Энциклопедия решений. Планирование конференций, выставок, симпозиумов, совещаний, семинаров и других программных мероприятий (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Планирование конференций, выставок, симпозиумов, совещаний, семинаров и других программных мероприятий (для бюджетной сферы)

Смотрите в этом материале:

Порядок организации программных мероприятий

Финансирование программного мероприятия

Составление сметы проведения мероприятия

Договор на оказание платных услуг

Определение размера организационного (регистрационного) взноса

Уставом учреждения бюджетной сферы (далее - учреждение) может быть предусмотрена такая платная услуга, относящаяся к основным видам деятельности, как организация и проведение выставок, ярмарок, семинаров, конференций, совещаний, симпозиумов, фестивалей, смотров, конкурсов и иных программных мероприятий по профилю учреждения, в том числе научных, научно-организационных, образовательных и др. Деятельность учреждения по оказанию услуг (выполнению работ) за плату признается приносящей доход деятельностью (см. п. 8 Рекомендаций Минфина России от 22.10.2013).

Порядок организации программных мероприятий

Учреждение может проводить программные мероприятия (далее - мероприятия) регулярно или разово, приурочивая к определенному событию, определяя тематику (научные, междисциплинарные, общественные), направление и охват участников (международные, всероссийские, региональные, на уровне отдельного учреждения и даже отдельного коллектива).

Пример

Например, медицинский исследовательский центр проводит Научные чтения по медицинской тематике каждые три года: IX Научные чтения проводились в июне 2016 года; X Научные чтения в июне 2019 года; XI Научные чтения - в июне 2022.

Летняя школа юных программистов проводится ежегодно научным институтом в целях развития у обучающихся-школьников интереса к углубленному изучению информатики, формирования навыков современного программирования и использования перспективных информационных технологий.

Государственный агротехнологический университет организовал разовое мероприятие - национальную студенческую научно-практическую конференцию "Аграрная экономика: научное, кадровое и информационное обеспечение".

Организатором мероприятия может быть назначено как одно учреждение, так и несколько. За каждым учреждением-организатором нормативным актом (Положением о мероприятии) закрепляются конкретные функции, права и обязанности.

Положением о мероприятия регулируются следующие вопросы:

- сроки, место, задачи и цели мероприятия;

- сроки и правила регистрации на участие в мероприятии;

- определяется официальный организатор мероприятия (одна или несколько организаций);

- состав и обязанности организационного комитета, который решает организационные вопросы, утверждает состав участников мероприятия, формирует состав экспертной группы, организует работу по обработке материалов мероприятия и подготовке их к публикации; анализирует и обобщает итоги проведения мероприятия;

- категория участников и правила их отбора для участия в мероприятии;

- состав и обязанности экспертной группы, которая проверяет работы участников, оценивает их выполнение требованиям мероприятия, оценивает доклады участников, проводит анализ уровня подготовки участников для целей допуска к мероприятию, определяет победителей (при необходимости);

- порядок проведения мероприятия;

- порядок подведения итогов мероприятия;

- стоимость участия в мероприятии.

Учреждение - организатор может осуществлять все функции по организации мероприятия самостоятельно, а может привлечь для реализации отдельных задач посредника.

Информация о тематике, месте и сроках проведении мероприятия размещается заранее в средствах массовой информации (на специализированных сайтах, распространяется по наработанным каналам связи, среди потенциальных участников и т.п.): мероприятия планируются до начала финансового года их проведения, а иногда и за несколько лет. Как правило, Положением предусматривается заблаговременная регистрация, позволяющая определить примерное количество участников еще задолго до начала подготовительных действий, а значит и наиболее точно спланировать зависимые от такого показателя расходы.

В зависимости от формата мероприятия и количества планируемых участников принимается решение о размере организационного (регистрационного) взноса за участие.

Пример

Например, семинар, проводимый на базе отдельного научного учреждения, по актуальной для него тематике, может проводиться силами данного учреждения без сбора оргвзносов (на безвозмездной основе).

А вот участие в Международной научной конференции с приглашенными зарубежными лекторами, требующей для проведения мероприятия помещения, оборудованные средствами аудио- и видео - передачи, как правило, несмотря на наличие других источников финансирования, сопровождается обязательной уплатой организационного (регистрационного) взноса.

Требование обязательной регистрации заблаговременно до начала мероприятия позволяет:

- определить уровень мероприятия, отследить проявление интереса у иногородних и зарубежных участников;

- предусмотреть закупку оптимального количества товаров и услуг, приходящихся на одного участника (сформировать папки участника, заказать достаточное количество воды, порций для проведения кофе-брейков, определить потребность в транспорте для оказания транспортного обслуживания мероприятия и др.);

- просчитать безубыточность проведения мероприятия при определении размера организационного (регистрационного) взноса.

Финансирование программного мероприятия

В зависимости от формы проведения мероприятия (выставка, ярмарка, конференция, семинар, совещание и т.д.) экспертным путем организационным комитетом проводится определение возможных источников финансирования, которые зависят от наличия заинтересованных участников рынка, готовых выступить:

- спонсорами (юридические и физические лица по договору об оказании спонсорской помощи, но только в том случае, если уставом учреждения предусмотрено оказание услуг по рекламе*(1)),

- жертвователями по целевым договорам пожертвования;

- грантодателями по соглашениям о предоставлении гранта по результатам конкурса (некоммерческие организации и фонды, в том числе Российский фонд фундаментальных исследований и Российский научный фонд);

- в форме государственной поддержки (выделение целевых субсидий, грантов в форме субсидии органами власти, а также доведение учредителем до учреждения государственного (муниципального) задания на проведение мероприятий и, соответственно, финансового обеспечения на выполнение задания).

