Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно (декабрь 2024)

Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно

Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно? Облагаются ли такие выплаты НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение).

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации. С 8 января 2015 года служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение не являются обязательными для заполнения документами (п. 7 Положения). Однако и запрета на их оформление не существует.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом проезде к месту командирования и обратно, в том числе и на служебном транспорте (см. письмо Минфина России от 07.05.2015 N 03-03-06/1/26489).

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания его в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Примечание

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Внимание

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения).

При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения).

Расходы по проезду включают также следующие затраты (п. 12 и п. 22 Положения):

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- оплата услуг по оформлению проездных документов;

- предоставление в поездах постельных принадлежностей.

Командированный сотрудник, вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней обязан представить работодателю (п. 11, п. 26 Положения, п. 6.3 Указания N 3210-У) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

О выдаче денежных средств на командировки см. Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Вопросы по оплате проезда возникают в ситуации, когда работник едет к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на собственном автомобиле. Проездных документов у работника в такой ситуации нет, а следовательно, невозможно подтвердить расходы на проезд.

Работодатель в силу ст. 168 ТК РФ обязан возмещать командированному работнику и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Однако возмещение таких расходов также осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

Стороны могут договориться о том, что работнику в связи с поездкой в командировку на личном автомобиле выплачивается фиксированная сумма, не зависящая напрямую от размера понесенных расходов. Соответственно, речь пойдет не о возмещении командировочных расходов, а о выплате компенсации за использование личного транспорта. Размер такой компенсации определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Поскольку стороны самостоятельны в определении размера компенсации, они могут установить любой ее размер, в том числе предусмотреть для случаев командировок повышенный размер компенсации по сравнению с размером, установленным на случай поездок по городу.

Подробнее о компенсациях за использование личного имущества работников см.:

Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях,

Учет компенсаций за использование личного имущества.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 71

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 71: по дебету/по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Деньги на приобретение билетов обычно выдаются работникам под отчет. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

Дебет	Кредит	Описание
71	50	выданы деньги под отчет на командировочные расходы

Если организация заранее приобретает билеты для работника, то оплаченные бланки билетов до выдачи их работнику учитываются в качестве денежных документов в кассе:

Дебет	Кредит	Описание
60	51	перечислена оплата за билеты для работника
50, субсчет "Денежные документы"	60	стоимость билетов отражена в составе денежных документов

Расходы на командировки, включая расходы на проезд, признаются расходами по обычным видам деятельности на основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, что в общем случае отражается записью по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 71 (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). При этом источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки:

Дебет	Кредит	Описание
20, 26, 44...	71	учтены командировочные расходы на основании авансового отчета работника

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. 

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (в качестве образца могут быть использованы формы N Т-9, Т-9а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- авансовым отчетом (в качестве образца может быть использована форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

Авансовый отчет сотрудника сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения, пункты 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ). 

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон.

Маршрут/квитанция признается документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134). Поэтому названных документов достаточно для подтверждения понесенных расходов (см. также письма Минфина России от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 01.02.2011 N 03-03-07/1, от 07.06.2011 N 03-03-07/20, от 06.07.2011 N 03-03-07/25 и др.)

Обратите внимание, что в посадочном талоне должна быть проставлена отметка о предполетном досмотре (п. 77 Правил проведения предполетного и послеполетного досмотров, письма Минфина России от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214). Однако в письме Минфина России от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7853 сказано, что факт потребление услуги перевозки можно обосновать любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных билетов.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 322) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Положения действуют с 1 января 2012 года. Поэтому документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

При отсутствии этих документов для подтверждения факта проезда можно использовать архивную справку (их оформляют агентства по продаже билетов) (письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).

