Энциклопедия решений. Отражение результатов инвентаризации в учете (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Отражение результатов инвентаризации в учете (для бюджетной сферы)

Под результатами инвентаризации понимаются данные о фактическом наличии объектов инвентаризации, полученные комиссией в ходе проведения инвентаризации, о результатах сопоставления их с данными об объектах инвентаризации, отраженных в регистрах бухгалтерского учета (п. 22 Общих требований к инвентаризации).

Когда отражать результаты инвентаризации в учете

Порядок отражения в бухгалтерском учете организации бюджетной сферы результатов инвентаризации определен п. 82 Стандарта "Концептуальные основы ...". Оформление итогов проведения инвентаризации содержится в разделе IV Общих требований к инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 82 Стандарта "Концептуальные основы...", ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).

Исключениями из данного правила являются:

- результаты инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаемые в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Информация о результатах инвентаризации, проведенной в целях составления годовой отчетности за текущий год, оформленных Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463), подписанным в очередном году, подлежит раскрытию в отчетности за текущий год дополнительно к событиям после отчетной даты, указанным в п. 7 Стандарта "События после отчетной даты" (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 12.12.2022 NN 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103);

- результаты инвентаризации реорганизуемого (ликвидируемого) субъекта учета, которые подлежат отражению в бухгалтерской (финансовой) отчетности, представляемой на дату его реорганизации, ликвидации учреждения, упразднения государственного органа (органа местного самоуправления) (см. также письмо Минфина России от 22.10.2019 N 02-07-10/81041).

Аналогичная норма содержится в п. 26 Общих требований к инвентаризации - результаты инвентаризации в части выявленных при ее проведении отклонений отражаются в учете и отчетности:

- в отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация

или

- последним календарным днем отчетного периода, за который формируется отчетность, в целях обеспечения достоверности данных которой проводилась инвентаризация.

На основании приведенных норм бухгалтерские записи по результатам инвентаризации следует отражать в следующем порядке:

Как квалифицировать выявленные при инвентаризации отклонения

Если при инвентаризации выявлены расхождения между данными, отраженными в учете, и данными о фактическом наличии объектов инвентаризации, то следует говорить об отклонениях при инвентаризации.

Решение о квалификации отклонений принимает комиссия (п. 23 Общих требований к инвентаризации).

Они могут быть квалифицированы в качестве:

- излишков;

- недостач;

- пересортицы

- убыли в пределах норм

- качественных отклонений.

Такие отклонения в последующем будут отражены в бухгалтерском/бюджетном учете операциями по увеличению/уменьшению объектов инвентаризации на основании первичных учетных документов и документов инвентаризации (п. 27 Общих требований к инвентаризации).

Отклонение фактических показателей от данных бухгалтерского учета должно быть зафиксировано независимо от того, какие обстоятельства стали его причиной. Следует понимать: не всякая недостача означает, что учреждению нанесен ущерб и виновные лица в установленном порядке должны быть привлечены к материальной ответственности. В свою очередь, не каждый неучтенный объект в итоге будет отражен в регистрах учета как излишний актив, выявленный в ходе инвентаризации.

Дело в том, что отклонения могут быть обусловлены ошибками сотрудников бухгалтерии, ответственных лиц или контрагентов учреждения. Таким образом, прежде чем отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, необходимо провести работу по детальному выяснению всех обстоятельств, способствовавших возникновению отклонений.

По фактам выявленных отклонений ответственные лица составляют пояснения (объяснения) (п. 30 Общих требований к инвентаризации). Например, если квалифицирована пересортица, то следует объяснить причины, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц.

В случаях, установленных Порядком проведения инвентаризации, комиссия оценивает наличие (п. 24 Общих требований к инвентаризации):

а) обстоятельств, указывающих на необходимость (обоснованность) принятия решения о списании имущества.

В частности, наличие:

- физического и/или морального износа;

- нарушений условий содержания и/или эксплуатации объектов;

- влияния на состояние имущества аварий, стихийных бедствий, иных чрезвычайных ситуаций, длительного неиспользования имущества или иных причин, которые привели к необходимости принятия решения о списании имущества.

Также в случаях, установленных Порядком проведения инвентаризации и в соответствии с Положением о комиссии, в отношении имущества комиссия рассматривает вопрос о целесообразности/пригодности:

- дальнейшего использования;

- возможности и эффективности восстановления;

- возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов имущества.

б) оснований для возмещения недостачи (возмещения ущерба, причиненного ввиду утраты или порчи материальных ценностей);

в) в отношении активов - фактов несоответствия актива критериям его признания в бухгалтерском учете;

г) обстоятельств, указывающих на правомерность признания просроченной дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию;

д) обязательств, не востребованных в течение срока исковой давности кредитором;

е) оснований для признания в бухгалтерском учете объектов инвентаризации (в случае выявления излишка), отражения выбытия объектов инвентаризации (в случае выявления недостачи) или корректировки бухгалтерских данных (в случае выявления пересортицы);

ж) оснований для обесценения, изменения стоимостных оценок объектов инвентаризации.

Как документально оформить выявленные при инвентаризации отклонения

Документальное оформление инвентаризации осуществляется в соответствии с нормами Приказа N 52н и Приказа N 61н.

Согласно Приказам N 52н, 61н государственными (муниципальными) учреждениями должны применяться специальные Инвентаризационные описи (фф. 0504081 - 0504089, 0504091), Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) и Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Оформление недостач и излишков

Для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Выявленные по нефинансовым активам расхождения отражаются в приложении N 7 к разделу 2 Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) при выявлении количественных расхождений (излишков, недостач).

Отсутствие первичных учетных документов, обосновывающих расхождение между фактическим наличием активов, обязательств и данными регистров бухгалтерского учета, не является основанием для прекращения признания в учете объектов имущества, в том числе для прекращения признания в качестве активов капитальных вложений, ранее принятых к бухгалтерскому учету (письмо Минфина России от 24.04.2020 N 02-06-10/33612).

Оформление несоответствия объекта понятию актива

Оценка соответствия объекта понятию "актив" отражается в графах 8 "Статус объекта учета" и 9 "Целевая функция актива" Инвентаризационной описи (ф. 0504087). По сути, в графе 8 необходимо указать состояние объекта на момент проведения инвентаризации, а в графе 9 - планируемые в его отношении мероприятия.

Основные формулировки для их заполнения можно взять из Приказа N 52н, а дополнительные установить в учетной политике. Также в учетной политике следует урегулировать детальный порядок заполнения граф 8 и 9. В частности, установить способ заполнения граф 8 и 9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087): по наименованию и (или) коду. При выборе способа заполнения граф 8 и 9 "по наименованию" основные формулировки можно взять из Методических указаний, а дополнительные - установить в учетной политике.

Итоговое решение о принадлежности имущества к активу отражается в графах 17 и 18 Инвентаризационной описи (ф. 0504087).

В приложении N 4 к разделу 3 Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) фиксируется информация об объектах учета, обладающих по мнению инвентаризационной комиссии признаками несоответствия условиям их отнесения к активам. На основании вынесенного инвентаризационной комиссией суждения, зафиксированного в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463), уполномоченной комиссией (инвентаризационной комиссией или комиссией по поступлению и выбытию активов) формируется Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), в котором в результате голосования принимается решение о соответствии или несоответствии объекта критериям актива с указанием дальнейшей функции объекта. При условии принятия решения о несоответствии объекта критериям актива формируются соответствующие бухгалтерские записи на основании Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), но не Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463).