Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов при УСН (ноябрь 2024)

Документальное подтверждение расходов при УСН

Расходы, уменьшающие полученные доходы при УСН, принимаются к учету в целях налогообложения при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Так, одним из критериев для признания затрат в целях налогообложения является их документальное подтверждение.

Согласно ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики, перешедшие на УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее - Книга), форма и порядок заполнения (далее - Порядок) которой утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н. В соответствии с п. 1.1 Порядка в Книге в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом (без применения двойной записи) отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

Поскольку специальные формы первички для налогоплательщиков, применяющих УСН, не разработаны, они могут применять первичные документы, используемые налогоплательщиками на общем режиме налогообложения (см. письма Минфина России от 21.12.2007 N 03-11-05/310, от 05.07.2004 N 03-03-05/2/44, УФНС по г. Москве от 15.07.2005 N 18-11/3/50775, УМНС по г. Москве от 19.05.2003 N 21-09/26661). Например, для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом, а при покупке за наличные - чеки ККТ или документы (товарные чеки, квитанции или др.), подтверждающие прием денежных средств за соответствующий товар, оформленные продавцами (см. письмо Минфина России от 06.05.2015 N 03-11-06/2/26028).

Согласно четвертому абзацу п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Если расходы понесены на территории иностранного государства, то они должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом иностранном государстве. При этом российское законодательство требует, чтобы документы, составленные на иностранном языке, имели иметь построчный перевод на русский язык (см. п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, письма Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 N 03-08-05/1, от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@, УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 N 20-12/050126).

Судебные органы в своих решениях отмечают, что НК РФ не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению). Условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены. При этом во внимание должны приниматься представленные налогоплательщиком доказательства в подтверждение факта и размера этих затрат, которые подлежат правовой оценке в совокупности (см. постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2012 N Ф06-4422/12, ФАС Уральского округа от 06.11.2012 N Ф09-10565/12, от 05.05.2012 N Ф09-2826/12, от 22.04.2008 N Ф09-6493/07-С3, ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.03.2012 N Ф02-744/12).

Поскольку в НК РФ не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Иными словами, все учетные формы организация разрабатывает и утверждает самостоятельно.

Налогоплательщикам, выбравшим в качестве объекта налогообложения "доходы", не требуется документально подтверждать произведенные расходы, за исключением расходов в виде уплаченных ими сумм, указанных в п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ (см. письма Минфина России от 16.06.2010 N 03-11-11/169, от 20.10.2009 N 03-11-09/353, от 15.08.2008 N 03-11-04/2/118, от 07.02.2008 N 03-11-04/2/27, от 01.09.2006 N 03-11-04/2/181, УФНС России по г. Москве от 20.01.2009 N 19-11/003082, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.10.2009 N А32-4454/2009-3/50).

Тема

Общий порядок определения расходов при УСН

См. также

Кассовый метод признания расходов при УСН

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли

Практические ситуации

Построить список