10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании "Гарант")
10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ
Приближается срок представления расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649. Сдавать его обязаны все налоговые агенты по НДФЛ (российские организации и ИП), выплачивающие доходы физическим лицам.
За отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев) расчет нужно подать в налоговый орган не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом (25 апреля, 25 июля и 25 октября соответственно), за год - не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (см. Налоговый календарь на 2024 год), в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Если в течение периода физлицам не выплачивались никакие доходы, облагаемые НДФЛ, то представлять расчет 6-НДФЛ не нужно.
Рекомендуем ознакомиться:
Порядок представления расчета по форме 6-НДФЛ при наличии обособленных подразделений
Российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета этих подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.
В течение отчетного периода работник может перейти работать из одного подразделения в другое, подразделение может быть ликвидировано и пр. Проверьте, верно ли заполнен расчет в таких ситуациях.
Рекомендуем ознакомиться:
Форма Расчета состоит из титульного листа, Разделов 1 и 2, приложения N 1 к Расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица".
Внимание
Справка о доходах и суммах налога физического лица ежеквартально не заполняется, она включается только в состав расчета по форме 6-НДФЛ за налоговый период - календарный год.
При его формировании необходимо учесть несколько нюансов, связанных с исчислением и уплатой НДФЛ в различных ситуациях. Рассмотрим, какие основные шаги необходимо совершить, прежде чем отправить расчет в налоговый орган:
ШАГ 1: Проверяем ставки НДФЛ
Размер налоговой ставки зависит от величины налоговой базы, статуса налогоплательщика и видов доходов, которые он получает. Применяются пять ставок НДФЛ: 9%, 13%, 15%, 30%, 35%.
Проверьте, правильно ли применены ставки к каждому виду дохода. Ставку укажите в строке 100 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ.
В течение отчетного периода физлицам могут выплачиваться доходы, облагаемые по различным ставкам НДФЛ. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполняются для каждой из ставок налога.
Рекомендуем ознакомиться:
ШАГ 2: Проверяем доходы, подлежащие налогообложению
В целях исчисления НДФЛ доходы физических лиц подразделяются на доходы от источников в РФ и доходы от источников за ее пределами. При этом существует перечень доходов, которые полностью или частично не подлежат налогообложению (освобождаемых от налогообложения) НДФЛ, а также доходы, которые не считаются полученными от источников в РФ.
Внимание
Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 НК РФ, не отражают в расчете по форме 6-НДФЛ. Также в нем не показывают доходы, в отношении которых организация (ИП) не является налоговым агентом.
Кроме того, доходы, которые фактически не выплачены физическим лицам (не получены физическими лицами) на дату представления расчета 6-НДФЛ, не указываются (не отражаются) налоговым агентом в расчете по форме 6-НДФЛ.
Проверьте, не попали ли под налогообложение доходы, не облагаемые НДФЛ.
Рекомендуем ознакомиться:
|
|
Энциклопедия решений •Доходы, полученные от источников в РФ (в целях НДФЛ) •Доходы, которые в целях исчисления НДФЛ не относятся к доходам от источников в РФ •Доходы, полученные от источников за пределами РФ (в целях НДФЛ) |
|
|
Статьи и обзоры Определение дохода, подлежащего обложению НДФЛ (интервью с Разгулиным С.В., действительным государственным советником РФ 3 класса) |
|
|
Практические ситуации |
|
|
Разъяснения ФНС •письмо ФНС России от 2 февраля 2022 г. N БС-4-11/1156@ •письмо ФНС России от 13 сентября 2021 г. N БС-4-11/12938@ |
ШАГ 3: Проверяем налоговую базу
Налоговые базы, в отношении которых применяются различные налоговые ставки, четко разграничены и определяются отдельно.
Внимание
Общая по всем физическим лицам налоговая база по налогу отражается в строке 131 Раздела 2 нарастающим итогом с начала налогового периода.
При этом в течение отчетного (налогового) периода физические лица могут получать от организации доходы в виде дивидендов, в натуральной форме, в виде материальной выгоды, налоговая база по которым определятся в особом порядке.
Проверьте, имели ли место такие выплаты, правильно ли исчислена налоговая база и удержан налог.
Внимание
Федеральным законом от 08.08.2024 N 259-ФЗ уточнен порядок определения материальной выгоды от экономии на процентах. При этом действие положений абзацев первого, второго, четвертого-девятого пп. 1 п. 1 и пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ распространяется на доходы, полученные налогоплательщиками начиная с 1 января 2024 года (ч. 20 ст. 19 Закона N 259-ФЗ).
Обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного и фактически полученного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода отражается в строке 120 Раздела 2.
Внимание
С 1 января 2024 года из суммы, отраженной в строке 120, отдельно выделяется общая по всем высококвалифицированным специалистам сумма полученного дохода по трудовым договорам (контрактам) и гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг), нарастающим итогом с начала налогового периода (строка 121).
Рекомендуем ознакомиться:
ШАГ 4: Проверяем налоговые вычеты
Налогоплательщик при получении доходов, облагаемых по основной ставке 13%(15%), имеет право на получение налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных).
Проверьте, все ли полагающиеся вычеты предоставлены, а также наличие документов для их получения.
Отразите все вычеты общей суммой в строке 130 Раздела 2 (по ставке 13%(15%)). Сумма в строке 130 не должна превышать сумму начисленного дохода (строке 120).
Внимание
С 1 января 2024 года в строке 130 также отражаются расходы налогоплательщика, уменьшающие доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Рекомендуем ознакомиться:
ШАГ 5: Проверяем исчисленную сумму НДФЛ
После отражения вычетов и расходов заполните строку 140 Раздела 2 "Сумма налога исчисленная".
Для проверки сумму дохода (строка 120), уменьшенную на сумму вычетов и расходов (строка 130), умножьте на налоговую ставку (строка 100). Рассчитывайте НДФЛ отдельно по каждому разделу 2 (по налоговым ставкам).
Проверьте, совпадают ли отраженные суммы НДФЛ в строке 140 всех Разделов 2 формы 6-НДФЛ с суммами НДФЛ, исчисленными в регистрах налогового учета за тот же период.
Рекомендуем ознакомиться:
|
|
Энциклопедия решений •Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ •Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц" |
|
|
Разъяснения ФНС |
ШАГ 6: Проверяем НДФЛ в отношении иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму на основании патента
Общая сумма НДФЛ налогоплательщиков-иностранцев, работающих по найму, подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими лицами за период действия патента. Уменьшение налога производится налоговым агентом на основании заявления налогоплательщика, документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы НДФЛ на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей.
При наличии сотрудников-иностранцев, уплачивающих "патентный" НДФЛ, проверьте наличие документов для уменьшения их налога. Подтвержденную сумму фиксированного авансового платежа отразите в строке 150 Раздела 2.
Рекомендуем ознакомиться:
|
|
Энциклопедия решений •Заполнение 6-НДФЛ при уплате иностранным работником фиксированных авансовых платежей |
|
|
Практические ситуации |
ШАГ 7: Проверяем количество физических лиц, получивших доходы
Проверьте количество физлиц, получивших доходы в соответствующим периоде. Для этого нужно проверить все регистры учета зарплаты и иных выплат. Не забудьте посчитать тех, кто оказывал услуги или выполнял работы по договорам гражданско-правового характера, кому выплачивались дивиденды, выдавались подарки и пр. Кроме того, проверьте, не попали ли в расчет несколько раз одни и те же физлица, получавшие доходы по разным основаниям (например, зарплату и вознаграждение по договору).
Результат отразите в строке 110 Раздела 2 (без разбивки по ставкам налога).
Внимание
При заполнении расчета по форме 6-НДФЛ данные об общем количестве ВКС, получивших доход по трудовым договорам (контрактам) и гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг)", необходимо отразить в отдельной строке 111.