- участниками мероприятия на возмездной основе по договору возмездного оказания услуг (физические и юридические лица по договорам на участие в мероприятии с уплатой организационного или регистрационного взноса) - платная деятельность.

Платная деятельность по оказанию услуг в части организации программных мероприятий относится к деятельности, подпадающей под обложение налогом на добавленную стоимость (далее - НДС) и налогом на прибыль (далее - НП). Если учреждение-организатор не является льготируемым по данным налогам, то организационный (регистрационный) взнос будет содержать в стоимости НДС, а расходы, относимые на уменьшение доходов в целях исчисления НП, должны четко соответствовать требованиям налогового законодательства.

Внимание

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами для целей налогообложения прибыли признаются затраты учреждения, которые одновременно отвечают следующим требованиям:

- экономически обоснованы и документально подтверждены;

- не включены в перечень расходов, которые не учитываются в целях налогообложения прибыли на основании ст. 270 НК РФ;

- направлены для целей осуществления приносящей доход деятельности.

Разъяснения о том, какие расходы учитываются учреждением при формировании налоговой базы по налогу на прибыль доведены Минфином России письмами от 05.10.2017 N 03-03-07/64953, от 22.03.2018 N 03-03-07/18252, от 14.05.2018 N 03-03-07/31954.

Составление сметы проведения мероприятия

Составление сметы проведения мероприятия - необходимый процесс, который, с одной стороны, позволяет определить потребность учреждения - организатора в финансировании, а с другой стороны, рассчитать размер организационного (регистрационного) взноса.

Внимание

Если смета составлена с нарушением, не учтены все расходы и доходы, то это может привести к убытку от проведения мероприятия, покрывать который учреждение будет вынуждено из собственных средств.

Законодательно форма сметы не установлена, но по общепринятой практике, она состоит из доходной и расходной части, может включать аналитические строки по доходности (валовая прибыль, прибыль, рентабельность), а также предусматривать приложение расшифровок-обоснований. Конкретную форму сметы с необходимой детализацией, порядок ее формирования и утверждения учреждению следует разработать самостоятельно и утвердить локальным актом, например, Положением о проведении мероприятий.

В смете в доходную часть собирается обобщенная информация о планируемых источниках финансирования, в расходную часть собираются все запланированные затраты. При этом для учреждений бюджетной сферы важное значение имеет соотнесение расходов источникам финансирования доходной части. Если в смету включить информацию о планируемых кодах бюджетной классификации в части поступлений и выплат, то данные сметы можно будет использовать для формирования плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Важным фактором при составлении сметы на проведении мероприятия является статус учреждения в части уплаты НДС. Если НДС является возмещаемым налогом, то есть предъявляется к вычету, в стоимость оказанной услуги он не включается. Если же учреждение не платит НДС, то "входной" налог является невозмещаемым и включается в стоимость услуги (п. 2 ст. 170 НК РФ), что в значительной мере влияет на размер организационного (регистрационного) взноса и на финансовый результат от проведения мероприятия.

Пример 1. Составление сметы проведения конференции учреждением - плательщиком НДС и налога на прибыль

Федеральное бюджетное учреждение запланировало провести 5-дневную научную конференцию международного уровня. Ожидаемое количество участников 230 человек, в том числе аспиранты (очное участие) - 20 человек, заочные участники (онлайн-участие) - 30 человек, остальные 180 человек -участники с личным присутствием.

Запланировано получение следующих доходов от проведения конференции:

- регистрационные взносы за участие в конференции определены в размере 18 000 руб. (в т.ч. НДС 3 000 руб.); для онлайн-участников и аспирантов - 9 000 руб. (в т.ч. НДС 1 500 руб.);

- учреждение получило грант РНФ на проведение конференции в размере 1,7 млн руб. (без НДС), по условиям которого полученные средства могут быть направлены на оплату аренды имущества, расходов оргкомитета и на закупку комплектов "пакет участника";

- заключен договор возмездного оказания услуг по организации "круглого стола" для топ-менеджмента коммерческой организации с докладчиками на 1 день по одной из тематик конференции на сумму 150 000 руб. (в т.ч. НДС 25 000 руб.).

На проведение конференции запланированы следующие расходы:

1. Аренда помещения 260 кв. м на 5 дней с предоставлением аудио- и видео- техники стоимостью 900 руб./кв.м. (в т.ч. НДС 150 руб.). Общая стоимость договора аренды составила 1 170 тыс. руб. с учетом НДС (260кв.м. х 5 дн. х 900 руб.), в т.ч.:

- для выполнения договора оказания услуг под проведение круглого стола предусматривается выделение на 1 день помещения 60 кв.м., арендная плата за которое составит 54 000 руб. с учетом НДС (60 кв.м. х 1 дн. х 900 руб.). НДС к вычету - 9 000 руб.;

- остальную стоимость аренды в размере 1 116,0 тыс. руб. с учетом НДС относим на средства гранта.

2. Расходы оргкомитета. Оргкомитет определен в составе 10 человек: 1 сотрудник занимается подготовкой документов, включая отчетность, согласно условий гранта РНФ (принят на условиях внутреннего совместительства на 6 месяцев с заработной платой 4 000 руб.); 1 сотрудник занимается реализацией договора оказания услуг по организации "круглого стола" (принят на условиях внутреннего совместительства на 1 месяц с заработной платой 4 000 руб.); 8 штатных сотрудников с заработной платой 20 000 руб. занимаются подготовкой конференции (6 месяцев). Командировочные расходы оргкомитета (конференция запланирована в другом городе на территории РФ) рассчитаны, исходя из следующего: продолжительность командировки 7 дней; стоимость проезда 18 000 руб. (в т.ч. НДС 3 000 руб.) в одну сторону, проживание в гостинице по стоимости 4 800 руб./сут. (в т.ч. НДС 800 руб.).

