Уведомление о невозможности представить документы в срок избавит организацию от штрафа или сократит его (Ю.Н. Бережная, "Российский налоговый курьер", N 24, декабрь 2012 г.)

Уведомление о невозможности представить документы в срок избавит организацию от штрафа или сократит его

Подать в инспекцию уведомление о невозможности в срок представить запрашиваемые документы необходимо на следующий день после вручения требования об их представлении. Как составить уведомление, чтобы налоговики согласились продлить срок и не начислили штраф?

Компания может увеличить срок для представления документов на 10 рабочих дней, направив в инспекцию правильно составленное уведомление о невозможности вовремя их представить (образец представлен справа). Это следует из абзаца 2 пункта 3 статьи 93 НК РФ.

                              1 Руководителю ИФНС России N 22

                                по г. Москве Сидорову И.И.

                                от ООО "Компания"

                                ИНН 7722123456 КПП 772201001

                                Адрес организации:

                                111024, Москва, шоссе Энтузиастов, д. 16,

                                р/с 10203040500000004111

                                в ООО "Банк",

                                к/с 20101910181000000111,

                                БИК 123456789, ОГРН 1234567891012

Уведомление о невозможности исполнения требования о представлении документов в установленный срок

г. Москва

4 17 декабря 2012 года

14 декабря 2012 года ООО "Компания" получило из инспекции требование о представлении документов от 10.12.2012 N 25. 2 В указанном требовании инспекция запрашивает у организации копии документов, подтверждающих правомерность применения налоговых вычетов по НДС за III квартал 2012 года, в том числе всех исходящих и входящих счетов-фактур, книг покупок и книг продаж за указанный период. Документы истребуются в связи с проведением камеральной налоговой проверки декларации по НДС за III квартал 2012 года с суммой налога, заявленной к возмещению.

Сообщаем, что не сможем исполнить требование в отведенный законодательством срок - в течение 10 рабочих дней (абз. 1 п. 3 ст. 93 НК РФ), так как для этого необходимо сделать копии более чем 1000 документов. 6

На основании изложенного просим продлить срок на представление документов еще на 10 рабочих дней. Обязуемся исполнить требование о представлении документов от 10.12.2012 N 25 в полном объеме до 21 января 2013 года включительно. 5

                                     /----------------\

                                     |     Москва     |

Руководитель ООО "Компания" Корешков | ООО "Компания" | 3 (А.Г. Корешков)

                                     \----------------/

Без такого уведомления налоговики могут оштрафовать организацию за просрочку представления документов, даже если задержка совсем незначительная. В итоге штраф, который рассчитывается исходя из 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ), может быть существенным.

При этом налоговики полагают, что при расчете суммы штрафа учитывается количество бумаг, которые налогоплательщик представил с опозданием. Компании настаивают, что штраф исчисляется только в отношении документов, перечисленных контролерами в требовании. Суды в большинстве случаев поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Западно-Сибирского от 02.08.10 N А27-21144/2009 и Северо-Западного от 30.07.12 N А05-13017/2011 округов).

1. Если в тексте уведомления не указать реквизиты организации и инспекции, в которую оно направлено, то налоговики вправе его не принимать. Такое право контролерам предоставляет Административный регламент ФНС России (утв. приказом Минфина России от 18.01.08 N 9н, далее - Регламент). Согласно пункту 40 Регламента в уведомлении о невозможности представить документы должны быть указаны:

- наименование организации;

- ИНН;

- почтовый адрес;

- ФИО и подпись руководителя или уполномоченного представителя организации;

- печать организации, если обращение представлено на бумажном носителе не на бланке организации.

Если в документе будет отсутствовать хотя бы один из перечисленных реквизитов, налоговики, вероятнее всего, откажутся принимать у компании уведомление (п. 42 Регламента). По мнению проверяющих, это не позволяет идентифицировать конкретного налогоплательщика и при необходимости отправить ему ответ.

