Как правильно оформить раздел больничного листа "Заполняется работодателем" (Н.А. Яманова, журнал "Зарплата", N 11, ноябрь 2015 г.)

Как правильно оформить раздел больничного листа "Заполняется работодателем"

Н.А. Яманова,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 11, ноябрь 2015 г., с. 106-113.

Из этой статьи вы узнаете:

- как бухгалтеру заполнить "свои" строки в больничном;

- исправить допущенные ошибки;

- какие расчеты нужно сделать, как их оформить.

Работник был на больничном. В день выхода на работу он предъявил к оплате листок нетрудоспособности.

Чтобы начислить и выплатить ему пособие, вам следует проверить, правильно ли больничный заполнил медработник. Если ошибок нет, нужно:

- заполнить часть раздела "Заполняется работодателем", для которого не нужны расчеты;

- рассчитать размер пособия;

- заполнить оставшуюся часть раздела "Заполняется работодателем".

Разбираем заполнение каждой строки

Порядок заполнения всех разделов листка нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок заполнения больничного). А сам бланк больничного листа - приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н.

Правила заполнения раздела "Заполняется работодателем" приведены в пункте 66 Порядка заполнения больничного.

Для вашего удобства мы привели:

- фрагмент бланка больничного листа - раздел "Заполняется работодателем" (образец 1 ниже);

- пояснения по заполнению строк этого раздела (табл. на с. 107).

Таблица

Заполнение раздела больничного "Заполняется работодателем"

Строка	Название строки	Что указать	Пояснение	Основание
1	Место работы - наименование работодателя	Полное или сокращенное наименование компании (обособленного подразделения)	- Допустимо произвольное сокращение в пределах 29 ячеек. - Если наименование более 29 символов, кавычки, знак номера, тире, точки и иные знаки препинания не ставить	- Абзац 2 пункта 66 Порядка заполнения больничного - Пункт 1 письма ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605
1	Основное	В больничном по основному месту работы - отметку "V"	Не заполняется в больничном по внешнему совместительству	Абзац 3 пункта 66 Порядка заполнения больничного
1	По совместительству	В больничном по внешнему совместительству - отметку "V"	Не заполняется в больничном по основному месту работы	Абзац 4 пункта 66 Порядка заполнения больничного
2	Регистрационный N	Регистрационный номер из уведомления страхователя	Уведомление выдает ФСС РФ при регистрации	Абзац 5 пункта 66 Порядка заполнения больничного
2	Код подчиненности	Код из уведомления, указывающий на территориальное отделение ФСС РФ	Может быть из четырех или пяти цифр	Абзац 6 пункта 66 Порядка заполнения больничного
3	ИНН нетрудоспособного	ИНН работника из документа о постановке на налоговый учет	Не заполняется, если ИНН не присвоен	Абзац 7 пункта 66 Порядка заполнения больничного
3	СНИЛС	Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе ОПС	СНИЛС представляет работник или его оформляет компания (ч. 1, 4 ст. 65 ТК РФ)	Абзац 8 пункта 66 Порядка заполнения больничного
4	Условия исчисления	Один или несколько двухзначных кодов (с 43-го по 51-й)	Коды перечислены на обратной стороне больничного	Абзац 9 пункта 66 Порядка заполнения больничного
4	Акт формы Н-1 от	Дату составления акта о несчастном случае на производстве	В графе "Причина нетрудоспособности" врач проставил код 04	Абзац 19 пункта 66 Порядка заполнения больничного
5	Дата начала работы	Дату, с которой работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора	Заполняется, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования	Абзац 20 пункта 66 Порядка заполнения больничного
5	Страховой стаж	Количество полных лет, месяцев работы, учитываемых в страховом стаже	Например, 8 лет указывают как "8W" и "00". Если страхового стажа нет - "00" и "00"	- Абзац 21 пункта 66 Порядка заполнения больничного - Пункт 13 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
5	В т.ч. не страховые периоды	Количество полных лет, месяцев прохождения работником военной или иной службы		Абзац 22 пункта 66 Порядка заполнения больничного
6	Причитается пособие за период: с ... по	Период, за который работнику нужно назначить и выплатить пособие		Абзац 23 пункта 66 Порядка заполнения больничного
7	Средний заработок для исчисления пособия	Сумму среднего заработка, из которого исчислено пособие	- Сумма учитываемых выплат за два календарных года перед годом наступления страхового случая - Если заработка не было - МРОТ х 24 мес.	Абзац 24 пункта 66 Порядка заполнения больничного
7	Средний дневной заработок	Средний дневной заработок	Не должен превышать предельного среднего дневного заработка	Абзац 25 пункта 66 Порядка заполнения больничного
8	Сумма пособия за счет средств работодателя	Сумму пособия, выплачиваемую за счет средств работодателя, без вычета налога	Не заполняется, если пособие полностью выплачивается за счет средств ФСС РФ	- Абзац 26 пункта 66 Порядка заполнения больничного - Пункт 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
8	За счет средств ФСС РФ	Сумму пособия, выплачиваемую за счет средств бюджета фонда		- Абзац 26 пункта 66 Порядка заполнения больничного - Пункт 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
8	Итого начислено	Размер пособия без уменьшения на сумму НДФЛ		- Абзац 27 пункта 66 Порядка заполнения больничного - Пункт 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956
9	Фамилия и инициалы руководителя	Фамилию и инициалы руководителя или иного лица, действующего по доверенности	Реквизиты доверенности указывать не нужно	Абзац 28 пункта 66 Порядка заполнения больничного
9	Фамилия и инициалы гл. бухгалтера	Фамилию и инициалы главного бухгалтера или иного лица, действующего по доверенности	Реквизиты доверенности указывать не нужно	Абзац 29 пункта 66 Порядка заполнения больничного