2.1. Из средств гранта расходы оргкомитета на 1 сотрудника составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 31 248 руб. (4 000 руб./мес. х 6 мес. х 1,302)

Суточные 700 руб. (1 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 36 000 руб. (1 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны)

Проживание 3 300 руб. (1 чел. х 550 руб. / сут. х 6 сут.)

Так как при расходовании средств гранта действуют ограничения по возмещению стоимости проживания в размере 550 руб./сут., а ст. 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать расходы по проживанию в командировке, то возмещение расходов сверх установленной нормы планируем из средств от приносящей доход деятельности (после уплаты налога на прибыль) - 25 500 руб. (4 800 руб. х 6 сут. - 3 300 руб.).

2.2. Из средств договора на оказание услуг расходы оргкомитета на 1 сотрудника составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 5 208 руб. (4 000 руб./мес. х 1 мес. х 1,302)

Суточные 700 руб. (1 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 36 000 руб. (1 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны)

Проживание 24 000 руб. (1 чел. х 4 800 руб. / сут. х 6 сут.)

2.3. Из средств взносов расходы оргкомитета на 8 сотрудников составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 1 249 920 руб. (20 000 руб./мес. х 6 мес. х 8 чел. х 1,302)

Суточные 5 600 руб. (8 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 288 000 руб. (8 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны). НДС к вычету - 48 000 руб.

Проживание 230 400 руб. (8 чел. х 4 800 руб. / сут. х 6 сут.). НДС к вычету - 38 400 руб.

3. Пакет участника (только для участников, присутствующих очно - 200 человек. Отправка электронной версии онлайн-участникам производится посредством сети Интернет на почтовые ящики, указанные при регистрации).

3.1. Сборник тезисов. Тезисы принимаются заранее в срок, установленный Положением о конференции. Обработка тезисов и подготовка сборника к печати производится оргкомитетом (8 сотрудников) в рамках исполнения должностных обязанностей.

Расходы на оказание типографских услуг по печати сборников составят 600 руб./шт. (в т.ч. НДС 100 руб.), всего - 120 000 руб. из средств собранных взносов (входят в стоимость рег.взноса).

3.2. Пакет участника стоимостью 960 руб./шт. (в т.ч. НДС 160 руб.), состоящий из блокнота, ручки, флешки с электронной версией сборника тезисов, бейджа и папки, на все принадлежности нанесена символика конференции.

Расходы на "пакет участника" полностью отнесены на грант (предусмотрено правилами расходования гранта) - 192 000 руб.

4. Кофе-брейки (перерывы в программе докладов). Рассчитаны, исходя из стоимости 240 руб./чел. (в т.ч. НДС 40 руб.).

Количество порций определено следующим образом:

- для "круглого стола" планируется 2 перерыва для 6 представителей компании (12 порций);

- для участников конференции из средств взносов (включено в стоимость рег.взноса) 2 100 порций (200 очных участников и 10 человек оргкомитета на 5 дней с двумя перерывами в день).

Деятельность подлежит обложению НДС, НДС по кофе-брейку принимается к вычету.

5. Услуги по оформлению зала запланированы по договору на сумму 240 000 руб. (в т.ч. НДС 40 000 руб.), в т.ч. из средств соответствующих договоров

- с информацией о проведении "круглого стола" 12 000 руб. (в т.ч. НДС 2 000 руб.);

- с информацией по тематике конференции 228 000 руб. (в т.ч. НДС 38 000 руб.).

6. Договоры гражданско-правового характера на чтение лекций приглашенными лекторами (10 человек) из средств собранных регистрационных взносов:

- в части вознаграждения 15 000 руб. по каждому договору, всего 190 650 руб. (10 чел. х 15 000 руб. х 1,302, так как вознаграждение внештатных сотрудников облагается страховыми взносами по ставке 30,2 %);

- в части оплаты проезда, проживания и питания лекторов 45 000 руб. по каждому договору, всего 450 000 руб. (10 чел. х 45 000 руб., страховыми взносами не облагаются*(2)).

На основе данных о планируемых доходах и расходах на проведение конференции сводим смету.

Для сопоставления данных о доходах и расходах, можно ввести дополнительные строки:

- "Валовая прибыль/убыток" показывает разницу между строками "Доход (всего)" и "Расход (всего)". Общее превышение доходов 524 444 руб. (363 924 руб. + 160 520 руб.), из них валовая прибыль 139 872 руб. (132 180 руб. + 7 692 руб.), НДС к уплате 409 320 руб. (406 600 руб. + 2 720 руб.), 752 руб. - грант к возврату (неизрасходованные средства гранта), 25 500 руб. - расход из чистой прибыли на проживание сотрудника оргкомитета сверх установленной нормы для средств гранта.

По этой строке видно, что не взят к вычету НДС на сумму 248 800 руб. (409 320 руб. - 160 520 руб.), так как отнесен на затраты на средства гранта (грант не подлежит обложению НДС).

