Энциклопедия решений. Заполнение 6-НДФЛ при выплате зарплаты (декабрь 2024)

Заполнение 6-НДФЛ при выплате зарплаты

Смотрите в этом материале:

- при выплате зарплаты до истечения расчетного месяца;

- при начислении дохода в одном периоде, а выплате в другом ("переходящая" зарплата);

- при выплате зарплаты с нарушением срока (в связи с финансовыми трудностями);

- при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванс);

- при удержании алиментов;

- при выплате заработной платы за декабрь 2022 года в 2023 году

Информация о заработной плате в Расчете 6-НДФЛ отражается по общим правилам, в соответствии с порядком, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ (далее - Порядок).

Примечание

Для правильного заполнения формы 6-НДФЛ важно знать:

Дата	2023 год	2022 год
Дата фактического получения дохода	День выплаты заработной платы	Последний день месяца, за который начислена зарплата (31.01, 28.02, 31.03 и т.д.)
Дата удержания исчисленной суммы налога	День выплаты заработной платы
Дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ в бюджет	Исчисленный и удержанный НДФЛ за период: - с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца - не позднее 28-го числа текущего месяца; - с 1 по 22 января - не позднее 28 января; - с 23 по 31 декабря - не позднее последнего рабочего дня календарного года	Первый рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты

В Разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога по соответствующей налоговой ставке (обобщённые по всем физическим лицам) (п. 3.1 Порядка). Информация в этом Разделе приводится только по тем операциям, которые были произведены за последние три месяца соответствующего отчетного периода. Показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года в этом разделе не требуется.

В Разделе 2 отражаются суммы начисленной зарплаты, исчисленного и удержанного налога по соответствующей налоговой ставке. Данные суммы указываются нарастающим итогом с начала года (п. 4.1 Порядка).

Внимание

Доходы, включая заработную плату, которые фактически не выплачены (не получены физическими лицами) на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ, не указываются (не отражаются) налоговым агентом в расчете по форме 6-НДФЛ, в т.ч. в полях 110 и 140.

Как правильно отразить в Расчете операции по выплате заработной платы в различных ситуациях, рассмотрим на примерах:

Выплата заработной платы до истечения расчетного месяца

Ситуация: Срок выплаты заработной платы в организации - 2-е число каждого месяца. Дата выплаты зарплаты за март 2023 г. приходится на 2 апреля 2023 г. (воскресенье). В связи с этим зарплата в организации была выплачена 31 марта 2023 года (ст. 136 ТК РФ).

Датой фактического получения зарплаты признается дата ее выплаты, в том числе перечисления на счета в банке (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Соответственно в целях исчисления НДФЛ заработная плата за март будет считаться фактически полученной 31.03.2023.

При этом так как заработная плата выплачена после 22.03.2023, НДФЛ с нее подлежит уплате не позднее 28.04.2023.

В Разделе 2 Расчета за 1 квартал 2023 года необходимо заполнить следующие строки (см. письмо ФНС России от 06.03.2023 N ЗГ-3-11/3160@):

- в поле 110, в поле 112 - сумма начисленного и фактически полученного дохода с 01.01.2023 по 31.03.2023 (в т.ч. и заработная плата за март, выплаченная 31.03.2023);

- в поле 140, в поле 160 - сумма исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 01.01.2023 по 31.03.2023.(в т.ч. с заработной платы за март).

В Разделе 1 Расчета за полугодие 2023 года:

- в поле 020 - сумма налога, удержанная с 01.01.2023 по 22.06.20023;

- в поле 021 - НДФЛ с заработной платы, подлежащий перечислению по первому сроку перечисления (не позднее 28.04.2023).

Кроме того, заработная плата за март 2023 года будет учитываться при формировании показателей Раздела 2 Расчета за полугодие, рассчитываемых нарастающим итогом с начала налогового периода.

Доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом ("переходящая" зарплата)

Ситуация: Общество в течение полугодия 2023 года начисляло и выплачивало доходы двум физлицам - работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Одному работнику ежемесячно предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка (1400 руб.). Виды доходов, суммы выплат и НДФЛ, а также даты осуществления операций приведены в таблице:

Дата фактического получения дохода	Срок перечисления налога	Вид дохода	Сумма начисленного дохода (руб.)	Сумма налоговых вычетов (руб.)	Сумма НДФЛ (руб.)
10.02.23	не позднее 28.02.23	Заработная плата за январь	70 000	1 400	8 918 ((70 000 - 1 400) х 13%)
17.02.23		Отпускные	12 220	-	1 589 (12 220 х 13%)
10.03.23	не позднее 28.03.23	Заработная плата за февраль	70 000	1 400	8 918
Итого 1 кв.2023 г:			152 220	2 800	19 425
10.04.23	не позднее 28.04.23	Заработная плата за март	70 000	1 400	8 918
10.05.23	не позднее 29.05.23	Заработная плата за май	70 000	1 400	8 918
09.06.23	не позднее 28.04.23	Заработная плата за июнь	70 000	1 400	8 918
Итого полугодие 2023 г.:			362 220	7 000	46 179

В Расчете за 1 квартал 2023 года:

В Разделе 1 Расчета необходимо заполнить следующие строки:

- в поле 020 - 19 425 руб. - НДФЛ, подлежащий перечислению за период с 01.01. по 22.03.2023;

- в поле 022 - 10 507 руб. (8 918 руб. + 1 589 руб.) - НДФЛ, удержанный за период с 23.01.2023 по 22.02.2023;

- в поле 023 - 8 918 руб. - НДФЛ, удержанный за период с 23.02.2023 по 22.03.2023.

В Разделе 2 Расчета необходимо заполнить следующие строки:

- в поле 110, в поле 112 - 152 220 руб. - общая сумма заработной платы и отпускных, выплаченных работникам в I квартале 2023 года (за январь-март);

- в поле 130 - 2 800 руб. - общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140, в поле 160 - 19 425 руб. - исчисленный и удержанный НДФЛ с заработной платы и отпускных.

В Расчете за полугодие 2023 года:

В Разделе 1 Расчета будут заполнены следующие строки:

- в поле 020 - 26 754 руб. (8 918 руб. + 8 981 руб. + 8 981 руб.) - НДФЛ, подлежащий перечислению за период с 23.03. по 22.06.2023;

- поле 021, поле 022, поле 023 - 8 918 руб. - НДФЛ, удержанный за соответствующий период;

В Разделе 2 Расчета необходимо заполнить следующие строки:

- в поле 110, в поле 112 - 362 220 руб. - общая сумма заработной платы и отпускных, выплаченных работникам за полугодие 2023 года (с 01.01. по 30.06.2023);

- в поле 130 - 7 000 руб. - общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140, в поле 160 - 46 179 руб. - исчисленный и удержанный НДФЛ с заработной платы и отпускных.

Уточним условия примера: Иванову ежемесячно выплачивалась заработная плата в размере 35 000 руб., а также предоставлялся вычет на первого ребенка в размере 1 400 руб. Его доход в виде отпускных составил 12 220 руб.

Справка о доходах Иванова за 2023 год будет заполнена следующим образом:

Раздел 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода":

- в поле "Общая сумма дохода" - 187 220 руб. (35 000 руб. * 5 мес. + 12 220 руб.);

- в поле "Налоговая база" - 180 220 руб. (187 220 руб. - 1 400 руб. * 5 мес.);

- в поле "Сумма налога исчисленная" - 23 429 руб. (180 220 руб. * 13%);

- в поле "Сумма налога удержанная" - 23 429 руб.;

- в поле "Сумма налога перечисленная" - 23 429 руб.

Раздел 3 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты":

- в поле "Код вычета" - 126;

- в поле "Сумма вычета" - 7 000 руб.;

Приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода":

1. Заработная плата:

- в поле "Месяц" - 02 (03 - 06);

- в поле "Код дохода" - 2000;

- в поле "Сумма дохода" - 35 000 руб.;

- поля "Код вычета" и Сумма вычета" не заполняются.

2. Отпускные:

- в поле "Месяц" - 02;

- в поле "Код дохода" - 2012;

- в поле "Сумма дохода" - 12 220 руб.;

- поля "Код вычета" и Сумма вычета" не заполняются.

