Ошибки в описи вложения, которые не позволят доказать отправку документов в инспекцию (М.Н. Бусыгина, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2012 г.)

Ошибки в описи вложения, которые не позволят доказать отправку документов в инспекцию

Отсутствие оттиска календарного штемпеля или приписка от руки к напечатанному тексту в ней может привести к тому, что факт отправления бумаг компании будет доказать сложно. При этом нередко в таких ошибках виновны сотрудники почты. На какие реквизиты описи следует обратить внимание, чтобы избежать налоговых претензий?

Несмотря на популяризацию электронного взаимодействия между компанией и инспекторами, многие компании нередко отдают предпочтение услугам почтовой службы. Например, организация может отправить в инспекцию декларацию, копии документов или объяснения по поводу несоответствий в отчетности в виде почтового отправления с описью вложения (п. 4 ст. 80 НК РФ).

Ошибки при составлении такой описи нередко вызывают споры с налоговиками. Но практика показывает, что все-таки в большинстве случаев суды поддерживают компании.

1. Опись вложения в ценное письмо не соответствует рекомендованной форме N 107. Почтовые организации применяют бланк описи вложения по форме N 107, приведенный в Почтовых правилах, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи от 22.04.92 (далее - Почтовые правила). Однако компания вправе не применять рекомендованную форму и принести на почту собственную опись. Это сэкономит время и позволит заранее описать вложение в ценное письмо, ведь объем отправляемых документов может быть значительным.

Во-первых, ни Почтовые правила, ни Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.05 N 221, не запрещают отправителю использовать собственную опись вложения. Во-вторых, на практике арбитражные суды приходят к выводу о том, что опись имеет доказательственную силу, если по форме и содержанию она соответствует рекомендованной форме N 107. В частности, содержит наименование отправителя, получателя, а также сведения о пересылаемых документах (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.03.08 N А56-5297/2007, оставлено в силе определением ВАС РФ от 29.07.08 N 9375/08).

На сайте "Почты России" www.russianpost.ru в разделе "Услуги и сервисы" - "Образцы сопроводительных документов" указано, что допускается самостоятельное изготовление формы описи вложения в ценное письмо при условии заключения договора на оказание услуг почтовой связи с обязательным согласованием макета бланков во ФГУП "Почта России" или в его филиалах. В случае разногласий с налоговым органом такое согласование будет дополнительным аргументом в защиту компании.

2. На описи вложения отсутствует оттиск календарного штемпеля. При приеме ценного письма работник связи расписывается на описи и ставит оттиск календарного штемпеля (п. 155 гл. 11 Почтовых правил). Однако на практике так происходит не всегда. Если на описи не проставлен штамп, налоговики могут заявить, что такой документ не подтверждает отправку документов.

Но такое мнение небесспорно. Ведь, по сути, отсутствие на описи вложения оттиска календарного штампа является нарушением Почтовых правил, но не налогового законодательства (постановление ФАС Московского округа от 08.07.08 N КА-А40/5856-08).

Тем более что при приеме регистрируемого почтового отправления отправителю выдается квитанция (абз. 2 п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи). В ней указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи, место назначения, номер почтового отправления и, главное, на оборотной стороне квитанции ставится оттиск календарного штемпеля предприятия связи (п. 86 Почтовых правил). При наличии у компании такой квитанции арбитражные суды принимают сторону налогоплательщика, даже если на описи нет календарного штемпеля (постановление ФАС Московского округа от 01.09.08 N КА-А40/8086-08).

3. На описи вложения отсутствует подпись почтового работника. Суды утверждают, что, поскольку данное нарушение допустил работник почтовой связи, оно не свидетельствует о совершении налогового правонарушения. Арбитры приходят к выводу, что в отсутствии такой подписи доказательством своевременности представления отчетности служит оттиск штампа отделения почтовой связи на описи вложения или квитанция на оплату услуг почтовой связи (постановления ФАС Московского округа от 12.09.08 N КА-А40/8626-08 и от 11.02.08 N КА-А40/268-08-П).

Факт своевременной отправки письма, к которому относится неподписанная опись вложения, можно доказать с помощью сервиса "Отслеживание почтовых отправлений" сайта "Почты России". Для этого нужно ввести почтовый идентификатор, который находится в чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления. Однако если в этом разделе сайта не будет сведений о рассматриваемом письме, то отстоять позицию в суде компании вряд ли удастся (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.11 N А41-15833/11).

4. На описи вложения не указан отправитель. Если на описи не указано наименование компании, отправляющей ценное письмо, то инспекторы могут заявить, что именно от этого юридического лица они документацию не получали. Однако арбитражные суды не так категоричны. Так, по мнению ФАС Московского округа, если идентификацию отправителя можно произвести по содержащейся в данной описи личной подписи работника, то претензии налогового органа необоснованны.