- "Налог на прибыль/НДС к уплате" определяется расчетным путем из данных сметы по источникам, подлежащих налогообложению: налог на прибыль 20 % составит 27 974 руб. (26 436 руб. + 1 538 руб.), НДС 409 320 руб.;

- "Чистая прибыль" определяется расчетным путем из данных сметы по источникам, подлежащих налогообложению: 111 898 руб. (105 744 руб. + 6 154 руб.);

- "Рентабельность (Прибыль/Доход), %" определяется расчетным путем из данных сметы по источникам, подлежащих налогообложению, сравнивается с рекомендуемыми значениями, доведенными учредителем.

См. Таблицу в редакторе MS-Excel (с расчетными формулами)

Пример 2. Составление сметы проведения конференции учреждением, которое не платит НДС и налог на прибыль

Федеральное бюджетное учреждение запланировало провести 5-дневную научную конференцию международного уровня. Ожидаемое количество участников 230 человек, в том числе аспиранты (очное участие) - 20 человек, заочные участники (онлайн-участие) - 30 человек, остальные - 180 участники с личным присутствием.

Запланировано получение следующих доходов от проведения конференции:

- регистрационные взносы за участие в конференции определены в размере 16 000 руб. (без НДС); для онлайн-участников и аспирантов - 8 000 руб. (без НДС);

- учреждение получило грант РНФ на проведение конференции в размере 1,7 млн руб. (без НДС), по условиям которого полученные средства могут быть направлены на оплату аренды имущества, расходов оргкомитета и на закупку комплектов "пакет участника";

- заключен договор возмездного оказания услуг по организации "круглого стола" для топ-менеджмента коммерческой организации с докладчиками на 1 день по одной из тематик конференции на сумму 150 000 руб. (без НДС).

На проведение конференции запланированы следующие расходы:

1. Аренда помещения 260 кв. м на 5 дней с предоставлением аудио- и видео- техники стоимостью 900 руб./кв.м. (в т.ч. НДС 150 руб.). Общая стоимость договора аренды составила 1 170 тыс. руб. с учетом НДС (260 кв.м. х 5 дн. х 900 руб.), в т.ч.:

- для выполнения договора оказания услуг под проведение круглого стола предусматривается выделение на 1 день помещения 60 кв.м., арендная плата за которое составит 54 000 руб. с учетом НДС (60 кв.м. * 1 дн. * 900 руб.);

- остальную стоимость аренды в размере 1 116,0 тыс. руб. с учетом НДС относим на средства гранта.

2. Расходы оргкомитета. Оргкомитет определен в составе 10 человек: 1 сотрудник занимается подготовкой документов, включая отчетность, согласно условий гранта РНФ (принят на условиях внутреннего совместительства на 6 месяцев с заработной платой 4 000 руб.); 1 сотрудник занимается реализацией договора оказания услуг по организации "круглого стола" (принят на условиях внутреннего совместительства на 1 месяц с заработной платой 4 000 руб.); 8 штатных сотрудников с заработной платой 20 000 руб. занимаются подготовкой конференции (6 месяцев). Командировочные расходы оргкомитета (конференция запланирована в другом городе на территории РФ) рассчитаны, исходя из следующего: продолжительность командировки 7 дней; стоимость проезда 18 000 руб. (в т.ч. НДС 3 000 руб.) в одну сторону, проживание в гостинице по стоимости 4 800 руб./сут. (в т.ч. НДС 800 руб.).

2.1. Из средств гранта расходы оргкомитета на 1 сотрудника составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 31 248 руб. (4 000 руб./мес. х 6 мес. х 1,302)

Суточные 700 руб. (1 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 36 000 руб. (1 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны)

Проживание 3 300 руб. (1 чел. х 550 руб. / сут. х 6 сут.)

Так как при расходовании средств гранта действуют ограничения по возмещению стоимости проживания в размере 550 руб./сут., а ст. 168)ТК РФ обязывает работодателя возмещать расходы по проживанию в командировке, то возмещение расходов сверх установленной нормы планируем из средств от приносящей доход деятельности (после уплаты налога на прибыль) - 25 500 руб. (4 800 руб. х 6 сут. - 3 300 руб.).

2.2. Из средств договора на оказание услуг расходы оргкомитета на 1 сотрудника составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 5 208 руб. (4 000 руб./мес. х 1 мес. х 1,302)

Суточные 700 руб. (1 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 36 000 руб. (1 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны)

Проживание 24 000 руб. (1 чел. х 4 800 руб. / сут. х 6 сут.)

2.3. Из средств взносов расходы оргкомитета на 8 сотрудников составят:

ФОТ (зарплата с учетом страховых взносов 30,2 %) - 1 249 920 руб. (20 000 руб./мес. х 6 мес. х 8 чел. х 1,302)

Суточные 5 600 руб. (8 чел. х 100 руб./сут. х 7 сут.)

Проезд 288 000 руб. (8 чел. х 18 000 руб. в одну сторону х 2 стороны).

Проживание 230 400 руб. (8 чел. х 4 800 руб. / сут. х 6 сут.).

3. Пакет участника (только для участников, присутствующих очно - 200 человек. Отправка электронной версии онлайн-участникам производится посредством сети Интернет на почтовые ящики, указанные при регистрации).

3.1. Сборник тезисов. Тезисы принимаются заранее в срок, установленный Положением о конференции. Обработка тезисов и подготовка сборника к печати производится оргкомитетом (8 сотрудников) в рамках исполнения должностных обязанностей.

Расходы на оказание типографских услуг по печати сборников составят 600 руб./шт. (в т.ч. НДС 100 руб.), всего - 120 000 руб. из средств собранных взносов (входят в стоимость рег.взноса).

