Правила однодневной командировки (Т. Самокиша, "Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.)

Правила однодневной командировки

Законодательство не предусматривает выплату суточных за однодневную командировку. Фирма вправе прописать в своих нормативно-правовых актах эту выплату. Можно ли в таком случае принять суточные к расходам? И следует ли их облагать НДФЛ и взносами?

Служебной командировкой является поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*(1).

Законодательство не содержит временных ограничений в отношении командировок. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения*(2).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой*(3).

Командированному работнику возмещают*(4):

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из приведенной нормы выплата суточных связана с проживанием командированного сотрудника вне его постоянного места жительства, а значит, при однодневной командировке в общем случае суточные не положены.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачивают*(5). Исключение составляют только однодневные командировки на территорию иностранного государства. В этом случае суточные выплачивают в размере 50 процентов нормы, определенной коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств*(6).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решает руководитель фирмы с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера задания.

Как указал Верховный Суд РФ*(7), выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов, следовательно, для целей расчета суточных командировка признается однодневной, если она составляет менее 24 часов.

В то же время работодатель вправе в локальный нормативный акт компании включить условие о выплате суточных при направлении работника в однодневную командировку.

Документальное оформление

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание приказом руководителя фирмы.

Относительно командировочного удостоверения в Инструкции *(8) указано, что его можно не выписывать, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Однако Инструкцию применяют в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению о служебных командировках, а они не устанавливают особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках.

Положением установлено, что командировочное удостоверение не оформляют при направлении работника в командировку за пределы РФ (кроме стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения)*(9). А значит, в остальных случаях командировочное удостоверение нужно оформить.

Учет командировочного времени должен найти отражение в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В дни командировки в табеле проставляют буквенный код "К".

Вернувшийся из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан составить письменный отчет о выполнении служебного задания *(10).

Налог на прибыль

Согласно официальной позиции расходы на выплату суточных работникам при направлении их в однодневные командировки не учитывают при налогообложении*(11), в том числе если выплата суточных будет предусмотрена внутренним локальным актом*(12). Против отнесения на расходы суточных при однодневной командировке, даже если выплата суточных предусмотрена внутренним локальным актом, выступают и судьи*(13). Таким образом, признание для целей налогообложения рассматриваемых выплат связано с достаточно высокими рисками претензий со стороны проверяющих.

НДФЛ

Суточные, выплачиваемые работнику в пределах норм, которые установлены согласно законодательству, не облагают НДФЛ*(14).

Суточные призваны компенсировать расходы работника, вызванные необходимостью выполнять служебные обязанности вне места постоянной работы. Однако выплата суточных при однодневных командировках действующим законодательством прямо не предусмотрена, поэтому компенсационный характер данной выплаты неоднозначен. Официальные разъяснения по этому вопросу отсутствуют.

Судебная практика в отношении исчисления НДФЛ с сумм, выплачиваемых при однодневных командировках, складывается неоднозначно. Существуют судебные решения, из которых следует, что указанные суммы являются доходом работника и с них необходимо удержать НДФЛ*(15). Но есть и другие решения, в которых сказано, что суточные при однодневных командировках, предусмотренные в коллективном договоре, являются компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником должностных обязанностей, и не облагаются НДФЛ*(16).

Таким образом, компания решает самостоятельно, какую позицию ей занять - пробюджетную либо не облагать НДФЛ суммы суточных по однодневной командировке. Выбирая последний вариант, фирма должна быть готова отстаивать свою позицию в суде.

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников как на территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами в том числе суммы суточных*(17). Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. По мнению чиновников, суточные не облагают страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте*(18). Этот вывод они делают на основании того, что согласно Трудовому кодексу порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, фирмы могут определить самостоятельно в коллективных договорах или локальном нормативном акте*(19). Однако это письмо напрямую не касается суточных при однодневной командировке.

Более распространено мнение, что выплаты при однодневной командировке суточными не являются, так как не предусмотрены законодательством. Значит, их нужно расценивать как иные компенсационные выплаты. А компенсационные выплаты, не упомянутые в пункте 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ, взносами облагаются.

