Часть 2. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

Часть 2. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

N п/п	Содержание обязательного требования	Реквизиты структурной единицы НПА, содержащей обязательное требование	Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования
1	2	3	4
1. Основные положения
1.	Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) должны осуществлять хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов	п. 1.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистр. в Минюсте России 20.05.2020 N 58396) (далее - Правила 2020)	Архивы должны соблюдать требования законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления.
2.	Информационная система архива (при ее наличии) должна соответствовать техническим требованиям, установленными уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности	п. 1.4 Правил 2020	Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов может осуществляться с использованием информационной системы. При этом такая информационная система должна обязательно соответствовать техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности. Помимо технических требований, при создании, эксплуатации и развитии информационной системы необходимы: - соблюдение требований информационной безопасности, организация логичного структурирования системы, - ее наполнение контентом, использование технических и технологических средств, соответствующих задачам функционирования системы. Информационная система может быть разработана архивом самостоятельно или может быть предоставлена уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации, закуплена на рынке информационных услуг.
3.	Архив обязан представлять в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела: - учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования; - статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.	п. 1.5 Правил 2020	Архив представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования. Федеральные государственные архивы, федеральные музеи, библиотеки и научные организации представляют такие сведения непосредственно в Росархив. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки субъектов Российской Федерации - в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации. Формы и сроки предоставления учетных сведений устанавливаются нормативным правовым актом Росархива (подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18.12.2018 N 719 "О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293"). Также необходимо руководствоваться следующими документами: приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации"; приказ Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах"; информационное письмо Федерального архивного агентства от 09.12.2009 N 5/2324-Т "О порядке учета фото- и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного, муниципального архива"; приказ Министерства культуры Российской Федерации N 167 и Федеральной архивной службы России N 13 от 14.03.2000 "Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения"; статистическая форма N 1 (годовая) планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности", утвержденная приказом Росархива от 12.10.2006 N 59 (в редакции приказов Росархива от 26.03.2013 N 22 и от 08.10.2015 N 58). При заполнении статистических форм необходимо использовать "Памятку по заполнению годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений и результатов деятельности" архива" и "Инструкцию по заполнению статистических форм", размещенные на сайте Росархива http://statistika.archives.ru/.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущей строки таблицы допущена опечатка. Вместо "08.10.2015" имеется в виду "10.08.2015"

2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
4.	Архив должен организовывать хранение архивных документов по следующим исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов: - архивным фондам; - объединенным архивным фондам; - архивным коллекциям	п. 2.1 Правил 2020	Архивные документы в архиве систематизируются по-исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов (в соответствии с пунктом 2.4 Правил).
5.	Архивный фонд должен формироваться из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего фондообразователя: - государственного органа, органа местного самоуправления, организации; - гражданина (отдельного физического лица), семьи, рода	п. 2.2 Правил 2020	Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего фондообразователя: - государственного органа, органа местного самоуправления, организации; - гражданина (отдельного физического лица), семьи, рода. В этом случае формируется архивный фонд личного происхождения.
6.	Нефондовая организация архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов	п. 2.4 Правил 2020	При нефондовой организации аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) допускается систематизация документов, созданных в деятельности различных источников комплектования, по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, типу и материалу носителя информации, его формату, системе записи аудиовизуальной информации и др.), что обусловлено особенностями хранения таких видов документов. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам -фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. Фотодокументы систематизируются по видам - негативы разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); слайды (диапозитивы) разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); позитивы (фотоотпечатки); фотоальбомы; диафильмы. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На документы разных видов составляются отдельные описи (исключение могут составлять фонды личного происхождения, где отдельная опись в обязательном порядке составляется только на электронные документы). Аудиовизуальные документы дополнительно систематизируются по видам носителей информации.
7.	Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции должна быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании	п. 2.5 Правил 2020	В архиве рекомендуется осуществлять работы по фондированию (перефондированию) архивных документов в исключительных случаях: - при описании принятых неупорядоченными (несформированными в дела (единицы хранения) и неописанными) архивных документов; - при переработке неудовлетворительно составленных описей; - исправлении ошибок первоначального фондирования. Исторически сложившиеся архивные коллекции (сформированные еще до поступления их в архив) перефондированию (пересоставлению) не подлежат. Перефондирование влечет за собой изменение поисковых данных документов, в то время как на них могут уже быть даны ссылки в научных публикациях. Поэтому если документы фонда, коллекции, в соответствии с листом использования, уже выдавались пользователям, введены в научный оборот, такие фонды, коллекции также не могут подлежать перефондированию (пересоставлению). Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.
8.	При определении принадлежности документов конкретному фондообразователю должны соблюдаться следующие правила: - документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил; - документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их создателем; - документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы	п. 2.6. Правил 2020	В случаях, указанных в п. 7, если в архиве осуществляются работы по фондированию (перефондированию), соблюдаются следующие правила: - документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил; - документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками),относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их создателем; - внутренние документы относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.
9.	При реорганизации или ликвидации организации, законченные делопроизводством дела, должны быть включены в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними	п. 2.7 Правил 2020	В случае реорганизации или ликвидации организации фондирование осуществляется следующим образом: - законченные делопроизводством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации; - незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию - правопреемник, включаются в архивный фонд последними. Подлинники научно-технической документации, созданной по контракту, в зависимости от условий контракта, могут быть отнесены к архивному фонду организации-разработчика, архивному фонду организации-заказчика (организации-инвестора) или к архивным фондам каждой организации-стороны контракта. В соответствии с принципом недробимости архивного фонда, в архивный фонд включаются как документы на бумажном носителе и иных аналоговых носителях, так и электронные документы, поскольку они составляют единый комплекс. В случае наличия специализированного центра хранения электронных документов (федерального или в субъекте Российской Федерации) и передачи в него части архивного фонда, представленной электронными документами, взаимосвязь фонда обеспечивается с помощью справочно-поисковых средств.
10.	В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, должны быть включены архивные документы: - представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации; коллегиальных органов организации; образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации - должнику; - созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях"; - назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора)	п. 2.8 Правил 2020	В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе ее деятельности, включаются также архивные документы: - представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации; - коллегиальных органов организации (комиссий, коллегий, советов и т.д.); - образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации - должнику; - созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях"; - назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).
11.	При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд должен создаваться в случаях: - изменения профиля ее деятельности; - изменения формы собственности ее имущества	п. 2.9 Правил 2020	Если в архиве уже имеется на хранении архивный фонд организации, создание для этой организации нового архивного фонда возможно в следующих установленных Правилами 2020 случаях: - кардинального изменения профиля деятельности организации; - изменения формы собственности имущества организации. Если государственная или муниципальная организация была преобразована с изменением формы собственности ее имущества, и произошло создание на ее основе новой организации- правопреемника (или организаций-правопреемников) возможны два варианта организации документов: 1) прекращается пополнение фонда существовавшей ранее организации; документы организации-правопреемника включаются во вновь созданный архивный фонд, если такая организация является источником комплектования государственного/муниципального архива; 2) формируется объединенный архивный фонд из документов существовавшей ранее организации и организации - правопреемника (правопреемников), если данные организации являются источниками комплектования государственного/муниципального архива. При этом архивные документы должны быть переданы в государственную или муниципальную собственность. Не является основанием для создания отдельного архивного фонда: - расширение или сужение территориальных границ деятельности организации; - выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных прав и обязанностей организации -предшественника (документы вновь созданных организаций при этом формируются в самостоятельные архивные фонды); - изменение подчиненности организации, ее структуры, адреса местонахождения, наименования, не сопровождавшиеся изменением первоначальных функций организации; - смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности ее имущества.
12.	Архив должен размещаться в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания, отвечающим(их) нормативным требованиям хранения архивных документов	п. 3.1 Правил 2020	Архив может размещаться: - в специально построенном для хранения архивных документов здании (или нескольких специально построенных зданиях); - в здании (нескольких зданиях), приспособленном(ых) для хранения архивных документов; - в отдельных помещениях здания. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. При размещении архива рекомендуется учитывать планируемые объемы хранения документов, штат сотрудников, задачи, поставленные перед архивом, типы хранящихся в нем документов (документы на бумажном носителе, аналоговые и цифровые аудиовизуальные документы, электронные документы). В небольших архивах функции нескольких помещений основного назначения могут быть объединены. Характеристики здания, помещения отражаются в техническом паспорте здания, помещения. Соответствие здания, помещения установленным нормам устанавливается на стадии экспертизы проектной документации. Ввод здания в эксплуатацию фиксируется актами, разрешением на ввод объекта в эксплуатацию, заключением.
13.	При размещении архива в приспособленном здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания должно быть проведено обследование представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления с целью установления соответствия их установленным нормам	п. 3.2 Правил 2020	Если помещение изначально не проектировалось под архивохранилище согласно проектной документации, а было приспособлено с учетом нормативных требований к зданиям, помещениям архивов, размещение в нем архива допускается только после его (их) обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. При обследовании приспособленного здания (помещения) под архив необходимо учитывать: - месторасположение здания (помещения); - тип здания; - этажность здания; - противопожарное состояние; - площадь помещения; - нормативную нагрузку на перекрытие в обследуемом помещении (определяется по документам паспорта (проекта) здания (помещения)); - уровень естественного освещения; - ориентацию окон на стороны света; - уровень искусственного освещения; - температуру воздуха помещения; - относительную влажность воздуха в помещении; - степень загрязненности воздуха в помещении и в районе расположения здания; - биологическое состояние среды помещения. При обследовании здания (помещения) необходимо проверить состояние помещений здания. По результатам обследования составляется акт о соответствии здания, помещения установленным требованиям. К акту могут быть приложены заключения соответствующих уполномоченных органов в сфере строительства, архитектуры, градостроительства, пожарного надзора, природопользования и других органов. Размещение архива не допускается: 1) в одних зданиях с: - предприятиями общественного питания, готовящих горячую пищу; - продуктовыми магазинами и (или) складами; - организациями, хранящими и (или) применяющими пожароопасные и агрессивные химические вещества; 2) в ветхих строениях; - деревянных постройках; - помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%; - помещениях с печным отоплением; 3) в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
14.	Архивохранилище должно быть изолировано от других помещений огнеупорными стенами и перекрытиями	п. 3.3 Правил 2020	Соответствие здания(ий), помещения(ий) установленным требованиям к огнеупорности стен удостоверяется актами проверок органов государственного пожарного надзора, строительного контроля, проводимого с установленной законом периодичностью.
15.	Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива, не иметь общих с ними вентиляционных каналов и быть гидроизолировано	п. 3.3 Правил 2020	Удаленность архивохранилища от лабораторных, производственных, бытовых помещений предусматривается на стадии проектирования архивохранилища и отражается в проектной документации. Соответствие здания проекту устанавливается органами строительного контроля. При использовании приспособленного здания, помещения архивохранилища удаленность устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. По результатам обследования составляется акт о соответствии помещения установленным требованиям.
16.	Архивохранилище должно иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка	п. 3.3 Правил 2020	Высота стен архивохранилища устанавливается на стадии проектирования архивохранилища и отражается в проектной документации. Соответствие здания проекту устанавливается уполномоченным органом исполнительной власти, осуществляющим государственный строительный контроль. При использовании приспособленного здания, помещения соответствие высоты стен архивохранилища установленным требованиям устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. По результатам обследования составляется акт о соответствии помещения установленным требованиям. Не рекомендуется использование фальшпотолков и фальшполов (не распространяется на помещения, предназначенные для установки оборудования информационной системы архива).
17.	Архивохранилище должно иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающее пыль и не выделяющее агрессивные химические вещества	п. 3.3 Правил 2020	Покрытие стен, полов, потолков, оборудования устанавливается на стадии проектирования архивохранилища и отражается в проектной документации. Соответствие здания проекту устанавливается органами строительного контроля. При использовании приспособленного здания, помещения архивохранилища соответствие покрытия стен, полов, потолков, оборудования нормативным требованиям устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. По результатам обследования составляется акт о соответствии помещения установленным требованиям.
18.	Архивохранилище должно иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам	п. 3.3 Правил 2020	При оборудовании помещений государственных, муниципальных архивов запрещается на пути из архивохранилища к лифтам и лестничным клеткам складировать материалы, оборудование и другие предметы, препятствующие эвакуации людей и доступу к средствам пожаротушения и сигнализации. Двери архивохранилищ должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности. Запрещается устанавливать зеркала на путях эвакуации, устраивать фальшивые двери, имеющие сходство с настоящими дверями; фиксировать самозакрывающиеся двери в открытом положении в соответствии с требованиями Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. N 3, п. 2.1. 3.1., 3.2. Соблюдение указанных требований к обеспечению беспрепятственного выхода удостоверяется актами проверок органов государственного пожарного надзора.
19.	Архивохранилище не должно иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды	п. 3.3 Правил 2020	На стадии проектирования архивохранилища предусматривается отсутствие внутри архивохранилища распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды, что фиксируется в проектной документации. Соответствие здания проекту устанавливается органами строительного контроля. Соответствие приспособленного помещения архивохранилища нормативным требованиям устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. По результатам обследования составляется акт о соответствии помещения установленным требованиям.
20.	Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м	п. 3.4 Правил 2020	При размещении фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище следует установить с помощью измерительных приборов, что напряженность постоянных и переменных магнитных полей не превышает 400 а/м. Контроль следует осуществлять в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51275-2006. "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения". В случае превышения нормативных показателей напряженности магнитных полей следует принять меры для электроизоляции средств хранения и физически обособленных носителей фонодокументов, видеодокументов и электронных документов.
21.	Помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оснащены специальным оборудованием: металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами	п. 4.1 Правил 2020	Помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оснащаются металлическими одно- и (или) двухсторонними стационарными и (или) мобильными стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками. Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления. Металлические стеллажи, шкафы и контейнеры используются для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления. Требования к конструкции стеллажей, металлических шкафов и антресолей устанавливаются национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 56356-2015 "Стеллажи металлические для архивов. Технические условия" (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 10 марта 2015 г. N 122-ст), национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 56513-2015 "Шкафы металлические архивные. Технические условия" (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 июля 2015 г. N 880-ст.) (носят рекомендательный характер).
22.	В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон -с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования. Расстановка стационарных стеллажей и шкафов должна соответствовать следующим требованиям: - расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см; - расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см; - расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см; - расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см; - расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см; - расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100 см.	пп. 4.2, 4.3 Правил 2020	В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования. Стеллажи и шкафы запрещается устанавливать вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования. При размещении документов необходимо учитывать, что между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки (папки) должен оставаться зазор для циркуляции воздуха. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования. Расстановка мобильных стеллажей осуществляется в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.
23.	Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы	п. 4.4 Правил 2020	Помещения архива, стеллажи, шкафы и сейфы должны быть пронумерованы последовательно слева направо от входа в здание (помещение); полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.