Заработная плата выплачивается с нарушением срока (в связи с финансовыми трудностями)

Ситуация: В 1 квартале 2023 года заработная плата начислялась, но не выплачивалась по причине тяжелого финансового положения организации. Соответственно, в этом периоде НДФЛ с доходов работников не удерживался и в бюджет не перечислялся.

Зарплата за январь была выплачена 05.06.2023, за февраль - 21.06.2023.

Датой фактического получения зарплаты признается дата ее выплаты, в том числе перечисления на счета в банке (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Соответственно в целях исчисления НДФЛ заработная плата за январь и февраль будет считаться фактически полученной в июне.

В Расчете за полугодие 2023 года выплата заработной платы отражается следующим образом:

Раздел 1:

- в поле 020 отражается сумма налога, удержанная с зарплаты за январь и за февраль;

- в поле 023 - сумма исчисленного и удержанного налога за период с 23 мая по 22 июня, то есть НДФЛ с зарплаты за январь и февраль.

Раздел 2:

- в поле 110, в поле 112 отражается общая сумма заработной платы, начисленной и фактически выплаченной работникам за полугодие 2023 года;

- в поле 140 -сумма НДФЛ с заработной платы, которую бухгалтер исчислил;

- в поле 160 отражается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода, в том числе НДФЛ, удержанный с зарплаты за январь и февраль 2023 года.

В Расчете за 1 квартал заработная плата за январь и февраль не отражается.

Выплата зарплаты за первую половину месяца (аванс)

Ситуация: Заработная плата за первую половину сентября (20 000 руб.) выплачена 20 сентября. По итогам месяца зарплата выплачена 5 октября (40 000 руб.).

Датой фактического получения зарплаты признается дата ее выплаты, в том числе перечисления на счета в банке (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Данное правило применяется независимо от порядка выплаты заработной платы. То есть в целях исчисления НДФЛ аванс будет считаться фактически полученным при его выплате (письмо ФНС России от 11.01.2023 N ЗГ-3-11/125@).

Поэтому никаких особенностей при заполнении Расчета 6-НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца не существует. Все операции отражаются в Расчете в общем порядке.

В рассматриваемой ситуации операция по выплате аванса за сентябрь должна быть отражена в Расчете за 9 месяцев следующим образом:

- в поле 020 Раздела 1 - 2 600 руб. (20 000 руб. * 13%)

- в поле 023 Раздела 1 - 2 600 руб. (сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению за период с 23.08.2023 по 22.09.2023).

- в полях 110, 112 Раздела 2 - 20 000 руб.;

- в полях 140, 160 Раздела 2 - 2 600 руб.

В Расчете за год сумма аванса будет учитываться при формировании показателей Раздела 2, рассчитываемых нарастающим итогом с начала налогового периода.

В Приложении "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" Справки за налоговый период аванс отражается в доходах сентября:

- в поле "Месяц" - 09;

- в поле "Код дохода" - 2000;

- в поле "Сумма дохода" - 20 000 руб.

Заработная плата, выплачиваемая по итогам месяца 5 октября, должна быть отражена в разделах 1 и 2 Расчета за год. В Приложении "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода" Справки за налоговый период данная выплата относится к доходам октября (письмо ФНС России от 09.11.2023 N БС-4-11/15099@).

Из дохода работника удерживают алименты

Ситуация: Доход работника в августе составил 150 000 руб. Сумма налога - 19 500 руб. (150 000 руб. х 13%). Кроме того, на основании исполнительного листа организация ежемесячно удерживает с доходов этого работника алименты. Сумма алиментов (25%) 32 625 руб. (150 000 руб.- 19 500 руб.) х 25%).

Факт удержания алиментов из дохода работника никоим образом не влияет на заполнение Расчета 6-НДФЛ, в т.ч. и Справки о доходах.

Начисленный доход будет отражен в Разделе 2:

- в поле 110 и 112 - 150 000 (т.е. в этих полях следует отразить всю сумму начисленного дохода (без вычитания суммы удержанного налога, вычетов на детей и алиментов);

- в поле 140 и 160 - 19 500 (сумма налога, исчисленная и удержанная с начисленного дохода).