В частности, в постановлении от 12.09.08 N КА-А40/8626-08 суд указал, что налоговая инспекция имела возможность сравнить подпись работника, проставленную в спорной описи, с описью, составленной и подписанной тем же работником при отправке компанией декларации по почте ранее. Такое сравнение, по мнению суда, позволило бы определить наименование конкретного отправителя.

5. Наименование адресата на описи вложения не совпадает с наименованием адресата на квитанции. В данной ситуации налицо ошибка почтового отделения. А за исполнение оператором почтовой связи своих обязанностей отправитель письма ответственности нести не должен.

При возникновении споров с налоговыми органами по расхождениям в наименовании адресата на описи и квитанции компания может обратиться в почтовое отделение за подтверждением факта ошибки оператора. Высока вероятность, что суд учтет такие объяснения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.10.10 N А32-43900/2009-51/788).

6. В описи вложения поставлена более поздняя дата по сравнению с соответствующей почтовой квитанцией. Сотрудник почтового отделения может допустить ошибку и указать на описи некорректную дату. Например, проставить более позднюю дату, чем в квитанции. В такой ситуации компания может обратиться к официальному сайту "Почты России", где отражаются сведения об обработке заказных писем, - "Отслеживание почтовых отправлений". Так, в одном из дел суд учел объяснительную записку заместителя начальника почты о технической ошибке, допущенной оператором связи (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30.11.11 N А32-2729/2011).

7. При наличии описи вложения отсутствует почтовая квитанция об отправке корреспонденции. По мнению некоторых судов, опись вложения в отсутствие кассового чека нельзя признать надлежащим почтовым отправлением. Например, в постановлении от 22.08.11 N А40-27476/11-153-208 ФАС Московского округа указал, что в соответствии с пунктами 12 и 32 Правил оказания услуг почтовой связи почтовые отправления с объявленной ценностью являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. При этом отправителю выдается квитанция об оплате услуг связи. При отсутствии такой квитанции невозможно доказать факт оказания почтовых услуг и соответственно факт отправки документов в налоговую инспекцию.

Однако на практике есть более ранние судебные решения, в которых суды утверждали, что квитанция подтверждает оплату услуг органа почтовой связи и передачу письма на отправку, но для подтверждения факта своевременного направления декларации достаточно описи вложения в ценное письмо. Конечно, при условии, что опись содержит оттиск почтового штемпеля и дату отправки (постановление ФАС Московского округа от 01.09.08 N КА-А40/8086-08, определение ВАС РФ от 06.09.10 N ВАС-12112/10).

8. Опись вложения содержит приписку от руки к напечатанному тексту. В рекомендованной форме описи содержится пометка "Исправления не допускаются". Поэтому не только исправления в перечне документов, но и, например, приписка от руки к напечатанному тексту создает риски, так как вызовет дополнительные подозрения со стороны налоговых органов (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.11 N А41-15833/11).

Во избежание разногласий безопаснее использовать один из выбранных методов написания (ручной или напечатанный), указать наименование направляемого документа, его дату, номер и иные идентифицирующие признаки.

9. Налоговики заявляют, что документы, перечисленные в описи вложения в почтовом отправлении, отсутствуют. Такие претензии налоговиков несложно оспорить в суде. В частности, ФАС Северо-Кавказского округа указывал, что инспекция должна представить доказательства того, что в указанном почтовом отправлении представлена иная отчетность или налоговая декларация отсутствует (постановление от 16.06.08 N Ф08-3208/2008). В любом случае ориентиром для суда будет выступать опись, в которой прописывается перечень документов с их наименованием. Поэтому для компании безопаснее как можно точнее указывать наименование и дату, номер каждого пересылаемого документа.

                                          /-\

                                          |1| ф. 107

                                          \-/

                                 Опись

вложения в ценное письмо

           -----------------------------------------------------------

                                   /-\

Кому ИФНС России N 25 по г. Москве |5|

                                   \-/

Куда 173000, г. Москва, ул. 5-я Кожуховская, д. 1/11

     ------------------------------------------------------------------

N п/п	/-\ Наименование предметов |9| \-/	Количество предметов	Объявленная ценность
1	Налоговая декларация по НДС за II квартал 2012 года	6 листов	10 руб.
2	Сопроводительное письмо	1 лист	1 руб.
3	Заявление от 10.09.12 о возврате налога на расчетный счет /-\ |8| \-/	1 лист	1 руб.

Общий итог предметов

и объявленной ценности       8 листов ценностью 12 руб.

                       -------------------------------------  /-\                /-\

                                     (цифрами)                |2|/-------------\ |6|

                                         /-\                  \-/|Почта России | \-/

                                         |4|                     | ----------  |

Отправитель                       Иванов \-/                     |  15081215   |

               ---------------------------------------------     | ----------  |

                                 (подпись)                       |   *С-3*     |

                                         /-\                     |Москва 125008|

                                         |3|                     \-------------/

Проверил                         Петрова \-/

               ---------------------------------------------

                 (должность, подпись почтового работника)

                           /-\

                           |8|

Исправления не допускаются \-/

М.Н. Бусыгина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2012 г.