В бухгалтерской отчетности командировочные расходы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы" Отчета о финансовых результатах (утвержден приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности командировочные расходы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Пример приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку

Пример командировочного удостоверения

Пример служебного задания для направления в командировку и отчетом о его исполнении

Пример авансового отчета

Налогообложение

НДС

Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты. Налогоплательщик вправе предъявить к вычету НДС в том периоде, в котором выполнены все условия, предусмотренные ст. 171 НК РФ, ст. 172 НК РФ.

Согласно первому абзацу п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и в целях налогообложения прибыли не нормируются (см. также письма Минфина России от 17.08.2009 N 03-11-09/283, постановление ФАС Московского округа от 05.03.2009 N КА-А40/935-09). Следовательно, суммы НДС, уплаченные в составе командировочных расходов, подлежат вычету в полном объеме.

Вместе с тем, в письме Минфина России от 06.10.2016 N 03-07-11/58108 отмечается, что выделенные в ж/д билете суммы оплаты сервисных услуг (питания) не учитываются в расходах при налогообложении прибыли, а следовательно, НДС по ним к вычету не принимается. Это значит, что если какой-либо командировочный расход нельзя учесть при налогообложении прибыли, то и НДС по нему к вычету не принять.

В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг) налогоплательщикам этого налога, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Пунктом 7 ст. 168 НК РФ установлено, что при выполнении работ, оказании платных услуг непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Согласно п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (далее - БСО) или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, прилагаемые сотрудником к авансовому отчету. См. также письма Минфина России от 03.12.2013 N 03-07-11/52565, от 03.04.2013 N 03-07-11/10861, от 28.03.2013 N 03-07-11/9920.

Требования к БСО утверждены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359). К БСО относятся гостиничные счета, проездные билеты (авиационные, железнодорожные), соответствующие требованиям, установленным Положением N 359. Если при поездках в командировку приобретаются электронные авиа- и железнодорожные билеты, то БСО являются маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), а также контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (см. письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 01.12.2011 N 03-03-07/58, от 26.04.2012 N 03-03-04/1).

Согласно позиции, изложенной в письмах Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222, от 10.01.2008 N 19-11/603, от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, суммы НДС, уплаченные налогоплательщиком по расходам на командировки по проезду к месту командировки и обратно, могут быть приняты к вычету на основании проездных документов (билетов), в которых НДС выделен отдельной строкой, без счета-фактуры. Более того, в этом случае авиакомпании и агенты авиакомпаний при реализации организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам, не должны выставлять счета-фактуры.

Обратите внимание, что объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. То есть наличие НДС в билете зависит от того, где и кем реализована услуга по перелету. Так, услуги по воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые иностранными авиакомпаниями, российским НДС не облагаются, поскольку местом реализации указанных услуг территория России не признается. Соответственно, такие авиабилеты не содержат информации об НДС. Услуги по внутренним и международным воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые отечественными авиакомпаниями, тоже облагаются НДС по разным ставкам (10% или 0%).

В общем случае обложение НДС операций по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа производится по ставке этого налога 10%. Исключением являются:

- операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Республики Крым или на территории ГФЗ Севастополя. До 1 января 2019 года такие перевозки облагаются НДС по ставке 0%;

- операции по реализации услуг по внутренним воздушным перевозкам пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположен на территории Калининградской области. Они облагаются НДС по ставке в размере 0% на бессрочной основе;

- при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов применяется ставка НДС в размере 0%.

См. письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-07-14/5683.

Наличие и размер суммы НДС в желехнодорожном билете также зависит от того, где и кем реализована услуга по ж/д перевозке.

Так, местом реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа признается территория РФ, если такие услуги оказываются (выполняются) российскими организациями или ИП в случае, если пункт отправления и (или) пункт назначения находятся на территории РФ, либо иностранными лицами, не состоящими на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков, в случае, если пункты отправления и назначения находятся на территории России (за исключением таких услуг, оказываемых иностранными лицами не через постоянное представительство). Таким образом, местом реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования, оказываемых иностранными железнодорожными перевозчиками по территории и за пределами РФ территория РФ не признается и, соответственно, такие услуги в НДС не облагаются. В таком ж/д билете НДС выделен не будет.