3.2. Пакет участника стоимостью 960 руб./шт. (в т.ч. НДС 160 руб.), состоящий из блокнота, ручки, флешки с электронной версией сборника тезисов, бейджа и папки, на все принадлежности нанесена символика конференции.

Расходы на "пакет участника" полностью отнесены на грант (предусмотрено правилами расходования гранта) - 192 000 руб.

4. Кофе-брейки (перерывы в программе докладов). Рассчитаны, исходя из стоимости 240 руб./чел. (в т.ч. НДС 40 руб.).

Количество порций определено следующим образом:

- для "круглого стола" планируется 2 перерыва для 6 представителей компании (12 порций);

- для участников конференции из средств взносов (включено в стоимость рег.взноса) 2 100 порций (200 очных участников и 10 человек оргкомитета на 5 дней с двумя перерывами в день).

5. Услуги по оформлению зала запланированы по договору на сумму 240 000 руб. (в т.ч. НДС 40 000 руб.), в т.ч. из средств соответствующих договоров:

- с информацией о проведении "круглого стола" 12 000 руб. с учетом НДС;

- с информацией по тематике конференции 228 000 руб. с учетом НДС.

6. Договоры гражданско-правового характера на чтение лекций приглашенными лекторами (10 человек) из средств собранных регистрационных взносов:

- в части вознаграждения 15 000 руб. по каждому договору, всего 190 650 руб. (10 чел. х 15 000 руб. х 1,302, так как вознаграждение внештатных сотрудников облагается страховыми взносами по ставке 30,2 %);

- в части оплаты проезда, проживания и питания лекторов 45 000 руб. по каждому договору, всего 450 000 руб. (10 чел. х 45 000 руб., страховыми взносами не облагаются*(3)).

На основе данных о планируемых доходах и расходах на проведение конференции сводим смету.

Для сопоставления данных о доходах и расходах, можно ввести дополнительные строки:

- "Валовая прибыль/убыток" показывает разницу между строками "Доход (всего)" и "Расход (всего)". Общее превышение доходов 114 444 руб. (593 924 руб. - 479 480 руб.), из них валовая прибыль 139 192 руб. (128 780 руб. + 8 330 руб.), 752 руб. - грант к возврату (неизрасходованные средства гранта), 25 500 руб. - расход из чистой прибыли на проживание сотрудника оргкомитета сверх установленной нормы для средств гранта.

По этой строке видно, что "входной" НДС увеличил фактическую себестоимость услуг на 479 480 руб., так как отнесен на затраты (деятельность учреждения не подлежит обложению НДС).

- "Чистая прибыль" определяется расчетным путем из данных сметы по каждому источнику финансирования отдельно: 139 192 руб. (128 780 руб. + 10 412 руб.);

- "Рентабельность (Прибыль/Доход), %" определяется расчетным путем из данных сметы по каждому источнику отдельно и сравнивается с рекомендуемыми значениями, доведенными учредителем.

См. Таблицу в редакторе MS-Excel (с расчетными формулами)

Предварительная смета мероприятия анализируется, принимаются решения о размере организационного (регистрационного) взноса, проверяется финансовая возможность проведения программного мероприятия.

В смету вносятся изменения по мере поступления новой информации о поступлениях и выбытиях, и уже после сведения всей актуальной информации, зачастую перед проведением мероприятия, формируется окончательная смета. Процесс составления и проверки сметы (в т.ч. предварительной) при наличии нескольких источников финансирования трудоемок, поэтому целесообразно предусмотреть отдельный порядок ее согласования, отличный от согласования всего пакета документов на проведение мероприятия.

Договор на оказание платных услуг

Согласно ст. 161 ГК РФ на оказание платных услуг, как правило, заключается договор в простой письменной форме. Отраслевыми нормативными правовыми актами могут предусматриваться обязательные для включения в договор условия или сведения. Кроме того, могут быть разработаны примерные формы договоров об оказании государственных (муниципальных) услуг, в т.ч. платных, или методические рекомендации. Вместе с тем учреждение может самостоятельно разработать и утвердить форму договора.

Специфика деятельности по организации мероприятий заключается в уникальности предоставления услуги, с одной стороны, и большой представленности на рынке аналогичного вида услуг, с другой, что требует следования сложившейся мировой практике: предоставления удобства в юридическом оформлении отношений, указание привычного набора услуг в договоре и учета уровня рыночных цен при определении цены услуги. Соответственно, оформление услуги по участию в мероприятии, как правило, сопровождается договором возмездного оказания услуг, предпочтительная форма которого - публичный (устанавливает обязанности по выполнению работ, оказанию услуг, лицом, осуществляющим приносящую доход деятельность, которое по характеру своей деятельности должно осуществлять в отношении каждого, кто к нему обратится), а также публичная оферта (предложение заключить договор, адресованное неопределенному кругу лиц, в случае, если такое предложение содержит все существенные условия договора и из такого предложения усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор с любым, кто отзовется).

В открытом доступе (на сайте учреждения-организатора, на специализированных сайтах по распространению информации о проведении мероприятий или на специально созданном под проведение конкретного мероприятия сайте в сети Интернет) размещается информация о стоимости участия, которая может разниться в зависимости от вариантов участия, наполненности набора предоставленных услуг и категории участников. Для каждой стоимости участия может быть предусмотрен отдельный договор.

