Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании "Гарант")

10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ

 

Приближается срок представления расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. Сдавать его обязаны все налоговые агенты по НДФЛ (российские организации и ИП), выплачивающие доходы физическим лицам. За отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев) форму нужно подать в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом (30 апреля, 31 июля и 31 октября соответственно), за год - не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (см. Налоговый календарь на 2021 год), в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Внимание

По общему правилу расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года необходимо представить в налоговый орган не позднее 1 ноября 2021 года (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Однако Указом Президента РФ от 20.10.2021 N 595 объявлены нерабочими дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года. В связи с этим срок представления расчета продлен до 8 ноября 2021 года включительно (см. информацию ФНС России от 26.10.2021).

Если в течение периода физлицам не выплачивались никакие доходы, облагаемые НДФЛ, то представлять расчет 6-НДФЛ не нужно.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Как налоговому агенту заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ?

Уточненный Расчет по форме 6-НДФЛ

Рекомендации по заполнению по листам и разделам формы 6-НДФЛ

Рекомендации по заполнению для отдельных ситуаций

Заполнение и представление 6-НДФЛ при реорганизации

Формы документов

Пример заполнения 6-НДФЛ

Пример заполнения Справки о доходах и суммах налога физлица (с 1 апреля 2021 года)

Сервис

Электронная отчетность

Статьи и обзоры

6-НДФЛ - 2021: что изменилось с отчета за первый квартал 2021 года?

Пояснения по 6-НДФЛ

Расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ: всегда ли расхождение - ошибка?

Разъяснения Минфина и ФНС

письмо ФНС России от 22 июня 2021 г. N БС-4-11/8725@

информация ФНС России от 21 мая 2021 г.

письмо ФНС России от 15 июня 2020 г. N БС-4-11/9769@

письмо Минфина России от 15 июня 2018 г. N 03-04-06/41178

письмо ФНС России от 1 ноября 2017 г. N ГД-4-11/22216@

письмо ФНС России от 4 мая 2016 г. N БС-4-11/7928@

 

Порядок представления расчета по форме 6-НДФЛ при наличии обособленных подразделений

 

Российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета этих подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

В течение отчетного периода работник может перейти работать из одного подразделения в другое, подразделение может быть ликвидировано и пр. Проверьте, верно ли заполнен расчет в таких ситуациях.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Уплата НДФЛ и представление 6-НДФЛ налоговыми агентами, имеющими обособленные подразделения

Как налоговому агенту заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ?

Практические ситуации

Построить список

Разъяснения Минфина и ФНС

письмо ФНС России от 5 октября 2021 г. N БС-4-11/14087@

письмо ФНС России от 7 сентября 2021 г. N БС-4-11/12684@

письмо ФНС России от 18 июня 2021 г. N БС-4-21/8534@

письмо ФНС России от 11 июня 2021 г. N БС-4-11/8204@

письмо ФНС России от 24 ноября 2020 г. N БС-4-11/19245@

письмо ФНС России от 3 июля 2020 г. N БС-4-11/10794@

письмо ФНС России от 27 декабря 2019 г. N БС-4-11/27059@

письмо ФНС России от 22 мая 2019 г. N БС-4-11/9619@

письмо ФНС России от 25 апреля 2019 г. N БС-4-11/8062@

письмо Минфина России от 6 февраля 2018 г. N 03-04-06/6908

 

Форма Расчета состоит из титульного листа, Разделов 1 и 2, приложения N 1 к Расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица".

Внимание

Справка о доходах и суммах налога физического лица ежеквартально не заполняется, она включается только в состав расчета по форме 6-НДФЛ, составленного за налоговый период - календарный год.

При его формировании необходимо учесть несколько нюансов, связанных с исчислением и уплатой НДФЛ в различных ситуациях. Рассмотрим, какие основные шаги необходимо совершить, прежде чем отправить расчет в налоговый орган:

 

ШАГ 1: Проверяем ставки НДФЛ

 

Размер налоговой ставки зависит от величины налоговой базы, статуса налогоплательщика и видов доходов, которые он получает. Применяются пять ставок НДФЛ: 9%, 13%, 15%, 30%, 35%.