При заполнении своего раздела вам нужно делать записи (п. 65 Порядка заполнения больничного):

- гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с черными чернилами;

- с первой ячейки.

Исправление ошибок

Если вы допустили ошибку, ее можно исправить. Ошибочную запись аккуратно зачеркните, а на оборотной стороне больничного сделайте правильную запись. Заверьте записью "Исправленному верить". Поставьте свою подпись и печать компании.

В случае если компания приняла решение не использовать печать, заверять запись "Исправленному верить" печатью не нужно.

Не используйте чернила синего цвета, не исправляйте ошибки с помощью корректирующей жидкости, это недопустимо. Хотя в зачете расходов на выплату пособия территориальное отделение ФСС РФ вам отказать не вправе. Но свою правоту вам, возможно, придется доказывать в суде (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.07.2015 N Ф04-20576/2015 по делу N А27-19518/2014).

Бухгалтерские расчеты в больничном

Первый расчет, с которым вы столкнетесь при заполнении раздела "Заполняется работодателем", это подсчет страхового стажа работника.

Подсчет страхового стажа

Страховой стаж нужно считать в полных годах и месяцах. Порядок подсчета установлен в статье 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ), Правилах, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (далее - Правила N 91), письме ФСС РФ от 30.10.2012 N 15-03-09/12-3065П.

На какую дату. Страховой стаж работника определите на день наступления страхового случая (п. 7 Правил N 91).

В страховой стаж нужно включить периоды работы сотрудника (ч. 1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ и п. 2 Правил N 91):

- по трудовому договору;

- на государственной гражданской или муниципальной службе;

- по иной деятельности, в течение которой он подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

По каким документам. Основной документ - трудовая книжка сотрудника (абз. 1 п. 8 Правил N 91).

Подсчет нестраховых периодов страхового стажа

Если у вашего сотрудника были нестраховые периоды, вам нужно отразить их в больничном.

К таким периодам относят военную службу и иную службу, предусмотренную Законом РФ от 12.02.93 N 4468-1.

Их продолжительность работник должен подтвердить документами о периоде прохождения службы: военным билетом, трудовой книжкой, справками военных комиссариатов и т.д. (п. 19.1 Правил N 91).

Порядок подсчета такой же, как для страхового стажа.

Расчет среднего заработка

Следующий расчетный показатель в больничном - средний заработок. Это сумма учитываемых выплат за расчетный период - два календарных года перед годом наступления страхового случая.

За 2014 год сумма учитываемых выплат не должна превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ - 624 000 руб., а за 2013 год - 568 000 руб. (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 1 постановлений Правительства РФ от 30.11.2013 N 1101 и от 10.12.2012 N 1276).

Если превышения нет, в больничном листе укажите сумму фактического заработка сотрудника.

Вместо фактического заработка - сумма предельных величин. Если исчисленный заработок за каждый календарный год окажется больше суммы предельных величин базы, в больничном нужно указать их сумму. В 2015 году - 1 192 000 руб. (624 000 руб. + 568 000 руб.).

Вместо фактического заработка - МРОТ х 24 мес. Сумму учитываемых выплат считают из МРОТ, если у сотрудника в расчетном периоде:

- не было заработка;

- средний заработок за полный календарный месяц ниже МРОТ;

- заработок у другого работодателя не подтвержден справкой.

Для страхового случая, наступившего в 2015 году, заработок из МРОТ составит 143 160 руб. (5965 руб. х 24 мес.).

Примечание. О замене лет расчетного периода читайте на с. 28.

Расчет среднего дневного заработка

Итак, у вас есть сумма учитываемых выплат. Теперь можно рассчитать средний дневной заработок. Его определяют путем деления суммы учитываемых выплат на 730 (ч. 3 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Расчет суммы пособия за счет средств работодателя

Для определения суммы пособия нужно рассчитать размер дневного пособия.

Дневное пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам исчисляют путем умножения среднего дневного заработка на размер пособия в процентном выражении к среднему заработку (ч. 1 ст. 7 и ч. 4 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Три дня. Работодатель оплачивает за счет собственных средств первые три дня нетрудоспособности только в случае, когда сам работник заболел или получил бытовую травму (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

Размер пособия. Чтобы рассчитать сумму пособия за счет средств работодателя, нужно умножить размер дневного пособия на три календарных дня (ч. 5 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Сумму пособия за счет средств работодателя не нужно определять при расчете пособий:

- по временной нетрудоспособности при уходе за больным ребенком или больным членом семьи;

- по беременности и родам.

