Проверка не отходя от кассы (В. Шилкина, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2003 г.)

Проверка не отходя от кассы

     Лимит остатка кассы                                                 

     Неоприходование денег в кассу                                       

     Правила хранения денег                                              

     Банк или налоговики                                                 

     Нарушений много, а штраф один                                       

     Кто не успел, тот опоздал                                           

     Нет протокола - нет штрафа                                          

     Совет                                                               

Под "кассовыми" нарушениями понимают:

- накопление наличных сверх установленных лимитов (лимит остатка кассы);

- превышение размеров наличных расчетов с другими фирмами (лимит расчетов наличными);

- неполное оприходование наличных денег;

- неправильное хранение денежных средств.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы - это сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня.

Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу фирму. Этот показатель может быть скорректирован, если вы обратитесь в банк с таким заявлением.

Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности - не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, - не более пяти дней.

Зачастую фирмы имеют несколько счетов в разных банках. В этом случае лимит остатка кассы устанавливает один из банков. В другие банки достаточно представить копию такого решения.

Если вы не согласовали с банком сумму лимита, он считается равным нулю. В этом случае вы обязаны в конце каждого рабочего дня сдавать в банк всю денежную наличность.

Помните: бухгалтер должен отражать в кассовой книге операции за каждый день, а не суммарно за какой-либо период времени, например указывая на листе кассовой книги: "Касса за 1-10 сентября 2003 года".

Даже если остаток на 10 сентября не превышает установленного лимита, контролеры могут выявить превышение в какой-либо из дней с 1 по 10 сентября.

Пример 1

Лимит остатка кассы для ООО "Актив" - 1000 руб.

Остаток наличных денег в кассе на 1 сентября 2003 года составил 200 руб.

За период с 1 по 10 сентября 2003 года по кассе были следующие операции:

- 1 сентября - поступила наличная выручка - 3 000 руб.;

- 4 сентября - получены наличные деньги из банка на хозрасходы - 2 000 руб.;

- 10 сентября - выданы наличные под отчет - 4 800 руб.

Остаток денег в кассе на 10 сентября - 400 руб.

Бухгалтер заполнил кассовую книгу сразу за период с 1 по 10 сентября. Однако если бы он заполнял книгу так, как требует закон (то есть за каждый день, когда осуществлялись операции), то выявил бы, что остаток составил:

- на 1 сентября - 3 200 руб. (превышение лимита - 2 200 руб.);

- на 4 сентября - 5 200 руб. (превышение лимита - 4 200 руб.).

Если это выявят во время проверки, придется платить штраф.

Помимо лимита остатков в кассе существует также лимит расчетов наличными. О том, как его обойти, читайте в статье "Под отчет без ошибок" на стр.31 этого номера журнала.

Неоприходование денег в кассу

Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.

Пример 2

В ходе проверки ООО "Актив" налоговики сравнили данные фискальных отчетов ККТ с данными журнала кассира-операциониста и кассовой книги.

По данным фискальных отчетов и журнала кассира-операциониста, выручка фирмы за период с 1 января по 22 сентября 2003 года составила 266 186 руб. В кассовой книге выручка значилась в размере 241 119 руб. Акты возврата денег покупателям фирма не представила.

В такой ситуации налоговая инспекция может оштрафовать фирму за неоприходование выручки.

Если налоговики заподозрят, что вы не оприходовали в кассу наличные деньги, полученные от партнеров, они могут провести в этих фирмах встречные проверки.

Правила хранения денег

Правила хранения денег установлены в Порядке ведения кассовых операций (решение совета директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. N 40).

Напомним, что все наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы нужно закрыть ключом и опечатать печатью кассира. Нельзя хранить в кассе наличные деньги других фирм (п.30 Порядка ведения кассовых операций).

Банк или налоговики

Следят за соблюдением кассовых операций банки и налоговые инспекции. Кто же из них вправе прийти с проверкой, а кто - оштрафовать? Точный ответ можно дать только на второй вопрос. Наказать фирму под силу исключительно налоговикам. А вот единого мнения о том, кто вправе провести проверку, нет.

Некоторые судьи считают, что оштрафовать фирму за нарушение кассовых операций налоговики могут только на основании сведений, полученных от банков (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 6 августа 2002 г. N А05-4223/02-260/10, Восточно-Сибирского округа от 22 мая 2002 г. N Ф33-13866/01-С3-Ф02-984/02-С1). Обязанность банков проводить проверки своих клиентов установлена в пункте 41 Порядка ведения кассовых операций. За ее неисполнение предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (ст.15.2 КоАП РФ).

Однако не все суды разделяют эту позицию (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного округа от 30 сентября 2002 г. N А05-5467/02-324/22, Уральского округа от 11 марта 2002 г. N Ф09-432/02АК). И вот почему.