Внимание

С 1 января 2021 года увеличена налоговая ставка по НДФЛ до 15% в отношении налоговой базы (доходов) физических лиц, превышающих 5 миллионов рублей за налоговый период (календарный год).

Проверьте, правильно ли применены ставки к каждому виду дохода. Ставку укажите в поле 100 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

В течение отчетного периода физлицам могут выплачиваться доходы, облагаемые по различным ставкам НДФЛ. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполняются для каждой из ставок налога.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Дата получения дохода, налоговый период, ставки НДФЛ

Основная ставка НДФЛ 13% (15%)

Ставка НДФЛ 9%

Ставка НДФЛ 35%

Ставка НДФЛ 30%

Как с 2021 года уплачивать НДФЛ по прогрессивной ставке 15% с доходов, превышающих 5 млн рублей

Изменение ставки НДФЛ при получении (утрате) статуса резидента РФ

Заполнение 6-НДФЛ при смене налогового резидентства

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

Практические ситуации

Построить список

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 13 сентября 2021 г. N БС-4-11/12938@

письмо ФНС России от 30 апреля 2021 г. N БС-4-11/6168@

письмо ФНС России от 6 апреля 2021 г. N БС-4-11/4577@

письмо ФНС России от 1 декабря 2020 г. N БС-4-11/19702@

 

ШАГ 2: Проверяем доходы, подлежащие налогообложению

 

В целях исчисления НДФЛ доходы физических лиц подразделяются на доходы от источников в РФ и доходы от источников за ее пределами. При этом существует перечень доходов, которые полностью или частично не подлежат налогообложению (освобождаемых от налогообложения) НДФЛ, а также доходы, которые не считаются полученными от источников в РФ.

Внимание

Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 НК РФ, не отражают в расчете по форме 6-НДФЛ. Также в нем не показывают доходы, в отношении которых организация (ИП) не является налоговым агентом.

Кроме того, доходы, которые фактически не выплачены физическим лицам (не получены физическими лицами) на дату представления расчета 6-НДФЛ, не указываются (не отражаются) налоговым агентом в расчете по форме 6-НДФЛ.

Проверьте, не попали ли под налогообложение доходы, не облагаемые НДФЛ.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Доходы, полученные от источников в РФ, в целях НДФЛ

Доходы, которые в целях исчисления НДФЛ не относятся к доходам от источников в РФ

Доходы, полученные от источников за пределами РФ, в целях НДФЛ

Доходы, не учитываемые при налогообложении НДФЛ

Рекомендации по заполнению для отдельных видов доходов

Статьи и обзоры

Определение дохода, подлежащего обложению НДФЛ (интервью с Разгулиным С.В., действительным государственным советником РФ 3 класса)

Практические ситуации

Построить список

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 13 сентября 2021 г. N БС-4-11/12938@

письмо ФНС России от 23 апреля 2021 г. N БС-4-11/5630@

письмо ФНС России от 2 февраля 2018 г. N ГД-18-11/85@

письмо ФНС России от 27 марта 2017 г. N БС-4-11/5602@

ШАГ 3: Проверяем налоговую базу

 

С 1 января 2021 года налоговые базы, в отношении которых применяются различные налоговые ставки, четко разграничены и определяются отдельно. При этом в течение отчетного (налогового) периода физические лица могут получать от организации доходы в виде дивидендов, в натуральной форме, в виде материальной выгоды, налоговая база по которым определятся в особом порядке.

Проверьте, имели ли место такие выплаты, правильно ли исчислена налоговая база и удержан налог.

Обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода отражается в поле 110 Раздела 2. Из суммы, отраженной в поле 110, отдельно выделяются:

- сумма начисленного дохода в виде дивидендов - поле 111;

- сумма начисленного дохода по трудовым договорам (контрактам) - поле 112;

- сумма начисленного дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг) - поле 113.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами

Заполнение 6-НДФЛ при выплате дивидендов

Заполнение 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме (вручение подарка)

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Налоговая база по НДФЛ при получении дохода в натуральной форме

НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах при получении кредитов (займов)

НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах при получении кредитов (займов) на строительство или приобретение жилья

НДФЛ с доходов от долевого участия в организации (дивидендов)

Практические ситуации

Построить список

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 4 августа 2021 г. N СД-4-11/11028@

письмо ФНС России от 9 июня 2021 г. N БС-4-11/7994@

письмо ФНС России от 21 апреля 2021 г. N БС-4-11/5471@

письмо ФНС России от 13 апреля 2021 г. N БС-4-11/4999@

письмо ФНС России от 6 апреля 2021 г. N БС-4-11/4577@

письмо ФНС России от 30 марта 2021 г. N БС-4-11/4206@

 

ШАГ 4: Проверяем налоговые вычеты

 

Налогоплательщик при получении доходов, облагаемых по основной ставке 13%(15%), имеет право на получение налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных).

Проверьте, все ли полагающиеся вычеты предоставлены, а также наличие документов для их получения.

Отразите все вычеты общей суммой в поле 130 Раздела 2 (по ставке 13%(15%)). Сумма в поле 130 не должна превышать сумму начисленного дохода (поле 110).

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ при предоставлении работникам налоговых вычетов

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ на детей

Предоставление стандартных вычетов по НДФЛ налоговым агентом

Социальные налоговые вычеты по НДФЛ

Имущественный налоговый вычет по НДФЛ при приобретении (строительстве) жилья

Предоставление имущественного вычета по НДФЛ работодателем (налоговым агентом)

Практические ситуации

Построить

 

ШАГ 5: Проверяем исчисленную сумму НДФЛ

 

После отражения вычетов заполните поле 140 Раздела 2 "Сумма налога исчисленная". Сумму НДФЛ, исчисленного с доходов в виде дивидендов, отразите в поле 141.

Для проверки налоговую базу (поле 110), уменьшенную на сумму вычетов (поле 130), умножьте на налоговую ставку (поле 100). Рассчитывайте НДФЛ отдельно по каждому разделу 2 (по налоговым ставкам).

Аналогично пересчитайте налог в отношении дивидендов.

Проверьте, совпадают ли отраженные суммы НДФЛ в поле 140 (141) всех Разделов 2 формы 6-НДФЛ с суммами НДФЛ, исчисленными в регистрах налогового учета за тот же период.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

 

ШАГ 6: Проверяем НДФЛ в отношении иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму на основании патента

 

Общая сумма НДФЛ налогоплательщиков-иностранцев, работающих по найму, подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими лицами за период действия патента. Уменьшение налога производится налоговым агентом на основании заявления налогоплательщика, документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы НДФЛ на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей.

При наличии сотрудников-иностранцев, уплачивающих "патентный" НДФЛ, проверьте наличие документов для уменьшения их налога. Подтвержденную сумму фиксированного авансового платежа отразите в поле 150 Раздела 2.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Заполнение 6-НДФЛ при уплате иностранным работником фиксированных авансовых платежей

НДФЛ с доходов иностранных граждан, осуществляющих в РФ трудовую деятельность по найму на основании патента

 

ШАГ 7: Проверяем количество физических лиц, получивших доходы

 

Проверьте количество физлиц, получивших доходы в соответствующим периоде. Для этого нужно проверить все регистры учета зарплаты и иных выплат. Не забудьте посчитать тех, кто оказывал услуги или выполнял работы по договорам гражданско-правового характера, кому выплачивались дивиденды, выдавались подарки и пр. Кроме того, проверьте, не попали ли в расчет несколько раз одни и те же физлица, получавшие доходы по разным основаниям (например, зарплату и вознаграждение по договору).

