Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях (октябрь 2025)

Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях

Организация выплачивает своим работникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Как эти выплаты учитываются в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Определение компенсаций содержится в ст. 164 ТК РФ, Это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат :

- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 44 73

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 44: по дебету к счету 73: по дебету/по кредиту

Компенсация за использование для служебных поездок личного автомобиля работника формирует расходы по обычным видам деятельности организации и включается в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (пункты 5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99) при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.

Поскольку расходы по выплате работнику организации компенсации за использование для служебных поездок его личного автомобиля не являются оплатой труда, они отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям":

Дебет	Кредит	Описание
20 (26,44)	73	начислена сумма компенсации за использование личного имущества (автомобиля) работника
73	50	выплачена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Документооборот

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля необходимы:

1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть зафиксированы:

- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, доверенность и др.);

- порядок использования имущества;

- размер компенсации за использование;

- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;

- срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества.

Кроме того, нужны документы, подтверждающие (см. письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98):

- принадлежность используемого имущества налогоплательщику;

- фактическое использование имущества в интересах работодателя;

- суммы произведенных расходов.

К таким документам относятся (см. письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690):

- копия паспорта транспортного средства. По нашему мнению, это может быть также копия свидетельства о регистрации ТС;

- платежные документы;

- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;

- путевые листы и иные документы.

В бухгалтерской отчетности расходы в виде компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях отражаются в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" Отчета о финансовых результатах (приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности расходы в виде компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения N 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета за год сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@). В случае получения налогоплательщиками доходов, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ, в том числе в виде компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля сотрудника, эти доходы в форме 2-НДФЛ не отражаются (см. письма Минфина России от 04.04.2007 N 03-04-06-01/109 и ФНС России от 26.02.2006 N 04-1-03/105).

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль

Налогообложение

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ (НДФЛ)

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ.

Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ с 1 января 2017 года

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Подпункт 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Это все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ

Подробнее о страховых взносах см. Учет заработной платы.

ВЗНОСЫ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ по 31 декабря 2016 года

Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ):

- в ПФР - на обязательное пенсионное страхование;

- в ФСС РФ - на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- в Федеральный фонд ОМС - на обязательное медицинское страхование.

Базой для начисления страховых взносов является сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ). База исчисляется нарастающим итогом с начала года по истечении каждого месяца отдельно по каждому физическому лицу (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 10 Закона N 212-ФЗ).

Это значит, что на все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, за исключением тех, что входят в перечень необлагаемых (ст. 9 Закона N 212-ФЗ), необходимо начислять взносы.

Подробнее о взносах на обязательное социальное страхование см. Учет заработной платы.

Не подлежат обложению взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование.

Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19 Минздравсоцразвития России разъясняет, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).

Отметим, что компенсация за использование в служебных целях имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности (используемого им по доверенности), по мнению Минтруда России, облагается взносами (см. письма от 13.11.2015 N 17-3/В-542 и от 26.02.2014 N 17-3/В-92).

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

Заработная плата работников (в том числе и оплата работы в ночное время) облагается также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 3, п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). Предельная величина базы для начисления таких страховых взносов не установлена, поэтому они начисляются независимо от общей величины оплаты труда работника в течение года.

Подробнее о страховании от несчастных случаев и профзаболеваний см. Учет заработной платы.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ).

Перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами от НС и ПЗ, соответствует перечню компенсационных выплат, не облагаемых страховыми взносами.

В письме ФСС РФ от 25.01.2011 N 14-03-11/07-539 приведена сравнительная таблица выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России по обязательному страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, рекомендованная к использованию страхователями.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92). В состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц;

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

 по мотоциклам - 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (см. также письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Нормы компенсаций за использование в служебных целях нелегковых ТС (грузовиков, микроавтобусов, автобусов и пр.) не установлены. В письме Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150 разъяснено, что с учетом того, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является закрытым, суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта для служебных целей, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ. То есть компенсация за использование грузовика может быть учтена при налогообложении прибыли полностью в размерах, предусмотренных соглашением между работником и организацией. При этом ранее в письме Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293 высказывалось противоположное мнение по поводу использования микроавтобуса: поскольку пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусматривает возможности включения в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов на компенсацию за использование личного микроавтобуса, признать такую компенсацию в целях налогообложения прибыли нельзя. 

Выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов.

Следует учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Это правило действует для всех организаций независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы (методом начисления или кассовым) (пп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).

Пример

Торговая организация применяет общий режим налогообложения, метод начисления в бухгалтерском и в налоговом учете. В организации работает торговый агент с условием использования в трудовой деятельности личного автомобиля ВАЗ 2107. Трудовым договором закреплено, что месячная сумма компенсации в размере 6000 руб. Расходы на ГСМ отдельно не компенсируются.

В бухгалтерском учете организации выплата суммы компенсации торговому агенту отражено следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
73	50	6000	выдана работнику сумма компенсации за месяц
44	73	6000	начислена компенсация за месяц

Автомобиль ВАЗ 2107 относится к классу автомобилей с объемом двигателя менее 2000 куб. см. В налоговом учете в соответствии с Постановлением N 92 месяц учесть в целях налогообложения организация сможет лишь сумму в размере 1200 руб. Разница в размере 4800 руб. (6000 - 1200) признается в бухгалтерском учете постоянной разницей (в случае применения ПБУ 18/02), приводящей к образованию постоянного налогового обязательства в сумме 960 руб. (4800 руб. х 20%) за каждый месяц.

В бухгалтерском учете начисление ПНО отражается проводкой:

Дебет	Кредит
99, субсчет "ПНО"	68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль)

Подробнее о постоянных разницах и ПНО см. Учет постоянных разниц.

Возможные риски

Риск 1. Облагается ли НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в размере, превышающем нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92?

Риск 2. В каком размере учитываются расходы на компенсацию, выплачиваемую работнику за использование личного легкового транспорта в командировке?

Риск 3. О