В договоре может указываться перечень оказываемых услуг, как с указанием цены на каждую, так и без такой детализации. Целесообразно предусмотреть в договоре точную формулировку назначения платежа с указанием кода бюджетной классификации (КБК) поступления. Также, во избежание трений с заказчиками по окончании мероприятия, договором можно предусмотреть выдачу документов об участии в мероприятии (сертификат участника, диплом или др.), и даже определить форму акта приемки-передачи оказанных услуг.

Определение размера организационного (регистрационного) взноса

На платную услугу по проведению мероприятий не распространяется государственное регулирование цен, поэтому, если иное не установлено учредителем, фактическая цена складывается из затрат на выполнение услуги (калькуляция себестоимости) и необходимого уровня рентабельности.

Как правило, организаторы предусматривают несколько вариантов участия, соответственно, разнится и стоимость организационного (регистрационного) взноса (далее - оргвзнос). Как правило, одна часть оргвзноса включает затраты на проведение мероприятия, которые не зависят от количества участников (аренда помещений, аренда видео- и аудиоаппаратуры, оформление помещений, расходы оргкомитета, оплата приглашенных лекторов и т.п.), другая часть учитывает расходы на личное присутствие участников (раздаточные материалы, питание в перерывах, транспортное обслуживание и пр.). Помимо этого, в оргвзносе могут быть отдельно предусмотрены такие дополнительные услуги, как проживание, трансфер, экскурсионное обслуживание в дни проведения мероприятия и др. Значительно снижается стоимость участия в случае получения целевого финансирования на организацию мероприятия: субсидии, гранта, пожертвования.

Если учреждение вправе самостоятельно установить размер платы за оказание услуги по участию в мероприятии, им учитываются следующие факторы:

- формат участия (очное участие с устным докладом, очное участие слушателем, предоставление тезисов для печати, онлайн-участие слушателем и пр.);

- место проведения мероприятия (на территории учреждения-организатора, арендованное помещение, предоставленное соорганизатором или жертвователем и пр.);

- уровень мероприятия (международный, всероссийский, региональный и пр.);

- наличие "круглых столов", совещаний с возможным заключением соглашений о дальнейшем сотрудничестве.

Внимание

При оплате потребителем услуг банковской картой банк взимает с учреждения комиссию по договору эквайринга. В этом случае учреждение не может увеличить стоимость услуг на процент комиссии банка, сохраняя при этом цену при оплате за наличный расчет. Это связано с тем, что положения п. 4 ст. 16.1 Закона N 2300-I запрещают при оплате устанавливать в отношении одного вида товаров (работ, услуг) различные цены в зависимости от способа их оплаты посредством наличных расчетов или в рамках применяемых форм безналичных расчетов.

В зависимости от наполнения оказываемой услуги при проведении мероприятия меняется стоимость участия. Так как законодательно порядок определения стоимости участия в мероприятиях не определен, то целесообразным будет такой порядок разработать учреждению самостоятельно и закрепить локальным актом.

Прямого запрета на предоставление льгот, скидок, преференций, как и норм, регулирующих возможность их предоставления, в нормативно-правовых актах не содержится: ГК РФ в отношении публичных договоров (устанавливающих обязанности по выполнению работ, оказанию услуг, лицом, осуществляющим приносящую доход деятельность, которое по характеру своей деятельности должно осуществлять в отношении каждого, кто к нему обратится) предусматривают возможность установления различных цен услуг (работ) для разных категорий потребителей. Иные условия публичного договора не могут устанавливаться исходя из преимуществ отдельных потребителей или оказания им предпочтения, за исключением случаев, если законом или иными правовыми актами допускается предоставление льгот отдельным категориям потребителей (см. пп. 1 и 2 ст. 426 ГК РФ). А потому сложилась практика предоставления льгот (скидок) отдельным категориям участников мероприятия. Как правило, стоимость участия в научной конференции школьников, студентов, аспирантов ниже в несколько раз, а иногда их участие допускается без внесения платы.

Однако установление различных цен на одни и те же услуги для разных заказчиков суды могут признавать нарушением антимонопольного законодательства ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции" (см. например, постановление ФАС Уральского округа от 21.10.2013 N Ф09-10855/13 (определением ВАС РФ от 17.12.2013 N ВАС-18456/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора отказано), постановление Президиума ВАС РФ от 26.02.2013 N 10083/12).

Пример 1. Определение размера оргвзноса за участие в научной конференции учреждением - плательщиком НДС и налога на прибыль

Федеральное бюджетное учреждение запланировало провести 3-дневную научную конференцию международного уровня.

Ожидаемое минимальное количество участников 230 человек, из них льготная категория с присутствием (определена как студенты, аспиранты, научные сотрудники до 30 лет) - 20 человек, участники без личного присутствия (прием и печать тезисов, онлайн-участие) - 30 человек.

Положением о конференции размер оргвзноса предусматривается в следующих размерах: для льготной категории - 50 % от базового размера, для участников без личного присутствия - 20% от базового размера.

На проведение конференции запланированы следующие расходы:

1. Аренда помещения 200 кв. м на 3 дня с предоставлением аудио- и видео- техники стоимостью 1 200 руб./кв.м. (в т.ч. НДС 200 руб.). Общая стоимость договора аренды составила 720 000 руб. с учетом НДС (200 кв.м. х 3 дн. х 1 200 руб.).

2. Расходы оргкомитета.

Оргкомитет определен в составе 6 человек, занимается подготовкой конференции (регистрация участников, поиск финансирования, обработка материалов участников, организация мероприятия и пр.) в течение 4 месяцев, заработная плата 20 000 руб./месяц.

