Телефонная война: как победить (С. Бездорожева, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.)

Телефонная война: как победить

Оплачивать междугородние переговоры фирмам приходится ежемесячно. И каждый раз возникает вопрос: как же подтвердить их служебный характер?

Ревизия междугородних разговоров - у налоговых инспекторов один из любимых участков проверки. Обычно они неохотно принимают при расчете налога на прибыль расходы на телефонные переговоры. Сомнение у них, как правило, вызывает экономическая оправданность подобных затрат фирмы.

Как известно, оператор связи выставляет абоненту документы, которые подтверждают только факт оказания услуги. Содержание же разговора, естественно, нигде не фиксируется. Сами понимаете, доказать производственный характер звонка из Москвы во Владивосток, если на руках только счет за переговоры, будет сложно. Получается, что фирма-абонент может лишь косвенно подтвердить, что звонки были направлены на получение дохода.

Инспектор вас прослушивает

Давным-давно по этому поводу высказались налоговые работники (письмо МНС России от 22 мая 2000 г. N ВГ-9-02/174). Они разъяснили порядок учета услуг связи в соответствии с положением о составе затрат. Но, несмотря на это, он вполне может быть применим и сегодня. Ведь правила формирования расходов по статье "Услуги связи" не изменились.

Сотрудники МНС считали, что при расчете налога на прибыль расходы на телефонные переговоры учесть можно. Но для этого необходимо документально подтвердить производственный характер разговора. Согласно письму, сделать это могут следующие документы: счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, по которым велись переговоры, и иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

При всем этом напомним: требовать отчет о содержании переговоров инспектор не вправе. Об этом сказано в письме МНС России от 22 мая 2000 г. N ВГ-9-02/174. Хотя не секрет, что на практике ревизоры часто об этом письме забывают...

Больше документов, еще больше...

Достаточно жесткие требования предъявили московские налоговики в письме от 22 мая 2002 г. N 26-12/23726. Здесь они пояснили, что отнести на расходы стоимость междугородних переговоров фирма может, только если "...телефон установлен на производственном объекте либо в случаях, когда ревизоры могут убедиться в служебной необходимости таких переговоров". Убеждать контролеров предлагается с помощью документов, "подтверждающих коммерческие связи с фирмой-абонентом". А именно, им нужно будет предъявить заключенные договоры или протоколы о намерениях.

Спустя год столичное УМНС привело уже другой перечень подтверждающих документов (письмо от 30 апреля 2003 г. N 26-12/23477). А именно: "...договоры с организацией - поставщиком услуг, счета на оплату услуг связи, выставленные поставщиком указанных услуг организации-потребителю с расшифровкой выполненных услуг и тарифами за оказанные услуги". Остается загадкой, каким образом контракт с оператором и счет могут доказать экономическую обоснованность телефонных затрат.

В более позднем письме УМНС по г. Москве уже призывает детализировать счета на оплату услуг связи (письмо от 11 декабря 2003 г. N 26-12/69520). Оно и понятно, ведь без расшифровки счета нельзя определить, являлся ли вызываемый абонент деловым партнером фирмы. Однако, по мнению авторов письма, должны быть еще и некие внутренние документы, которые закрепляли бы за конкретными работниками фирмы "обязанности по осуществлению телефонных переговоров с организациями - потенциальными заказчиками". Понадобятся также приказы, распоряжения, отчеты и должностные инструкции. Одним словом, чем больше бумаг увидит инспектор, тем лучше.

Приятные вести из зала суда

Если в подтверждение целесообразности переговоров у вас есть только счет оператора за оказанные услуги связи, вероятно, при проверке инспектор постарается вас оштрафовать. Само собой, вы можете отстоять свою правоту в суде.

Не забывайте: пока еще действует презумпция налоговой невиновности (п. 6 ст. 108 НК РФ). Инспекторы утверждают, что вы необоснованно много разговариваете по "межгороду"? Пусть докажут в суде, что так оно и есть. Представить такие доказательства будет непросто. Практика показывает, что очень часто налоговики уходят из зала суда ни с чем именно потому, что не могут доказать вину фирмы.

Показательным для нас будет один случай, дошедший до суда. Проверив ООО "Корона РИ", налоговая решила привлечь фирму к налоговой ответственности. По ее мнению, на расходы необоснованно были отнесены затраты на оплату междугородних переговоров, так как "первичные бухгалтерские документы, подтверждающие их производственный характер, не представлены". Контролеры всего-навсего не обнаружили детализации счетов за телефонные переговоры.

Фирма решила не сдаваться и обратилась в суд, где и нашла поддержку. Арбитры указали, что "налоговое законодательство не содержит каких-либо особых требований относительно подтверждения производственного характера конкретных телефонных переговоров". А в соответствии с пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса "к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся... расходы на... телефонные услуги,... оплату услуг связи" (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2004 г. по делу N А56-21651/03).

Ход конем

Однако дело до суда можно и не доводить. Нужно заранее свести к минимуму риск конфликта с ревизорами. Есть несколько вариантов, как это можно сделать.

Вариант первый: позаботьтесь о наличии тех самых детализированных счетов, о которых шла речь в одном из писем московского УМНС. Звонки по кодам городов, в которых у фирмы есть партнеры, считаются обоснованными. Фирма без препятствий спишет их на расходы. Для "сомнительных" абонентов составьте протокол о намерениях. Об этом документе также упоминали столичные налоговики. Таким образом, на расходы в налоговом учете попадет вся сумма по счету оператора.

Иногда операторы связи не хотят выдавать детализацию счета бесплатно. Как в этом случае учесть стоимость такой услуги? Московские налоговики разрешили затраты по оплате детализированных счетов отнести "к затратам на услуги связи" (письмо УМНС по г. Москве от 11 декабря 2003 г. N 26-12/69520).

Вариант второй: оформите журнал регистрации телефонных переговоров. Пусть каждый звонящий записывает в нем дату разговора, номер вызываемого абонента, свою фамилию и тему разговора. Если работники вели личные разговоры, то напротив записи сделайте пометку "за свой счет". Такой журнал поможет доказать инспектору экономическую обоснованность расходов.

Есть и еще один вариант - самый простой: оформите внутреннее распоряжение, запрещающее все личные звонки. С данным документом под роспись ознакомьте всех сотрудников фирмы.

И напоследок

Уплаченный НДС по междугородним разговорам при наличии счета-фактуры фирма может зачесть. Но это касается только тех разговоров, которые относятся к облагаемым НДС операциям (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Если сотрудник возмещает расходы на личные разговоры, то зачесть относящийся к ним входной НДС фирма не вправе. Ведь это не является облагаемой НДС операцией. Незачтенную сумму налога в этом случае фирме возмещают работники.

Как пояснили московские налоговики, начислять НДС на стоимость подобной компенсации организация не должна. Но только если сумма "возмещения... эквивалентна величине произведенных... расходов" (письмо УМНС по г. Москве от 19 марта 2003 г. N 24-11/15066).

С. Бездорожева,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2004 г.