Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Порядок оформления (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу:
Трудовые книжки. Порядок оформления

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

1. Трудовой кодекс РФ:

- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

- Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка

- Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

- Статья 309 ТК РФ. Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц

- Статья 312.2 ТК РФ. Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе

- Статья 341.2 ТК РФ. Особенности регулирования труда работников, направляемых временно частным агентством занятости к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала)

- Статья 394 ТК РФ. Вынесение решений по трудовым спорам об увольнении и о переводе на другую работу

2. Статья 2 Федерального закона "Об особенностях применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права, в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя". Особенности применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права, к трудовым отношениям и иным непосредственно связанным с ними отношениям на территории Республики Крым и территории города федерального значения Севастополя

3. Статья 16 Закона РФ "О языках народов Российской Федерации". Использование языков в официальном делопроизводстве

4. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

5. Постановление СМ СССР от 21 апреля 1975 г. N 310 "О трудовых книжках колхозников" (с изменениями и дополнениями)

6. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 г. N 589н "Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках"

7. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках"

8. Инструкция по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества (утв. Приказом Минюста РФ от 20 мая 2009 г. N 142)

9. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69)

10. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н)

11. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

12. Положение о порядке награждения ведомственными наградами (утв. приказом Верховного Суда РФ и Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 12 декабря 2014 г. N 1007/кд/288)

Формы документов

1. Форма трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

2. Примерная форма заявления об оформлении новой трудовой книжки (подготовлено экспертами компании "Гарант")

3. Образец заявления об оформлении трудовой книжки ("Руководитель бюджетной организации")

4. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек ("Руководитель бюджетной организации")

Разъяснения

1. Информация Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 февраля 2016 г. "О применении профессиональных стандартов в сфере труда"

2. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19 августа 2015 г. N 1922-6-1 (о порядке заполнения трудовой книжки)

3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15 мая 2015 г. N 1168-6-1 (о проезде к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте, а также об обязанности работодателя заверять печатью записи в трудовой книжке)

4. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 3 февраля 2014 г. N ПГ/427-6-1 (об использовании штампа с наименованием организации при внесении записи в трудовую книжку)

5. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 20 января 2014 г. N ПГ/13372-6-1 (об оформлении трудовых книжек иностранных граждан из стран бывшего СССР)

6. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 20 января 2014 г. N ПГ/13282-6-1 (к вопросу о наличии в трудовой книжке печати кадровой службы или другой печати работодателя)

7. Письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 30 августа 2006 г. N 5140-17 (об оформлении трудовых книжек работников, работающих у индивидуального предпринимателя)

Комментарии

1. Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни (книга Карсетской Е.В.)

2. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (книга Гейхмана В.Л., Сидоренко Е.Н.)

3. Трудовые книжки. Правила ведения и учета трудовых документов (газета "Финансовая газета", N 15, апрель 2017 г.)

4. Процедура приема на работу (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2017 г.)

5. Правильное обращение с трудовой книжкой (журнал "Практическая бухгалтерия", N 5, май 2016 г.)

6. Об использовании печатей и штампов при заполнении трудовой книжки (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.)

7. Оформляем работнику трудовую книжку (журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.)

8. Основания и порядок изменения записей в трудовой книжке работника: теория и практика ("Трудовое право", N 7, июль 2015 г.)

9. Внесение записей о времени службы и обучения ("Кадровый вопрос", N 10, октябрь 2014 г.)

10. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками ("Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2014 г.)

11. Оформляем трудовую ("Кадровый вопрос", N 4, апрель 2014 г.)

12. Трудовые книжки: прием на работу ("Налоговый учет для бухгалтера", N 2, февраль 2014 г.)

13. Аудит трудовых книжек: общие вопросы ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2014 г.)