Командировочные расходы оргкомитета (конференция запланирована в другом городе на территории РФ) рассчитаны в размере 44 500 руб. на 1 человека, исходя из следующего: продолжительность командировки 5 дней; суточные 500 руб./чел. (5 сут. х 100 руб.), стоимость проезда туда-обратно 30 000 руб., проживание в гостинице 14 000 руб. (4 сут. х 3 500 руб/сут.).

3. Пакет участника (только для участников, присутствующих очно), заказано 200 комплектов по стоимости 1 920 руб./шт. (в т.ч. НДС 320 руб.).

4. Перерывы / Кофе-брейки запланированы, исходя из стоимости 1 200 руб./чел. в день (в т.ч. НДС 200 руб.): 1 полноценный обед и 2 кофе-брейка по принципу "шведский стол". Всего 633 человеко-дней: (200 участников + 6 сотрудников оргкомитета + 5 приглашенных лекторов) х 3 дня.

5. Услуги по оформлению помещений запланированы по договору на сумму 240 000 руб. (в т.ч. НДС 40 000 руб.).

6. Договоры гражданско-правового характера на чтение лекций приглашенными лекторами (5 человек) на компенсацию расходов по проезду и проживанию в сумме фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 40 000 руб.

Запланировано получение целевого финансирования на проведение конференции:

- учреждение выиграло в конкурсе на получение гранта на проведение конференции в размере 960 000 руб. (без НДС), по условиям которого полученные средства могут быть направлены на оплату аренды имущества, используемого для проведения конференции, а также на его оформление;

- заключен договор пожертвования на проведение конференции на сумму 200 000 руб. (без НДС).

На основе данных о планируемых доходах и расходах на проведение конференции сводим предварительную смету и определяем потребность в доходах от взносов за участие в конференции.

См. Таблицу в редакторе MS-Excel (с расчетными формулами)

Согласно условиям полученного целевого финансирования за средства гранта планируем произвести расходы на аренду помещения и оформление зала, за средства пожертвования будет произведена оплата приглашенным лекторам. На остальные расходы необходимы доходы от оргвзносов - 1 844 960 руб. (без НДС). Так как учреждение - плательщик НДС, то оргвзнос также будет с учетом НДС, а значит "входной" НДС будет принят к вычету.

Определим "усредненное" количество участников, учитывающее размер оргвзноса: 196 чел. (180 чел. с полной стоимостью + 20 чел. со скидкой 50 % + 30 чел. с 20 %-ной стоимостью = 180 + 20 х 0,5 + 30 * 0,2).

Рассчитаем минимальный размер оргвзноса для покрытия расходов: 1 844 960 руб. / 196 чел. = 9 413 руб.

Локальным актом учреждение предусмотрено, что "базовый" размер оргвзноса равен расчетному минимальному размеру, округленному по математическим правилам в большую сторону кратно 1 000. Размер рентабельности для данного вида деятельности не установлен, но учредителем доведен уровень - не более 20 %.

Оргвзнос устанавливается в следующих размерах:

"Базовый": 10 000 руб. + 2 000 НДС 20% = 12 000 руб.

Для льготной категории (студенты, аспиранты, научные сотрудники до 30 лет): 5 000 руб. + 1 000 руб. НДС 20 % = 6 000 руб.

Для онлайн-участников: 2 000 руб. + 400 руб. НДС 20 % = 2 400 руб.

Рассчитываем ожидаемый объем доходов от поступления оргвзносов по категориям участников: 2 352 000 руб. (в т.ч. НДС 392 000 руб.). Запланированная валовая прибыль: 115 040 руб., налог на прибыль к уплате 23 008 руб., НДС к уплате 201 400 руб. (к вычету запланировано 190 600 руб. НДС), рентабельность 4,7 % не превышает уровень рентабельности, доведенный учредителем.

Пример 2. Определение размера оргвзноса за участие в научной конференции учреждением, которое не платит НДС и налог на прибыль

Федеральное бюджетное учреждение запланировало провести 3-дневную научную конференцию международного уровня.

Ожидаемое минимальное количество участников 230 человек, из них льготная категория с присутствием (определена как студенты, аспиранты, научные сотрудники до 30 лет) - 20 человек, участники без личного присутствия (прием и печать тезисов, онлайн-участие) - 30 человек.

Положением о конференции размер оргвзноса предусматривается в следующих размерах: для льготной категории - 50 % от базового размера, для участников без личного присутствия - 20% от базового размера.

На проведение конференции запланированы следующие расходы:

1. Аренда помещения 200 кв. м на 3 дня с предоставлением аудио- и видео- техники стоимостью 1 200 руб./кв.м. (в т.ч. НДС 200 руб.). Общая стоимость договора аренды составила 720 000 руб. с учетом НДС (200 кв.м. х 3 дн. х 1 200 руб.).

2. Расходы оргкомитета.

Оргкомитет определен в составе 6 человек, занимается подготовкой конференции (регистрация участников, поиск финансирования, обработка материалов участников, организация мероприятия и пр.) в течение 4 месяцев, заработная плата 20 000 руб./месяц.

Командировочные расходы оргкомитета (конференция запланирована в другом городе на территории РФ) рассчитаны в размере 44 500 руб. на 1 человека, исходя из следующего: продолжительность командировки 5 дней; суточные 500 руб./чел. (5 сут. х 100 руб.), стоимость проезда туда-обратно 30 000 руб., проживание в гостинице 14 000 руб. (4 сут. х 3 500 руб/сут.).

3. Пакет участника (только для участников, присутствующих очно), заказано 200 комплектов по стоимости 1 920 руб./шт. (в т.ч. НДС 320 руб.).

