Энциклопедия решений. Электронный документооборот в трудовых отношениях (ноябрь 2024)

Электронный документооборот в трудовых отношениях

С 22 ноября 2021 года вопрос использования электронного документооборота в трудовых отношениях (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот) регулируется статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

В силу части второй ст. 22.1 ТК РФ положения статей 22.1 - 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей ст. 22.1 ТК РФ.

К сожалению, на сегодняшний день невозможно с уверенностью заключить, что именно понимал законодатель под документами, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе. Трудовое законодательство не предусматривает оформления на бумажном носителе каких бы то ни было документов, кроме сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) и ряда документов в рамках взаимоотношений работодателей с дистанционными работниками (ст. 312.2, 312.3, 312.8 ТК РФ). Однако, например, из ст. 22.3 ТК РФ явно следует, что электронный документооборот распространяется в том числе на такие документы, как заявление об увольнении и заявление о выдаче документов, связанных с работой, хотя закон не содержит прямого требования об оформлении этих документов на бумажном носителе и не предусматривает ознакомления работника с этими документами.

Наиболее логичным представляется предположение, что законодатель понимал под документами, оформляемыми на бумажном носителе, все документы, к которым предъявляется требование об их письменной форме. Так, еще до включения в ТК РФ статей 22.1 - 22.3 Минтруд России указывал, что те документы, оформление которых в письменном виде прямо предусмотрено Трудовым кодексом, должны составляться на бумажном носителе (письмо от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773). В пользу этого вывода говорит и пояснительная записка к проекту Федерального закона от 22.11.2021 N 377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1 - 22.3. В ней авторы указывали, что на момент подготовки законопроекта ТК РФ не допускал оформление в электронном виде документов, для которых предусмотрено их оформление в письменном виде или ознакомление работника под роспись. В пояснительной записке также говорилось о том, что положения об ЭКДО будут распространяться именно на такие документы.

Однако даже такое толкование нельзя считать универсальным. Так, формально в законе не прописано требование о письменной форме отзыва заявления об увольнении (см. часть четвертую ст. 80 ТК РФ). В связи с этим многие суды ранее даже указывали на необходимость учета нежелания работника расторгать трудовой договор по собственному желанию независимо от формы его выражения (определения Свердловского областного суда от 11.02.2021 N 33-2208/2021, Московского областного суда от 01.02.2021 N 33-3562/2021, Новгородского областного суда от 26.06.2013 N 33-983/2013). Тем не менее из части четвертой ст. 22.3 ТК РФ следует, что и на отзыв заявления об увольнении правила об электронном документообороте тоже распространяются (см. также письмо Минтруда России от 01.02.2023 N 14-6/ООГ-728).

Однако до тех пор, пока в правоприменительной практике не сформируется иная трактовка части второй ст. 22.1 ТК РФ, мы считаем целесообразным исходить из того, что нормы трудового законодательства об ЭКДО распространяются на те документы, в отношении которых нормативно установлены требования об их оформлении в письменном виде и (или) об ознакомлении с ними работников (а на отзыв заявления об увольнении положения трудового законодательства об ЭКДО в обход общего определения распространяются в силу специальной нормы закона).

Также полагаем, что по смыслу закона указанные документы по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность их оформления в электронном виде имеется только в случае введения электронного документооборота в порядке, предусмотренном статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ, и в случаях, предусмотренных главой 49.1 ТК РФ, во взаимоотношениях работодателя с дистанционными работниками (см. письмо Минтруда России от 25.01.2023 N 14-2/ООГ-434, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Вместе с тем иногда можно встретить и иное мнение. Так, в одной из своих консультаций специалисты Роструда утверждают, что работодатель вправе предусмотреть предоставление работникам расчетного листка в электронном виде, даже если в организации не введен ЭКДО, хотя статья 136 ТК РФ предусматривает, что данный документ должен оформляться в письменном виде. Однако, например, Минтруд России в письме от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296 подтверждает, что извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, если работодатель не ведет ЭКДО по правилам статей 22.1-22-3 ТК РФ.

В части третьей ст. 22.1 ТК РФ оговорено, что правила ЭКДО, предусмотренные статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ, не применяются в отношении следующих документов:

- трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;

- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;

- приказы (распоряжения) об увольнении работника;

- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Тот факт, что на вышеперечисленные документы не распространяются положения статей 22.1 - 22.3 ТК РФ, обычно трактуется специалистами как свидетельство того, что такие документы в принципе не могут оформляться в электронном виде и должны составляться работодателем на бумажном носителе (см., например, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ"). В письме Минтруда России от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97 это объясняется "исключительным значением данных документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника" и защитой интересов работника от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе "задним числом", учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам. Чиновники подчеркивают, что оформление в бумажном виде акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, не позволит работодателю нарушать права работников, а работнику злоупотреблять своими правами.

Тем не менее иногда специалисты Роструда высказывают и иную позицию в отношении отдельных документов. Например, в одной из консультаций на портале "Онлайнинспекция.РФ" сформулирована точка зрения о том, что работодатель вправе локальным нормативным актом установить порядок подтверждения проведения инструктажей по охране труда электронной подписью.