У судей есть наработанная практика: они считают*(20), что суточные, выплачиваемые работнику во время однодневной командировки, облагаются страховыми взносами. Дело в том, что к средствам, которые не подлежат обложению взносами, относят суточные, выплата которых обусловлена пребыванием работника вне места его жительства более 24 часов.

Таким образом, в отношении начисления страховых взносов с сумм суточных по однодневным командировкам ситуация складывается не в пользу фирм.

Аналогично со взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве*(21).

Бухгалтерский учет

Выдача денег командированному работнику отражается по кредиту счета 50 в корреспонденции с дебетом счета 71.

Если выплата работнику обусловлена направлением его в служебную однодневную командировку и предусмотрена коллективным договором, то фирма может учесть ее в составе расходов по обычным видам деятельности*(22).

Таким образом, расходы отражают записью по дебету счетов затрат 20 (26, 44) с кредитом счета 71.

Пример

Внутренними положениями компании предусмотрено, что при направлении сотрудника в однодневную командировку ему выплачиваются суточные в размере 400 руб. в сутки.

Сотрудник 01.08.2012 направлен в командировку в другой населенный пункт для решения административных вопросов. Предварительно (31.07.2012) сотруднику был выдан аванс из кассы в размере 700 руб. Из командировки сотрудник вернулся в тот же день (01.08.2012), а на следующий день (02.08.2012) он представил отчет и документы, связанные с проездом в место командировки (на сумму 200 руб.). Фирма облагает суточные НДФЛ и страховыми взносами, не признает затраты в виде суточных для налогообложения прибыли. НДФЛ с суммы суточных удерживают при выплате очередной заработной платы работнику*(23).

Бухгалтерские записи будут такие.

- 31 июля 2012 г.:

Дебет 71 Кредит 50

- 700 руб. - выдан аванс в связи с предстоящей командировкой.

- 2 августа 2012 г.:

Дебет 26 Кредит 71

- 600 руб. - учтены расходы по командировке (суточные и проезд);

Дебет 50 Кредит 71

- 100 руб. - сотрудником возвращен остаток средств по командировке;

Дебет 99 Кредит 68

- 80 руб. (400 руб. х 20%) - отражена постоянная разница в связи с тем, что расходы по командировке в части суточных не признаются для целей налогообложения прибыли.

- 31 августа 2012 г.:

Дебет 70 Кредит 68

- 52 руб. (400 руб. х 13%) - удержан НДФЛ из дохода в виде суточных;

Дебет 26 Кредит 69

- 120 руб. (400 руб. х 30%) - начислены страховые взносы на сумму суточных;

Дебет 26 Кредит 69

- 0,8 руб. (400 руб. х 0,2%) - начислены взносы на "травматизм".

Выплата суточных при однодневной командировке может быть не предусмотрена в трудовом, коллективном договорах или ином локальном нормативном акте или может не быть обоснована иным образом (например, как часть оплаты труда). В этом случае такую выплату можно признать прочим расходом и отражать по дебету счета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции со счетом 71.

Т. Самокиша,

эксперт компании "ФБК-Право"

Экспертиза статьи:

Я. Кулибаба,

генеральный директор компании "Реал-аудит"

Мнение. Командированные совместители

Елена Рыбникова, внутренний аудитор компании Intercomp Global Services

Работники-совместители могут быть отправлены работодателем в служебную командировку при условии соблюдения определенных правил и особенностей направления в командировку (п. 9 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Вариант 1: работник - внешний совместитель направляется в однодневную командировку. Сотрудник должен самостоятельно согласовать с работодателем по основному месту работы свое отсутствие в день командировки.

Варианты оформления отсутствия на работе:

- оформить ежегодный очередной отпуск по заявлению работника,

- оформить отпуск без сохранения заработной платы.

Если работник не сможет согласовать с работодателем по основному месту работы свое отсутствие, а командировка по внешнему совместительству обязательна, то отказ от командировки или невыход на работу может повлечь за собой применение дисциплинарного взыскания.

Вариант 2: работник направляется в командировку одновременно работодателем по основному месту работу и работодателем по внешнему совместительству. Если работник командирован разными работодателями в одно место, то его командировка может быть согласована между фирмами. Расходы на такую командировку могут быть разделены между работодателями путем заключения соглашения. Обязательным условием является необходимость предоставления сотрудником отчетов о результатах командировки, которыми могут воспользоваться оба работодателя. В данном случае оформляются два комплекта документов: по основному месту работы и по совместительству.

Вариант 3: работник - внутренний совместитель направляется в однодневную командировку. В данной ситуации решить вопрос отсутствия на основной работе можно:

- оформив ежегодный очередной отпуск по заявлению работника,

- оформив отпуск без сохранения заработной платы.

Вариант с предоставлением отпуска может не устроить работника, который не захочет потерять заработную плату по основному месту работы. В условиях внутреннего совместительства следует руководствоваться статьей 155 Трудового кодекса, а именно: при неисполнении трудовых (должностных) обязанностей по вине работодателя оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника. В случаях, когда направление в командировки планируется как по основной работе, так и по внутреннему совместительству, можно предусмотреть условия по сохранению среднего заработка как по основной работе, так и по совместительству в трудовом договоре.

Вариант 4: работник направляется в командировку одновременно работодателем по основной работе и по работе внутренним совместителем. В таком случае комплект документов составляется работодателем на каждую должность сотрудника. Расходы на данную командировку работодатель несет пропорционально по каждой должности (пропорцию фирма устанавливает самостоятельно). На время командировки средний заработок сохраняется как по основной работе, так и по совместительству.

Мнение.Суточные облагают взносами

Вячеслав Тыщенко, главный специалист-эксперт Департамента правового обеспечения системы ПФР

Суточные, выплачиваемые работникам, находящимся в однодневных командировках на территории Российской Федерации, облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды.

По общему правилу выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений облагают страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Законом предусмотрено, что суточные при командировке не подлежат обложению страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Вместе с тем установлено, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачивают (абз. 4 п. 11 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что суточные, выплачиваемые работникам при направлении в однодневные командировки на территории Российской Федерации согласно локальным актам компании, например коллективному договору, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Данный вывод имеет подтверждение и в судебно-арбитражной практике (пост. ФАС ПО от 31.05.2012 N А12-15578/2011).

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 166 ТК РФ

*(2) п. 4 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение)

*(3) ст. 167 ТК РФ

*(4) ст. 168 ТК РФ

*(5) п. 11 Положения

*(6) п. 20 Положения

*(7) решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147

*(8) п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62

*(9) пп. 7, 15 Положения

*(10) п. 26 Положения

*(11) письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/1312

*(12) решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147

*(13) пост. ФАС СЗО от 01.03.2006 N А05-5899/2005-12

*(14) п. 3 ст. 217 НК РФ

*(15) пост. ФАС ЗСО от 14.12.2011 N А27-2997/2011 (дело передано в Президиум ВАС РФ), ФАС СКО от 19.05.2009 N А32-2910/2008-29/78-56/247, ФАС УО от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2, ФАС ВВО от 16.08.2007 N А28-1084/2007-3/29

*(16) пост. ФАС ПО от 15.02.2011 N А55-30019/2009, ФАС ЦО от 27.05.2008 N А62-4451/2007, от 07.02.2007 N А62-3895/06, ФАС СЗО от 13.03.2008 N А56-17909/2007

*(17) ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ)

*(18) письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19

*(19) ст. 168 ТК РФ

*(20) пост. ФАС ПО от 31.05.2012 N А12-15578/2011, Двенадцатого ААС от 09.02.2012 N 12АП-275/12

*(21) п. 3 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 02.03.2000 N 184; письмо ФСС России от 18.03.2009 N 02-18/07-2165; определение ВАС РФ от 07.11.2008 N 13825/08

*(22) пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н

*(23) п. 4 ст. 226 НК РФ