Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Заполнение вкладыша (подготовлен экспертами компании "Гарант")

Путеводитель по кадровому делу:
Трудовые книжки. Заполнение вкладыша

Оглавление Путеводителя по кадровому делу

Нормативное регулирование

Раздел V Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

Формы документов

1. Форма вкладыша в трудовую книжку (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

2. Вкладыш в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н)

3. Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Комментарии

1. Трудовые книжки: правила заполнения на все случаи жизни (книга Карсетской Е.В.)

2. Правила внесения записей в трудовую книжку и их изменения (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2017 г.)

3. Правильное обращение с трудовой книжкой (журнал "Практическая бухгалтерия", N 5, май 2016 г.)

4. Пенсионное обеспечение граждан: основные вопросы (журнал "Библиотечка "Российской газеты", выпуск 5, март 2016 г.)

5. Типичные ошибки в трудовых книжках ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

6. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками ("Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2014 г.)

7. Титульные проблемы трудовой книжки ("Кадровик.ру", N 12, декабрь 2012 г., N 1, январь 2013 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: К работодателю обратился сотрудник за архивной справкой о трудовой деятельности за период работы с 1983 по 1985 годы (для представления в Пенсионный фонд РФ). Вкладыш в трудовую книжку был открыт в санатории, но в нем забыли проставить печать. В архиве находится только приказ, подтверждающий увольнение работника. Данные за 1983 год не сохранены (год основания санатория). Имеет ли право работодатель в целях пенсионного обеспечения подтвердить трудовую деятельность работника только на основании приказа об увольнении? Имеет ли право работодатель поставить печать на вкладыше, так как работодатель является правопреемником (вкладыш открыт в 1983 году)? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2016 г.)

Ситуация 2: Муниципальному служащему администрации городского поселения, расположенного в Краснодарском крае, в декабре 2004 года была заведена вместо вкладыша в трудовую книжку вторая трудовая книжка, которая является фактически вкладышем и в которой продолжаются записи о работе. Является ли это нарушением? Могут ли возникнуть проблемы при оформлении пенсии? Надо ли переоформлять документы? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2016 г.)

Ситуация 3: Работнику необходимо выдать вкладыш в трудовую книжку. На момент выдачи трудовой книжки у него было одно высшее образование, что и отражено на титульном листе трудовой книжки. За прошедшие 10 лет работник получил еще 2 высших образования, но на прошлом месте работе ему не внесли данные изменения в трудовую книжку. Необходимо ли при заполнении вкладыша указывать три специальности, учитывая также, что для указания всех специальностей не хватит места на титульном листе? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)

Ситуация 4: Трудовая книжка была выдана сотруднику в 1956 году, порядковые номера записей сведений о работе в ней были проставлены с "1" по "20". В 1965 году был выдан вкладыш в трудовую книжку, в котором порядковые номера сведений о работе опять начались с номера "1" и закончились номером "3", а далее записи о работе не нумеровались. В 2004 году был выдан еще один вкладыш, в котором сведения о работе тоже не нумеровались. При внесении в текущем году четвертой записи о работе был ошибочно проставлен номер "20" записи о приеме на работу. Нужно ли признавать данную запись недействительной, учитывая, что пенсия принимаемому сотруднику уже назначена? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)

Ситуация 5: У работника трудовая книжка образца 1974 года, в ней есть 3 раздела: сведения о работе, сведения о награждениях, сведения о поощрениях. Раздел "Сведения о награждениях", в котором содержится несколько записей, закончился, а основной раздел "Сведения о работе" - нет, также пуст раздел "Сведения о поощрениях". Обязательно ли в данной ситуации заводить вкладыш, или возможно продолжить заполнение раздела "Сведения о награждениях" в разделе "Сведения о поощрениях"? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)

Ситуация 6: Вносятся ли в трудовую книжку сведения о времени обучения работника в высшем учебном заведении и сведения о службе в армии? Как вести трудовую книжку, если заполнены все страницы одного из разделов? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)

Ситуация 7: В организацию принята на работу работница с трудовой книжкой гражданина Белоруссии (выдана в 2000 году, серия "ПК"). В эту книжку вшит вкладыш российского образца, в котором предыдущие работодатели вносили соответствующие записи. Работница на данный момент уже получила гражданство РФ, имеет паспорт РФ. Правомерно ли продолжать делать записи в этом вкладыше, или стоит завести новую трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2014 г.)

Ситуация 8: Организация (ООО) при приеме на работу нового сотрудника обнаружила, что в его трудовую книжку вшит вкладыш, однако отсутствует штамп с надписью "Выдан вкладыш". Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей делать запись о вкладыше после записи о трудовой книжке и как делать данную запись? В какое место трудовой книжки вшивается вкладыш? Нужно ли поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш"? Если в ООО нет штампа "Выдан вкладыш", можно ли в трудовой книжке сделать запись от руки "Выдан вкладыш"? В каком месте трудовой книжки пишется надпись "Выдан вкладыш" и нужно ли заверять данную запись печатью и подписью? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2014 г.)

Ситуация 9: Работник пришел устраиваться на работу и принес трудовую книжку образца 1974 года, оформленную 01.11.2004 (когда уже действовала трудовая книжка нового образца). При устройстве на работу в 2009 году в предыдущей организации ему вшили вкладыш в трудовую книжку и продолжили записи во вкладыше, хотя в самой трудовой еще есть очень много места. Является ли трудовая книжка образца 1974 года, оформленная в ноябре 2004 года, действительной? Каков возможный порядок действий работодателя в данной ситуации, учитывая, что работник никаких действий предпринимать не желает? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.)

Ситуация 10: Работодатель отказывается делать запись о трудоустройстве в имеющейся трудовой книжке, точнее во вкладыше, якобы он недействителен, т.к. был заведен в 2010 году, а данный формат вкладыша уже был отменен в 2004 году. Предлагает сделать запись в новом вкладыше. Правомерно ли это? Не навредит ли мне новый вкладыш при расчете пенсии? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июнь 2016 г.)

Ситуация 11: Начало записи о приеме на работу, внесено в раздел "Сведения о работе", а окончание внесли в раздел "Сведения о награждениях", т.к. раздел "Сведения о работе" закончился. Как внести исправление в трудовую книжку? Правильно ли будет пронумеровать часть записи, которую внесли в раздел "Сведения о награждениях" цифрой "1", т.к. это первая запись в данном разделе, далее внести запись 2: "Запись за N 1 недействительна", а потом во вкладыше написать только ту часть записи, которая попала в "Сведения о награждениях" без порядкового номера и даты? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июнь 2016 г.)

Ситуация 12: В трудовой книжке, в разделе "Сведения о работе", осталось 3 строки. Поменялось название организации, в 3 строки вся запись не вмещается. Завела вкладыш в трудовую книжку. Как сделать: перенести полностью запись во вкладыш или начать запись в трудовой книжке и продолжить во вкладыше? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2016 г.)

Ситуация 13: Во вкладыше (в трудовую книжку) не конкретизировано, что работник принят на работу в филиал компании. Каков порядок действий? Необходимо ли признать данную запись недействительной? Можно ли признавать недействительными записи, сделанные во вкладышах в трудовые книжки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 14: Можно ли поставить штамп о выдаче вкладыша в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки, содержащем сведения о работнике? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 15: В трудовой книжке неверно указан от руки номер вкладыша. Каков порядок внесения исправлений? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 16: Является ли это грубым нарушением, если запись о выдаче вкладыша сделана на титульном листе трудовой книжки от руки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", март 2016 г.)

Ситуация 17: В трудовой книжке осталось три свободные строки. Туда не войдет запись об увольнении с предприятия. Где можно приобрести вкладыш (мы находимся в Красноярске) и как правильно внести запись? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 18: Как правильно заверить исправление на титульном листе номера выданного вкладыша в трудовую книжку (ранее работавший сотрудник зачеркнул номер вкладыша и рядом написал верный). Как сформулировать заверение и можно ли написать это на обложке? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 19: Сотрудница в очередной раз вышла замуж. Мне необходимо внести изменения в трудовую книжку, но места для изменения фамилии уже нет. Все строчки заняты. Предыдущие работодатели писали размашистым почерком и не оставили пробелов. Нужно ли в этом случае заводить вкладыш и можно ли основание изменения прописать на задней обложке трудовой книжки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Ситуация 20: Как внести запись в трудовую книжку о награждении работника почетной грамотой министерства, если раздел "Сведения о награждении (поощрении)" не заполнялся, но в книжку вшит вкладыш, поскольку закончилось место для внесения записей о местах работы? (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2017 г.)