Энциклопедия решений. Бухгалтерские документы (для бюджетной сферы) (декабрь 2024)

Бухгалтерские документы (для госсектора)

Смотрите в этом материале:

Требования к бухгалтерским документам

Первичные учетные документы

Дополнительные документы

Использование копий первичных учетных документов

В бухгалтерию организации госсектора непрерывно поступает поток самых разных документов, на основании которых в учете отражаются факты хозяйственной жизни. Немало документов формируют и сами сотрудники бухгалтерской службы.

Все эти документы подлежат проверке:

1) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов);

2) по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Качественно разработанный график документооборота поможет организации госсектора:

- систематизировать разрозненную информацию о перечне первичных учетных документов (иных документов), обрабатываемых в учреждении, сроках их оформления и хранения, ответственных должностных лицах (подразделениях);

- оптимизировать учетные процедуры;

- определить оптимальное число исполнителей для обработки каждого первичного документа;

- контролировать движение документа и работу должностных лиц учреждения.

По каждому должностному лицу (структурному подразделению) может составляться Выписка из графика документооборота, в которой приводится перечень документов, за составление (проверку, обработку, передачу в архив) которых отвечает это конкретное должностное лицо (конкретное структурное подразделение). Выписки из графика документооборота доводятся под роспись до каждого исполнителя. Подобное организационное решение:

- делает структуру документооборота прозрачной для всех заинтересованных сотрудников организации;

- повышает персональную ответственность каждого исполнителя.

Требования к бухгалтерским документам

Принципиально важно, чтобы все бухгалтерские документы оформлялись в строгом соответствии с существующими стандартами и содержали все обязательные реквизиты.

Примечание

Отсутствие в первичном учетном документе обязательного реквизита (в частности, величины денежного измерения факта хозяйственной жизни) рассматривается ревизорами в качестве нарушения, ответственность за которое установлена ст. 15.11 КоАП РФ и ст. 15.15.6 КоАП РФ (см. решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми от 06.03.2017 по делу N 12-474/2017).

При оформлении бухгалтерских документов могут иметь место несущественные, малозначительные дефекты. Обоснованность принятия к учету документов с такими дефектами, как правило, удается доказать в суде, а иногда и непосредственно в ходе контрольных мероприятий. Однако осознанное принятие к учету подобных документов существенно увеличивает риски неэффективного использования денежных средств и рабочего времени сотрудников учреждения в будущем.

Таким образом, все специалисты бухгалтерии, а также сотрудники, ответственные за создание или приемку бухгалтерских документов, должны быть проинформированы о стандартах, в соответствии с которыми такие документы должны оформляться. Это позволит избегать ошибок при создании документов непосредственно в бухгалтерии. Более того, можно будет свести к нулю приемку документов, оформленных с нарушениями:

- сотрудниками иных структурных подразделений учреждения;

- контрагентами организации.

Первичные учетные документы

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 20 федерального стандарта "Концептуальные основы ...", п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Такие документы могут оформляться в организации госсектора (например, Акты о приемке-передаче объектов нефинансовых активов) или поступать от контрагентов (например, накладные поставщиков).

Внимание

Списание дебиторской задолженности при отсутствии документа, подтверждающего факт исполнения контрагентом обязательств, может послужить основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ за представление недостоверной бюджетной отчетности (см. постановление Челябинского областного суда от 13.10.2015 по делу N 5-722, решение Верховного Суда Республики Тыва от 06.02.2015 по делу N 21-13/2015).

Кроме того, согласно п. 318 Инструкции N 157н в учетной политике организации госсектора должен быть определен перечень документов - оснований для отражения принятых обязательств на счете 502 00 (см. образец). В этот перечень могут быть включены документы, не относящиеся к первичным (счета, счета - фактуры, приказы о направлении в командировку и т.п.). При разработке перечня можно учесть, в частности, положения Приложения N 4.1 к приказу Минфина России от 30.12.2015 N 221н.

Примечание

Надлежащим образом оформленный документ о приемке товара (работы, услуги) подтверждает факт проведения силами заказчика экспертизы, предусмотренной ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ (письмо Минэкономразвития от 12.07.2016 N Д28и-1778).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством, должны оформляться первичные документы:

- создаваемые непосредственно в учреждении;

- поступающие в учреждение из иных организаций государственного сектора.

На практике это означает, что в указанных выше случаях при оформлении фактов хозяйственной жизни обязательно должны применяться унифицированные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н)*(1). Унифицированные формы иных классов в организациях государственного сектора должны обязательно применяться в том случае, если это прямо предусмотрено Приложениями к Приказу N 52н или иными правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

Внимание

Положения Инструкций по применению Плана счетов в части первичных учетных документов применяются только до перехода организации госсектора на формирование документов в соответствии с Приказом N 52н, то есть до внесения соответствующих изменений в учетную политику (п. 5 приказа Минфина России от 06.12.2010 N 162н, п. 2 приказа Минфина России от 16.12.2010 N 174н, п. 2 приказа Минфина России от 23.12.2010 N 183н).