Отметим, что требование об обязательном указании плательщиком ИНН при подаче документов в инспекцию прямо установлено в пункте 7 статьи 84 НК РФ. В отношении остальных реквизитов специальных правил не предусмотрено.

2. В уведомлении безопаснее указать номер требования, декларацию и период, за который проводится проверка. Если не указать реквизиты выставленного в адрес компании требования, то налоговики могут заявить, что уведомление о невозможности представить в срок бумаги компания прислала ошибочно и никакого отношения к предмету проверки оно не имеет.

3. В уведомлении желательно проставить "живую" подпись, ее расшифровку и печать организации. Зачастую некоторые документы компании подписывают с помощью факсимиле. Особенно если речь идет о различных письмах или уведомлениях в инспекцию, не имеющих унифицированной формы. Однако налоговики, скорее всего, не примут уведомление, если вместо обычной подписи будет стоять ее факсимильное воспроизведение (п. 42 Регламента).

Дело в том, что при совершении сделок использование факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ). Налоговики такого согласия не давали. Поэтому суд, скорее всего, примет сторону контролеров, так же как и в случае подписания посредством факсимиле налоговой декларации (постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.11 N А56-66090/2010).

4. Уведомление необходимо подать в инспекцию на следующий день после получения требования о представлении документов. Такое требование прямо прописано в абзаце 2 пункта 3 статьи 93 НК РФ. При этом если требование о представлении документов налогоплательщику отправлено по почте, то документ считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты направления заказного письма (п. 1 ст. 93 НК РФ). Отправка по почте зачастую вызывает споры, связанные с определением момента получения требования. Ведь именно от этого факта зависит начало исчисления срока для представления документов, а также момент направления уведомления о невозможности в срок подготовить документы.

По мнению Минфина России, срок получения требования не зависит от фактической даты его получения. Значит, если компания получила требование раньше шести дней, то в целях исчисления процессуальных сроков оно считается полученным именно на седьмой день (письмо от 06.05.11 N 03-02-07/1-159).

Однако суды не согласны с таким подходом, указывая, что "шестидневное" условие о получении требования, направленного по почте, применяется лишь в тех случаях, когда налоговики по истечении шести дней не располагают сведениями о получении организацией заказной корреспонденции. Арбитры считают, что срок на представление документов исчисляется с момента фактического получения требования налогоплательщиком, а не по истечении шести дней с даты отправления его по почте (постановления ФАС Северо-Западного от 27.02.12 N А56-34525/2011, Западно-Сибирского от 07.12.11 N А67-2186/2011 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 23.03.12 N ВАС-2652/12) округов).

Отметим, что в несвоевременном получении требования могут оказаться виновными и почтовые работники. Так, в постановлении от 26.07.11 N А40-13803/10-76-29 ФАС Московского округа поддержал компанию, так как подпись на спорных почтовых уведомлениях о вручении ей корреспонденции из инспекции сотрудник почтового отделения проставил с нарушением установленного порядка, а фактическая дата не соответствовала указанной дате вручения почтового отправления и отправки уведомления.

5. Рассчитывать сроки в уведомлении необходимо в рабочих днях. Документы, которые истребуют налоговики в ходе проверки, компания обязана представить в течение 10 рабочих дней со дня получения соответствующего требования (абз. 1 п. 3 ст. 93 НК РФ). При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством РФ выходным или нерабочим праздничным днем (п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Так, например, если требование о представлении документов компания получила в пятницу, уведомление о невозможности в срок подать документы можно представить в понедельник, даже если в субботу в инспекции было дежурство и инспекторы осуществляли прием документов от налогоплательщиков (письмо Минфина России от 22.07.11 N 03-02-07/1-180).

6. В уведомлении безопаснее указать уважительную причину, по которой компания не может в срок представить истребуемые документы. В частности, компания может указать, что запрашиваемый объем бумаг не позволяет оперативно подготовить их к отправке в инспекцию. Еще вариант - сотрудник, имеющий непосредственное отношение к документам, заболел или находится в отпуске.