Федеральный закон о ККТ N 54-ФЗ (а до принятия закона - Указ Президента N 1006) разрешает налоговикам контролировать полноту учета выручки. А значит, за неоприходование денег в кассу инспекторы вправе оштрафовать фирму по итогам выездной налоговой проверки или проверки ККТ.

А как быть с остальными "кассовыми" нарушениями? Выявлять их обязаны банки. Причем не реже одного раза в два года. Так сказано в пункте 2.14 Положения Центробанка России от 5 января 1998 г. N 14-П. Если же налоговики обнаружат эти нарушения самостоятельно, они должны сначала проинформировать об этом банк. Банк проведет проверку, отразит нарушения в справке и направит ее в налоговую инспекцию. И только тогда инспекция может фирму оштрафовать.

На практике налоговики часто нарушают эту процедуру. Обращайтесь в суд: у вас есть шансы выиграть дело.

Нарушений много, а штраф один

Если в ходе проверки будет выявлено, что фирма или кто-то из ее сотрудников совершили сразу несколько "кассовых" нарушений, штрафы суммировать нельзя (п.2 ст.4.4 КоАП РФ). Одному нарушителю налоговики могут назначить только один штраф в пределах сумм, указанных в статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Для фирмы его размер составляет от 40 000 до 50 000 рублей, а для руководителя фирмы, его замов, главного бухгалтера или предпринимателя - от 4 000 до 5 000 рублей.

Обратите внимание: оштрафовать кассира инспекторы не могут, потому что он не является должностным лицом фирмы.

Если фирма не заплатила (или не полностью заплатила) налог из-за того, что неоприходовала выручку в кассу, налоговики могут оштрафовать ее только по одной из двух возможных статей: 122 Налогового кодекса (неуплата или неполная уплата налога) или 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (неоприходование денег в кассу). Судьи считают, что предпочтение нужно отдавать статье 122 Налогового кодекса (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 20 ноября 2001 г. N А56-17507/01).

Пример 3

В ходе выездной проверки ЗАО "Лемо Трейдинг" налоговики обнаружили, что фирма не оприходовала выручку, полученную от ООО "Фармэкс" за пиломатериалы. Из-за этого предприятие не доплатило в бюджет НДС, налог с продаж, налог на пользователей автомобильных дорог и на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы.

Налоговики оштрафовали фирму сразу по двум статьям: части первой статьи 122 Налогового кодекса (за недоплату налогов) и пункту 9 Указа Президента N 1006 (сейчас это ст.15.1 КоАП РФ) (за неоприходование выручки). Чтобы взыскать штраф, инспекция обратилась в суд.

Судьи удовлетворили иск частично. Они отменили штраф за неоприходование выручки, потому что по Конституции (п.1 ст.50) нельзя за одно и то же нарушение привлекать одновременно и к налоговой, и к административной ответственности. Нарушение, обнаруженное инспекцией, носит налоговый характер. Фирма не доплатила налог, а значит, должна быть наказана по статье Налогового кодекса. Применив эту статью, налоговики лишаются возможности привлечь нарушителя еще и к административной ответственности (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 20 ноября 2001 г. N А56-17507/01).

Однако есть ситуации, когда налоговые инспекторы могут применить статьи из двух кодексов одновременно: если привлекут к ответственности разных нарушителей.

Например, фирму - по статье 122 Налогового кодекса, а ее руководителя или главного бухгалтера - по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Кто не успел, тот опоздал

У налоговиков есть только два месяца, чтобы назначить штраф. Так сказано в статье 4.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Этот срок нужно отсчитывать со дня, когда:

- в кассу поступили неоприходованные деньги (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 13 января 2002 г. N КА-А40/7484-02, Уральского округа от 10 января 2002 г. N Ф09-3360/01-АК);

- был превышен лимит остатка кассы или лимит расчетов наличными (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 15 апреля 2002 г. N КА-А41/3157-02, Восточно-Сибирского округа от 5 июня 2003 г. N А19-20799/02-36-Ф02-1615/03-С1);

- контролеры обнаружили, что фирма неправильно хранит свободные денежные средства.

Налоговики часто нарушают отведенный для взыскания штрафа срок. Обратите на это внимание судей, и вы избежите наказания.

Нет протокола - нет штрафа

Получив от банка справку о выявленных нарушениях, налоговики должны составить протокол. Без этого документа оштрафовать фирму они не вправе (ст.28.2 КоАП РФ). Это подтверждает и судебная практика.

Пример 4

Налоговая инспекция оштрафовала государственное унитарное предприятие "Волховстроевское отделение Октябрьской железной дороги" за превышение лимита остатка кассы.

Суд признал постановление инспекции недействительным, поскольку налоговики не составили протокол об административном правонарушении, не разъяснили предприятию его права и обязанности (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 30 июля 2002 г. N А56-11533/02).

В течение суток после составления протокола инспектор направляет его своему руководителю. Он должен рассмотреть дело не позднее 15 дней.

Вы имеете право присутствовать на заседании (ст. 25.1 КоАП РФ). Решение, принятое без вас, незаконно. Исключение составляют случаи, когда инспекция известила вас о месте и времени рассмотрения дела, а вы не явились.

Пример 5

Налоговая инспекция оштрафовала предпринимателя Тихонову за неоприходование в кассу денежной наличности.

Суд признал постановление инспекции недействительным, потому что налоговики не известили Тихонову о месте и времени рассмотрения дела и приняли постановление без нее (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 24 января 2001 г. N КА-А40/6399-00).

Рассмотрев протокол, руководитель инспекции (или его зам) назначает штраф или прекращает производство по делу.

Копию постановления о назначении штрафа вам должны вручить под расписку сразу после рассмотрения дела либо выслать по почте в течение трех дней (ст.29.11 КоАП РФ).

Пример постановления по делу об административном правонарушении приведен на следующей странице.

Постановление о наложении штрафа вступает в силу через 10 дней. В течение этого времени вы можете обжаловать его в Управление МНС по региону либо сразу в суд.

Если вы не обжаловали постановление и оно вступило в силу, то вам дается еще 30 дней на добровольную уплату штрафа.

Если штраф не заплачен, руководитель инспекции (его заместитель) направит постановление:

- в банк (если оштрафована фирма), чтобы взыскать штраф из денежных средств на счетах;

- в фирму, где работает нарушитель (если оштрафован гражданин), чтобы удержать штраф из заработной платы. При каждой выплате зарплаты нельзя удерживать более 50 процентов (ст.138 ТК РФ).

Если гражданин уволился или на счетах фирмы нет денег, постановление будет направлено приставу-исполнителю, чтобы тот взыскал штраф за счет имущества нарушителя.

Обратите внимание: пристав-исполнитель не может обратить взыскание, например:

- на квартиру должника, если для него и членов его семьи это единственное место для проживания;

- на предметы обычной домашней обстановки и обихода, вещи индивидуального пользования (одежда, обувь), за исключением драгоценностей и других предметов роскоши;

- на имущество, необходимое для профессиональных занятий должника, за исключением предметов, стоимость которых превышает 10 000 рублей.

Полный перечень дан в статье 446 Гражданско-процессуального кодекса.

Совет

Если вы не успеваете вовремя сдать излишки наличных в банк, выдайте их под отчет какому-нибудь сотруднику с условием, что он сдаст их в банк на следующий день.

В такой ситуации есть шанс избежать наказания (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 9 января 2002 г. N А82-143/01-А/8).

Постановление N 0153888 по делу об административном правонарушении г.Москва 12 августа 2003 г. Инспекция МНС России N 5 Руководитель (заместитель) инспекции МНС России N 5 ЦАО г.Москвы Смирнов В.О., рассмотрев протокол об административном правонарушении от 4 августа 2003 г. N 0153888 и приложенные к нему документы о нарушении законодательства Установил: главный бухгалтер ООО "Пассив", расположенного по адресу: г.Москва, ул. Лесная, д.125, состоящего на учете в инспекции МНС России N 5 ЦАО г.Москвы, Михайлова О.Н. в связи с ненадлежащим исполнением своих должностных обязанностей допустила нарушение статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях, выразившееся в накоплении в кассе наличности сверх установленных лимитов (ст.5 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1991 г. N 40), руководствуясь статьями 15.1, 2.2, 29.10 и 29.11 КоАП РФ. Постановил: назначить Михайловой Ольге Николаевне -------------------------------------------------------- (Ф.И.О. должностного лица организации) административное наказание в виде штрафи в размере 4000 рублей Постановление может быть обжаловано в течение 10 суток со дня вручения или получения копии указанного постановления. Штраф подлежит уплате не позднее 30 дней со дня вступления постановления в законную силу. 20 процентов - 800 рублей на р/с 40101810600000010005 в отделении N 1 Московского ГТУ Банка России, получатель ОФК N 1 АО г.Москвы (ИНН 7705026272) для ИМНС N 5 ЦАО г.Москвы, БИК 044583001 (код платежа 2070301); 80 процентов - 3200 рублей на р/с 40201810800160100005 в отделении N 1 Московского ГТУ Банка России, получатель Финансовой управление ЦАО г.Москвы (ИНН 7710155121) для ИМНС N 5 ЦАО г.Москвы БИК 044583001 (код платежа 2070301). Постановление вступает в законную силу после истечения срока, установленного для обжалования. Дата выдачи постановления 12 августа 2003 г. Постановление может быть обращено к исполнению в течение года со дня его вступления в законную силу. Руководитель (заместитель руководителя) инспекции МНС России N 5 ЦАО г.Москвы, советник налоговой службы РФ I ранга Смирнов Смирнов В.О. Копию постановления получил "12" августа 2003 г. Главный бухгалтер Михайлова Михайлова О.Н.

(должность) (подпись) (Ф.И.О. законного представителя)

В. Шилкина,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2003 г.