Если нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не предписывают составлять определенный документ именно в письменной форме или ознакамливать с ним работников, это значит, что при составлении такого документа не применяются положения статей 22.1 - 22.3 ТК РФ, но само по себе это не исключает возможности его оформления в электронном виде. Например, в трудовом законодательстве нет указания на необходимость ведения табеля учета рабочего времени в письменном виде или ознакомления с ним работников. Поэтому такой документ может быть составлен в электронной форме без введения работодателем ЭКДО и без соблюдения требований статей 22.1 - 22.3 ТК РФ (см. письмо Минтруда России от 25.01.2023 N 14-2/ООГ-434). Тем не менее некоторые специалисты Роструда полагают, что без введения ЭКДО у сторон трудовых отношений нет возможности обмениваться в электронном виде даже теми документами, обязательность составления которых в письменном виде или обязательность ознакомления с которыми работников нормативно не установлены (см., например, консультацию с портала "Онлайнинспекция.РФ").

История вопроса

Вопрос о законности применения электронных документов в кадровом делопроизводстве долгое время был предметом многочисленных споров. Специалисты органов власти чаще всего настаивали на том, что трудовое законодательство не предусматривает использования электронного документооборота для обязательных кадровых документов, когда речь не идет о дистанционных работниках. Так, например, специалисты Минтруда России в письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 хотя и говорили о том, что работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов (на бумажном носителе или в электронном виде), но одновременно уточняли, что это не касается тех документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено ТК РФ. На недопустимости использования электронных документов в тех случаях, когда закон требует оформления их в письменном виде, в своих консультациях настаивали и сотрудники Роструда (см., например, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Сторонники такого подхода находились и среди судей (определения Белгородского областного суда от 26.01.2021 N 33-304/2021, Верховного Суда Республики Коми от 29.03.2018 N 33-1853/2018, Свердловского областного суда от 28.11.2019 N 33-20160/2019, Омского областного суда от 13.12.2017 N 33-8317/2017).

Вместе с тем говорить о какой-либо последовательности органов власти в этом вопросе не приходилось. Например, в различных разъяснениях, относящихся к периоду введения мер по борьбе с коронавирусной инфекцией в 2020 году, чиновники указывали на возможность оформления определенных кадровых действий путем обмена электронными образами с последующим их оформлением в установленном порядке, при этом никак не обосновывая такую возможность нормативно (см., например, письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ" ).

Еще одним интересным примером может служить отношение органов власти к оформлению в электронном виде расчетного листка. Хотя для этого документа законом также предусмотрена обязательная письменная форма (часть первая ст. 136 ТК РФ), специалисты Минтруда России и Роструда обычно не возражали против направления работникам такого документа в электронной форме. Например, Минтруд России в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560 высказал мнение о правомерности направления этого документа работникам посредством электронной почты. А ГИТ в г. Москве сочла приемлемым для этих целей даже использование мессенджеров (письмо от 17.09.2021 N ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297). Подобного рода консультации имелись и на портале "Онлайнинспекция.РФ".

В судебной практике часто встречалось мнение о том, что оформление тех или иных документов в электронном виде никак не противоречит требованиям ТК РФ об их письменной форме, а потому вполне законно (определения Первого КСОЮ от 23.03.2020 N 8Г-1159/2020, Нижегородского областного суда от 15.12.2020 N 33-11090/2020, Мурманского областного суда от 20.08.2019 N 33-2596/2019, Хабаровского краевого суда от 07.03.2019 N 33-1654/2019, Московского городского суда от 08.06.2018 N 33-25292/2018, от 12.03.2013 N 11-7738/13, Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015, Санкт-Петербургского городского суда от 07.10.2014 N 33-16698/2014, решение Верховного Суда Якутия от 18.02.2016).

Точка зрения о полной недопустимости использования электронных документов в кадровом делопроизводстве, на наш взгляд, не вполне соответствовала и ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", согласно которой информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Многие суды, даже указывая на невозможность использования в рамках трудовых правоотношений иных электронных документов, признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2020 N 8Г-11673/2020, решения Амурского областного суда от 14.07.2021 N 7-286/2021, от 20.05.2021 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018).

В любом случае необходимо признать, что до включения в Трудовой кодекс положений об электронном документообороте никакого единого мнения о допустимости использования электронной формы документов в кадровом делопроизводстве правоприменительная практика не выработала, а господствующее в ней мнение на этот счет могло меняться в зависимости от конкретного документа.

Следует также отметить, что до включения в Трудовой кодекс положений об электронном документообороте проводились эксперименты по использованию электронных документов, связанных с работой. Первый такой эксперимент имел место в 2018 году и проводился только среди нескольких крупных компаний (приказ Минтруда России от 26.03.2018 N 194). Второй эксперимент начался в 2020 году. Он регулировался Федеральным законом от 24.04.2020 N 122-ФЗ и приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н и допускал возможность участия в нем любых работодателей на добровольной основе. Изначально эксперимент должен был проводиться по 31 марта 2021 года включительно, однако затем был продлен до 15 ноября.

Тема

Трудовые отношения, кадры

См. также

Введение электронного кадрового документооборота

Способы осуществления электронного кадрового документооборота

Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота

Применение электронных подписей при взаимодействии работников с работодателем посредством ЭКДО

Электронные документы в электронном кадровом документообороте

Применение электронного кадрового документооборота при возникновении чрезвычайных обстоятельств

Электронный кадровый документооборот во взаимодействии с дистанционными работниками

Формы документов

Приказ о введении электронного документооборота

Уведомление лица, принимаемого на работу, об осуществлении электронного документооборота в сфере трудовых отношений

Уведомление работников о переходе на электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Согласие лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

Согласие работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота