Ошибки работодателя при заполнении больничного (А. Мазухина, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г.)

Ошибки работодателя при заполнении больничного

А. Мазухина,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г., с. 38-40.

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который нужно уметь правильно дозаполнить, ведь ошибки могут повлечь отказ в возмещении пособия.

Правила оформления раздела больничного листа, заполняемого работодателем, установлены Порядком выдачи листков нетрудоспособности*(1). Общие требования*(2) таковы: все записи следует выполнять печатными заглавными буквами от руки (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета, использование шариковой ручки не допускается) или с применением печатающих устройств в специально отведенных ячейках начиная с первой ячейки и без выхода за пределы границ ячеек.

Правила заполнения построчно*(3)

В строке "Место работы - наименование организации" указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительным документами либо фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица (с пробелами в одну ячейку). Если сокращенное наименование в учредительных документах отсутствует либо оно, как и полное, не помещается в отведенное число ячеек, можно произвольно сократить наименование в пределах ячеек строки (при выходе за пределы информационного поля запись прекращается). Знаки номера, кавычки, точки, запятые, тире и другие знаки препинания не используются, но их наличие не является существенным недостатком оформления. Идентификация работодателя в любом случае может быть осуществлена по его регистрационному номеру, указанному в соответствующей строке листка нетрудоспособности*(4).

В строках "Основное/По совместительству" отметка "V" ставится только в одной из этих строк в зависимости от того, по какому месту работы листок нетрудоспособности представлен (если совместительство внутреннее - отдельный листок с отметкой в графе "по совместительству" не выдается).

Регистрационный номер и код подчиненности указываются в соответствии с выданным работодателю территориальным органом ФСС России извещением о регистрации в качестве страхователя.

ИНН нетрудоспособного указывается при его наличии. При отсутствии у работника идентификационного номера налогоплательщика, а также в листке нетрудоспособности по беременности и родам данная строка не заполняется. СНИЛС указывается обязательно (страховой номер индивидуального лицевого счета берется из оформленного работнику страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования).

Строка "Условия исчисления" предназначена для отражения информации об обстоятельствах, способных внести коррективы в расчет пособия, при их наличии согласно двухзначным кодам, указанным в пункте 66 Порядка и на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Строка "Акт формы Н-1" подлежит заполнению (число, месяц и год), когда временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве.

Строка "Дата начала работы" заполняется только в ситуации, когда работник вовремя не приступил к работе и его трудовой договор был аннулирован, а заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (указывается дата, с которой работник должен был приступить к работе).

В строке "Страховой стаж" указывается количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам*(5).

В строке "в т.ч. нестраховые периоды" указывается часть страхового стажа в виде количества полных лет и месяцев прохождения работником с 1 января 2007 года военной и иной службы*(6).

Пособие работнику может быть положено за весь период освобождения от работы, указанный в листке нетрудоспособности, либо за часть такого периода.

В строке "Причитается пособие за период" указываются первый и последний день оплачиваемого времени. В строках "Средний заработок для исчисления пособия" и "Средний дневной заработок" указываются суммы, скорректированные с учетом минимального и максимального значений. Размер дневного пособия в листке нетрудоспособности не отражается.

В строке "ИТОГО начислено" указывается общая сумма начисленного пособия без уменьшения ее на сумму НДФЛ, а разъяснения Фонда с обратным выводом*(7) применению как основанные на предыдущей редакции пункта 66 Порядка не подлежат. Все строки заполняются с первой ячейки без нулей в начале, в случае отсутствия копеек в обеих ячейках следует поставить нули.

Для того чтобы в больничном могли расписаться не руководитель и главный бухгалтер, а иные лица, они должны быть уполномочены на это доверенностью, выданной в установленном Гражданским кодексом порядке*(8), при этом указание реквизитов доверенности, на основании которой уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется*(9).

К листку нетрудоспособности необходимо приложить оформленный на отдельном листке расчет пособия по разработанной работодателем самостоятельно форме*(10).

Письмо ФСС России от 23 октября 2014 г. N 17-03-09/06-3841П

Ошибки...

Сам Фонд неоднократно разъяснял, что несмотря на категоричные формулировки Порядка отдельные мелкие технические нарушения вполне допустимы и не влекут отказа в возмещении пособия: заполнение прописными буквами, а не печатными; попадание отдельных букв на границы ячеек бланка; наличие пробелов между инициалами должностного лица работодателя; попадание оттиска печати на другие информационные поля*(11). Суды относят к допустимым техническим недочетам также заполнение больничного листа шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного*(12).

...и их исправление

Ошибочная запись аккуратно зачеркивается. Правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью "Исправленному верить", подписью и печатью работодателя (для работодателей - физических лиц проставление печати обязательно только при ее наличии). Исправление ошибок с помощью корректора или иного аналогичного средства не допускается*(13).

Если какие-то строки должны были остаться незаполненными, но по ошибке в них было что-то вписано, то работодатель по аналогии с приведенным механизмом на оборотной стороне больничного может сделать запись "Строку "Дата начала работы" считать незаполненной"*(14).

Количество допустимых исправлений и сроки их внесения законом не ограничены*(15). При этом отказ ФСС России в возмещении пособия работодателю на основании допущенных им формальных нарушений порядка заполнения или исправления записей может быть оспорен в суде. Так, например, работодатель заполнил больничный чернилами синего цвета, а ошибки исправил корректором, но тем не менее суд признал отказ в возмещении неправомерным*(16).

Описанный в настоящей статье механизм заполнения и исправления ошибок предусмотрен в качестве специального правила только для раздела "Заполняется работодателем".

Если обнаружена ошибка в разделе "Заполняется врачом медицинской организации", ее не может исправить никто. В этом случае больничный считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности *(17).

Пример заполнения листка нетрудоспособности (фрагмент)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

   | /---------------------------------------------------\            /-\                     /-\

 З | |О|О|О| |А|К|Т|И|В| | | | | | | | | | | | | | | | | |   Основное |V|  По совместительству| |

 а | \---------------------------------------------------/            \-/                     \-/

 п |  (место работы - наименование организации)

 о |                   /-------------------\   /-----------------\                     /---------\

 л | Регистрационный N |7|7|1|7|0|4|0|7|4|1| / | | | | | | | | | |   Код подчиненности |7|7|1|7|0|

 н |                   \-------------------/   \-----------------/                     \---------/

 я |                       /-----------------------\       /-----\ /-----\ /-----\ /---\    /------------\

 е | ИНН нетрудоспособного:|1|2|3|4|5|6|7|8|9|1|2|3| СНИЛС |0|8|7|-|5|6|5|-|3|8|4|-|5|0|    |  Печать    |

 т |         (при наличии) \-----------------------/       \-----/ \-----/ \-----/ \---/    |работодателя|

 с |                    /---\ /---\ /---\                    /---\ /---\ /-------\          \------------/

 я | Условия начисления | | | | | | | | |   Акт формы н-1 от | | |-| | |-| | | | |

   |                    \---/ \---/ \---/                    \---/ \---/ \-------/

 р |                    /---\ /---\ /-------\

 а | Дата начала работы | | |-| | |-| | | | |

 б |                    \---/ \---/ \-------/

 о |                /---\    /---\                          /-\     /-\

 т | Страховой стаж:|0|7| лет|0|0| мес.  в т.ч. нестраховые | | лет | | мес.

 о |                \---/    \---/                 периоды: \-/     \-/

 д |                                  /---\ /---\ /-------\    /---\ /---\ /-------\

 а | Причитается пособие за период: с |1|5|-|0|1|-|2|0|1|6| по |1|9|-|0|1|-|2|0|1|6|

 т |                                  \---/ \---/ \-------/    \---/ \---/ \-------/

 е |                                          /-------------\ /---\                              /-----------\ /---\

 л | Средний заработок для исчисления пособия:|1|2|7|0|0|0|0|р|0|0|к  Средний дневной заработок  |1|7|3|9| | |р|7|3|к

 е |                                          \-------------/ \---/                              \-----------/ \---/

 м | Сумма пособия: /-----------\ /---\   За счет средств Фонда   /-----------\ /---\

   | за счет средств|4|1|7|5| | |р|3|5|к  социального страхования |2|7|8|3| | |р|5|7|к

   | работодателя   \-----------/ \---/   Российской Федерации    \-----------/ \---/

   |

   | Итого    /-----------\ /---\

   | начислено|6|9|5|8| | |р|9|2|к

   |          \-----------/ \---/

   |                                 /-----------------------------\

   | Фамилия и инициалы руководителя:|И|В|А|Н|О|В| |И|И| | | | | | |    Подпись:

   |                                 \-----------------------------/            -----------

   |                                 /-----------------------------\

   | Фамилия и инициалы бухгалтера:  |П|Е|Т|Р|О|В|А| |П|П| | | | | |    Подпись:

   |                                 \-----------------------------/             -----------

-------------------------------------------------------------------------

*(1) утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок)

*(2) п. 65 Порядка

*(3) п. 66 Порядка

*(4) письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545

*(5) утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91

*(6) Закон РФ от 12.02.1993 N 4468-1

*(7) п. 11 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956; письмо ФСС России от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022

*(8) ст. 185 ГК РФ

*(9) п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956

*(10) п. 67 Порядка

*(11) письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575

*(12) пост. ФАС ЗСО от 21.01.2014 N Ф04-9242/13

*(13) п. 65 Порядка

*(14) письмо ФСС России от 18.10.2012 N 15-03-14/05-12954

*(15) пост. ФАС ДВО от 16.01.2014 N Ф03-6124/13, Десятого ААС от 28.11.2013 N 10АП-9742/13

*(16) пост. АС СЗО от 03.07.2015 N Ф04-20576/15

*(17) п. 56 Порядка