сотрудник сформирует кадровый электронный документ (например, заявление на отпуск) и поставит на нем свою электронную подпись, отвечающую требованиям Закона N 63-ФЗ, то будет ли такой документ равносилен бумажному заявлению, подписанному сотрудником собственноручно? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 7: Кто должен заверять копии документов по кадровому производству (трудовые книжки, приказы по личному составу, трудовые договоры)? Каким образом лучше оформить такие полномочия - приказом или доверенностью? ("Кадровик.ру", N 3, март 2012 г.)

Ситуация 8: Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" предусмотрены унифицированные формы приказов (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и пр.) с литерой "а". Однако мне эти формы неудобно заполнять, да и бухгалтерская программа не дает такой возможности, поэтому мне легче составить и оформить два-три аналогичных приказа от одного числа, чем один с литерой "а". Является ли это ошибкой или нарушением? ("Кадровик.ру", N 2, февраль 2012 г.)

Ситуация 9: Работник организации, с которым в установленном порядке прекращен трудовой договор, обратился к организации с письменным заявлением о представлении ему копии приказа о приеме на работу. Обязан ли бывший работодатель предоставить указанному лицу такую копию в день обращения? ("Бухгалтер и закон", N 6, июнь 2011 г.)

Ситуация 10: В какой срок организация должна выдать работнику справку по форме 2-НДФЛ? Нужно ли для этого взять заявление от физического лица? Или достаточно его устной просьбы? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 11, ноябрь 2011 г.)

Судебная практика

1. Определение Верховного Суда РФ от 16 декабря 2016 г. N 307-ЭС16-15862 (об отказе в передаче жалобы в Судебную коллегию Верховного Суда Российской Федерации)

2. Решение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2011 г. N ГКПИ11-1719 (об отказе в признании недействующим пункта 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утв. постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27 февраля 2002 г. N 16/19па)

Консультации по "1С:Зарплате и управлению персоналом 8"

1. Вопрос: Формирование справки о среднем заработке сотрудника для определения размера пособия по безработице? (журнал "БУХ.1С", N 4, апрель 2017 г.)

2. Вопрос: Как в программе указать, что сотрудник работает территориально удаленно, но эта территория не является самостоятельным подразделением организации? (журнал "БУХ.1С", N 4, апрель 2017 г.)

3. "1С:Зарплата и управление персоналом 8" и "1С:Бухгалтерия 8" - настройка синхронизации данных ("БУХ.1С", N 4, апрель 2015 г.)