24.	В архиве должен соблюдаться противопожарный режим в соответствии с законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности	пп. 5.1, 5.2 Правил 2020	Соблюдение противопожарного режима в здании и (или) помещениях архива должно соответствовать требованиям нормативных актов, в том числе Федеральному закону от 21 декабря 1994 г. N 69-ФЗ "О пожарной безопасности", Постановлению Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2020 г. N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации", Постановлению Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2017 г. N 1464 "О привлечении сил и средств федеральных органов исполнительной власти для ликвидации чрезвычайных ситуаций в лесах, возникших вследствие лесных пожаров", Приказу МЧС России от 16 марта 2020 г. N 171 "Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по предоставлению государственной услуги по регистрации декларации пожарной безопасности и формы декларации пожарной безопасности". Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений. Разработка и реализация мер пожарной безопасности для организаций, зданий, сооружений и других объектов, в том числе при их проектировании, должны в обязательном порядке предусматривать решения, обеспечивающие эвакуацию людей и архивных документов при пожарах. В архиве в обязательном порядке составляется Декларация пожарной безопасности. Меры пожарной безопасности архива должны быть изложены в инструкции о мерах пожарной безопасности, которая утверждается локальным актом архива. Должен осуществляться расчет категорий по пожаробезопасности и взрывопожарной безопасности по всем помещениям архива, которому (расчету) должно соответствовать оборудование и средства первичного пожаротушения. Осуществляется назначение ответственных и проведение инструктажей по пожарной безопасности. Должны приниматься меры по электробезопасности, очистки эвакуационных путей, содержанию помещений и территорий. Требования к помещениям устанавливаются в зависимости от их назначения (требования к архивохранилищам соответствуют требованиям к складским помещениям, библиотекам; требования к иным помещениям - к офисным помещениям, объектам для круглосуточного проживания людей и др.) В архивохранилище должна быть установлена металлическая противопожарная дверь. Архивохранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и противопожарным оборудованием, соответствующими Постановлению Правительства Российской Федерации от 01.09.2021 N 1464 "Об утверждении требований к оснащению объектов защиты автоматическими установками пожаротушения, системой пожарной сигнализации, системой оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре". При оснащении архивохранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования. Решение об оснащении огнетушителями стационарными и переносными должно приниматься директором архива в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации. Соблюдение правил пожарного режима удостоверяется актами проверок пожарного надзора. В архиве должны быть заключены договора с организациями, имеющими лицензию на обслуживание противопожарного оборудования. Их наличие проверяется в ходе проверок органами государственного пожарного надзора, в результате которых составляется акт проверки. Ответственными за соблюдение мер пожарной безопасности и требований являются: - в архиве - директор и его заместители в соответствии с распределением обязанностей; - в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений; - в помещениях - сотрудники, назначенные ответственными за соблюдение внутреннего распорядка и пожарной безопасности в конкретном помещении.
25.	Архивохранилище документов на нитрооснове должно быть территориально отделено и изолировано от других, снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне	п. 5.2 Правил 2020	Поскольку хранилище документов на нитрооснове обладает повышенной пожароопасностью и взрыво-пожароопасностью, оно должно быть изолировано, снабжено средствами искусственного охлаждения, вентиляции. Рекомендуется также снабдить его средствами сброса избыточного давления.
26.	В архиве должна быть разработана инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемая локальным актом архива и согласованная с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора	п. 5.3 Правил 2020	Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждается приказом руководителя архива и согласовывается с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора. Для разработки инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах может быть использована типовая инструкция для федеральных архивов, приведенная в приложении к Приказу Росархива от 27.05.2019 N 76 "Об организации пропускного и внутриобъектового режима в подведомственных Росархиву организациях". Инструкция должна определять порядок осуществления пропускного и внутриобъектового режимов на охраняемых объектах. Требования Инструкции должны быть направлены на: - охрану территории и объектов организации; - предотвращение бесконтрольного доступа посторонних лиц на территорию охраняемых объектов и внутри охраняемых объектов; - предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза), имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (не территорию объектов); - обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах; - обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации; - своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям. В инструкции устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей. Инструкция утверждается локальным актом архива и согласовывается с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора. В архиве должны быть заключены договора на охрану с органами внутренних дел или организациями, имеющими лицензии на охранную деятельность, либо в штатном расписании архива предусмотрены должности охранников.
27.	Проход на территорию (в помещения) архива должен осуществляться: - пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации; -представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации; - работниками архива и иными лицами -по пропускам (служебным удостоверениям)	п. 5.4 Правил 2020	Проход на территорию (в помещения) архива должен осуществляться пользователями читального зала - в соответствии с Приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации". Пользователи, работающие в читальных залах, включая граждан иностранных государств, проходят в организацию по разовым пропускам, персональным электронным картам (пропускам) или пропускам-вкладышам с предъявлением документов, удостоверяющих личность. Проход на территорию (в помещения) архива представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов осу ществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по служебным удостоверениям. Перечень лиц, имеющих право беспрепятственного прохода на территорию охраняемых объектов и внутрь охраняемых объектов архива, а также - при предъявлении служебного удостоверения, должен быть приведен в приложении к инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах архива.
28.	Вынос из архива архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется должен осуществляться в соответствии законодательством Российской Федерации и инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах архива	п. 5.4 Правил 2020	Вынос из архивохранилищ (за пределы территории) архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей для экспонирования, реставрации, микрофильмирования и др. должны быть регламентированы инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режиме архива, в которой должны быть указаны виды пропусков и порядок их выдачи. При выносе (вывозе) архивных документов, материальных ценностей с территории охраняемых объектов проверяется соответствие количества и наименований выносимых (вывозимых) архивных документов, материальных ценностей - количеству и наименованиям, указанным в материальном пропуске. Вынос из архивохранилищ (за пределы территории) архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей для проведения следственных действий, прокурорских проверок и др. осуществляется в соответствии с частью 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4532; 2018, N 49, ст. 7523); пунктом 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 52, ст. 4921; 2016, N 1, ст. 60); пунктом 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 47, ст. 4472; 2014, N 30, ст. 4234).
29.	Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют: - руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности; - работники данного архивохранилища; - другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего; - иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица	п. 5.5 Правил 2020	Доступ в архивохранилище регламентируется инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах архива. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют: - руководитель, ответственный за организацию архивного хранения документов и работник(и), обеспечивающий(ие) архивное хранение документов; - иные лица в сопровождении работника(ов), обеспечивающего(их) архивное хранение документов. Все другие сотрудники, дежурные в архиве, дежурные поста пожарной части Федеральной пожарной службы России допускаются в хранилище только в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в хранилище в исключительных случаях, только по письменному разрешению директора архива или его заместителя (главного хранителя фондов) и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.
30.	Архив должен быть оборудован средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране - охранными предприятиями, в том числе частными	п. 5.6 Правил 2020	При оборудовании всех зданий и помещений архива средствами антитеррористической защищенности должны быть учтены инженерно- технические требования к оснащению и оборудованию, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 N 272 (ред. от 29.07.2020) "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)". Допускается охрана архивных учреждений различными охранными предприятиями, в том числе частными. Ответственными за соблюдение установленных требований к антитеррористической защищенности являются: - в архиве - директор и его заместители в соответствии с распределением обязанностей; - в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений; - в помещениях - сотрудники, назначенные ответственными за соблюдение внутреннего распорядка и пожарной безопасности в конкретном помещении.
31.	В архиве должны быть установлены средства охранной сигнализации на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы	п. 5.7 Правил 2020	Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат: - помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы; - помещения для размещения оборудования информационной системы архива (серверного оборудования). Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы. При наличии в архиве уникальных документов, находящихся на сейфовом хранении, сейфы могут оснащаться индивидуальными средствами охранной сигнализации. По периметру, во внутренних помещениях, читальных залах устанавливаются датчики-извещатели, сигнализирующие о проникновении в помещение. Эксплуатация системы охранной сигнализации должна обсуживаться организациями, имеющими лицензию на основании договора. Также рекомендуется оснащение архивов кнопкой тревожной сигнализации для связи с группой быстрого реагирования. Окна помещений первого этажа, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, рекомендуется оборудовать распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу. Если архив размещен в здании, являющимся памятником архитектуры, что исключает установку решеток, следует укрепить остекление окон пленкой бронирующего класса на стекла.
32.	Помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы; установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива, подлежат ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня	п. 5.8 Правил 2020	Порядок опечатывания и сдачу под охрану помещений должен быть регламентирован инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режиме. Обязательному опечатыванию подлежат все архивохранилища, помещения, необорудованные охранной сигнализацией, в которых временно хранятся архивные документы или материальные ценности, аварийные запасные выходы из зданий и сооружений организации. Опечатыванию подлежат также шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из хранилищ документы, если они размещены вне опечатываемых помещений. Перечень опечатываемых служебных помещений, шкафов и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу под охрану, утверждается директором архива.
33.	В архиве должны быть установлены двери повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности в помещениях, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы	п. 5.9 Правил 2020	При оборудовании помещений, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности, должны быть учтены инженерно-технические требования к оснащению и оборудованию, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 N 272 (ред. от 29.07.2020) "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)".
34.	В архиве должен осуществляться учет всех экземпляров ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) в журнале регистрации ключей	пп. 5.9, 5.10 Правил 2020	Ко всем помещениям организации, оснащенным замками, а также к сейфам должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых - рабочий, второй запасной (за исключением помещений, на которые распространяются специальные требования режима секретности). Каждый ключ должен иметь соответствующую бирку и быть учтен в журнале регистрации ключей, ведение которого правовым актом организации возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из сотрудников организации имеется ключ от каждого из помещений, с росписью в его получении. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.
35.	Архив обязан обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации	п. 5.11 Правил 2020	Архив разрабатывает локальный нормативный акт, определяющий порядок действий для обеспечения защиты информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ, и Федеральным законом "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
36.	Архив должен осуществлять контроль температурно-влажностного режима хранения архивных документов	пп. 5.12 - 5.17 Правил 2020	Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: а) в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; б) в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; в) при нарушениях режима - 1 раз в сутки. Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним. При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
37.	Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды	п. 5.12 Правил 2020	Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час, стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Наличие систем вентиляции, кондиционирования отражается в паспорте архивов. Установленная вентиляционная система должна обсуживаться специализированной организацией согласно договору. Два раза в год должна производиться чистка от пыли, грязи и жировых отложений после эксплуатации систем отопления и перед запуском систем отопления. Помещения, в которых размещается оборудование информационной системы архива, должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха с противопыльными фильтрами. Красность воздухообмена рекомендуем определять и измерять по нормам, разработанных для применения в строительстве, например Методические рекомендации по проектированию систем вентиляции жилых и общественных зданий. Федеральное автономное учреждение /Федеральный центр нормирования, стандартизации и оценки соответствия в строительстве. М. 2018.
38.	В архивохранилище с оборудованной системой кондиционирования архивные документы на бумаге должны храниться при: - температуре 17-19°С; - относительной влажности воздуха 50-55%	пп. 5.13, 5.15, 5.16 Правил 2020	Если архивохранилище документов на бумажной основе оборудовано системой кондиционирования воздуха, параметры воздушной среды в данном архивохранилище должны отвечать следующим параметрам: - температура 17-19°С; - относительная влажность воздуха 50-55%. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на °C и относительной влажности воздуха более чем на %. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов, кроме цветных кино- и фотодокументов на пленочных носителях, при температуре °C и относительной влажности воздуха % при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной Главой XII Правил 2020, и использовании.
39.	Архивные документы должны храниться в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения	п. 5.18 Правил 2020	Постоянное хранение архивных документов осуществляется в темноте в первичных средствах хранения (переплетах, папках, коробках, футлярах, шкафах, на стеллажах закрытого типа). Защита документов от разрушающего действия естественного света должна осуществляться во всех помещениях при любых видах работы с документами.
40.	При любых видах работы с документами, в том числе при проведении физико-химической и технической обработки, должна быть обеспечена защита документов от действия естественного света	пп. 5.19, 5.20 Правил 2020	При естественном освещении должны быть применены на окнах светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи. При искусственном освещении разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности. Все виды светильников должны быть удалены от первичных средств хранения с архивными документами не менее чем на 0,5 м. При работе с электронными документами на физически обособленных носителях необходимо оберегать их от нагрева, воздействия прямого солнечного света и других источников оптического и ультрафиолетового излучения.
41.	В архиве должен соблюдаться санитарно-гигиенический режим хранения архивных документов	п.5.21 - 5.25 Правил 2020	Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным органом исполнительной власти, осуществляющим государственный санитарно-эпидемиологический надзор. Для проведения проверки на соответствие нормам рекомендуется приглашать органы санитарно-эпидемиологического надзора. По результатам проверки составляется акт. Замеры могут проводиться также сотрудниками лабораторий архивов с составлением соответствующего заключения с рекомендациями по устранению замечаний. Проведение санитарно-гигиенических работ фиксируется в специальном журнале.
42.	В архивохранилище должна проводиться не реже одного раза в месяц влажная уборка полов, обеспыливание оборудования и первичных средств хранения, обработка цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков	п. 5.22 Правил 2020	В архивохранилищах необходимо не реже одного раза в месяц проводить санитарные дни для влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков, а также регулярный контроль уборки в рабочих помещениях. Рабочие помещения убираются ежедневно.
43.	Архивные документы подлежат энтомологическому и микологическому осмотру	п. 5.23, 5.24 Правил 2020	Рекомендуется не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) проводить профилактические осмотры архивных документов (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилищ для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Осмотр архивных документов проводится либо сотрудниками санитарно-эпидемиологического надзора по договору, либо сотрудниками лабораторий архива, с составлением соответствующего заключения с рекомендациями по устранению замечаний. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями - дератизации.
44.	При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки	п. 5.25 Правил 2020	При работе с уникальными архивными документами необходимо пользоваться перчатками из не электризующихся материалов (тканей, силикона и им подобным).
45.	Архивные документы должны размещаться в первичных средствах хранения на специальном оборудовании, соответствующих требованиями Правил 2020	пп. 6.1 - 6.4 Правил 2020	Архивные документы, в зависимости от вида носителя, подлежат размещению в соответствии со следующими требованиями: - архивные документы на бумажном носителе хранятся в коробках, папках, конвертах; - аудиовизуальные документы хранятся в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах; - электронные документы на физически обособленных носителях хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил. Выбор способа хранения архивных документов (горизонтальный или вертикальный) в оборудованном архивохранилище определяется конструкцией стеллажа (длиной и шириной полок, расстоянием между ними и количеством полок). При вертикальном способе хранения документов рекомендуется использовать жесткие переплеты, чтобы избегать деформирования документов. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в металлических или пластиковых коробках с отверстиями или неплотно закрывающихся для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Фотодокументы на стекле, бумаге, пленке (за исключением нитратной) могут храниться совместно в одном и том же хранилище. Фотоальбомы должны храниться в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу. Для альбомов форматов 30 x 40 и более допускается горизонтальное хранение по 3- 6 альбомов в стопке. Альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без заметного усилия. Каждый поступающий физически обособленный носитель (дисковые носители (CD, DVD, BR и др.), жесткие диски (винчестеры), ленточные носители (стримеры), твердотельные носители) должны быть в индивидуальной упаковке (футляре). Должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения.
46.	Не допускается размещение архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре	п. 6.4 Правил 2020	Допускается временное размещение архивных документов на полу в случае дополнительного оборудования нижнего яруса, использования поддонов.
47.	Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов должна снабжаться ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем	п. 6.5 Правил 2020	На лицевую сторону каждого первичного средства хранения наносится ярлык, на котором указываются: - номер архивного фонда; - номер описи дел, документов; - крайние номера единиц хранения, находящихся в нем. Информация на ярлыке может быть дополнена: - полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой; - названием архивного фонда; - штрих-кодом; - радиочастотным идентификатором, обеспечивающим автоматизированный сбор и передачу данных в информационную систему архива; - отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время; - отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения. Надписи на ярлыках могут исполняться типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств; изготовление ярлыков на компьютере и распечатка их на принтере. Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. В каждом первичном средстве хранения архивные дела размещаются по порядку номеров архивной описи.
48.	Хранение электронных документов на физически обособленных носителях в архиве должно осуществляться на носителях, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации с обязательным наличием технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию, конвертацию и контроль физического и технического состояния	п. 7.1 Правил 2020	Хранение электронных документов в информационной системе архива осуществляется на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов. Основные экземпляры носителей электронных документов хранятся обособленно от рабочих экземпляров и от копий электронного фонда пользования. Основной экземпляр предназначен для восстановления рабочего в случае его повреждения. Рабочий экземпляр полностью идентичен основному по содержанию, предназначен для создания на его основе копий электронного документа и для использования в других процессах внутриархивной деятельности, а также, в случае неисправимых повреждений основного экземпляра, для его восстановления. Рекомендуется, чтобы один экземпляр был записан на носителе с однократной записью информации (например, CD-R). При наличии такой возможности, желательно использовать разные типы носителей или создавать еще один экземпляр на носителе, отличном по типу от основного и рабочего экземпляров (например, если оба экземпляра хранятся на оптическом носителе, дополнительный желательно иметь на магнитном).
49.	При хранении электронных документов должна проводиться миграция на новые носители и конвертация в современные форматы	п. 7.2 Правил 2020	Архив должен оценивать хранящиеся электронные документы с точки зрения устаревания аппаратной и/или программной конфигурации, в том числе носителей. Сроки и порядок миграции и конвертации могут быть установлены локальным нормативным актом архива в соответствии с рекомендациями следующих документов: ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов; ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности; ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Конвертация может быть осуществлена при переходе на другой формат: когда сохраненные в закрытом (проприетарном) формате документы преобразуются в открытый формат, также при устаревании формата. Миграция проводится при необходимости перемещения документов из одной структуры в другую (например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую объединенную базу данных), а также при замене платформы, на которой были созданы документы. Все процессы миграции и конвертации должны быть документированы.
50.	При хранении электронных документов должен осуществляться контроль за их физическим и техническом состоянием	п. 7.2 Правил 2020	Порядок проведения контроля за физическим и техническим состоянием документов осуществляется в соответствии с пп. 11.4, 11.7, 11.8 Правил 2020. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме. Учет физико-химического и технического состояния ЭД осуществляется в соответствии с п.11.9 Правил 2020.
51.	При хранении электронных документов должен осуществляться контроль за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования	п. 7.2 Правил 2020	Порядок контроля за аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования может быть установлен локальным нормативным актом архива в соответствии с рекомендациями следующих документов: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности; ГОСТР 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов; методических рекомендаций "Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах". М., ВНИИДАД, 2013.
52.	Информационные система архива должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации	п. 7.3 Правил 2020	Если хранение, комплектование, учет и использование электронных документов в архиве осуществляется с использованием информационной системы, то такая информационная система должна соответствовать требованиям Федеральных законов "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ, "О безопасности" от 28.12.2010 N 390-ФЗ; Постановления Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации", приказа Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК России) от 11.02.2013 N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах" (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный N 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 N 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный N 45933), Постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 года N 675 "О порядке осуществления контроля за соблюдением требований, предусмотренных частью 2 1 статьи 13 и частью 6 статьи 14 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", приказу от 7 декабря 2015 года N 514 Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации "Об утверждении порядка внесения сведений в реестр территориального размещения технических средств информационных систем и формы акта о выявленных несоответствиях сведений, содержащихся в реестре", а также иных нормативных актов федеральных органов исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности. В предусмотренных нормативными актами случаях должно осуществляться сертифицирование информационных систем и их программно-технических средств.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущей строки таблицы допущена опечатка. Дату постановления N 676 следует читать как "06.07.2015"

53.	При эксплуатации информационной системы архива должны соблюдаться требования безопасности и защиты информации	п. 7.3 Правил 2020		Если хранение, комплектование, учет и использование электронных документов в архиве осуществляется с использованием информационной системы, то в архиве разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты об информационной безопасности в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации. Должен осуществляться контроль за соблюдением требований локальных нормативных актов. В архиве должен быть разработан и осуществлен комплекс мер по информационной безопасности.
54.	В архиве должно осуществляться резервное копирование электронных документов	п. 7.3 Правил 2020		Резервное копирование электронных документов включает в себя следующие меры: - проведение регулярного регламентного копирования хранящейся информации; - проведение внепланового резервного копирования хранящейся информации; - хранение резервных копий в разных помещениях с техническими средствами (серверами, активным сетевым оборудованием и т.п.); - восстановление хранящейся информации из резервных копий; - исключение несанкционированного доступа к резервным копиям; - автоматическое обнаружение сбоя любого из устройств, включая автоматизированную диагностику причин сбоя. Комплекс мер по обеспечению сохранности информации и ее восстановления должен осуществляться в соответствии с разработанным регламентом резервного копирования и восстановления данных. В случае хранения электронных документов архива в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ, резервное копирование осуществляется с помощью данных платформ.
55.	Расстановка архивных документов должна осуществляться в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов	п. 8.1 Правил 2020		Порядок расположения архивных фондов в архивохранилищах определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения. План (схема) предусматривает распределение фондов по архивохранилищам с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. Утверждает план (схему) руководитель архива. План (схема) находится у главного хранителя архива либо лица, возглавляющего подразделение по обеспечению сохранности архивных документов, в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.
56.	В архиве должно быть организовано отдельное (обособленное) хранение архивных документов: - содержащих сведения, составляющие государственную тайну; - уникальных; - имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; - кинодокументов на нитрооснове; - подвергшихся биологическому поражению; - переданных на временное хранение в архив по договору и не отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации	п. 8.2 Правил 2020		Для архивных документов: содержащих сведения, составляющие государственную тайну; уникальных; кинодокументов на нитрооснове; подвергшихся биологическому поражению; переданных на временное хранение в архив по договору и не отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации установлен особый режим хранения. См. Закон Российской Федерации от 21.07.93 N 5485-I "О государственной тайне"; ОСТ 55.1-84 Документы на пленочных носителях. Кинодокументы и микрофильмы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования; Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2003.
57.	В архиве должно быть организовано сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями: уникальных документов; архивных документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни	п. 8.3 Правил 2020		Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями и подлежат сейфовому хранению.
58.	В архиве должно быть организовано ведение и хранение постеллажных и пофондовых топографических указателей для каждого архивохранилища	п. 8.4 Правил 2020		Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовых и постеллажных топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища. При ведении топографических указателей: - на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище; - в электронном виде - в информационной системе архива. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Все изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов и во всех экземплярах топографических указателей.
59.	Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации	п. 9.1 Правил 2020		Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 23 июля 2020 г. N 827 "Об утверждении Единых правил организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций"; Положение о Музейном фонде Российской Федерации, утверждено приказом Министерства культуры Российской Федерации от 15 января 2019 г. N 17).
60.	В архиве должна проводиться плановая проверка наличия и состояния архивных документов, страхового фонда и фонда пользования к ним в соответствии с установленными сроками: - уникальные - ежегодно (с полистным просмотром); - имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни - ежегодно; - особо ценные - один раз в 10 лет; - аудиовизуальные - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет); - кинодокументы на нитрооснове - один раз в 2 года; - электронные на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет; - электронные в информационной системе архива - в автоматическом режиме	пп. 10.1, 10.2, 10.3, 18, 19 Правил 2020		Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил 2020. Архив вправе самостоятельно определять цикличность проверки наличия и состояния остальных архивных документов в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов. Проверка наличия должна осуществляться не реже одного раза в 25 лет в государственном архиве; не реже одного раза в 10 лет в муниципальном архиве. Для проведения проверки наличия в архиве составляются планы проверки наличия и состояния архивных документов (перспективные, годовые и с меньшей периодичностью). Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном соответствующими нормативными документами, определяющими порядок работы с секретными документами. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена: - при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем; - после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены; - при реорганизации архива. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается: - вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; - делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.
61.	Результаты проверки наличия архивных документов и страхового фонда к ним фиксируются в листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов, акте проверки наличия и состояния архивных документов. При обнаружении неучтенных, неисправимо поврежденных архивных документов и технических ошибок в учетных документах при их выверке, составляются соответствующие акты, после чего вносятся изменения в учетные документы	пп. 10.4 - 10.6 Правил 2020		Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в следующих документах: - листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов; - акте проверки наличия и состояния архивных документов. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно при необходимости составляются: акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях архивных документов и другие акты. Проверку наличия и состояния архивных документов рекомендуется проводить комиссией в количестве не менее трех человек, включая заведующего архивохранилищем. По окончании проверки наличия архивных документов: вносятся изменения в необходимые учетные документы; в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись; коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.
62.	Архив должен вести централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде	п. 10.7 Правил 2020		На все необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния архивные документы, единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (см. приказ Росархива "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" от 10.09.2007 N 1273. Форма N 20). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе и (или) в информационной системе архива
63.	Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, должен проводиться не менее года. При отрицательном результате розыска должен быть составлен акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны	п.10.8 Правил 2020		Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год на основании докладных записок о продлении срока розыска документов. Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю и возвращаются на место их постоянного хранения. В листе проверки в графе "Примечание" и в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем архива (руководителя муниципального архива). При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны и справка о проведении розыска (приложение N 2 к Правилам 2020).
64.	Архив на основании решения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела обязан снять с учета необнаруженные архивные документы причины, отсутствия которых подтверждены документально или возможности розыска которых исчерпаны	п. 10.9 Правил 2020		Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, и необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, снимаются с учета на основании решения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (пп. 26.1, 26.3 Правил 2020).
65.	При приеме архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище архив должен проводить предварительную выдержку в карантинном помещении (при наличии) и акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов	пп. 11.1, 11.2 Правил 2020		Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде. После предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии) при осмотре выявляют: документы, пораженные биологическими вредителями; влажные документы. Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми), направляются на санитарно-биологическую обработку. Выделение и передача документов на санитарно-гигиеническую обработку должны проводиться оперативно, с выполнением мер изоляции поврежденных материалов. Выделение и санитарно-гигиеническая обработка документов может осуществляться выборочно или в полном объеме. Выборочное выделение документов и их обработка осуществляется при обнаружении плесневого поражения отдельных документов. Санитарно-гигиеническая обработка всех поступивших документов в полном объеме проводится при выявлении их массового плесневого поражения или при обнаружении в документах насекомых в соответствии с ОСТ 55.6-85 Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. N 181. п. 2.6.8. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении архивных документов в развернутом виде на столах, стеллажах. Акклиматизация также проводится в отношении обнаруженных увлажненных архивных документов до их полного высушивания. Акклиматизация аудиовизуальных документов проводится в открытой упаковке при температуре °С и относительной влажности воздуха %; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности  %. Акклиматизация электронных документов на физически обособленных носителях проводится при относительной влажности воздуха %.). Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов должна быть не менее 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш, электронных документов на физически обособленных носителях - не менее 24 часов. При акклиматизации электронных документов на физически обособленных носителях максимально допустимое изменение температуры - 10°С в час, максимально допустимое изменение относительной влажности - 10% в час. Если физически обособленные носители содержались при низкой температуре (например, при транспортировке), то перед выемкой в более теплом помещении, следует провести их акклиматизацию в боксе до необходимой температуры. В случае если электронные носители доставляются в помещение с более низкой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по влажности, а затем по температуре. В случае если физически обособленные носители доставляются в помещение с более высокой температурой, чем та, при которой они хранились, следует сначала провести акклиматизацию по температуре, а затем по влажности.
66.	При приеме архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище архив должен проводить проверку на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов	п. 11.1 Правил 2020		Поступившие архивные документы от источника комплектования освобождают от посторонних предметов (скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и т.п.), которые при обнаружении удаляются.
67.	При приеме архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище архив должен проводить проверку физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов	п. 11.1 Правил 2020		В ходе проверки физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов рекомендуется выявить степень запыленности архивных документов. Физическое состояние (т.е. состояние бумаги, текстов, их дефекты) поступивших документов оценивают ориентировочно, выборочным способом. На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием. В необходимых случаях проводят обработку архивных документов в соответствии с пп. 3.3, 3.4.5, 3.4.6 ОСТа 55.6-85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. N 181. п. 2.6.8.
68.	При приеме аудиовизуальных архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище архив должен осуществить: - выявление вида основы носителей; - проверку кинодокументов на нитрооснове на стабильность; - на возможность воспроизведения (считывания) информации, записанной на физически обособленных носителях; - на соответствие их характеристик сопроводительной технической документации; - очистку от пыли и перемотку документов на пленке и магнитной ленте, первичных средств хранения и корешков, очистку от загрязнений документов на физически обособленных носителях	п. 11.1 Правил 2020		При приеме аудиовизуальных архивных документов рекомендуется провести следующие виды работ: выявление вида основы носителей; проверку кинодокументов на нитрооснове на стабильность, на возможность воспроизведения (считывания) информации, записанной на физически обособленных носителях, на соответствие их характеристик сопроводительной технической документации; очистку от пыли и перемотку документов на пленке и магнитной ленте, первичных средств хранения и корешков, очистку от загрязнений документов на физически обособленных носителях.
69.	При приеме электронных архивных документов от источника комплектования и перед их размещением в архивохранилище архив должен осуществить: - проверку на возможность воспроизведения (считывания) информации, записанной на физически обособленных носителях, отсутствие вредоносного программного обеспечения; - очистку от пыли первичных средств хранения физически обособленных носителей	п. 11.1 Правил 2020		При приеме электронных архивных документов проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в том числе их проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка наличия и технического состояния электронных документов, а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации, обеспыливание документов. Порядок приема электронных документов на хранение регламентирован: Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526, Порядком приема передачи электронных документов на хранение в государственные и муниципальные архивы, п. 3.3 "Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах" М., ВНИИДАД, 2013.
70.	В процессе приемки архивных документов при обнаружении их физико-химических и технических дефектов, биологического поражения принимающим архивов и организацией -источником комплектования должен быть составлен акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению	п. 11.3 Правил 2020		При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению (акт о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение N 1 Правилам 2020)). Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.