В остальных случаях ж/д перевозки облагаются НДС по нулевой ставке:

- услуги по перевозке пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования по территории Российской Федерации в дальнем сообщении;

- услуги по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории России, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.

В этих ситуациях в билете указывается НДС по ставке 0%.

См. письмо Минфина России от 16.02.2018 N 03-07-14/9796.

Поскольку указание в контрольном купоне электронного проездного документа (билета) ИНН и КПП перевозчика не предусмотрено, данные в графе 10 "ИНН/КПП продавца" книги покупок и, соответственно, по строке 130 "ИНН/КПП продавца" раздела 8 декларации по НДС не отражаются (см. письмо ФНС России от 18.08.2015 N ГД-4-3/14544).

В письмах ФНС России от 17.10.2013 N ЕД-4-3/18593@, Минфина России от 09.12.2015 N 03-07-14/71801, от 01.10.2013 N 03-07-15/40623, от 10.04.2013 N 03-07-11/11867 разъяснено, что в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, должны быть переведены на русский язык. При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей. При этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 ТК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно признаются компенсационными выплатами (ст. 164, ст. 167 ТК РФ) и, соответственно, не подлежат обложению НДФЛ.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные:

- расходы на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- расходы на провоз багажа.

К расходам на проезд также относятся (п. 12 Положения):

- расходы на проезд транспортом общего пользования к (от) станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

- оплату услуг по оформлению проездных документов;

- плату за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Отметим, что чиновники разрешают не облагать НДФЛ и стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности), которая включена в цену проезда в вагонах повышенной комфортности (см. письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-01/125).

Указанные командировочные расходы работник обязательно должен подтвердить документами. Как правило, ими являются проездные билеты.

В случае утери проездных документов сумма возмещения расходов на проезд, по мнению Минфина России, должна облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18). Однако, по мнению судей, если расходы на проезд документально не подтверждены, это еще не означает, что они образуют налогооблагаемый доход (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562). При этом некоторые суды указывают, что величина необлагаемого дохода может определяться исходя из минимальной стоимости проезда (постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.10.2006 N А42-1934/2006).

Если работник едет к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на своем автомобиле, то расходы на проезд ему не возмещаются. Однако на основании соглашения может выплачиваться компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Подробнее о компенсациях за использование личного имущества работников см.:

Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях,

Учет компенсаций за использование личного имущества.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Расходы на проезд уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

Порядок компенсации затрат на проезд в командировках определяется коллективным договором или локальным нормативным актом и не нормируется в целях налогообложения прибыли. Учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п. (см. письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93). При этом, по мнению Минфина России, изложенному в письме от 20.05.2015 N 03-03-06/2/28976, если в билете стоимость питания выделяется отдельной строкой, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не учитываются, поскольку не отвечают условиям ст. 252 НК РФ. При этом стоимость платного сервисного обслуживания, включенного в стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности, при командировании работника учитывается в целях исчисления налога на прибыль.

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы, включая расходы на проезд, признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с п. 3 ст. 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения также только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

Несмотря на то, что в п. 11 Положения говорится только о расходах по проезду работника транспортом общего пользования, использование работником для проезда к месту командировки и обратно личного автомобиля не противоречит ст. 168 ТК РФ, а возможность компенсации работодателем соответствующих расходов работника подтверждается судебной практикой (см. например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005, от 05.05.2006 N А21-9905/2005).

При этом в письме ФНС РФ 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 отмечено, что компенсация за использование личного транспорта в командировке учитывается в расходах на основании и по правилам пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть в состав командировочных расходов не включается.

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы, включая расходы на проезд, признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с п. 3 ст. 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения также только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

Страховые взносы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования РИД, указанных в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории России, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

История вопроса

Страховые взносы по 31 декабря 2016 года

При оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные:

- расходы на проезд до места назначения и обратно,

- сборы за услуги аэропортов,

- комиссионные сборы,

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

- расходы на провоз багажа.

Не подтвержденные документально расходы по авансовому отчету, выплаченные сотруднику компании, подлежат обложению страховыми взносами (см. п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа. При непредставлении документов на сумму оплачиваемых работнику расходов на проезд до места назначения и обратно начисляет также страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п.1, п. 2 ст. 20.1, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Пример

Работник организации направлен в служебную командировку. При этом билеты для работника были приобретены по безналичному расчету и выданы работнику перед поездкой. Стоимость билетов составила 11 000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.).

В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
60	51	11 000	перечислена плата за билеты для работника
50, субсчет "Денежные документы"	60	11 000	стоимость билетов отражена в составе денежных документов
71	50, субсчет "Денежные документы"	11 000	выданы билеты работнику, направленному в командировку

На дату утверждения авансового отчета:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20	71	10 000 (11 000 - 1000)	отражены командировочные расходы
19	71	1000	учтен НДС, выделенный в проездных документах
68, субсчет "Расчеты по НДС"	19	1000	принят к вычету НДС, выделенный в проездных документах

Возможные риски

Риск 1. Можно ли учесть расходы на проезд в целях налогообложения прибыли, если место выезда (возвращения) из командировки не совпадает с местом работы? Например, когда работник выезжает в командировку из места своего проживания, отличного от места его работы?

Риск 2. Можно ли учесть расходы на проезд в целях налогообложения прибыли, если дата возвращения из командировки не совпадает с датой ее окончания или же дата выезда не совпадает с ее началом (например, работник остается в месте командировки на выходные или для проведения отпуска)?

Риск 3. Облагается НДФЛ оплата командировочных расходов работника на проезд, если он задержался (остался) в месте командировки (например, в связи с проведением отпуска)?

Риск 4. Можно ли в целях налогообложения прибыли учесть расходы на проезд работника на такси в командировке?

Риск 5. Облагаются ли НДФЛ оплата организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку?

Риск 6. Учитываются ли при налогообложении прибыли расходы на аренду работником в командировке автомобиля?

Риск 7. Включается ли в базу по НДФЛ возмещение работнику расходов по аренде автомобиля в командировке?

1. Можно ли учесть расходы на проезд в целях налогообложения прибыли, если место выезда (возвращения) из командировки не совпадает с местом работы? Например, когда работник выезжает в командировку из места своего проживания, отличного от места его работы?

Отрицательная практика

По мнению контролирующих органов, расходы организации на проезд работника от места жительства (места отдыха), отличного от места работы, к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 9 апреля 2012 г. N 03-03-07/20

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 7 октября 2009 г. N 20-15/104559@

(-) письмо Минфина России от 11 июня 2008 г. N 03-04-06-01/164

Положительная практика

В некоторых разъяснениях Минфин России пришел к выводу, что организация вправе учесть затраты на проезд из места отдыха к месту командирования и обратно в случае отзыва работника из отпуска.

Обосновать выезд работника в командировку не из места работы можно, например, следующими доводами: работник может добраться до места командировки быстрее или с меньшими денежными затратами. Или же для организации удобнее отправить работника в командировку в нерабочий день (например, в воскресенье вечером). В этой ситуации нет оснований требовать от сотрудника, чтобы он прибыл сначала на место работы, а потом уже отправился в командировку.

Арбитражная практика в подобных спорах поддерживает налогоплательщика.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

(+) письмо Минфина России от 8 декабря 2010 г. N 03-03-06/1/762

(+) письмо Минфина России от 21 июля 2011 г. N 03-03-06/4/80

2. Можно ли учесть расходы на проезд в целях налогообложения прибыли, если дата возвращения из командировки не совпадает с датой ее окончания или же дата выезда не совпадает с ее началом (например, работник остается в месте командировки на выходные или для проведения отпуска)?

Отрицательная практика

Судя по письмам Минфина России, если работник по личной инициативе остался в пункте направления в командировку дольше, чем следовало, у работодателя уже не возникает обязанности возмещать ему стоимость проезда из места командировки к месту жительства. Делался вывод, что расходы на оплату проезда не учитываются при налогообложении прибыли

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 20 ноября 2014 г. N 03-03-06/1/58868

(-) письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/47813

(-) письмо Минфина России от 9 апреля 2012 г. N 03-03-07/20

(-) письмо Минфина России от 10 марта 2006 г. N 03-05-01-04/54

Положительная практика

Согласно нынешней позиции финансистов затраты на оплату проезда из командировки учитываются в расходах, даже если работник после выполнения задания остался в месте командировки на отдых, поскольку такие расходы были бы понесены в любом случае. Есть судебные решения, подтверждающие данный подход

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. N 03-03-РЗ/29687

(+) письмо Минфина России от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06/1/456

(+) письмо Минфина России от 20 сентября 2011 г. N 03-03-06/1/558

(+) письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

(+) письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74

(+) письмо Минфина России от 26 марта 2009 г. N 03-03-06/1/191

(+) письмо Минфина России от 5 августа 2008 г. N 03-04-06-01/246

(+) письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-329

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. N Ф09-3838/07-С2

(+) постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. N Ф09-3119/07-С2

3. Облагается ли НДФЛ оплата командировочных расходов работника на проезд, если он задержался (остался) в месте командировки (например, в связи с проведением отпуска)?

Отрицательная практика

По мнению контролирующих органов, оплата проезда сотруднику, который задержался в месте командировки для собственных нужд, расценивается как получение им экономической выгоды в виде дохода в натуральной форме (ст. 41, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Контролирующие органы считают, что компенсация расходов на проезд в этом случае не связана со служебной командировкой, а производится в интересах работника. Поэтому стоимость проезда, оплаченная работодателем за сотрудника, облагается НДФЛ.

В некоторых письмах Минфина России мнение о получении экономической выгоды высказывается только о случаях, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 21 марта 2017 г. N 03-04-06/16282

(-) письмо Минфина России от 7 декабря 2016 г. N 03-04-06/72892

(-) письмо Минфина России от 30 июля 2014 г. N 03-04-06/37503

(-) письмо Минфина России от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06/1/456

(-) письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. N 03-04-06/6-234

(-) письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-329

(-) письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

(-) письмо Минфина России от 10 июня 2010 г. N 03-04-06/6-111

Положительная практика

Согласно нынешней позиции финансистов в случае, когда работник с разрешения руководителя организации остается в месте командирования, используя выходные дни, либо выезжает к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. N 03-03-РЗ/29687

4. Можно ли в целях налогообложения прибыли учесть расходы на проезд работника на такси в командировке?

Пункт 12 Положения не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Поэтому в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках) необходимо предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость проезда на такси.

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или БСО, приложив документ к авансовому отчету.

Отрицательная практика

В более ранних письмах Минфин России высказывал мнение, согласно которому расходы на оплату проезда командированного работника в аэропорт на такси не учитываются при налогообложении прибыли.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138

(-) письмо Минфина России от 26 января 2005 г. N 03-03-01-04/2/15

Положительная практика

Позиция Минфина России заключается в том, что затраты на проезд командированного работника в аэропорт на такси могут учитываться при расчете налога на прибыль. Есть судебные решения, подтверждающие эту точку зрения.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 14 июня 2013 г. N 03-03-06/1/22223

(+) письмо Минфина России от 11 июля 2012 г. N 03-03-07/33

(+) письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. N 03-11-04/2/80

(+) письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. N 03-03-06/1/720

(+) письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. N 03-03-06/1/621

Акты судебных органов:

(+) Постановление АС Поволжского округа от 29 декабря 2014 г. N Ф06-18541/13

(+) Постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. N Ф05-856/13

(+) постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. N КА-А40/6676-10

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. N А72-2117/2007

(+) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2008 г. N Ф04-2260/2008(3201-А45-40)

(+) постановление Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. N Ф03-2085/11

5. Облагаются ли НДФЛ оплата организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку?