14. Трудовые книжки ("Отдел кадров коммерческой организации", N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

15. Все о трудовой книжке ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Сотрудник работает в Администрации муниципального района и просит внести в трудовую книжку запись о награждении благодарственным письмом Законодательного Собрания Челябинской области "За активное участие в возрождении деятельности студенческих строительных отрядов Челябинской области". Правомерно ли это? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2016 г.)

Ситуация 2: Срок срочного трудового договора директора истекает 5 июня 2015 года. Еще он занимает 0,5 ставки заведующего лабораторией, как внутренний совместитель. Запись о работе по совместительству в трудовую книжку работника не вносилась. Как правильно оформить с ним трудовые отношения (какую запись внести в трудовую книжку, какие приказы издать), если он планирует остаться в должности заведующего лабораторией на полную ставку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2015 г.)

Ситуация 3: В трудовой книжке работника нет записи об увольнении с предыдущего места работы. Новым работодателем при приеме на работу внесена запись о приеме на работу, запись об увольнении, запись о новом приеме на работу, а также записи о признании недействительными трех предыдущих записей, в которых полностью процитированы "недействительные" записи. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке сделана запись о признании указанной записи недействительной? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2015 г.)

Ситуация 4: Государственное унитарное предприятие (далее - ГУП) субъекта РФ присоединяется к другому ГУП этого же субъекта РФ. На предприятии используются унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Как оформить трудовые отношения с руководителем данного реорганизуемого предприятия в случае согласия руководителя реорганизуемого (присоединяемого) предприятия работать в качестве начальника подразделения? Как оформить кадровый приказ, какие записи вносятся в трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2015 г.)

Ситуация 5: С работником заключен срочный трудовой договор на период отсутствия основного работника. Как правильно внести запись в трудовую книжку работника? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2015 г.)

Ситуация 6: Вправе ли государственные органы требовать проставления организацией печати на подаваемых документах (например заверения подписи руководителя юридического лица в налоговых декларациях, копий документов, представляемых в налоговый орган, а также записей в трудовых книжках) в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ"? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2015 г.)

Ситуация 7: В организацию оформляется гражданин Украины по трудовому договору на неопределенный срок. Каким образом можно будет его уволить? Когда его можно будет уволить, если в патенте стоит только дата выдачи? Надо ли указывать в трудовом договоре статью увольнения работника, если патент не будет продлен? Надо ли предупреждать работника о предстоящем увольнении? Как правильно сделать запись в приказе и в трудовой книжке в связи с прекращением трудового договора по истечении срока действия патента? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)

Ситуация 8: Организация была реорганизована путем преобразования из ЗАО в ООО. Реорганизация общества не сопровождалась фактическим сокращением численности или штата, изменением трудовой функции работников. Следует ли заключить дополнительные соглашения с работниками об изменении наименования работодателя? Следует ли внести записи в трудовые книжки работников и каким образом? Следует ли внести изменения в локальные нормативные акты? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2015 г.)

Ситуация 9: В трудовой книжке вновь принятого сотрудника на титульном листе не указана его дата рождения (прошлый работодатель не внес эту информацию). Теперь новый работодатель должен внести сведения о дате рождения в трудовую книжку работника. Как правильно это сделать? Что нужно указать на обложке трудовой книжки: "Сведения о дате рождения внесены на основании паспорта гражданина РФ" или нужно сделать какую-то иную надпись? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2015 г.)

Ситуация 10: Делается ли в трудовой книжке работника запись о времени обучения в вузе? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2015 г.)

Ситуация 11: Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки. Вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2014 г.)

Ситуация 12: При приеме на работу в российскую организацию работник представил украинскую трудовую книжку с записью на украинском языке об обучении. Ранее работник осуществлял трудовую деятельность на территории России, о чем свидетельствуют записи на русском языке. Необходимо ли работодателю оформлять работнику новую трудовую книжку российского образца? Если да, то обязан ли работодатель переносить записи из украинской трудовой книжки во вновь выдаваемую? Могут ли записи, свидетельствующие о работе на территории РФ, рассматриваться в качестве подтверждения трудового стажа работника в РФ для исчисления стажа при расчете пособия по временной нетрудоспособности? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2014 г.)