71.	Архив должен проводить проверку физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов и их в процессе их хранения: - в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; - в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации; - при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища; - при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов	пп. 11.4-11.8 Правил 2020		Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием проводится: - в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; - в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации; - при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища; - при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в чрезвычайных ситуациях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (Глава XII Правил 2020). В зависимости от состояния документов в акте указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки. Оценку физико-химического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий, рекомендуется проводить не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив. Порядок проведения проверки должен соответствовать порядку приема документов на хранение.
72.	Архив должен вести учет физико-химического и технического состояния архивных документов в установленных Правилами 2020 учетных формах	п. 11.9 Правил 2020		Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются: 1) для документов на бумажном носителе - в: - листе-заверителе дела (Приложение N 8 к Правилам 2020); - листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов (Формы N N 10, 32); карточке учета архивных документов с повреждениями носителя / текста (Форма N 19); - картотеке (книге, базе данных) учета физического состояния архивных документов; 2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента (Формы N N 21, 22, 24, 25); 3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа; только для электронных документов на физически обособленных носителях (см. приказ Росархива "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" от 10.09.2007 N 1273). Указанные учетные формы могут вестись на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Учет физического и технического состояния электронных документов, хранящихся в информационной системе архива, ведется в информационной системе архива. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (Глава XIII Правил 2020), ведется отдельно в специальном перечне с указанием сроков проведения реставрационно-консервационных работ. Необходимые отметки проставляются также в соответствующих документах учета физического и технического состояния архивных документов.
73.	Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, должны ставиться на учет для проведения физико-химической и технической обработки	п. 13.1 Правил 2020		Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с "Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии", утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации: - с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа; - зрительное и/или слуховое восприятие пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно - консервационных работ затруднено или невозможно вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения. Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет для проведения физико-химической и технической обработки в соответствии с п. 11.9 Правил 2020. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (Глава XIII Правил 2020), ведется отдельно в специальном перечне с указанием сроков проведения реставрационно-консервационных работ. Необходимые отметки проставляются также в соответствующих документах учета физического и технического состояния архивных документов.
74.	В случае если состояние архивного документа исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, архив должен представить экспертное заключение и акт о неисправимых повреждениях архивных документов в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, орган местного самоуправления. В случае принятия решения указанным органом о признании архивного документа неисправимо поврежденным, архив должен снять его с учета	п. 13.2 Правил 2020		Неисправимо поврежденным признается архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации. При повреждении физически обособленного носителя электронных документов осуществляется их перезапись на другой физически обособленный носитель с неповрежденного экземпляра носителя (в соответствии с п. 12.4 Правил 2020). Поврежденный носитель списывается как инвентарная единица. В книге учета носителей электронных документов делается соответствующая отметка. Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, орган местного самоуправления на основании представляемых архивом экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 1 к Правилам 2020). На основании письменного решения уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета. Не допускается снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов.
75.	Архив должен производить выдачу подлинников архивных документов на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование только: - по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица; - по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением выдачи подлинников уникальных документов); - на основании договора с организацией - организатором выставки, либо исполнителем работ по проведению физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива; - в соответствии с законодательством Российской Федерации судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам; - на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом	пп. 14.1, 14.2., 14.7 Правил 2020		Выдача подлинников архивных документов производится: а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица: - во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате; - для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии); б) для экспонирования вне архива - на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу; в) для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива -на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу; г) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации (Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации; пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации; д) пользователям - по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением случаев, предусмотренных п. 14.2 Правил 2020). Выдача архивных документов в читальный зал производится на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя. Выдача архивных документов в лабораторию архива производится на основании заказа на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование в порядке, установленном п. 14.1 Правил 2020, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование. Выдача кино-, фоно- и видеодокументов во временное пользование и прием их обратно в архив осуществляется с обязательной проверкой на воспроизводимость с использованием контрольно-измерительной аппаратуры. Если пользователь желает ознакомиться с подлинником архивного документа (при наличии фонда пользования), он должен подать на имя директора архива письменное заявление с обоснованием причин необходимости этого. Для рассмотрения заявления пользователя в архиве создается комиссия (из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов), которая выдает заключения о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов: - уникальных; - имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; - имеющих копию фонда пользования; - признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с п. 13.1 Правил 20202; - с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу. Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется: - путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; - в автоматическом режиме в информационной системе архива. При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
76.	Подлинники архивных документов с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу, должны выдаваться только для самостоятельного копирования	п. 14.2 Правил 2020		Подлинники архивных документов с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу, не имеющих копию фонда пользования, должны выдаваться только для самостоятельного копирования.
77.	Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, должна производиться по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов)	п.14.3 Правил 2020		Копии фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, выдаются пользователям по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).
78.	Обязательная полистная проверка с проставлением отметки в листе-заверителе перед выдачей и при возврате на места хранения должна осуществляться для подлинников: - особо ценных; - имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; - несброшюрованных; - содержащих автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес; - ранее не выдававшихся (только при первой выдаче) архивных документов	п. 14.4 Правил 2020		Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе - заверителе подлежат архивные документы: - особо ценные; - имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; - несброшюрованные; - содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес; - ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче). После полистной проверки дела в него вкладывается лист - заверитель. Архив самостоятельно определяет состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
79.	Выдаваемая единица хранения должна иметь нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр; лист-заверитель дела; лист использования архивных документов	п. 14.5 Правил 2020		Единицы хранения, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь нанесенный непосредственно на них и (или) первичное средство хранения, в котором они находятся, архивный шифр (п. 22.6 Правил 2020), пронумерованные листы, лист-заверитель дела (п. 23.2 Правил 2020, Приложение N 8 к Правилам 2020) и лист использования архивных документов. В случае отсутствия какого-либо из перечисленных элементов они перед выдачей документов должны быть восполнены. Подготовка архивных дел к выдаче из архивохранилища включает: - выемку архивных дел; - сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью дел, документов (книгой учета аудиовизуальных документов); - полистную проверку архивных дел - в выше установленных случаях. Сверка архивного шифра архивных документов с описью дел, документов (книгой учета аудиовизуальных документов) предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального документа на пленочном носителе, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии множественных или объемных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки. В случае выдачи отдельных архивных документов из дел в читальный зал они выдаются в обложке, на которой проставляется соответствующий штамп. Пользователю выдается рабочий экземпляр электронного документа или его копия на бумажном носителе. В случае необходимости заверения копий электронных документов при их выдаче по запросу пользователей используется электронная подпись руководителя архива или уполномоченного им должностного лица, либо производится заверение копии электронного документа на бумажном носителе в установленном порядке.
80.	Подлинники архивных документов должны выдаваться на следующие сроки: - до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал; - не более 10 рабочих дней -пользователям в читальный зал особо ценных документов; - до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий); - на срок, определенный соответствующим договором для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива; - на срок, согласованный с фондообразователем или его правопреемником но не более шести месяцев для выдачи архивных документов во временное пользование; - на сроки, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам	п. 14.6 Правил 2020		Архивные документы выдаются на срок: - до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней); - до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий). Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование: - фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев; - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. При наличии фонда пользования выдача подлинников архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Главы XIV Правил 2020. Если поступала просьба от пользователя о продлении срока нахождения заказанных им дел, документов в читальном зале, данный срок может быть продлен не более чем на 10 рабочих дней. Если подобранные дела, документы не были востребованы пользователем после истечения установленного срока (см. требования Главы XIV Правил 2020), они подлежат возврату в архивохранилище без уведомления пользователя.
81.	Выдаваемые из хранилища документы должны регистрироваться в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива	п. 14.8 Правил 2020		Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по виду выдачи (в читальный зал, работникам архива для использования в служебных целях, во временное пользование), или в информационной системе архива.
82.	Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения должен быть подтвержден в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива	п. 14.9 Правил 2020		Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждается в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива в соответствии с порядком, установленным для этой системы.
83.	Работник архива должен подкладывать на места хранения выдаваемых архивных документов карту-заместитель установленной формы	п. 14.10 Правил 2020		На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указывается: - архивный шифр; - дата выдачи единицы хранения; - фамилия и инициалы работника архива или пользователя.
84.	В архиве должен осуществляться контроль за соблюдением сроков выдачи дел путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал	п. 14.11 Правил 2020		Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется: - путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; - в автоматическом режиме в информационной системе архива (при наличии информационной системы). При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
85.	В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан обратиться с заявлением в правоохранительные органы, проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации	п. 14.12 Правил 2020		В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан: - незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы; - проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела; - принять меры к возмещению ущерба в соответствии со ст. 15 "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 25.02.2022).
86.	Перемещение архивных документов должно осуществляться: - между территориально удаленными зданиями - с разрешения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления; между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива -с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица	пп. 15.1, 15.2 Правил 2020		Перемещение архивных документов в архиве осуществляется: - между территориально удаленными зданиями - с разрешения уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления; - между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива - с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица. Для проведения массового перемещения архивных документов (не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения) допускается привлечение сторонней организации по договору.
87.	При транспортировке архивных документов вне архива должны быть: - соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальной тары и упаковки; - обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом	п. 15.3 Правил 2020		При транспортировке архивных документов вне архива должны быть: - соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки; - обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом. См.: Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинодокументов на нитроцеллюлозной основе в государственных архивах. Методические рекомендации. Росархив, РГАНТД, РГАКФД. 2007 г.; ОСТ 55.6-85 Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. Утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. N 181; ОСТ 55.2-84. Отраслевой стандарт. Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования, утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР N 214 от 13.07.84; ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению, утвержден и введен в действие постановлением Комитета стандартизации и метрологии СССР от 27.03.92 N 296; ГОСТ 7.68-95 СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению, утвержден и введен в действие постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 18 октября 1995 г. N 544.
88.	Для рассмотрения вопроса о выдаче заключения (разрешительного документа) на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации архив должен представить в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства заявление, к которому прилагается комплект документов в соответствии с законодательством Российской Федерации	п. 16.1 Правил 2020		Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии законодательством Российской Федерации. Для рассмотрения вопроса о выдаче заключения (разрешительного документа) на временный вывоз документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства заявление, к которому прилагается комплект документов в соответствии со ст. 35.7 Закона Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. N 4804-I "О вывозе и ввозе культурных ценностей".
89.	Требования к работе с уникальными документами устанавливаются в соответствии с требованиями федерального государственного контроля в сфере архивного дела, в т.ч. для документов, отнесенных к реестру субъекта Российской Федерации	п. 17.1 Правил 2020		Архивы субъектов Российской Федерации осуществляют деятельность по выявлению уникальных документов и включению их в реестры уникальных документов соответствующего субъекта Российской Федерации на основании требований законодательства субъектов Российской Федерации. Эти требования рекомендуется привести в соответствие с требованиями федерального государственного контроля, изложенными в Руководстве по соблюдению обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (утв. Федеральным архивным агентством 8 августа 2022 г.)
90.	Отнесение архивных документов к особо ценным должно осуществляться на основании решения экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертной фондово-закупочной комиссии государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки	п. 17.2 Правил 2020		Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки. Уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать названные полномочия государственному архиву субъекта Российской Федерации. ЭПК утверждает описи особо ценных дел, документов; перечни номеров особо ценных дел, документов. Решение ЭПК фиксируется протоколом. См. примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива. https://archives.gov.ru/documents/position/primernoe-pologenie-federal-archive.shtml; примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела п. 8.1. https://legalacts.ru/doc/prikaz-rosarkhiva-ot-13062018-n-63-ob-utverzhdenii-primernogo/; примерное положение об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации https://archives.gov.ru/documents/position/primernoe-pologenie-epk-scientific-organization.shtml.
91.	На все уникальные и особо ценные документы архива создается страховой фонд, при этом все документы, единицы учета, входящие в единицу хранения, подлежат копированию	пп. 18.1-18.3 Правил 2020		Страховое копирование производится в соответствии со стандартами, принятыми и введенными в действие уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии: ГОСТ Р 33.505-2003 ЕР СФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием; ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля; ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы; ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений; ГОСТ 13.1.107-2005 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета). Если особо ценный документ находится в многостраничном деле, дело копируется полностью. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов. Первоочередному копированию подлежат уникальные, особо ценные документы с повреждениями материального носителя и документной информации. Уникальные документы подлежат страховому копированию согласно требованиям федерального (государственного) контроля (надзора).
92.	При приеме изготовленных страховых копий из лаборатории архива или у сторонней организации, выполнившей работы по договору, должна проверяться полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния	п. 18.4. Правил 2020		При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического контроля. Изготовленные страховые копии должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ Р 13.1.107-2005 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия. Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТом 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению и ГОСТом 7.68-95 СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению.
93.	Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов	п. 18.5 Правил 2020		Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов (согласно Главам X и XII Правил 2020) - один раз в пять лет, при этом ежегодному контролю подлежит не менее 20% страховых копий.
94.	Хранение страховых копий документов должно осуществляться территориально обособленно от их подлинников федеральными архивами - в федеральном казенном учреждении "Центр хранения страхового фонда" (ЦХСФ); остальными архивами - в ЦХСФ или в специальном архивохранилище	п. 18.6 Правил 2020		Согласно п. 18.6 Правил создания, сохранения и использования страхового фонда документации на вооружение и военную технику, важнейшую гражданскую продукцию, объекты повышенного риска, системы жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 3 декабря 2019 г. N 1583, страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов: - федеральными архивами - территориально обособленно от архивных документов в федеральном казенном учреждении "Центр хранения страхового фонда" (ЦХСФ) (г. Ялуторовск Тюменской области); - остальными архивами - в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации. Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации - уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Передача страхового фонда производится на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, по акту (приложение N 3 к Правилам 2020). Прием страхового фонда архива осуществляются на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом приемом-передачи (приложение N 3 к Правилам 2020). Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования: - одновременно с созданием страхового фонда; - в электронном виде (электронный фонд пользования). Электронный фонд пользования содержит электронные копии документов. В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета). Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
95.	Прием страхового фонда архива осуществляется на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом	п. 18.7. Правил 2020		Прием-передача страхового фонда архива осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом (приложение N 3 к Правилам 2020).
96.	При создании фонда пользования одновременно со страховым фондом, копии должны изготавливаться в комплекте, включающем: для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения; для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм; для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль - негатив	п. 19.2 Правил 2020		Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем: - для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения; - для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); - допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм; - для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.
97.	При создании электронного фонда пользования копии должны создаваться в двух экземплярах: - на архивные документы на бумажном носителе - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе; - на фотодокументы - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе; - на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы - путем оцифровки подлинника	п. 19.3 Правил 2020		Электронный фонд пользования создается в соответствии с требованиями по созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, в двух экземплярах. Электронный фонд пользования может содержать электронные копии архивных, в том числе аудиовизуальных, документов низкого разрешения (прокси-копии), предназначенные для предварительного ознакомления пользователей с содержанием документов. Изготовитель копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий, независимо от формы их представления (аналоговая или электронная), требованиям действующих стандартов, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии. Все копии проходят технический контроль в лаборатории или организации - изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по форме акта технического состояния). При приеме копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально - техническое состояние копий. При проведении этой работе с документами на бумажном носителе целесообразно руководствоваться "Методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом". М., ВНИИДАД, 2012. и Отчетом о научно-исследовательской работе "Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов". Приложение: Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации. Росархив, ООО "Бизнес Скан". М., 2018.
98.	При создании фонда пользования копии должны размещаться в зависимости от вида носителя копий: - фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены; - копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов по порядку архивных шифров. Электронный фонд пользования хранится: - на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров; - в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.	19.4 Правил 2020		Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий: - фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров; - копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил 2020) по порядку архивных шифров. Электронный фонд пользования хранится: - на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров; - в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.
99.	В архиве должна быть организована выдача копий фонда пользования при их заказах, регистрируемых в книге/книгах выдачи	п. 19.5 Правил 2020		Выдача копий фонда пользования должна осуществляться: - на микроносителе - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил 2020; - в электронном виде: на физически обособленных носителях - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил 2020; посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива; посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования. Выдача копий фонда пользования оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге/книгах выдачи копий фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому хранилищу. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится (с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования) в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (Главы X-XII Правил 2020).
100.	Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (Главы XXII Правил 2020)	п. 19.6 Правил 2020		Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится (с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования) в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (Главы X-XII Правил 2020). Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения. Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
101. 1	При вывозе за пределы Российской Федерации для экспонирования, документы Архивного фонда Российской Федерации, а также их подлежащих возвращению копии, уникальные документы подлежат обязательному страхованию в соответствии с законодательством Российской Федерации	пп. 20.1, 20.2 Правил 2020		Страхование архивных документов, предназначенных для экспонирования, осуществляется в обязательном порядке при организации зарубежных выставок. При этом страхуются как сами документы, так и их экспонируемые копии, которые подлежат возвращению. Уникальные документы страхуются в обязательном порядке при их экспонировании, как за рубежом, так и на территории Российской Федерации. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Архив проводит страховую оценку архивных документов самостоятельно в соответствии с рекомендациями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации рассматриваются соответствующей комиссией государственного архива и оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
3. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
101	Архив должен вести учет архивных документов в соответствии с установленным порядком, в том числе, с помощью государственной информационной системы	ч. 1 ст. 19 ФЗ-125, п. 21.1. Правил 2020		Составление учетных форм и передача учетных сведений в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства: - ежегодно: в ходе автоматизированного сбора ведомственной статистической информации (при предоставлении годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений деятельности архива"); при передаче сведений из программного комплекса "Архивный фонд" в программный комплекс "Фондовый каталог"; - не реже одного раза в три года: при предоставлении паспорта государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками субъекта Российской Федерации. Государственные и муниципальные архивы учитывают данные о документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в источниках комплектования, на основе предоставляемых этими организациями на 1 декабря текущего года паспортов архивов организаций. В целях проведения учета рекомендуем использовать "Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 N 11, а также "Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах", утвержденный приказом Росархива от 23.10.2000 N 64.
102	Архив должен установить состав учетных документов (обязательных и вспомогательных), последовательность работ по учету в целом по архиву и каждому архивохранилищу, а также схему учета документов.	п. 21.2 Правил 2020		Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности. Последовательность выполнения работ по учету фиксируется в схеме учета, которая утверждается приказом руководителя (заведующего) архива(ом). Состав устанавливается локальным нормативным актом или документом, утвержденным руководителем. При составлении данного акта или документа следует учитывать, что в архиве ведутся обязательные и вспомогательные учетные документы. Состав обязательных документов определен Правилами 2020, см. пп. 23.2, 23.3, 26.2, 27.4, 29.1, 29.2, 30.1, 30.2. Состав и формы вспомогательных документов определяются архивом. В архиве ведется: - учет поступления архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов) в учетных единицах; - учет выбытия архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов, описей дел, документов) в учетных единицах; - учет наличия и состояния архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования) в учетных единицах; - учет хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу в учетных единицах; - учет описей дел, документов.
103	Обязательному учету подлежат: - хранящиеся в архиве архивные документы и их страховые копии, копии фонда пользования, описи дел, документов; - хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу	ч. 1 ст. 19 ФЗ-125, п. 21.3. Правил 2020		Учету в государственных, муниципальных архивах подлежат: - хранящиеся в архиве документы Архивного фонда Российской Федерации, в том числе поступившие из-за рубежа, неописанные и непрофильные документы; - документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в источниках комплектования; - документы по личному составу в организациях - источниках комплектования; - страховые копии архивных документов; - копии фонда пользования; - описи дел, документов.
104	Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, должны учитываться отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации в установленных учетных формах	п. 21.4 Правил 2020		Учет документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, ведется отдельно от учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Для учета таких документов, в том числе документов по личному составу, принятых по договору на хранение в архив, ведется отдельный список фондов, книга учета поступлений документов, листы фондов и другие учетные документы.
105	Архивные документы за период до 1917 года должны учитываться в архиве отдельно от документов последующего периода	п. 21.5 Правил 2020		Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов, т.е. ведутся две книги учета поступлений и два списка фондов. Исключение может быть сделано для специализированных архивов, хранящих аудиовизуальные документы, научно-техническую документацию и комплексов документов личного происхождения. Решение о едином или раздельном учете принимается уполномоченным органом в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации, фиксируется в нормативных актах.
106	Учет архивных документов должен вестись: - хранящихся в архиве - специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками; - хранящихся в источниках комплектования - специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива	п. 21.6 Правил 2020		Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В архивохранилище архива назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища. Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования государственного архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, отвечающего за организацию комплектования архива архивными документами. Учет архивных документов в муниципальном архиве и учет архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, а также учет архивных документов в муниципальном музее, библиотеке осуществляют руководитель муниципального архива (музея, библиотеки) и/или специально выделенный работник.
107	Записи в учетные документы архива должен вносить во все их экземпляры специально выделенный работник	п. 21.7 Правил 2020		Все учетные документы архива, за исключением описей дел, документов, ведутся в одном экземпляре. Опись дел, документов ведется в трех (или двух-по решению руководителя архива) экземплярах (пункт 37.6 Правил 2020). Первый экземпляр описи является страховым. Архив ведет учет комплектности (экземплярности) описей. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил 2020, на основании соответствующих актов (согласно Главе XXVI Правил 2020), с указанием должности и даты внесения.
108	Архивные документы должны учитываться в архиве по фондам (объединенным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов)	п. 22.1 Правил 2020		Основными учетными единицами, в которых осуществляется подсчёт количества архивных документов в архиве, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются: - архивный фонд (объединенный архивный фонд, а также приравненная к нему архивная коллекция); - единица хранения для документов на бумажном носителе, фотодокументов и электронных документов. - единица учета (для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях). В соответствии с п. 2.4. Правил 2020 в отношении аудиовизуальных документов допускается нефондовая организация.
109	Поступившие в неупорядоченном виде архивные документы должны учитываться в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице и 50 листов формата А4 в одной условной единице (научно-техническая документация)	п. 22.1 Правил 2020		Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Неупорядоченные научно-технические документы (россыпь) учитываются из расчета 50 листов формата А4 в одной условной единицах ранения. Архивные документы личного происхождения, поступившие в неупорядоченном виде (не сформированными в дела (единицы хранения) и не описанными), учитываются по условным единицам хранения, которые могут содержать: - один документ (альбом, рукопись); - несколько документов: объединенных по тематическому принципу (переписка, стихотворения); записанных на одном носителе (тетрадь, микрофильм, CD и др.).
110	Каждой учетной единице должен быть присвоен учетный номер: - архивному фонду - по списку фондов; - описи дел, документов - по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида; - единице хранения (единице учета) - по описи дел, документов в пределах одной описи	п. 22.2 Правил 2020		Учетный номер является уникальным обозначением учетной единицы, в соответствии с которым она может быть однозначно идентифицирована. Учетный номер является составной частью архивного шифра. Состав и специфика хранимых в архивах документов требуют, в ряде случаев, более подробного (детального) указания номера единицы хранения /единицы учета, без ее просмотра дающее представление об особенностях документа (принадлежности к историческому периоду, типе документации, виде носителя, наличии частей). В связи с этим в архивах могут применяться разные по составу учетные номера. Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).
111	Не допускается присвоение одинаковых номеров: - архивным фондам - в пределах одного архива; - описям дел, документов - в пределах одного архивного фонда; - единицам хранения (единицам учета) -в пределах одной описи дел, документов	п. 22.3 Правил 2020		Учетный номер архивного фонда присваивается по списку фондов. Не допускается присвоение одинаковых номеров фондов в пределах одного архива. Описям дел, документов присваиваются очередные порядковые учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда (коллекции). Одинаковые номера могут присваиваться описи в пределах архивного фонда, при использовании литеры для обозначения типа документации, вида носителя информации.
112	Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, должен быть присвоен номер одного из архивных фондов, включенных в его состав	п. 22.4 Правил 2020		К особенностям нумерации архивных фондов относятся: - невозможность присвоения вновь поступившему архивному фонду номера утраченного, выбывшего архивного фонда либо номера фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда или присоединенного к другому архивному фонду; - возможность присвоения объединенному архивному фонду номера одного из архивных фондов, входящих в его состав; - добавление индексов к номеру фонда. Например: Индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (Р-1, Р-2 и т.д.), может добавляться к номерам архивные фондов за 1917-1991 годы. Индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (П-1, П-2 и т.д.), может добавляться к номеру у архивного фонда, поступившему из архивов КПСС.
113	В случае объединения архивов к номерам архивных фондов должны быть добавлены индексы	п. 22.4 Правил 2020		В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. В соответствии с частями 2 - 4 статьи 14 ФЗ - 125, перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления.
114	В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь должен быть добавлен номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя	п. 22.4 Правил 2020		В архиве документов по личному составу осуществляется добавление к номеру архивного фонда по личному составу через дробь номера архивного фонда по основной деятельности того же фондообразователя.
115	Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов должно быть указано его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности	п. 22.5 Правил 2020		В списке фондов указывается последнее название фондообразователя, в рамках периода, за который приняты архивные документы. Все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда. При значительном числе переименований фондообразователя все они в хронологической последовательности указываются в продолжении листа фонда, а также в листе переименований, который может составляться к описи и помещаться после титульного листа.
116	Каждая единица хранения (единица учета) должна иметь архивный шифр. В состав архивного шифра аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции и носителя, обозначения видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.	п. 22.6. Правил 2020		Архивный шифр единицы хранения включает: официальное сокращенное наименование архива; номера архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы хранения. Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает: официальное сокращенное наименование архива; номер архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы хранения; вид коллекции; вид носителя; обозначения видов документов, включенных в комплект. Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает: официальное сокращенное наименование архива; номер архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы учета. В состав архивного шифра в ряде исторических архивов, имеющих на хранении сложные по составу фонды, может включаться указание года, архивной связки.
117	В состав обязательных учетных документов архива должны входить: - книга учета поступлений документов; список фондов; - лист фонда; опись дел, документов; - реестр описей дел, документов; - паспорт архива; - паспорт архивохранилища (произвольной формы); - дело фонда; - лист-заверитель дела	пп. 23.2, 26.2 Правил 2020		При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение N 5 к Правилам 2020). Номер фонда присваивается фонду при первом поступлении в архив по списку фондов. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности. В списке фондов в валовой последовательности учитываются принятые на хранение архивные фонды, а также ведется общий учет находящихся на архивном хранении, поступивших и выбывших фонд. На аудиовизуальные документы заполняются листы учета аудиовизуальных документов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. Реестр описей дел, документов предназначен для регистрации описей дел, документов, общего учета их количества и состава. В реестре описей описи учитываются валовыми номерами поединично. Лист фонда заводится на каждый фонд и состоит из разделов. В первом разделе указываются в хронологической последовательности все переименования фонда с указанием крайних дат каждого переименования. Во втором разделе указывается дата первого поступления фонда в архив по книге учета поступлений документов или дата создания фонда в архиве, место хранения фонда (архив), номер фонда по списку фондов. Разделы "Учет неописанных документов" и "Учет описанных документов" заполняются на основании актов. Поступление и выбытие единицах ранения, включенных в описи, фиксируется по каждой описи отдельно Паспорт архива предназначен для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных дел, документов. Паспорт архива содержит полные сведения о фондах архива, единицах хранения (единицах учета), полные сведения об объеме страхового фонда и фонда пользования, справочно-поисковых средствах, научно-справочной библиотеки и условиях хранения документов. Паспорт архивохранилища составляется в произвольной форме для каждого архива и содержит сведения об условиях хранения документов, их составе и физическом состоянии. Дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции, ведется на каждый конкретный фонд. Лист-заверитель дела содержит сведения о количестве листов в единице хранения, особенностях нумерации, формирования и физического состояния дела.
118	Обязательными учетными документами для научно-технической документации должны являться: - опись единиц хранения научно-технической документации; - внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации	п. 23.3 Правил 2020		В состав обязательных учетных документов архива, кроме поименованных в пункте 23.2 Правил 2020, для научно-технической документации (далее - НТД) входит: - опись единиц хранения научно-технической документации (Форма N 38); - внутренняя опись документов единицы хранения НТД (для несброшюрованной НТД), Форма N 13).
119	Обязательными учетными документами для аудиовизуальных документов должны являться: - опись кинодокументов; - опись фотодокументов; - опись фотоальбомов; - опись фонодокументов магнитной записи; - опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок); - опись видеодокументов; - лист учета аудиовизуальных документов; - дело сдатчика документов	п. 23.3 Правил 2020		Для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, являются: - описи кинодокументов (Форма N 39); - описи фотоальбомов и фотодокументов (Формы N N 45, 46); - описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) и магнитной записи (Формы N 43, 44); - опись видеодокументов (Форма N 37); - лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов; лист учета аудиовизуальных (фоно-) документов (Формы N N 33, 34); - дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов).
120	Обязательным учетным документом для электронных документов должна быть опись электронных дел, документов	пп. 23.3, 30.1, 30.2 Правил 2020		Для электронных документов в качестве обязательных учетных документов, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, составляются описи электронных дел, документов (Приложение N 7 к Правилам 2020).
121	Обязательным учетным документом для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни должна быть инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни	п. 23.3 Правил 2020		Для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в качестве обязательного учетного документа составляется инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16).
122	Для особо ценных и уникальных документов обязательными учетными документами должны быть: - лист учета и описания уникального документа; - внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы; - список фондов, содержащих особо ценные документы; - опись особо ценных дел, документов; - реестр описей особо ценных дел, документов	п. 23.3 Правил 2020		Для особо ценных и уникальных документов, в качестве обязательных учетных документов, помимо указанных в пункте 23.2 Правил 2020, составляются: - лист учета и описания уникального документа (Форма N 35); - внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы (Форма N 12); - список фондов, содержащих особо ценные документы (Форма N 50); - опись особо ценных дел (Форма N 40); - реестр описей особо ценных дел, документов (Форма N 48).
123	Обязательными учетными документами также должны являться: - для страхового фонда- опись страхового фонда на микрофишах; опись страхового фонда на рулонной пленке; - для страхового фонда и фонда пользования на микроформах - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке; - для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях -книга учета носителей электронного фонда пользования	п. 23.3 Правил 2020		Для страхового фонда обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, являются: - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30); - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29); - опись страхового фонда на микрофишах (Форма N 41); - опись страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42). Для фонда пользования на микроформах обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, являются: - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30); - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29). Для учета электронного фонда пользования на физически обособленных носителях в качестве обязательного учетного документа, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, применяется книга учета носителей электронного фонда пользования (Форма N 28).
124	Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, должны размещаться в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Вторые экземпляры описей дел, документов должны размещаться в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов - в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям	пп. 24.1, 24.2 Правил 2020		Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пп. 23.2, 23.3 Правил 2020, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Все учетные документы на бумажном носителе хранятся в порядке возрастания номеров. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов. Экземпляры описей дел, документов, выдаваемые пользователям, размещаются в читальном зале архива либо, при отсутствии возможности их размещения в читальном зале, в ином помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям. Электронные копии описей размещаются в информационной системе архива.
125	Учетные документы не должны выдаваться в читальный зал архива за исключением описей дел, документов	п. 25.1 Правил 2020		Учетные документы в читальный зал архива не выдаются. Исключение составляют описи дел, документов, которые могут выдаваться по запросу пользователя при отсутствии соответствующих экземпляров в читальном зале, на срок до 5 рабочих дней (только для работы в читальном зале). Для выдачи необходимо письменное указание соответствующего должностного лица: заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов). Выдача описей оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи описей.
126	Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов должна производиться в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов. Выдача третьих экземпляров описей дел, документов должна производиться работником читального зала архива	п. 25.2 Правил 2020		Порядок выдачи из архивохранилищ вторых экземпляров описей дел, документов аналогичен порядку выдачи архивных документов и отражен в комментариях к Главе XIV Правил 2020. Третьи экземпляры описей (имеющиеся в читальном зале), выдаются пользователю по его запросу работником читального зала архива. В случае наличия электронных копий описей пользователю в первую очередь предлагается ознакомиться с ними, в том числе на компьютерах, установленных в читальном зале архива. В случае если информация описей отражена в информационной системе архива, представлена в читальном зале архива или размещена в сети Интернет (на сайте архива; в составе иных публичных информационных ресурсов архивов), доступ к ней не может быть ограничен.
127	Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве должны осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, описания документов, переработки описей дел, документов	п. 26.1 Правил 2020		Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме и выбытии. Кроме того, количество единиц хранения/единиц учета в архиве может изменяться в результате проведения следующих видов работ: - выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки в учетных документах архива; - проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены не включенные в опись и неучтенные единицы хранения/единицы учета; - переплета и реставрации архивных документов, после которых одна единица хранения была разделена на части (тома); - описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета, передачи дел в другой фонд или поступления дел. Все эти изменения должны быть учтены.
128	Постановка на учет и снятие с учета архивных документов должны осуществляться на основании соответствующих актов. Акты должны помещаться в дело фонда.	пп. 24.3, 26.1 Правил 2020		Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении архивных документов являются: - акт приема-передачи архивных документов на хранение; - акт приема на хранение архивных документов личного происхождения. Основанием для внесения в учетные документы сведений об их выбытии являются: - акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; - акт о неисправимых повреждениях архивных документов; акт приема-передачи архивных документов на хранение; - акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; - акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации; - акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов. Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении/выбытии архивных документов являются: - акт о технических ошибках в учетных документах; - технической ошибкой может считаться пропуск в нумерации дел, арифметический просчет и т.п.; - акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, данному фонду, неучтенных; - акт о разделении, объединении дел (единиц хранения/единиц учета), включении в дело новых архивных документов; - акт описания архивных документов, переработки описей. Акты учитываются (регистрируются) в книге (журнале) регистрации актов в структурном подразделении, ответственном за ведение учета. После внесения изменений в учетные документы с проставлением отметки о внесении изменений акты подшиваются в дело фонда.
129	При приеме в архив архивных документов сведения о них должны вноситься в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов	п. 26.2 Правил 2020		Поступление документов в архив последовательно фиксируется в учетных документах. Сведения о поступлениях фиксируются в книге учета поступлений документов (Приложение N 4 к Правилам 2020). Сведения о поступивших фондах фиксируются в листе фонда (Форма N 36) и списке фондов (Приложение N 5 к Правилам 2020). Поступление фонда в архив обязательно сопровождается заведением дела фонда. Сведения о поступивших описях дел, документов фиксируются в листе фонда (Форма N 36), реестре описей дел, документов (Форма N 47). Сведения о поступивших аудиовизуальных документах фиксируются в листе учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов (Форма N 33); листе учета аудиовизуальных документов (фоно-) (Форма N 34) - при нефондовой организации их хранения.
130	Сведения о выбытии всех архивных документов, числящихся по описи дел, а также составляющих архивный фонд, должны быть зафиксированы в реестре описей и списке фондов	п. 26.3 Правил 2020		В случае передачи всех дел архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика. При выбытии (выделении к уничтожению, присоединению к другому фонду) всех дел архивного фонда лист фонда помещается в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива. Один экземпляр каждой описи дел, документов выбывшего фонда помещается либо в дело фонда, либо в архивный фонд архива.
131	При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив должны быть переданы три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика	п. 26.3 Правил 2020		В случае передачи всех дел архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика. При выбытии (выделении к уничтожению, присоединению к другому фонду) всех дел архивного фонда лист фонда помещается в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива. Один экземпляр каждой описи дел, документов выбывшего фонда помещается либо в дело фонда, либо в архивный фонд архива.
132	Изменения количества единиц хранения должны быть зафиксированы во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней	п. 26.4 Правил 2020		Работник архива, ответственный за ведение учета, по результатам изменений в составе дел описи составляет новую итоговую запись к ней. Итоговая запись предназначена для учета количества и особенностей состава дел описи. В итоговой записи отражается: количество дел в описи; первый и последний порядковые номера дел, числящихся по описи; литерные номера дел; пропущенные номера дел. Все вновь включенные в опись и выбывшие из описи единицы хранения отражаются в итоговой записи. Отметка о выбытии дела делается также в графе "Примечание" с указанием номера, даты и названия акта, по которому выбыло дело. Итоговая запись составляется к вновь составленной описи, а также по итогам проверки наличия дел описи/фонда в случае изменений в составе и объеме дел описи/фонда. Она может быть дополнена при включении в опись и/или выбытии из описи отдельных дел. Итоговая запись к каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступают на хранение, составляется в нарастающем порядке - суммированием количества дел, указанных в предыдущей итоговой записи, с количеством дел, вновь включаемых в опись. В многотомной описи итоговая запись составляется к каждому тому. В последнем томе составляются две итоговых записи - собственно к тому и всем томам описи. Каждая итоговая запись подписывается работником, ответственным за учет, с указанием должности и даты составления.
133	Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России	п. 27.1 Правил 2020		Архив ведет учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. В соответствии со ст. 26.1. Федерального закона от 26.03. 1998 N 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях" архив проходит регистрацию в органах пробирного надзора. В результате экспертизы осуществляется постановка на специальный учет с получением уведомления по регистрации в государственной интегрированной информационной системе в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них.
134	Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен вести работник архива, с которым заключается договор о материальной ответственности. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, передаются этому работнику на сейфовое хранение	п. 27.2, 27.3 Правил 2020		В архиве учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым заключается договор о материальной ответственности. Единицы хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат сейфовому хранению, о чем в описи дел, документов в графе "Примечание" делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение").
135	Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен осуществляться в соответствующей инвентарной книге учета, с прошитыми и пронумерованными листами, скрепленными печатью архива. К книге составляется итоговая запись	п. 27.4 Правил 2020		Учет единиц хранения осуществляется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16). Учет ведется по порядку номеров архивных фондов, описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров единиц хранения. К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром. К инвентарной книге после каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица. Листы инвентарной книги нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива. Инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр книги хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии и архива. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат инвентаризации.
136	Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должна проводиться ежегодно, в плановом порядке, а также в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива	п. 27.5 Правил 2020		Инвентаризация проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива ежегодно, в плановом порядке, либо в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
137	Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации	п. 28.1 Правил 2020		Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке, а также в ходе выполнения других видов архивных работ. На отобранный уникальный документ заполняется проект листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации, который направляется для ознакомления внешним экспертам. После получения положительных отзывов внешних экспертов заполняется форма листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации. Два экземпляра заполненных форм листов учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации и не менее двух экспертных заключений внешних экспертов на каждый уникальный документ представляются на рассмотрение ЭПК архива. ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела принимается решение о представлении в Росархив предложения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Информация о рассмотрении ЦЭПК при Росархиве предложений архивов и официальной регистрации уникального документа в Государственном реестре или о не включении документа в Государственный реестр должна быть учтена во вспомогательном учетном документе произвольной формы. Порядок ведения государственных реестров уникальных документов субъектов Российской Федерации определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела на основании Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также утвержденных региональных положений или регламентов о ведении региональных реестров уникальных документов.
138	Учет особо ценных документов должен вестись по списку фондов, содержащих особо ценные документы и по описям особо ценных дел, документов	п. 28.2 Правил 2020		Суммарный учет всех фондов, содержащих особо ценные документы, ведется по списку фондов, содержащих особо ценные документы. В него вносятся все фонды, объединенные архивные фонды и коллекции, в которых выявлены особо ценные документы. К номерам таких архивных фондов, коллекций, описей дел, документов в учетных документах добавляется отметка "ОЦ". Данная отметка не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета), так как является служебной. Опись особо ценных дел составляется на основе описей, в которых содержатся заголовки особо ценных дел, документов с сохранением за ними прежних учетных номеров. При этом в описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовков особо ценных дел, документов проставляется отметка "ОЦ". В случае наличия в фонде описи, в которой заголовков особо ценных дел более половины, допускается изготавливать копию этой описи, указывать в конце количество особо ценных единиц хранения (единиц учета), и использовать данную копию на правах описи особо ценных дел. Систематизация особо ценных единиц хранения (единиц учета) в описи особо ценных дел ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров единиц хранения (единиц учета) данного фонда. В опись особо ценных дел вносятся: номер фонда, номер архивной описи, номер единицы хранения (единицы учета), заголовок, крайние даты документов, количество листов в деле, сведения о номере единицы учета (единицы хранения страхового фонда). Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. Каждой описи присваивается порядковый номер, указываются номер фонда и номер описи, название описи, количество единиц хранения, крайние даты и количество экземпляров. К реестру описей особо ценных дел, документов составляется итоговая запись, которая проверяется ежегодно при составлении паспорта архива.
139	Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в установленном порядке.	п. 29.1, 29.2. Правил 2020		Кроме описей аудиовизуальных документов также ведутся: - лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов; - лист учета аудиовизуальных (фоно) документов - при их нефондовой организации; - дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов). Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбома; единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах их описей. При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов: единицы хранения кино- и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов; единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров. Текстовая сопроводительная документация отражается в описях аудиовизуальных документов (за исключением фонодокументов) в соответствующих графах.
140	Электронные дела, документы должны учитываться в описях электронных дел, документов. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описях под одним порядковым номером	пп. 30.1, 30.2 Правил 2020		К каждому электронному делу составляется реестр документов электронного дела, где указываются: номер по порядку, номер дела, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа, объем (в МБ). В целях удобства использования реестр документов целесообразно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью лица, ответственного за учет. При отсутствии заверяющей электронной подписи составляется удостоверяющий лист, куда включаются данные реестра (контрольная сумма и объем). Удостоверяющий лист оформляется в бумажном виде, подписывается составителем и утверждается лицом, ответственным за учет. К каждому документу рекомендуется составлять реестр файлов, где указываются: даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов. Пофайловый учет ведется только в электронном виде, с применением программ и сервисов автоматического составления списков файлов и определения их форматов. Все действия, связанные с перезаписью, миграцией, конвертацией электронных документов необходимо отражать в актах/протоколах. В акте конвертации/миграции/перезаписи (и других операций с файлами) следует указать основание для соответствующей операции с файлом. В таблице акта целесообразно отразить: N записи по порядку, N дела, количество файлов (если выборочно), вид операции, особые отметки в графе "Примечание". В итоговой записи к акту или в качестве приложения приводится реестр файлов, подлежащих конвертации/миграции/перезаписи (может быть отсылка к реестру файлов, приложенному к описи), а также реестр полученных файлов. Акт подписывается лицом, осуществившим операцию и проверившим качество работ, и утверждается руководителем архива. Все изменения в учетные документы вносятся на основании актов. Учет носителей электронных документов ведется в книге учета носителей электронных документов. Книга ведется на бумажном носителе и/или в электронном виде. В нее вносятся сведения о физически обособленных носителях электронных документов и записанных на них единицах хранения. Описи электронных дел, документов учитываются в общем реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.
141	Копии архивных документов на правах подлинников, должны быть сформированы в единицы хранения, учтены по отдельным описям дел в составе фонда, или сформированы в коллекции и учтены в списки фондов	п. 31.2 Правил 2020		Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. Каждая единица хранения (единица учета) учитывается по описи дел, документов под самостоятельным номером. В описи напротив заголовка единицы хранения (единицы учета) в графе "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения. Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Коллекции учитываются в списке фондов (Приложение N 5 к Правилам 2020) в соответствии с пп. 23.2, 26.2 Правил 2020.
142	За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, должен быть принят физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш, который учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером	п. 31.3 Правил 2020		За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовлены в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш независимо от количества отснятых на нем единиц хранения и документов. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.
143	Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке должен вестись по книгам учета поступлений, описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), в кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания, времени записи	п. 32.1 Правил 2020		Учет копий страхового фонда ведется в следующих обязательных учетных документах архива (пункт 23.3 Правил 2020): - книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 30); - книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 29); - описи страхового фонда на микрофишах (Форма N 41); - описи страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42). К книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись. Опись страхового фонда имеет годовые разделы. К годовым разделам, томам описи и копии страхового фонда в целом составляется итоговая запись, в которой нарастающим итогом указывается количество скопированных единиц хранения и количество изготовленных копий. Новые итоговые записи к описям страхового фонда составляются по мере изготовления и включения в опись новых страховых копий. Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются в месте со страховыми копиями в Центр хранения страхового фонда или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Вторые и третьи экземпляры описей остаются в архиве. Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.
144	За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах должна быть принята одна или несколько микрофиш, отснятые с одного дела одна или несколько микрофиш	п. 32.1, 32.2 Правил 2020		Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей. Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является отдельная микрофиша. Единицей учета считаются отснятые с одного дела одна или несколько микрофиш, помещенных в один конверт. Учетным номером единицы учета является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах). Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).
145	За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке должен быть принят физически обособленный рулон микрофильма. На все страховые копии уникальных и особо ценных документов составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений	п. 32.3 Правил 2020		Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ". Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "ФП". В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров. В описи страхового фонда на рулонной пленке нумерация единиц хранения соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.
146	Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов должны быть идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов должны учитываться в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях	п. 32.4 Правил 2020		Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов. Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в одной книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описи страхового фонда. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.
147	В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов должны указываться их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи. Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений.	п. 32.4 Правил 2020		В итоговых записях книг учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описей страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов. В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи. В описях дел, документов напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) в графе "Примечания" проставляется отметка "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, отметка "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.
148	Сведения о страховом копировании особо ценных документов должны вноситься в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования. К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись	п. 32.5 Правил 2020		Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел (Форма N 40) по мере проведения их страхового копирования с проставлением отметки "СФ".
149	Единицей хранения электронного фонда пользования должна являться электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов. В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП"	п. 33.1 Правил 2020		Учет копий электронного фонда пользования ведется по книге учета поступлений фонда пользования в произвольной форме. В архиве могут быть разработаны методические рекомендации по созданию цифровых копий фонда пользования. В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП". Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке. Копии электронного фонда пользования необходимо хранить в виде упорядоченной системы вложенных папок, соответствующей организации документов по фондам, описям и единицам хранения или иной (не фондовой) системе организации. Файлы электронных образов должны иметь наименования, позволяющие однозначно идентифицировать документы. Наиболее целесообразным является включение в имя файл архивного шифра документа (номеров единиц хранения и/или единиц учета). Копии ЭФП могут быть включены в информационную систему архива. Копии ЭФП могут храниться на сервере архива или обособленных (съемных) носителях. Для съемных носителей создается вкладыш с указанием архивного шифра документа. Сведения об обособленных носителях вносятся в книгу учета носителей ЭФП, форма которой разрабатывается в архиве.
150	Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, должны учитываться в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива. Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения	п. 34.1 Правил 2020		Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как самостоятельные единицы хранения. Музейные предметы, не вошедшие в состав архивного фонда, необходимо учитывать в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации. Их учет ведется в книге учета поступлений, инвентарной книге учета.
151	Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, должен вестись в соответствии с главой XXVII Правил 2020	п. 34.2 Правил 2020		Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в соответствии с Главой XXVII Правил 2020.
152	Хранящиеся в архиве печатные издания и музейные предметы, входящие в состав библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации, должны учитываться в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации	п. 34.3 Правил 2020		Хранящиеся в архиве печатные издания учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда. Учет библиотечного фонда включает регистрацию поступления печатных изданий в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда. Показатели учета библиотечного фонда должны соответствовать аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. Учет печатных изданий может вестись в традиционном и (или) электронном виде.
153	При наличии в архиве книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в случае ведения учета печатных изданий и музейных предметов в информационной системе архива, она должна быть сопряжена с Общероссийским сводом книжных памятников и федеральной государственной информационной системой "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации"	п. 34.4 Правил 2020		При ведении учета книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в информационной системе архива следует предусмотреть сопряжение ее с Общероссийским сводом книжных памятников и Федеральной государственной информационной системой "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации". Работу с библиотечным фондом архива рекомендуется проводить с учетом "Основных направлений развития деятельности по сохранению библиотечных фондов в Российской Федерации на 2011-2020 гг. (ранее - в рамках подпрограммы "Книжные памятники России") Национальной программы сохранения Библиотечных фондов Российской Федерации.
4. Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
154	Архивы должны составлять списки источников комплектования, подлежащие согласованию и утверждению в установленном порядке.	пп. 35.1, 35.2, 35.5 35.6, 35.7 Правил 2020		В списки источников комплектования включаются государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные и иные организации (далее - организации), а также граждане, передающие документы на хранение в государственные, муниципальные архивы. В обязательном порядке в списки включаются государственные органы, органы местного самоуправления. Также могут включаться другие организации всех форм собственности, граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, включаются в список источников комплектования государственного архива соответствующего субъекта Российской Федерации на основании договора между указанным органом или организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - архивный орган субъекта Российской Федерации). Списки ведутся по форме, установленной архивным органом субъекта Российской Федерации. Как правило, списки закрепляют основные сведения об организации: название организации, ведомственная подчиненность (форма собственности), адрес, форма приема (полный, выборочный, форма выборки: повидовая, групповая), виды документов и др. Организации - источники комплектования государственных, муниципальных архивов делятся на две группы в зависимости от формы приема от них архивных документов в государственные, муниципальные архивы: организации - источники комплектования полного приема; организации - источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового). Организации - источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Объем выборочной совокупности (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов. Организации - источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения. Организации и граждане включаются в списки источников комплектования на основании решения ЭПК архивного органа субъекта Российской Федерации (далее - ЭПК). Проекты списков источников комплектования подлежат согласованию с ЭПК. Согласованные списки утверждаются руководителем архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).
155	Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования должно осуществляться на основе принципов и критериев, установленных правилами организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов	п. 35.3 Правил 2020		Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования архивов осуществляется после всестороннее изучение состава документов, образующихся в деятельности организаций, граждан, которые могут быть отнесены к числу источников комплектования на основании следующих принципов: историзма, системности, целостности, федеративного устройства Российской Федерации. При этом учитываются следующие критерии: формы собственности (частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности), места нахождения (пребывания) юридического, физического лица, видовой принадлежности д документов или носителей информации, значения деятельности организаций, общественных объединений и граждан в политической жизни, социально- экономическом развитии государства и общества. При отнесении организаций, общественных объединений к источникам комплектования архивов учитываются также: полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций; преемственность профиля деятельности организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности организации; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); полнота документирования деятельности организации, общественного объединения; длительность существования, наличие региональных отделений (для общественных объединений). При отнесении граждан к источникам комплектования архивов дополнительно учитывается: вклад гражданина в развитие науки, культуры и других сфер деятельности; его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни государства и общества; состав и содержание собранных гражданином архивных документов, их информационная, художественная, научная ценность (при этом необходимо учитывать всю совокупную информационную значимость фонда); внешние особенности документов (наличие помет, особенности оформления).
156	Архив должен вести списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан	п. 35.4 Правил 2020		Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Списки ведутся раздельно для организаций и граждан. Составление (ведение) списков организаций - источников комплектования архивов осуществляется в три этапа: подготовительный; основной; заключительный. На подготовительном этапе осуществляется выявление организаций, общественных объединений, граждан, находящихся в зоне комплектования архива, которые могут быть отнесены к числу источников комплектования архива. При этом рекомендуется охватить все государственные и муниципальные предприятия и учреждения. В организацию, направляется письмо с предложением о сотрудничестве в сфере делопроизводства и архивного дела, и с информацией о возможности включения ее в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива. Основной этап включает в себя всестороннее изучение состава документов, образующихся в деятельности организаций, которые могут быть отнесены к числу источников комплектования; подготовку комплекса документов для включения организаций и граждан в проект списка. В результате проведенной работы составляется экспертное заключение архива о возможности включения организации или гражданина в список источников комплектования архива. Экспертное заключение прилагается к протоколу ЭПК. Заключительный этап включает в себя принятие решения о включении организации в число источников комплектования архива и о форме приема и заключение договора в соответствии с требованиями законодательства.
157	В необходимых случаях в списки источников комплектования должны вноситься соответствующие изменения	п. 35.8 Правил 2020		Архив осуществляет внесение изменений в списки источников комплектования в случаях: - создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации; - отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора); - прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации; - включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК; - изменения организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации.
158	Архив должен вести учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования, а также на гражданина, являющегося источником комплектования архива	п. 35.9 Правил 2020		Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело. Наблюдательное дело формируется с момента включения организации, гражданина в список источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации, гражданина из него. В наблюдательное дело организации рекомендуется включать: - выписки из протоколов ЭПК с результатами рассмотрения экспертных заключений о постановке, исключении организации из списка источников комплектования, фондировании, описей дел постоянного хранения и по личному составу; - письма об утратах документов, акты и др. о состоянии архивного фонда организации; справки об обследовании условий хранения и сохранности документов постоянного хранения и по личному составу; - копии положений об архиве и экспертной комиссии организации; - копии устава, положения организации; - описи дел, документов постоянного хранения после утверждения на ЭПК до передачи на хранение в архив; - описи дел по личному составу; номенклатуры дел. Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативных, методических и других документов. В наблюдательное дело гражданина - источника комплектования архива рекомендуется включать сведения о гражданине, о составе и содержании его архивных документов.
159	Архивные документы должны включатся в состав Архивного фонда Российской Федерации и уничтожаться только на основании экспертизы ценности документов	пп. 36.1 - 36.4, 36.8 - 36.10 Правил 2020		При проведении экспертизы ценности осуществляется изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с ч. 6 ст. 6 ФЗ-125, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения отдельных видов документов; перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации. Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек. Архивные документы, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Передача дел на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их общий вес. Обязательные экземпляры аудиовизуальных документов, поступившие в архив в соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", экспертизе ценности не подлежат.
160	По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных организаций или в неупорядоченном состоянии, архив должен составлять соответствующие описи дел, документов и акты, оформленные в установленном порядке	пп. 36.5, 36.6 Правил 2020		В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляются: опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение N 10 к Правилам 2020). По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, в архиве составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. В соответствии с пунктом 26.3. Правил 2020 вносятся необходимые изменения в учетные документы архива.
161	Архив должен рассматривать и готовить к утверждению или согласованию ЭПК документы постоянного хранения, по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, а также необходимые акты	п. 36.7 Правил 2020		Описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архива, подлежат утверждению. Государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы рассматривают данные описи и готовят их к утверждению ЭПК. Описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, об утрате документов в источниках комплектования подлежат согласованию. Государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы согласовывают названные описи и акты на ЭПК или согласовывают самостоятельно в соответствии с переданными им полномочиями.
162	Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от организаций, выступающих источниками его комплектования, должен осуществляться по истечении установленных сроков их временного хранения	пп. 37.1 - 37.3, 37.5 Правил 2020		Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения, в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются: - в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, выступающих источниками комплектования архивов, - ст. 22 ФЗ-125; - в негосударственных организациях-источниках комплектования архива - договором между архивом и собственником или владельцем документов. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования допускается продлевать по решению ЭПК.
163	Архив должен принимать архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично; комплектность (экземплярность) описей устанавливается руководителем архива	п. 37.6 Правил 2020		Вместе с документами в обязательном порядке принимаются: - три (или два) экземпляра описи дел, документов на бумажном носителе; необходимая комплектность (экземплярность) описей устанавливается по решению руководителя архива); - электронная копия описи в формате, согласованном с архивом; - страховые копии особо ценных документов (при наличии); - историческая справка об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования), которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации-источника комплектования. При приеме архивных документов осуществляется проверка: - физическо-химического, технического и биологического состояния документов (в соответствии с Главой XII Правил 2020); - комплектности описей дел, документов; - технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии). При приеме архивных документов в архив на всех экземплярах описи дел, документов делаются соответствующие отметки. Если обнаружено отсутствие единиц хранения, указанных в описи, то организация-источник комплектования обязана принять меры по их розыску. Если отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту-справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.
164	Прием архивных документов от ликвидированных организаций архив должен осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации	п. 37.7 Правил 2020		Архивам рекомендуется проводить работу с организациями-источниками комплектования, в том числе заранее выявлять случаи предстоящей ликвидации организации, оперативно реагировать на данную информацию. Рекомендуется также отслеживать публикации извещений о ликвидации организаций в "Вестнике государственной регистрации". В соответствии с ч. 8, 10 ст. 23 ФЗ-125 при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, организаций не зависимо от формы собственности в соответствующий архив на хранение поступают: - включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы; - документы по личному составу; - архивные документы, сроки временного охранения которых не истекли. При ликвидации негосударственных организаций прием осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющими архивом. Архив контролирует правильность оформления дел, учетных документов, оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям-источникам комплектования по организации экспертизы ценности, упорядочению и передаче на постоянное хранение документов. Работу по упорядочению документов, проведению экспертизы ценности документов, передаче их на хранение в государственный, муниципальный архив, транспортировке документов организует ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий за счет средств ликвидируемой организации В случае если ликвидируется организация - источник комплектования государственного, муниципального архива, архиву рекомендуется направлять своего представителя для участия в работе ликвидационной комиссии. Документы ликвидированных организаций принимаются в архив в упорядоченном состоянии, по акту приема-передачи вместе соответствующими описями дел, документов.
165	Прием архивных документов должен оформляться актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в соответствии с нормативными требованиями	п. 37.8 Правил 2020		Акт приема-передачи документов на хранение в государственный, муниципальный архив составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования. Акт составляется по форме, установленной приложением N 3 к Правилам 2020.
166	Документы от граждан должны приниматься в архивы на основании договора или в порядке наследования, а также по решению суда в соответствии с решением соответствующей экспертно-проверочной, экспертной фондово-закупочной и экспертной комиссии	пп. 37.9 - 37.11 Правил 2020		Документы от граждан принимаются в архив на основании: - договора купли-продажи (статья 454 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ)); - договора дарения между гражданином и архивом (статья 572 ГК РФ); - акта приема-передачи; - в порядке наследования; - по решению суда. Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 572 ГК РФ при наличии встречной передачи вещи или права либо встречного обязательства договор не признается дарением. Также в договор дарения нельзя включать условие о переходе права собственности к одаряемому после смерти дарителя; такой договор будет ничтожным (ч. 3 ст. 572 ГК РФ). Решение о приеме принимает ЭПК, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения. Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам экспертизы ценности, возвращаются собственнику или владельцу по акту. Прием документов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий, осуществляется в соответствии с пп. 37.6, 37.8 Правил 2020.
167	Прием аудиовизуальных документов в архив должен осуществляться в установленных Правилами 2020 комплектах	п. 37.12 Правил 2020		Прием аудиовизуальных документов архив осуществляет в комплектах: - для кинодокументов - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; - для фотодокументов - негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация; - для фонодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация; - для видеодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.
168	Прием электронных документов в архив должен производиться в установленном порядке, по описям электронных дел, документов. Электронные документы на физически обособленных носителях должны приниматься в архив в двух экземплярах	п. 37.13 Правил 2020		Прием электронных документов в архив производится на физически обособленных носителях или по информационно -телекоммуникационной сети, по описям электронных дел, документов, согласованных/утвержденных в установленном порядке (Приложение 17 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила 2015). Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 3 к Правилам 2020), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов. Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах. При этом одному из них присваивается статус основного, а другому - статус рабочего экземпляра. Должны использоваться носители, предназначенные для долговременного хранения информации, преимущественно - с однократной записью. Формат, вид носителя и порядок взаимодействия архивов с источниками комплектования при приеме-передаче электронных архивных документов определяется федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, а также изданным на его основе нормативным актом органа управления архивным делом субъекта Российской федерации, локальным нормативным актом архива, а также согласием, договором с передающим физическим и юридическим лицом.
169	Печатные издания и музейные предметы должны приниматься на хранение в архив только в составе фондов личного происхождения	п. 37.14 Правил 2020		Прием печатных изданий и музейных предметов в составе фондов личного происхождения осуществляется архивом в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры. Прием музейных предметов рекомендуется осуществлять только при наличии соответствующих положений в уставных документах архива, при наличии условий для их хранения и использования (с учетом материала, формы, размеров, объема и др.). Допускается принимать небольшие предметы, оформляя их как вложение в дело или как самостоятельные архивные единицы хранения, только при условии их неотрывной связи с документами фонда (коллекции), наличия условий для их хранения и использования.