В таких случаях эта строка останется незаполненной. Размер пособия нужно указать без уменьшения на сумму НДФЛ (п. 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, письмо ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022).

Расчет пособия на отдельном листе

Расчет пособия по временной нетрудоспособности вам нужно сделать на отдельном листе и приложить его к листку нетрудоспособности (п. 67 Порядка заполнения больничного).

Установленной формы такого расчета нет. Как его составить, покажем на примере.

Пример 1. Сотрудник АО "Кристалл" Д.Д. Гранин (основное место работы) был на больничном в связи с заболеванием с 10 по 19 ноября 2015 года.

20 ноября он предъявил к оплате листок нетрудоспособности.

Нужно сделать расчет пособия по временной нетрудоспособности для раздела "Заполняется работодателем", если известно, что:

- страховой стаж Д.Д. Гранина на дату начала болезни - 7 лет и 1 месяц;

- в расчетном периоде (2014 и 2013 годы) его заработок составил 638 000 руб. в 2014 году и 581 000 руб. в 2013-м.

Решение. Составим расчет пособия по временной нетрудоспособности в произвольной форме (образец 2 на с. 111).

Образец 2. Расчет пособия по временной нетрудоспособности

Расчет пособия по временной нетрудоспособности

Приложение

к листку временной нетрудоспособности

N 001537587211

Страхователь: Акционерное общество "Кристалл"

Регистрационный номер: 1928370024

Код подчиненности: 1404

Застрахованное лицо: Гранин Дмитрий Денисович, ИНН 770165432101,

СНИЛС 012-344-556-67

Страховой стаж: 7 лет, 1 месяц. Размер пособия - 80% среднего заработка

Период болезни: с 10 по 19 ноября 2015 года (10 календарных дней)

Расчетный период: с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года

Фактический заработок работника за 2013 год	581 000 руб.
Сумма учитываемых выплат за 2013 год	568 000 руб.
Фактический заработок работника за 2014 год	638 000 руб.
Сумма учитываемых выплат за 2014 год	624 000 руб.
Общая сумма учитываемых выплат за расчетный период	1 192 000 руб. (568 000 руб. + 624 000 руб.)
Общее количество дней нетрудоспособности	10 календ. дн.
Количество дней, оплачиваемых за счет работодателя	3 календ. дн.
Количество дней, оплачиваемых за счет средств ФСС РФ	7 календ. дн.
Средний дневной заработок	1632,88 руб. (1 192 000 руб. : 730 дн.)
Размер дневного пособия	1306,3 руб. (1632,88 руб. х 80%)
Сумма пособия за счет средств работодателя	3918,9 руб. (1306,3 руб. х 3 календ. дн.)
Сумма пособия за счет средств ФСС РФ	9144,1 руб. (1306,3 руб. х 7 календ. дн.)
Итого начислено	13 063 руб. (3918,9 руб. + 9144,1 руб.)
Сумма пособия, уменьшенная на сумму НДФЛ	11 365 руб. (13 063 руб. - 13 063 руб. х 13%)

Руководитель	Хрусталев	Хрусталев Н.С.
Главный бухгалтер	Решетникова	Решетникова А.Т.

Отражаем рассчитанные показатели

Рассмотрим, как заполнить в больничном листе строки:

- "Средний заработок для исчисления пособия";

- "Средний дневной заработок";

- "Сумма пособия за счет средств работодателя";

- "За счет средств ФСС РФ";

- "Итого начислено".

Примечание. Расчет из МРОТ при стаже менее 6 месяцев

Если страховой стаж работника менее 6 месяцев, пособие по временной нетрудоспособности за календарный месяц не может превышать МРОТ (ч. 6 ст. 7 Закона N 255-ФЗ).

В этих случаях размер дневного пособия определяется делением МРОТ на количество календарных дней в месяце нетрудоспособности (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375).

Для заполнения строк нам понадобится расчет пособия, который вы приложите к больничному (образец 2 на с. 111).

Пример 2. Продолжим пример 1. Сотрудник АО "Кристалл" Д.Д. Гранин был на больничном в связи с заболеванием с 10 по 19 ноября 2015 года. Это его основное место работы. 20 ноября он предъявил к оплате листок нетрудоспособности. Бухгалтер сделал расчет пособия.

Нужно заполнить раздел "Заполняется работодателем".

Решение. На основании расчета пособия оформляем строки раздела "Заполняется работодателем" (образец 3 ниже):

- "Средний заработок для исчисления пособия" - 1 192 000 руб.;

- "Средний дневной заработок" - 1632,88 руб.;

- "Сумма пособия за счет средств работодателя" - 3918,90 руб.

- "За счет средств ФСС РФ" - 9144,10 руб.;

- "Итого начислено" - 13 063 руб.