Положительная практика

Ни ТК РФ, ни Положение N 749, ни п. 3 ст. 217 НК РФ не ограничивают виды и средства транспорта для проезда до места командировки и обратно. В связи с этим, возмещение работнику расходов на проезд в такси во время командировки относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, и на этом основании не включается в базу по НДФЛ. Соответствующие оправдательные документы (авансовый отчет, чеки ККТ или БСО) должны быть оформлены в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок в служебных целях

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 27 ноября 2013 г. N 03-04-05/51373

(+) письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. N 03-04-06/6-180

(+) письмо Минфина России от 25 апреля 2012 г. N 03-04-05/9-549

(+) письмо Минфина России от 28 сентября 2011 г. N 03-04-06/6-241

(+) письмо УФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388.1

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. N А05-2964/2008

Отрицательная практика

В некоторых решениях арбитражные суды приходят к выводу, что расходы на проезд на такси по городу в пунктах назначения, на оплату питания и прокат автомашин не подпадает под перечень п. 3 ст. 217 НК РФ, в связи с чем не относятся к расходам, освобождаемым от обложения НДФЛ.

Акты судебных органов:

(-) постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. N Ф05-15227/13

6. Учитываются ли при налогообложении прибыли расходы на аренду работником в командировке автомобиля?

Ни ТК РФ, ни пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не содержат ограничений в отношении транспорта, используемого работником для проезда в командировке.

Отрицательная практика

Ранее специалисты Минфина России настаивали на том, что расходы на аренду автомобиля для командированного сотрудника не учитываются при налогообложении прибыли. Это правило они распространяли и на заграничные командировки.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42

Положительная практика

Арбитражная практика поддерживает налогоплательщиков, подтверждая право организаций учитывать расходы на аренду автомобиля для сотрудников, находящихся в командировке. Причем судьи ФАС Северо-Западного округа считают, что такие затраты не могут включаться в состав командировочных расходов, а должны учитываться на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Минфин России с 2010 года также признаёт, что в целях налогообложения прибыли можно учесть расходы на аренду автомобиля во время командировки работника. Такие затраты подтверждаются договором аренды, актами о передаче (возврате) автомобиля, счетами, чеками и т.д.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742

Акты судебных органов:

(+) Постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2013 г. N Ф05-10154/13

(+) Постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. N КА-А40/6676-10

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. N А05-11584/2006-31

(+) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. N Ф04-9850/2005(19018-А27-15)

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. N А56-32729/04

7. Включается ли в базу по НДФЛ возмещение работнику расходов по аренде автомобиля в командировке?

Отрицательная практика

Ранее Минфин России полагал, что возмещение расходов работника по аренде автомобиля для поездок в командировке (страховка, услуги дозаправки, стоимость бензина, затраты арендодателя по возврату машины и др.) облагаются НДФЛ

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42

Положительная практика

Контролирующие органы отмечают, что оплата организацией аренды автомобиля для поездок работника в месте командировки приравнивается к компенсации, указанной ст. 168 ТК РФ. Такая компенсация в размере, предусмотренном в коллективном договоре (локальном нормативном акте по организации), не включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом в наличии обязательно должны быть документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в служебных целях (к примеру, договор аренды, акт о передаче (возврате автомобиля), путевой лист).

Суды придерживаются мнения, что возмещение расходов работника по аренде автотранспорта в командировке не облагается НДФЛ

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. по делу N А32-49229/2009

(+) постановление ФАС Уральского округа от 3 сентября 2007 г. N Ф09-7059/07-С2

Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно

Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно? Облагаются ли такие выплаты НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список