Заполнение 6-НДФЛ при выплате заработной платы за декабрь 2022 года в 2023 году

С учетом изменений, вступающих в силу с 01.01.2023, зарплата за декабрь, в зависимости от даты ее выплаты, может быть отнесена к доходам 2022 либо 2023 года, что, соответственно, повлияет и на отражение ее в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.

Ситуация 1: Заработная плата работникам организации за первую половину декабря 2022 г. выплачена 30.12.2022, а заработная плата за вторую половину декабря 2022 г. выплачена 16.01.2023. НДФЛ удержан при фактической выплате заработной платы за вторую половину декабря 2022 г. - 16.01.2023.

Исходя из разъяснений ФНС России, представленных в письме от 11.01.2023 N ЗГ-3-11/125@, в этом случае выплаченная работникам организации 30.12.2022 заработная плата за первую половину декабря 2022 г. подлежит отражению в Разделе 2 Расчета 6-НДФЛ за 2022 год.

Заработная плата за вторую половину декабря 2022 года, выплаченная 16.01.2023, и удержанный с декабрьской зарплаты НДФЛ указываются в Расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года:

Раздел 1:

В поле 020 - сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода (т. е. фактически за период с 01.01. по 22.03.2023);

В поле 021 - сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению за период с 1 января по 22 января (в этой строке и будет отражена сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная с зарплаты за декабрь, выплаченной 16.01.2023).

В Разделе 2 декабрьская зарплата найдет отражение:

- в поле 110 и 112;

- в полях 140, 160 - сумма исчисленного и удержанного с декабрьской зарплаты НДФЛ.

Соответственно, зарплата за 2-ю половину декабря будет отражена в приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету по форме 6-НДФЛ за 2023 год.

Ситуация 2. Срок выплаты заработной платы в организации - 10-е число каждого месяца. Аванс в декабре из-за финансовых трудностей не выплачивался. Заработная плата за декабрь в полном объеме выплачена 10.01.2023.

В этом случае информация о начисленной зарплате за декабрь и сумме исчисленного с нее НДФЛ подлежит отражению в Расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года. Так, из письма Минфина России от 14.09.2022 N 03-04-06/88989 следует, что в связи с изменениями, внесенными в главу 23 НК РФ, с 01.01.2023 в целях уплаты НДФЛ дата фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда будет определяться по общим правилам, установленным подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ то есть как день выплаты денежных средств.

Соответственно зарплата, выплаченная в январе 2023 г. (в том числе начисленная за декабрь 2022 г.), будет относиться к доходу 2023 года.

По разъяснениям налоговой службы, в форме 6-НДФЛ за 2022 год (в том числе в справке о доходах физлица (бывшая форма 2-НДФЛ) этот доход не должен отражаться.

В этой связи зарплата, выплаченная 10.01.2023, и удержанный с нее НДФЛ, подлежат отражению в разделах 1 и 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года, а также в приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету по форме 6-НДФЛ за 2023 год и в справке о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год (приложение N 4 к приказу ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@), которая выдается в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ (письмо ФНС России от 09.11.2022 N БС-4-11/15099@).

Следовательно, в Расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года информация по декабрьской зарплате, выплаченной в январе, и удержанному с нее НДФЛ будет отражена следующим образом:

Раздел 1

В поле 020 - сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода (т. е. фактически за период с 01.01. по 22.03.2023)

В поле 021 - сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению за период с 1 января по 22 января (в этой строке и будет отражена сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная с зарплаты за декабрь, выплаченной 10.01.2023)

В Разделе 2 декабрьская зарплата найдет отражение:

- в полях 110, 112.

Сумма исчисленного и удержанного с декабрьской зарплаты НДФЛ подлежит отражению в полях 140, 160.

При наличии ВКС, выплаченная им зарплата и удержанный с нее налог будут отражены в полях 115 и 142 соответственно.

Тема

Как налоговому агенту заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ?

См. также

Дата фактического получения дохода в виде оплаты труда в целях удержания и перечисления НДФЛ, в том числе при выплате аванса

Сроки исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с разных видов доходов налоговыми агентами

Дата получения дохода для целей исчисления, удержания и перечисления НДФЛ

Сроки выплаты заработной платы