Указание уважительной причины в уведомлении может расцениваться как смягчающее обстоятельство при расчете штрафа за несвоевременное представление документов (п. 4 ст. 112 НК РФ). Перечень смягчающих обстоятельств, поименованных в НК РФ, приведен во врезке слева. Он не является исчерпывающим, поэтому инспекция или суд могут признать смягчающими и иные обстоятельства (подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ).

Кстати. Смягчающие обстоятельства, которые помогут снизить штраф за не представленные в срок документы

Обстоятельствами, смягчающими ответственность за совершение налогового правонарушения, признаются (п. 1 ст. 112 НК РФ):

- совершение правонарушения вследствие стечения тяжелых личных или семейных обстоятельств;

- совершение правонарушения под влиянием угрозы или принуждения либо в силу материальной, служебной или иной зависимости;

- тяжелое материальное положение физического лица, привлекаемого к ответственности за совершение налогового правонарушения;

- иные обстоятельства, которые суд или налоговый орган могут признать смягчающими ответственность.

Так, например, в информационном письме от 17.03.03 N 71 Президиум ВАС РФ признал смягчающим обстоятельством самостоятельное выявление и исправление налогоплательщиком ошибок в декларации и подачу в инспекцию заявления о ее дополнении и изменении.

Так, при наличии хотя бы одного смягчающего обстоятельства размер штрафа должен быть снижен не менее чем в два раза (п. 3 ст. 114 НК РФ). Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. При рассмотрении дел о несвоевременном представлении документов суды значительно снижают размеры штрафных санкций при наличии следующих обстоятельств:

- налоговый орган запросил у компании большой объем документов (постановления ФАС Московского от 03.04.12 N А40-89503/11-99-406 и Западно-Сибирского от 23.07.12 N А27-13437/2011 округов);

- организация представила документы с незначительным опозданием, бухгалтер находился на амбулаторном и стационарном лечении (постановления ФАС Центрального от 21.05.12 N А48-3647/2011 и Западно-Сибирского от 14.12.11 N А27-6657/2011 округов);

- налоговики истребовали большой объем документов, но в продлении срока их представления отказали, не мотивировав причины такого отказа (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.10 N А44-152/2010);

- в организации отсутствовал бухгалтер - требование о представлении документов поступило в компанию в период, когда прежний бухгалтер уволился, а новый еще не был принят на работу (постановления ФАС Центрального от 21.05.12 N А48-3647/2011 и Московского от 08.10.08 N А41-К2-8195/07 округов);

- основанием просрочки сдачи документов явилось тяжелое состояние здоровья бухгалтера организации (постановления ФАС Центрального от 21.05.12 N А48-3647/2011 и Западно-Сибирского от 14.12.11 N А27-6657/2011 округов);

- организация совершила налоговое правонарушение впервые (постановления ФАС Западно-Сибирского от 18.04.12 N А27-9849/2011 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.08.12 N ВАС-10543/12) и Уральского от 18.01.12 N А47-2661/2009 округов).

Отметим, что если в течение 12 месяцев организацию уже привлекали к ответственности за аналогичное правонарушение, такие обстоятельства будут являться отягчающими и размер штрафа составит не 200 руб., а 400 руб. за каждый непредставленный документ (п. 2 и 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ).

7. Для распечатки копий требуемых документов безопаснее не использовать черновики (с чистой стороны). Налоговики на местах, скорее всего, откажутся принимать о такие документы, ссылаясь на правила делопроизводства, в которых предусмотрено, что на оборотной стороне листа отведено место для отметки об исполнителе этого документа (п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст). Минфин солидарен с налоговиками, он выступает против представления копий документов на черновиках (письмо от 01.02.10 N 03-02-07/1-35).

Ю.Н. Бережная,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 24, декабрь 2012 г.