Результат отразите в поле 120 Раздела 2 (без разбивки по ставкам налога).

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

 

ШАГ 8: Проверяем случаи невозможности удержания налога и возврата НДФЛ

 

В некоторых случаях налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ (например, при выплате дохода в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды и др.). Проверьте, возникали ли подобные ситуации.

Общую сумму удержанного НДФЛ отразите в поле 160 Раздела 2. Отметим, что контрольными соотношениями равенство показателей, указанных в поле 140 и 160 Раздела 2, не предусмотрено.

Неудержанную сумму НДФЛ отразите в поле 170 Раздела 2. В поле 180 укажите общую сумму налога, излишне удержанного налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

В поле 190 Раздела 2 "Сумма налога, возвращенная налоговым агентом" укажите общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом налогоплательщику в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц" формы 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ налоговым агентом, не удержавшим НДФЛ с выплаты по ГПД

Заполнение 6-НДФЛ при возврате работнику НДФЛ

Невозможность удержания НДФЛ налоговым агентом из доходов налогоплательщика

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами

Перерасчет НДФЛ и возврат излишне начисленных сумм налоговым агентом

Практические ситуации

Построить

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 9 июня 2021 г. N БС-4-11/7994@

письмо ФНС России от 10 января 2020 г. N БС-4-11/85@

 

ШАГ 9: Проверяем сроки перечисления налога

 

Для отдельных видов выплат предусмотрены разные сроки перечисления налога. Дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога отражается в поле 021 Раздела 1 "Срок перечисления налога". Она заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.

Не забудьте, что в Разделе 1 данные отражаются поквартально, то есть не нарастающим итогом.

Внимание

С 2021 года дата получения доходов физическим лицом, дата удержания налога и сумма фактически полученного дохода в расчете по форме 6-НДФЛ не отражается.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Дата фактического получения дохода в виде оплаты труда в целях удержания и перечисления НДФЛ, в том числе при выплате аванса

Дата получения дохода, налоговый период, ставки НДФЛ

Дата получения дохода для целей исчисления, удержания и перечисления НДФЛ

Перечисление налоговыми агентами удержанного НДФЛ в бюджет. Сроки уплаты

Сроки исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с разных видов доходов налоговыми агентами

Оформление платежных поручений на уплату налоговых платежей, страховых взносов и госпошлины

Как налоговому агенту заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ?

Раздел 1 "Данные об обязательствах налогового агента" формы 6-НДФЛ

Практические ситуации

Построить список

Разъяснения Минфина и ФНС

письмо ФНС России от 25 ноября 2021 г. N БС-4-11/16428@

письмо ФНС России от 9 августа 2021 г. N СД-19-11/283@

письмо ФНС России от 9 июня 2021 г. N БС-4-11/7994@

письмо ФНС России от 26 мая 2021 г. N БС-4-11/7250@

письмо ФНС России от 12 апреля 2021 г. N БС-4-11/4935@

письмо ФНС России от 1 апреля 2021 г. N БС-4-11/4351@

письмо ФНС России от 30 марта 2021 г. N БС-4-11/4206@

письмо ФНС России от 1 декабря 2020 г. N БС-4-11/19702@

 

ШАГ 10: Проверяем расчет 6-НДФЛ по контрольным соотношениям

 

Правильность заполнения расчета налоговые органы проверяют с помощью контрольных соотношений, которые в отношении отчетности по НДФЛ доведены письмом ФНС России от 23.03.2021 N БС-4-11/3759@. Ими могут воспользоваться и налоговые агенты.

Проверьте расчет по контрольным соотношениям перед отправкой - это поможет избежать ошибок в заполнении и пройти форматно-логический контроль формы 6-НДФЛ.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

Справки ГАРАНТа

Контрольные соотношения показателей форм налоговой отчетности

Разъяснения ФНС и Минфина

Письмо ФНС России от 1 ноября 2017 г. N ГД-4-11/22216@