Ситуация 13: Работник пришел устраиваться на работу и принес трудовую книжку образца 1974 года, оформленную 01.11.2004 (когда уже действовала трудовая книжка нового образца). При устройстве на работу в 2009 году в предыдущей организации ему вшили вкладыш в трудовую книжку и продолжили записи во вкладыше, хотя в самой трудовой еще есть очень много места. Является ли трудовая книжка образца 1974 года, оформленная в ноябре 2004 года, действительной? Каков возможный порядок действий работодателя в данной ситуации, учитывая, что работник никаких действий предпринимать не желает? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.)

Ситуация 14: Решением суда отношения организации с водителем, длившиеся в течение двух недель, были признаны трудовыми. В настоящее время данные отношения прекращены. Период работы данного работника определен судом и указан в судебном решении. Какие должны быть указаны в соответствующих приказах даты приема на работу и увольнения? Какие записи должны быть сделаны в трудовой книжке? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2012 г.)

Ситуация 15: В трудовой книжке сотрудника на первой странице не стоит печать организации, которая завела трудовую книжку. Эта организация уже не существует. Какие негативные последствия могут быть у текущего работодателя? Что ему следует делать в данной ситуации? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2012 г.)

Ситуация 16: Государственное учреждение имеет печать с гербом, но у отдела кадров учреждения точно такая же печать, только вместо герба написано "отдел кадров". Правомерно ли применение печати отдела кадров некоммерческой организации для заверения записей в трудовой книжке? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2012 г.)

Ситуация 17: Каков порядок внесения в трудовую книжку записи о запрете управлять транспортным средством в течение двух лет по решению суда при увольнении работника? Обязан ли работодатель вносить эту запись, если работник занимал руководящую должность, не связанную с управлением транспортными средствами? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2012 г.)

Ситуация 18: Гражданин Республики Беларусь при оформлении на работу представил работодателю "национальную" трудовую книжку, а в ней есть записи не только о трудовом стаже на территории Республики Беларусь, но и на территории РФ. То есть записи, внесенные предыдущими российскими работодателями, внесены ошибочно. Верно ли, что работодатель должен оформить российскую трудовую книжку установленного образца, в которую следует перенести сведения о стаже только на территории РФ по тем же правилам, по каким оформляется дубликат? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2012 г.)

Ситуация 19: Являюсь ПБОЮЛом, собираюсь зарегистрировать брак и изменить фамилию. Должна ли я вносить в трудовые книжки своих работников изменения? Надо ли составлять дополнительные соглашения? (журнал "Практический бухгалтерский учет", N 5, май 2017 г.)

Ситуация 20: Могу ли я завести две трудовые книжки, если буду успевать работать в двух местах, не нарушая графика работы? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 21: Нужно ли запись в трудовой книжке о переводе заверять подписью работника? ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2015 г.)

Судебная практика

1. Определение Конституционного Суда РФ от 23 июня 2015 г. N 1471-О "Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Мохначевой Валентины Николаевны на нарушение ее конституционных прав частью пятой статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации"

2. Определение Конституционного Суда РФ от 22 апреля 2014 г. N 741-О "Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Бесединой Елены Николаевны на нарушение ее конституционных прав частью пятой статьи 394 Трудового кодекса Российской Федерации"

3. Определение Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 6 сентября 2007 г. N КАС07-416 "О признании соответствующим трудовому законодательству пункта 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225"

4. Решение Верховного Суда РФ от 19 июня 2007 г. N ГКПИ07-564 (право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не противоречит Трудовому кодексу РФ, который не содержит норм, возлагающих на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников)

5. Определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 13 декабря 2012 г. N АПЛ12-693 Решение суда об отказе в признании частично не действующим пункта 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69, оставлено без изменения

Смотрите также "Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Примеры заполнения"