Если в соответствии с приведенным выше порядком учреждение не обязано применять унифицированную форму или такая форма отсутствует, к учету можно принимать первичные документы, оформленные в произвольном порядке. А вот организации негосударственного сектора, индивидуальные предприниматели (ИП) по общему правилу вправе:

- самостоятельно разрабатывать формы всех применяемых первичных документов;

- полностью или выборочно использовать унифицированные формы.

Формы первичных документов, определяемые руководителем экономического субъекта, обязательно должны содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы ..." (п. 7 Инструкции N 157н). Таким образом, учреждения обязаны принимать от организаций негосударственного сектора и ИП документы, составленные без использования унифицированных форм, в т.ч. универсальные передаточные документы (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 30.03.2015 NN 02-03-09/17449, 07-04-05/05-196). Вместе с тем, условиями договоров (контрактов), заключаемых организациями госсектора, может быть предусмотрено предоставление форм первичных учетных документов установленной формы (письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022).

Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа не упоминается печать организации (письмо ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@). В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения (письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390). Напомним также, что ИП и хозяйственные общества могут, но не обязаны иметь печать (см., в частности, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Внимание

При любых обстоятельствах должно соблюдаться несложное правило: каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов. Если соответствующая унифицированная форма отсутствует (не должна применяться), а разработка специальной формы для оформления конкретного факта хозяйственной жизни нецелесообразна, должна оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Первичные учетные документы являются главным документальным свидетельством совершения той или иной операции. Иные документы могут подтверждать факт хозяйственной жизни только косвенно и служат, как правило, для получения более детальной информации о совершенной хозяйственной операции и об обстоятельствах, сопутствующих ее совершению.

Как уже было указано выше, по общему правилу записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов. В то же время при необходимости постоянной обработки больших объемов однородных первичных документов в учетной политике можно предусмотреть возможность составления сводных учетных документов, на основании которых бухгалтерские записи будут отражаться в регистрах учета. Формы сводных учетных документов утверждаются Минфином России, а в случае отсутствия какой-либо формы она разрабатывается учреждением самостоятельно.

Примеры...

I. При приобретении учреждением имущества, которое в дальнейшем будет приниматься к учету в составе основных средств, его постановка на учет на счет 106 01 "Вложения в основные средства" может осуществляться на основании первичных учетных документов, оформленных поставщиком, например, на основании Товарной накладной (ф. N ТОРГ-12). А вот оформить первичный документ для включения этого имущества в состав основных средств необходимо уже в самом учреждении. Например, основное средство может быть принято к учету на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), оформленного профильной комиссией госучреждения. А основанием для составления такого Акта будут первичные документы контрагентов, подтверждающие факт поставки имущества и осуществление иных расходов, а также техническая документация на объект.

II. Учреждение оплачивает физическому лицу стоимость оказанных им услуг в соответствии с гражданско-правовым договором. По итогам оказания услуг первичные документы могут не составляться. Однако целесообразно подтвердить факт оказания услуг двусторонним Актом, составленным в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов. На основании этого документа стоимость оказанных услуг списывается в дебет счета 401 00 "Финансовый результат экономического субъекта" или 109 00 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг".

III. Основное средство, приобретаемое учреждением, планируется использовать в рамках приносящей доход деятельности одновременно как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях. Сумма "входного" НДС, учтенная при поступлении имущества на счете 210 10, списывается в дебет счетов 109 00 и 303 04 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость" на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Дополнительные документы

Для подтверждения законности (обоснованности, эффективности) той или иной хозяйственной операции, отражаемой в учете, к первичным учетным документам, как правило, прилагаются самые различные дополнительные документы.

I. К таким документам прежде всего относятся Договоры (контракты) или их копии со всеми приложениями и дополнениями. Чем подробнее в этих документах будут описаны условия, спецификации, ответственные лица и прочие существенные обстоятельства, тем меньше вопросов будет возникать у контролирующих органов.

II. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на осуществление той или иной хозяйственной операции. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др.) определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, заработная плата (в том числе премии) начисляется, в частности, на основании различных приказов руководителя учреждения, а по итогам начисления составляются соответствующие Ведомости. Другой пример: наличные денежные средства выдаются под отчет по Расходному кассовому ордеру на основании Решения (распоряжения) руководителя учреждения, принимаемого на основании письменного Заявления подотчетного лица. В отдельных случаях распорядительные документы могут оформляться с применением унифицированных форм (например, N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"), а в иных ситуациях - в порядке, определенном в госучреждении, с учетом дополнительных требований, установленных на уровне публично-правового образования или отдельного ведомства.

III. Помимо распорядительных документов важное значение имеют документы, обосновывающие те или иные решения (Расчеты, Заключения профильных комиссий организации, Отчеты исполнителей, Технические задания, Заявки и т.п.). Оформляются они в произвольной форме.

Например, уже на этапе принятия решения о приобретении того или иного имущества в учреждении должен быть сформирован "набор аргументов", обосновывающих применение соответствующей статьи КОСГУ - 310 или 340. Итогом подобной работы может стать оформленное в письменной форме Заключение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.

IV. К первичным документам также могут прилагаться документы, оформляемые в произвольной форме согласно обычаям делового оборота. К таким документам относятся, например, Счета - в настоящее время нормативными правовыми актами единая форма счета не установлена (см. также письма Минфина России от 09.04.2009 N 02-03-07/1970, Федерального казначейства от 10.04.2009 N 42-5.1-13/14).

Совсем не лишними будут и документы, позволяющие при необходимости доказать, что у контрагента имелись трудовые и материальные ресурсы, необходимые для исполнения условий договора (контракта) (представленные контрагентами копии договоров аренды помещений, автомобилей и оборудования, паспортов транспортных средств (ПТС), свидетельств о праве собственности на объекты недвижимости, штатных расписаний и т.п.).

Целесообразно также сохранять всю переписку с представителями контрагентов, а также документы, подтверждающие полномочия физических лиц, с которыми велась такая переписка.

V. И наконец, отдельные документы могут приниматься (создаваться) прежде всего в целях организации налогового учета (например, Счета-фактуры).

Использование копий первичных учетных документов

В ряде случаев сотрудникам бухгалтерских служб приходится работать не с оригиналами, а с копиями первичных учетных документов. Так, например, контрагенты в силу различных обстоятельств могут передавать первичные документы по факсу или с использованием электронной почты (без применения электронной подписи). Кроме того, копии документов в отдельных случаях могут изготавливаться учреждением при формировании им электронных первичных учетных документов (с применением электронной подписи).

Согласно пп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В свою очередь, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В соответствии с п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Однако электронный скан-образ документа, подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями указанных в документе лиц, не всегда может заменить подлинник (письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Примечание

Приведенные выше положения ГОСТа Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер и распространяются на унифицированные формы документов. В то же время их желательно применять и в отношении не унифицированных форм первичных учётных документов.

Анализ положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии. Более того, ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 32 федерального стандарта "Концептуальные основы ..." предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В то же время из содержания ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы ..." следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Таким образом, полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений. Для целей бухгалтерского учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

Случается, что по каким-либо причинам организации госсектора истребуют от своих контрагентов оригиналы (дубликаты) первичных документов, а получают только их копии. Например, подобная ситуация может сложиться в случае утраты оригинала первичного документа сотрудником учреждения.

В настоящее время существует практика принятия к учету подобных копий наравне с оригиналами первичных документов. Однако полностью исключить вероятность возникновения каких-либо претензий со стороны органов финансового контроля при отражении хозяйственных операций на основании копий первичных документов (пусть даже и заверенных надлежащим образом) нельзя. В то же время из приведенных выше положений действующего законодательства несложно понять, что риски могут быть минимизированы только в том случае, если выполняются следующие условия:

1) документ должен быть скопирован полностью (иными словами, в копии должна содержаться вся информация, содержащаяся в оригинале);

2) речь идет о копии документа, который изначально был составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо содержал все обязательные реквизиты;

3) копия не просто заверена в соответствии с требованиями стандартов, но содержит оригинальные подписи всех должностных лиц, ранее подписавших первичный документ, а также оригинальные оттиски печатей соответствующих организаций;

4) в случае наличия в заверяемых документах более одного листа все листы копий прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Обойтись полностью без формирования копий первичных (сводных) учетных документов на бумажных носителях не получится даже в том случае, если в учреждении такие документы формируются в электронном виде с использованием электронной подписи и хранятся на машинных носителях (заверять копии электронных документов желательно в соответствии с положениями ГОСТа Р 6.30-2003). При формировании копии электронного документа на бумажном носителе целесообразно проставлять отметку "Копия электронного документа" (письмо Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).

Согласно ч.ч. 6, 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 32 федерального стандарта "Концептуальные основы ..." и п.п. 7, 10 Инструкции N 157н копии на бумажных носителях необходимо формировать:

1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций;

2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;

3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Внимание

Помимо перечисленных выше случаев организации госсектора не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов. Однако в их учетной политике может содержаться требование о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом учреждения.

_______________________

*(1) Организация госсектора самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм, утвержденных Приказом N 52н (см. письма Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N 07-04-05/02-374). Желательно, чтобы эта дата была согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным документом организации (учетной политикой).

Тема

Организация бухгалтерского учета (для госсектора)

См. также

Оформление первичных документов (для госсектора)

Отражение в учете фактов хозяйственной жизни при поступлении первичных документов позднее даты выставления этих документов (для госсектора)

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для госсектора)

Регистры бухгалтерского учета. Свод учетных данных (для госсектора)

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Документальное оформление расходов при осуществлении капитального строительства подрядчиком (для госсектора)

Документальное оформление передачи имущества в казну (изъятия из оперативного управления) (для госсектора)

Документальное оформление списания материальных запасов (для госсектора)

Документальное оформление операций по централизованному снабжению казенных учреждений материальными ценностями

Учетные регистры и бухгалтерские документы, применяемые для учета санкционирования расходов (для госсектора)

Электронный документооборот

Учетная политика (для госсектора)

Практические ситуации

Построить список