Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (ноябрь 2024)

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Подпись является реквизитом, содержащим собственноручную роспись должностного или физического лица (п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Это обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона N 63-ФЗ.

		Виды электронных подписей (ЭП)
Простая ЭП					Усиленная ЭП
			Неквалифицированная ЭП					Квалифицированная ЭП

Несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) могут быть подписаны одной ЭП (п. 4 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). При этом каждый документ, входящий в такой пакет, считается подписанным ЭП того вида, который применен при подписании указанного пакета.

По общему правилу вид используемой электронной подписи определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению (п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ). При этом необходимо учитывать условия, при соблюдении которых документы, подписанные ЭП, могут быть признаны равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Так, сфера применения простой и неквалифицированной ЭП ограничена п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, в силу которого документ, подписанный одной из таких ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено:

- законодательством;

- или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В то время как для применения квалифицированной электронной подписи единственным ограничением является требование законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Поэтому чаще всего в хозяйственной деятельности субъектов применяется усиленная подпись.

При подписании каких документов (для целей налогового и бухгалтерского учета) должен использоваться тот или иной вид подписи можно ознакомиться в таблице.

От простой усиленную электронную подпись отличают:

- наличие специальных программных средств, поэтому ее получение возможно только в специализированном удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ*(1);

- обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи);

- обязательное наличие ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). При этом наличие сертификата обязательно только для квалифицированной ЭП (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие такой электронной подписи признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

В сертификате ключа проверки ЭП, выданном юридическому лицу, указываются не только его наименование, место нахождения, но и физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Это может быть как директор, так и иное лицо, уполномоченное доверенностью. Ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено.

То есть электронная подпись может быть оформлена как на руководителя организации, так и на иное лицо, действующее по доверенности.

При этом перечень лиц, которые будут использовать электронную подпись, должен быть закреплен в локальном акте организации (например, в приложении к учетной политике).

Если организация применяет электронный документооборот, то в учетной политике целесообразно отразить также:

- виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;

- документы, при подписании которых будет использоваться ЭП;

- порядок хранения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

В приложении к учетной политике (ином локальном акте) также могут быть закреплены и требования соблюдения конфиденциальности.

Обязанность участников электронного взаимодействия обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП при использовании усиленных ЭП установлена п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ. Закон N 63-ФЗ не предусматривает передачу другому лицу ключа электронной подписи, но допускает ее техническое использование с согласия и под контролем ее владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. При этом использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования.

Таблица

Вид подписи	При подписании каких документов используется
Простая электронная подпись	Обращение заявителей - юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг, при условии, что иной вид ЭП не предусмотрен НПА или не установлен запрет на электронное обращение (п.п. 4, 5 Правил..., утв. постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 N 33)
	Первичные учетные документы, формирующие внутренний документооборот организации (например, табель учета рабочего времени, наряды на работу, приходный ордер, лимитно-заборные карты, требования-накладные и т.п.)*(2)
	Первичные документы, если соглашением, принятым участниками электронного документооборота, установлен этот вид ЭП в качестве возможного и предусмотрен порядок ее проверки*(3) (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ; письма Минфина России от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176; от 04.08.2015 N 03-03-06/44905; ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489)
Неквалифицированная ЭП	Документы, подлежащие передаче в налоговый орган через личный кабинет налогоплательщика-физического лица (п. 2 Порядка..., утв. приказом ФНС России от 20.08.2015 N СА-7-6/364@)
	Информация о ценных бумагах, представляемая иностранной организацией, действующей в интересах третьих лиц (пп. 2 п. 11 ст. 214.6, пп. 2 п. 12 ст. 310.1 НК РФ)*(4)
	Первичные документы, если соглашением, принятым участниками электронного документооборота, установлен этот вид ЭП в качестве возможного и предусмотрен порядок ее проверки (письма Минфина России от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904)
Квалифицированная ЭП	Сообщения, подлежащие передаче в налоговый орган, предусмотренные п.п. 2, 2.1 ст. 23 НК РФ (п. 7 ст. 23 НК РФ)
	Согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (пп. 1 п. 1 ст. 102 НК РФ, п. 2 Приложения 4 к приказу ФНС России от 15.11.2016 N ММВ-7-17/615@)
	Заявление о зачете (возврате) излишне уплаченного (взысканного) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа), сумм НДС, подлежащих возмещению (п.п. 4, 5 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 6 ст. 176 НК РФ)
	Налоговые декларации (расчеты по авансовым платежам), расчет по страховым взносам (п. 3 ст. 80 НК РФ)
	Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе по основаниям, предусмотренным НК РФ (п. 5.1 ст. 84 НК РФ)
	Документы, истребуемые налоговым органом при проведении налоговой проверки (п. 2 ст. 93 НК РФ)
	Счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ)
	Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137)
	Сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 24 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@)
	Расчет по форме 6-НДФЛ (п. 5.1 Порядка..., утв.приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@)
	Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, применяемые органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Раздел 1 Методических указаний..., утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)

______________________________

*(1) В отличие от усиленной ЭП простая ЭП содержится либо в самом электронном документе, либо для ее использования необходимо пройти регистрацию у оператора информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа (п. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ). Примером использования простой электронной подписи является ввод определенных логинов и паролей при осуществлении различных операций в онлайн-режиме (в т.ч. и банковских).

*(2) При подписании таких документов может использоваться и неквалифицированная ЭП.

*(3) Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

*(4) Данная информация может быть подписана и квалифицированной ЭП.

Тема

Взаимодействие налогового органа и налогоплательщика по телекоммуникационным каналам связи

См. также

Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета

Подписи сторон гражданско-правового договора

Формы документов

Соглашение об обмене электронными документами

Практические ситуации

Построить список