4. Перерывы / Кофе-брейки запланированы, исходя из стоимости 1 200 руб./чел. в день (в т.ч. НДС 200 руб.): 1 полноценный обед и 2 кофе-брейка по принципу "шведский стол". Всего 633 человеко-дней: (200 участников + 6 сотрудников оргкомитета + 5 приглашенных лекторов) *3 дня.

5. Услуги по оформлению помещений запланированы по договору на сумму 240 000 руб. (в т.ч. НДС 40 000 руб.).

6. Договоры гражданско-правового характера на чтение лекций приглашенными лекторами (5 человек) на компенсацию расходов по проезду и проживанию в сумме фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 40 000 руб.

Запланировано получение целевого финансирования на проведение конференции:

- учреждение выиграло в конкурсе на получение гранта на проведение конференции в размере 960 000 руб. (без НДС), по условиям которого полученные средства могут быть направлены на оплату аренды имущества, используемого для проведения конференции, а также на его оформление;

- заключен договор пожертвования на проведение конференции на сумму 200 000 руб. (без НДС).

На основе данных о планируемых доходах и расходах на проведение конференции сводим предварительную смету и определяем потребность в доходах от взносов за участие в конференции.

См. Таблицу в редакторе MS-Excel (с расчетными формулами)

Согласно условий полученного целевого финансирования за средства гранта планируем произвести расходы на аренду помещения и оформление зала, за средства пожертвования будет произведена оплата приглашенным лекторам. На остальные расходы необходимы доходы от оргвзносов - 2 035 560 руб. (без НДС). Так как учреждение - не является плательщиком НДС, то оргвзнос также будет без НДС, а значит "входной" НДС будет увеличивать затраты, входя в стоимость оргвзноса.

Определим "усредненное" количество участников, учитывающее размер оргвзноса: 196 чел. (180 чел. с полной стоимостью + 20 чел. со скидкой 50 % + 30 чел. с 20 %-ной стоимостью = 180 + 20 х 0,5 + 30 х 0,2).

Рассчитаем минимальный размер оргвзноса для покрытия расходов: 2 035 560 руб. / 196 чел. = 10 385 руб.

Локальным актом учреждение предусмотрено, что "базовый" размер оргвзноса равен расчетному минимальному размеру, округленному по математическим правилам в большую сторону кратно 1 000. Размер рентабельности для данного вида деятельности не установлен, но учредителем доведен уровень - не более 20 %.

Оргвзнос устанавливается в следующих размерах:

Обычный: 11 000 руб. (без НДС)

Для льготной категории (студенты, аспиранты, научные сотрудники до 30 лет): 5 500 руб. (без НДС)

Для онлайн-участников: 2 200 руб. (без НДС)

Рассчитываем ожидаемый объем доходов от поступления оргвзносов по категориям участников: 2 156 000 руб. (без НДС). Запланированная прибыль: 120 440 руб., рентабельность 5,6 % не превышает уровень рентабельности, доведенный учредителем.

_________________________________

*(1) Согласно п. 9 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" (далее - Закон N 38-ФЗ) спонсором является лицо, предоставившее средства либо обеспечившее предоставление средств для организации и (или) проведения спортивного, культурного или любого иного мероприятия, создания и (или) трансляции теле- или радиопередачи либо создания и (или) использования иного результата творческой деятельности. Спонсорской рекламой является реклама, распространяемая на условии обязательного упоминания в ней об определенном лице как о спонсоре (п. 10 ст. 3 Закона N 38-ФЗ). То есть спонсорская помощь оказывается за плату, а у учреждения возникает встречная обязанность по организации размещения рекламы о спонсоре. При таких обстоятельствах учреждение по существу будет являться рекламораспространителем (п. 7 ст. 3 Закона N 38-ФЗ), оказывающим спонсору услуги по распространению рекламы (смотрите также п. 3 постановления Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 58).

Между тем учреждение обладает специальной правоспособностью. Согласно п. 4 ст. 50 ГК РФ некоммерческие организации могут осуществлять приносящую доход деятельность, если это предусмотрено их уставами, лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и если это соответствует таким целям. В соответствии со ст. 173 ГК РФ сделка, совершенная юридическим лицом в противоречии с целями деятельности, определенно ограниченными в его учредительных документах, может быть признана судом недействительной по иску этого юридического лица, его учредителя (участника) или иного лица, в интересах которого установлено ограничение, если доказано, что другая сторона сделки знала или должна была знать о таком ограничении (см. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 13.12.2018 N Ф04-5658/18, АС Волго-Вятского округа от 06.07.2018 N Ф01-2453/18).

Исходя из изложенного, не является очевидным, что деятельность в качестве рекламораспространителя соответствует целям деятельности некоммерческой организации. Поэтому не исключена вероятность признания такого договора недействительным (в части возникновения у учреждения обязательств по оказанию рекламных услуг) на основании ст. 173 ГК РФ. Однако окончательный вывод по этому вопросу в спорной ситуации может сделать только суд.

Заключение договора об оказании спонсорской помощи в случае, если он будет признан недействительным, само по себе не образует состав административного правонарушения в соответствии с КоАП РФ. Однако нельзя исключить последствия дисциплинарного характера для руководителя учреждения, в частности, если эта сделка будет оспорена учредителем.

*(2) Письмо Минфина России от 24.08.2020 N 03-04-06/73842

*(3) Письмо Минфина России от 24.08.2020 N 03-04-06/73842

Тема

Платные услуги бюджетных, казенных и автономных учреждений

См. также

Договор возмездного оказания услуг