Рекомендуем ознакомиться:
|
|
Энциклопедия решений •Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц" |
ШАГ 8: Проверяем случаи невозможности удержания налога и возврата НДФЛ
В некоторых случаях налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ (например, при выплате дохода в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды и др.). Проверьте, возникали ли подобные ситуации.
Общую сумму удержанного НДФЛ отразите в строке 160 Раздела 2. Отметим, что контрольными соотношениями равенство показателей, указанных в строке 140 и 160 Раздела 2, не предусмотрено.
Неудержанную сумму НДФЛ отразите в строке 170 Раздела 2. В строке 180 укажите общую сумму налога, излишне удержанного налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.
В строке 190 Раздела 2 "Сумма налога, возвращенная налоговым агентом" укажите общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом налогоплательщику в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Внимание
Строка 160 Раздела 2 заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода, в свою очередь по строкам 161-166 идет детализация НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. Такое же правило применяется для строки 190 и строк 191-196.
Рекомендуем ознакомиться:
ШАГ 9: Проверяем сроки перечисления налога
Даты возникновения различных видов доходов установлены ст. 223 НК РФ, а сроки перечисления НДФЛ в бюджет - п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.
Внимание
С 1 января 2024 года налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ в следующие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- за период с 1-го по 22-е число текущего месяца - не позднее 28-го числа текущего месяца;
- за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца - не позднее 5-го числа следующего месяца;
- за период с 23 по 31 декабря - не позднее последнего рабочего дня текущего года.
Начиная с отчета за 1 квартал 2024 года в строке 020 Раздела 1 указывается удержанная сумма налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода, обобщенная по всем физическим лицам:
- за первый квартал - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 марта включительно;
- за полугодие - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 июня включительно;
- за девять месяцев - удержанная сумма налога в период с 1 января по 30 сентября включительно;
- за год - удержанная сумма налога в период с 1 января по 31 декабря включительно;
При этом сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода, указанная в строке 020, должна соответствовать сумме значений всех заполненных строк 021 - 026 за все отчетные периоды.
Таким образом, в Разделе 1 данные отражаются нарастающим итогом.
Внимание
Дата получения доходов физическим лицом, дата удержания налога и сумма фактически полученного дохода в расчете по форме 6-НДФЛ не отражается.
Рекомендуем ознакомиться:
ШАГ 10: Проверяем расчет 6-НДФЛ по контрольным соотношениям
Правильность заполнения расчета налоговые органы проверяют с помощью контрольных соотношений. Ими могут воспользоваться и налоговые агенты.
К новой форме расчета 6-НДФЛ применяются контрольные соотношения, направленные письмом ФНС России от 20.12.2023 N БС-4-11/15922@. Дополнительно сообщается, что контрольное соотношение N 1.13 не применяется, контрольное соотношение N 1.11 применяется с учетом контрольного соотношения N 1.10. (см. письмо ФНС России от 28.02.2024 N БС-4-11/2234@). Письмом ФНС России от 05.04.2024 N БС-4-11/4009@ уточнено контрольное соотношение N 1.14, несоответствие которому может свидетельствовать о завышении удержанного НДФЛ.
Проверьте расчет по контрольным соотношениям перед отправкой - это поможет избежать ошибок в заполнении и пройти форматно-логический контроль формы 6-НДФЛ.
Рекомендуем ознакомиться:
|
|
Справки ГАРАНТа •Контрольные соотношения показателей форм налоговой отчетности |
|
|
Разъяснения ФНС и Минфина |
___________________
В материале приведены разъсянения ФНС, Минфина России, а также ответы Службы правового консалтинга, основанные на ранее действующей форме 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. Полагаем, что они могут быть применены в части, не противоречащей НК РФ, а также действующему порядку заполнения новой формы 6-НДФЛ.
Открыть документ в системе ГАРАНТ