Путеводитель по кадровому делу: Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы. Прием и хранение документов (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу:

Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.

Прием и хранение документов

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

1. Трудовой кодекс РФ:

- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

- Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

- Статья 283 ТК РФ. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству

2. Статья 13.11 КоАП РФ. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

- Статья 17 Федерального закона. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

- Статья 22.1 Федерального закона. Сроки временного хранения документов по личному составу

4. Глава 4 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Обязанности оператора

5. Раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Учет и хранение трудовых книжек

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19)

7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Формы документов

1. Пример оформления номенклатуры дел ("Отдел кадров коммерческой организации")

2. Положение о порядке передачи документов работниками кадровой службы ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

3. Служебная записка о создании комиссии по приему документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

4. Приказ о создании комиссии для передачи кадровых документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

5. Акт приема-передачи кадровой документации ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

6. Сдаточная опись личных карточек подразделения организации ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

Разъяснения

Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. N 7/1742-Н (о сроках хранения документов по личному составу)

Комментарии

1. Формирование, ведение, оформление и хранение личных дел как источников персональных и послужных данных сотрудников организаций (журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2019 г.)

2. Оформление кадровых документов в электронном виде, а также с использованием электронных каналов связи (журнал "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 10, октябрь 2019 г.)

3. Кадровое делопроизводство (журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2019 г.)

4. Шпаргалка по оформлению некоторых кадровых документов (журнал "Налоговый вестник", N 8, август 2018 г.)

5. Архив по личному составу с нуля (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2017 г.)

6. Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2017 г.)

7. Можно ли применять дырокол при хранении документов? (журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2016 г.)

8. Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г.)

9. Учимся хранить документы в электронном виде (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2016 г.)

10. Уничтожение кадровых документов (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г.)

11. Взаимодействие отдела кадров с архивом организации ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 8, август 2015 г.)

12. Кадровая документация и ликвидация организации ("Делопроизводство и кадры", N 8, август 2015 г.)

13. Как прекратить деятельность в качестве ИП? ("Арсенал предпринимателя", N 7, июль 2015 г.)

14. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов ("Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2015 г.)

15. Что работодателю необходимо знать о персональных данных работников? ("Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2015 г.)

16. Работодатель теряет - работник страдает ("эж-ЮРИСТ", N 6, февраль 2015 г.)

17. Опломбирование кадровых документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

18. Типичные ошибки в трудовых книжках ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

19. Номенклатура дел для новичка ("Кадровик.ру", N 12, декабрь 2014 г.)

20. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно ("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2014 г.)

21. Передача дел в кадровой службе ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 6, июнь 2014 г.)

22. Организация кадрового делопроизводства при создании юридического лица ("Кадровик.ру", N 5, май 2014 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Юридическое лицо находится в одном городе, а документы в бумажном виде хранятся в другом. В случае проверки государственной инспекцией труда в том городе, где по факту располагается юридическое лицо, но не хранятся документы в бумажном виде, примут ли контролирующие органы к проверке электронный вариант запрашиваемого документа? Достаточно ли будет копии, заверенной печатью и подписью директора? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

Ситуация 2: Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 3: Необходимо ли при приеме на работу предъявлять документы, перечисленные в приказе Министерства транспорта РФ от 18.04.2016 N 104, водителям хлебокомбината, перевозящим хлебобулочные изделия на грузовых автомобилях? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 4: Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков - в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2015 г.)

Ситуация 5: Российская организация (общество с ограниченной ответственностью) планирует хранить все текущие кадровые документы, содержащие персональные данные работников, в том числе трудовые книжки, а также все текущие документы, связанные с организацией ее деятельности, у одного из своих участников за пределами Российской Федерации. Может ли данная организация хранить свои кадровые документы, содержащие персональную информацию, и учредительные документы заграницей у одного из своих участников? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)

Ситуация 6: Организация была зарегистрирована в г. Москве, но, построив свой завод, перерегистрировалась по месту нахождения завода в Ивановской области. Получилось, что все отделы, находящиеся в г. Москве, стали обособленным структурным подразделением в г. Москве. Отдел кадров также стал обособленным подразделением в г. Москве, но его работники имеют рабочие места и в г. Москве, и в Ивановской области. В настоящее время все кадровые документы находятся в г. Москве. Можно ли провести разделение отдела кадров? Если да, то как быть с журналом по учету и хранению трудовых книжек, в котором уже зарегистрированы все трудовые книжки сотрудников? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2014 г.)

Ситуация 7: Существуют ли какие-либо нормативы или правила ведения либо формирования личных дел работников в бюджетных организациях? Будет ли законно требование трудового инспектора или проверяющего из вышестоящих организаций (профсоюз) о предоставлении им для проверки личных дел работников? Существует ли какая-либо ответственность за неправильное по мнению проверяющих органов и организаций ведение, хранение, формирование личных дел? Не будет ли хранение копий документов работников в личном деле нарушением законодательства о персональных данных? Имеет ли право бюджетная организация вообще не хранить и не формировать личные дела работников? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2018 г.)

Ситуация 8: Какие локально-нормативные документы должны быть в отделе кадров? Когда приходит проверка, что проверяют? Как подготовиться к проверке? Какие документы должны храниться в отделе кадров? Кадровое делопроизводство "с нуля", с чего начать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Смотрите также "Путеводитель по кадровому делу: Коммерческая тайна, персональные данные. Хранение, использование и передача персональных данных"