Энциклопедия решений. Хранение документов ООО (ноябрь 2024)

Хранение документов ООО

Общества с ограниченной ответственностью, так же как и другие юридические лица, обязаны хранить документы, предусмотренные действующим законодательством, а также предоставлять указанным в законе лицам информацию о своей деятельности.

Порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (абзац десятый п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон об ООО).

Внимание

Перечень информации, которая подлежит предоставлению участникам ООО, содержится в законе (п. 1 ст. 50 Закона об ООО) и не может быть сокращен уставом ООО (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ").

Помимо устава вопросы хранения документов ООО и предоставления информации участникам могут регулироваться внутренним положением.

Рекомендуется отдельно урегулироваться порядок передачи документов при смене руководителя ООО.

Положения устава общества не могут ограничивать права участников на информацию по сравнению с правами, предоставляемыми им Законом об ООО. Такие положения устава или учредительных документов не будут подлежать применению.

ООО обязано хранить документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества либо в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО).

Хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем ООО, т.е. единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором) (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете). ООО должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). При смене директора ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Хранение остальных документов ООО, в том числе устава, а также печати ООО (при её наличии) обязан обеспечить также единоличный исполнительный орган общества. При увольнении директор обязан передать документацию и печать вновь избранному директору или лицу, уполномоченному общим собранием участников ООО (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 N Ф02-2632/14).

Следует учитывать, что единоличный исполнительный орган ООО несет ответственность за хранение бухгалтерских документов и в том случае, если была выдана доверенность на представление интересов ООО в налоговой инспекции, но при этом отсутствуют доказательства нахождения бухгалтерских документов у другого лица (см., например, по аналогии с АО постановление ФАС Уральского округа от 02.09.2011 N Ф09-4838/11).

Участники ООО имеют право на доступ к документам общества (абзац третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 3, 4 ст. 50 Закона об ООО).

В соответствие с изменениями в ГК, вступившими в силу с 1 сентября 2014 г., члены совета директоров ООО наряду с участниками общества имеют право получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абзац второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании п. 5 "в" ст. 81 ТК РФ.

При ликвидации ООО, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Темы

Общество с ограниченной ответственностью

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Документы ООО

Перечень документов ООО, подлежащих хранению

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Предоставление информации участникам ООО

Порядок ликвидации юридического лица

Несостоятельность (банкротство). Общие положения

Требование участника ООО о предоставлении информации

Судебная защита права участника ООО на информацию

Энциклопедия судебной практики

Формы документов

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов на хранение в архив

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек