Энциклопедия решений. Вкладыш в трудовую книжку (ноябрь 2024)

Вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка имеет разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении". В раздел "Сведения о работе" вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция); раздел "Сведения о награждении" предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В соответствии с п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов - либо раздел "Сведения о работе", либо "Сведения о награждении", в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк, форма которого утверждена Правилами. Образец бланка утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" (далее - Приказ). Вкладыш в трудовую книжку полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением его названия и предупреждения на титульном листе о недействительности бланка без трудовой книжки.

Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Согласно п. 41 новые вкладыши, выданные работнику, вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера.

Обязанность приобретать бланки вкладышей как и бланки трудовых книжек возложена на работодателя (п. 46 Правил, п. 4 Приказа) (см. подробнее отдельный материал).

Анализ судебной практики показывает, что внесение работодателями записей о работе, подлежащих внесению в раздел "Сведения о работе", в другой раздел трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и основанием привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Тульского облсуда от 15.04.2016 по делу N 21-68/2016, Пятигорского горсуда Ставропольского края от 18.04.2014 по делу N 12-34/14). По указанной причине внесение последующих записей во вкладыш к трудовой книжке без изменения записей в разделе "Сведения о награждении" будет неправомерным.

Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.

По нашему мнению, приведенный в п. 1.2 Инструкции порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда.

Вкладыш оформляется по правилам заполнения и ведения трудовой книжки. В титульный лист вкладыша вносятся сведения о работнике, актуальные на момент оформления вкладыша. Следовательно прежде, чем заполнять титульный лист вкладыша, необходимо запросить у работника соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, диплом об образовании и т.п. и в соответствии с предоставленными документами оформить титульный лист вкладыша.

Если на момент заполнения вкладыша данные сотрудника изменилась то, соответствующие изменения необходимо внести так же и в трудовую книжку (см. подробнее отдельный материал).

Следует учитывать, что все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил) который указывают в графе 1 "Сведений о работе" или графе 1 "Сведений о награждении". То есть каждый раздел трудовой книжки, имеет собственную нумерацию, и каждая последующая запись, вносимая в него, должна иметь соответствующий порядковый номер. Поскольку вкладыш в трудовую книжку оформляется только в том случае, когда все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, следовательно нумерация соответствующего раздела во вкладыше в трудовую книжку, продолжает нумерацию, сделанную в аналогичном разделе в трудовой книжке. Данный вывод следует из пункта 11 Правил.

Согласно п. 39 Правил при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша (решение Селемджинского райсуда Амурской области от 12.03.2019 по делу N 2-35/2019). Однако ни в данной норме, ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), не содержится указание на место, в котором следует поставить штамп о выдаче вкладыша. Специалисты Роструда разъясняют, что место проставления штампа выбирается кадровым работником самостоятельно, при условии, что штамп не будет закрывать другие записи и будет читаемым. Таким образом полагаем, что не будет ошибкой при выдаче вкладыша проставить соответствующий штамп либо вверху на титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне первого листа обложки.

В п. 39 Правил прямо указывается на проставление надписи именно посредством штампа. Однако, по нашему мнению, рукописная надпись "Выдан вкладыш" с указанием серии и номера вкладыша приравнивается к штампу, соответственно, указанная надпись не является основанием для признания вкладыша недействительным. Мнение относительно возможности замены рукописной записи штампом и штампа рукописной записью высказывалось и судебными органами (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 05.12.2007 по делу N А53-7246/2007). Однако сказанное не отменяет обязанности работодателя иметь соответствующий штамп и ставить его при выдаче каждого вкладыша (решение Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-308/2016, определение Оренбургского облсуда от 20.12.2018 по делу N 33-9274/2018).

Заметим, что ни в Правилах, ни в Инструкции не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш. В свою очередь, поскольку вкладыш оформляется только в том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, представляется логичным, чтобы вкладыш был вшит между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки. Вместе с тем отметим, что поскольку указанные вопросы не регламентированы трудовым законодательством, по нашему мнению, организация вправе самостоятельно решить, в каком месте следует поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш", а также каким образом вшивать вкладыш (решения Катав-Ивановского горсуда Челябинской области от 21.06.2019 по делу N 12-51/2019, Октябрьского райсуда г. Ижевска Удмуртской Республики от 10.04.2017 по делу N 12-215/2017, определение Кемеровского облсуда от 01.04.2015 по делу N 33-2779/2015).

Несмотря на то, что сама форма вкладыша и п. 38 Правил указывают, на то что вкладыш без трудовой книжки недействителен, в судебной практике известны случаи, когда работодатель практикует выдачу вкладыша вместо трудовой книжки, что в последствии приводит работника к судебным тяжбам (см. решения Чарышского райсуда Алтайского края от 24.06.2019 по делу N 2-64/2019; Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 29.04.2019 по делу N 2-564/2019).

Внимание

Дата выдачи вкладыша в трудовую книжку не может быть ранее даты выдачи трудовой книжки (дубликата трудовой книжки) (см. например, определение Ставропольского краевого суда от 12.02.2019 по делу N 33-792/2019).

О выдаче вкладыша обязательно сделайте запись в Книге учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил).

Если лицо, поступающее на работу, предъявляет только вкладыш в трудовую книжку, работодателю следует поступать так же, как и в ситуации с отсутствием трудовой книжки (см. подробнее в Энциклопедии решений. Предъявление трудовой книжки при приеме на работу).

Напомним, что вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утрате вкладыша в трудовую книжку работником или работодателем; при наличии во вкладыше записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, а также в случае непригодности вкладыша в трудовую книжку к использованию (вкладыш обгорел, порван, испачкан и т.п.) надлежит оформить дубликат вкладыша (определения Московского горсуда от 12.09.2019 по делу N 33-40939/2019, Верховного Суда Республики Крым от 01.10.2019 по делу N 33-9977/2019, Калининградского облсуда от 25.07.2018 по делу N 33-3443/2018, Московского горсуда от 07.09.2017 по делу N 4г-10061/2017, Верховного Суда Республики Башкортостан от 15.01.2015 по делу N 33-2/2015).

Тема

Трудовая книжка

См. также

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку

Исправление ошибок в трудовой книжке и вкладыше в нее

Приобретение бланков трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Формы документов

Пример заполнения Вкладыша в трудовую книжку