170	Прием в архив архивных документов российского происхождения, находившихся за пределами Российской Федерации, и (или) архивных документов иностранного происхождения должен осуществляться на основании международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации, договоров купли-продажи или дарения документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом	п. 37.15 Правил 2020		Архивные документы российского происхождения, находившиеся за пределами территории Российской Федерации, и (или) архивные документы иностранного происхождения принимаются в архив на основании: - международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации, - договоров купли-продажи (договоров дарения) документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом, в том числе в рамках взаимного обмена документами (копиями документов). Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.
171	Передача архивных документов из одного архива в другой должна осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами на основании акта приема-передачи документов на хранение, с передачей учетных документов	п. 37.16 Правил 2020		Архивные документы и фонды могут передаваться из архива в архив. Такая передача осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение N 3 к Правилам 2020), составляемого в двух экземплярах. При передаче всего архивного фонда одновременно передаются все имеющиеся экземпляры описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.
172	Прием в архив обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции должен осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов	ч. 5 ст. 21 ФЗ-125, п. 37.17 Правил 2020		В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (далее - ФЗ-77), законодательство Российской Федерации об обязательном экземпляре состоит из настоящего Федерального закона, принимаемых в соответствии с ним федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов и иных правовых актов субъектов Российской Федерации. В соответствии со ст. 12 Федерального закона N ФЗ-77, производитель аудиовизуальной продукции доставляет обязательные экземпляры документов в РГАКФД и в РГАФД. Обязательные экземпляры субъекта Российской Федерации и обязательные экземпляры муниципального образования доставляются в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
173	Архив должен взаимодействовать со своими источниками комплектования по вопросам архивного дела и организации работы с документами в делопроизводства	п. 38.1 Правил 2020		Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию: - инструкции по делопроизводству; - примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архива. Государственные архивы субъектов Российской Федерации, муниципальные архивы праве согласовывать положения об архивах и экспертных комиссиях своих источников комплектования, в случае наделения их соответствующими полномочиями. Если такие полномочия не были делегированы, согласование осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций -источников комплектования архива. Для обеспечения взаимодействия с организациями-источниками комплектования рекомендуется проводить в архиве семинары-совещания для представителей организаций, где целесообразно освещать вопросы заполнения паспорта архива, составления описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу, оформления различных видов актов, организации и методики проведения экспертизы ценности документов, и другие профессиональные темы. Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь, в том числе на договорной основе: - в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел; - по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение; - по упорядочению документов, в том числе по личному составу; - по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении; - по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела; - по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций; - в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
5. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам
174	Система справочно-поисковых средств архива должна включать следующие обязательные архивные справочники: - описи дел, документов; - путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива); - краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации); - каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов)	пп. 39.1, 44.1 Правил 2020		Справочно-поисковые средства архива следует создавать на единой научно-методической основе, в соответствии с принципами взаимосвязи и взаимодополняемости с целью формирования единой информационной поисковой системы архива. Правилами 2020 определены следующие обязательные архивные справочники: для государственного архива: - описи дел, документов; - путеводитель или краткий справочник по фондам; - каталог аудиовизуальных документов (при их нефондовой организации); для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации: -описи дел, документов, - краткий справочник по фондам; - каталог аудиовизуальных документов (при их нефондовой организации). Они могут формироваться отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов. Архив вправе вести вспомогательные (необязательные) виды справочно-поисковых средств - каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно. При поступлении вспомогательных справочников из источников комплектования, подготовке справочников по фондам архива в результате научной и учебной деятельности других лиц, рекомендуется предоставлять доступ к ним пользователей при соответствии справочников имеющимся нормативным требованиям и методическим рекомендациям, при условии отсутствия в них информации ограниченного доступа. Справочно-поисковые средства могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в виде базы данных. Исключением является опись дел, документов, которая является одновременно основным учетным документом: в архиве должны обязательно иметься два или три (на усмотрение руководства архива) экземпляра описей на бумажном носителе. Архив может отказаться от обязательного ведения на бумажном носителе других типов и видов справочников только при условии их полного перевода в электронный вид и предоставления доступа к ним пользователям в сети Интернет или компьютерах, установленных в читальном зале архива. Справочно-поисковые средства должны усовершенствоваться и развиваться на основе анализа данных по учету использования документов. При разработке справочников архиву целесообразно руководствоваться следующими методическими разработками: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. - М., 2007; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с.; Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013.
175	Архив должен размещать информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.	п. 39.2 Правил 2020		Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях. Архиву рекомендуется разработать информационную справку о системе справочно-поисковых средств, предоставляемой пользователям архива для поиска архивных документов и архивной документной информации. В начале информационной справки целесообразно дать общее описание фондов архива, охватываемый ими хронологический период, указать основную тематику фондов, отметить специфику архива. Информационную справку о системе справочно-поисковых средств архива следует разместить в читальном зале, в непосредственной доступности для посетителей, например, на информационном стенде, на столе сотрудника читального зала и т.д. Аналогичную информацию рекомендуется размещать на сайте архива, при его отсутствии - на сайте (портале) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. При размещении информации о системе справочно-поисковых средств архива в сети Интернет рекомендуется применять гиперссылки, в частности, на представленные в сети электронные архивные справочники, на портал "Архивы России" и расположенные на нем конкретные ресурсы, на сайты вышестоящих органов, объединенные информационно-поисковые ресурсы, Интернет-проекты и др. При размещении информации о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам в информационно-телекоммуникационных сетях архивы должны руководствоваться Рекомендациями по созданию архивного сайта в Интернет (Приложение к письму Росархива от 17.05.2001 N 6/513-К).
176	Описание архивных документов должно проводиться на обязательных (основных) уровнях - архивный фонд, единица хранения (единица учета)	п. 40.1 Правил 2020		Основными (обязательными) уровнями описания являются: - архивный фонд; - единица хранения (единица учета). Для уточнения, детализации справочно-поисковых сведений и повышения информативности архивных справочников (на бумажном носителе и в электронном виде) возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: - группа архивных фондов (например, для описания фондов организаций, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы и последовательно сменявших друг друга, связанных объектом деятельности, фондов организаций одной отрасли с аналогичными функциями, связанные подчиненностью), - опись (для систематизации описаний единиц хранения внутри фонда); - структурная часть описи (раздел, подраздел) (для дополнительной систематизации описаний единиц хранения, включенных в одну опись); - группа единиц хранения (единиц учета) (для описания единиц хранения, содержащих однородную информацию или тесно связанных между собой); - комплект (для описания научно-технической документации, аудиовизуальных документов); - группа архивных документов (например, документы определенного видового состава в одной единице хранения); - архивный документ (целесообразно для документов в составе наиболее востребованных единиц хранения, уникальных и особо ценных документов, в целях привлечения внимания пользователей к тем или иным документам); - часть архивного документа (для документов, содержащих информацию по нескольким четко выделяемым вопросам (например, протоколы)). При составлении описания архиву целесообразно руководствоваться "Основными требованиями к описанию архивной документной информации в информационных поисковых системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа". Приложение к отчету по НИОКР / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. - 60 с. При наличии в архиве различных справочно-поисковых информационных систем (тематических баз данных), требования к описанию должны быть унифицированы и совместимы с требованиями федеральных информационных систем в сфере архивного дела и делопроизводства. Архиву рекомендуется руководствоваться "Основным международным стандартом архивного описания: принят Комитетом по стандартам описания", Стокгольм, Швеция, 19-22 сентября 1999 года: [перевод с английского] / Международный совет архивов; [гл. ред. пер.: Е. Д. Жабко]. - 2-е изд. - СПб.: Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, 2011. - 247 с. - (Стандарты ICA).
177	Описание архивных документов должно проводиться на государственном языке Российской Федерации	п. 40.2 Правил 2020		Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации - русском. Дополнительно допускается описание архивных документов на государственном языке республики в составе Российской Федерации. Такую информацию целесообразно размещать в специальных графах, полях. Архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными актами: п. 1 ст. 15 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-I "О языках народов Российской Федерации" (ред. от 11.06.2021); п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (ред. от 30.04.2021).
178	Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет	п. 41.1 Правил 2020		Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет. Это базовый архивный справочник и обязательный элемент системы справочно-поисковых средств любого архива. Объект описания в описи дел, документов - единица хранения (единица учета). Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели. Описательные статьи на единицы хранения (единицы учета) располагаются в описи в порядке валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации отражает внутреннюю организацию документов фонда. Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического и других принципов. При систематизации единиц хранения в описи всегда используются два признака систематизации, один из которых - хронологический. В случае если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом томе дается итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается цифрами и прописью количество единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов, указывается также дата составления описи. Все поступления и выбытия единиц хранения отражаются в новой итоговой записи, в которой указываются основания внесенных изменений. В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов, в том числе литерных и пропущенных. После завершения описания и систематизации единиц хранения в описи дел, документов составляется справочный аппарат к описи. Справочный аппарат состоит из следующих элементов: - титульный лист (Форма N 51) - обязательный элемент. На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название архивного фонда со всеми его переименованиями (при их наличии) и его номер, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов; - содержание (оглавление) - составляется при необходимости. Содержание отражает состав описи дел, документов и помещается в начале описи; - предисловие - обязательный элемент (при фондовой организации хранения). В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда, приводится аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения (единиц учета)), раскрывается состав справочного аппарата к описи. При составлении предисловия используются законодательные источники, справочная и научная литература, дело фонда, документы фонда. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. В предисловия к годовым разделам описей дел, документов включается информация только за отраженный в них период; - список сокращений - составляется в алфавитном порядке при наличии сокращений в описи; - переводная таблица составляется в случае изменения номеров единиц хранения в результате переработки описи. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров. Приводятся вертикальные колонки цифр: слева расположены номера единиц хранения по старой описи, справа - новые архивные цифры тех же единиц хранения; - общие и специальные указатели к описи - создаются при необходимости. Основной элемент указателя - рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. Указатели могут быть предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими. В случае внесения сведений на уровне заголовков единиц хранения ПК "Архивный фонд", дополнительная разработка указателей к описи нецелесообразна. Описи дел, документов составляются отдельно на дела, документы постоянного срока хранения, дела по личному составу, на каждый из видов аналоговых и цифровых аудиовизуальных документов, на научно-техническую документацию, на электронные документы. При составлении описей дел, документов архивам архиву рекомендуется руководствоваться следующими методическими разработками: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. - М., 2007. - 128 с.; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с.; Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
179	Описательная статья в описи дел, документов должна включать реквизиты, установленные п. 41.2. Правил 2020	п. 41.2 Правил 2020		Описательная статья в описи дел, документов должна включать: - номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов); - номер единицы хранения (в описи дел по личному составу - номер дела); - индекс (производственный номер) дела (для НТД - производственный индекс (шифр разработки) - при наличии; - заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов - заголовок единицы учета (документа)). В заголовок включается название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа(ов) (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации); - крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД - год окончания разработки); - количество листов - для текстовых документов, фотоальбомов; - примечания. При поступлении документов временного срока хранения от ликвидированных организаций, срок хранения которых еще не истек, в описи дел по личному составу необходимо указывать срок хранения внесенных в нее дел, который может составлять 75/50 лет. Обязательные элементы могут быть дополнены. При ведении описей в электронном виде руководствуются Единым порядком заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог", руководством пользователя информационной системы архива. При составлении описательных статей в описи дел, документов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог"; Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
180	Описательная статья описи научно-технической документации (НТД) должна включать также: наименования организации-разработчика (для научно-исследовательской работы - фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей	п. 41.2 Правил 2020		Описательная статья описи НТД должна включать также наименования организации-разработчика (для НИР - фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей. При составлении описательных статей в описи НТД архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 38. Форма описи единиц хранения научно-технической документации // ВНИИДАД. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
181	Описательная статья описи кинодокументов должна включать также: фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, звук, цветность, тип и формат пленки, количество частей, количество единиц хранения (метраж) - общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий); в описи фотодокументов - фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и дату съемки, оригинальность, количество кадров панорамной съемке, состав текстовой сопроводительной документации.	п. 41.2 Правил 2020		В описи кинодокументов после заголовка, в котором дается полное название кинодокумента, его части, серии, указываются: - фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора(ов) киносъемки (например, Куренной М.А.), если автора(ов) установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен"; - место съемки - указывается название страны, области, района, города, поселка, деревни, улицы и т.д.). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания кинодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, Москва, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено"; - крайние даты съемки, дата создания (при наличии такой возможности) - указываются арабскими цифрами точные даты (например, 01 января 2010 г. - 15 июля 2010 г., или 01.01.2010 - 15.07.2010), если точные даты неизвестны, то приблизительное время съемки (например, апрель 1964 г. или 1976 г.). Если даты не определены, они, по возможности, устанавливаются по косвенным признакам, при этом, предполагаемые сведения заключаются в квадратные скобки (например, [1941 г.], [30-е гг. ХХ в.], [зима 1915 г.]); - звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.); - цветность - черно-белый, цветной; - тип и формат пленки - типы: негативная, позитивная, обращаемая (аналогична негативной, выпускается двух типов: для кино и для телевидения), гидротипная, фонограммная (предназначена для оптической записи звука); форматы: 8 мм, 16 мм, 35 мм, 65/70 мм и др.; - количество частей; - количество единиц хранения/метраж - общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий). При составлении описательных статей в описи кинодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 39. Форма описи кинодокументов // ВНИИДАД. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
182	Описательная статья описи фотодокументов должна включать также: фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и дату съемки, оригинальность, количество кадров панорамной съемки, состав текстовой сопроводительной документации	п. 41.2 Правил 2020		В описи фотодокументов в заголовке указывается название (аннотация) фотодокумента - краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе. Составляется, в случае наличия, на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографии. После этого указывается: - фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора снимка (например, Кузнецов В.И.), если автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен"; - место съемки - указывается название страны, города, области, района (название села, поселка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено"; - дата съемки - указывается арабскими цифрами точная дата (например, 01 января 2010 г. или 01.01.2010) или приблизительное время съемки (например, апрель 1985 г. или 1985 г.). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, [1921 г.], [10-е гг. ХХ в.], [лето 2008 г.]); - цветность - черно-белый, цветной; - оригинальность - определяется при оценке своеобразия цветового решения, ракурса, сюжета; - количество кадров панорамной съемки. При составлении описательных статей в описи фотодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 46. Форма описи фотодокументов // ВНИИДАД. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
183	Описательная статья описи фотоальбомов должна включать также: фамилию(и) и инициалы автора(ов), место съемки, количество фотоотпечатков, внешние особенности, состав текстовой сопроводительной документации	п. 41.2 Правил 2020		В описи фотоальбомов заголовок указывается по титульному листу. В аннотации приводится краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотографиях фотоальбома. Составляется, в случае наличия, на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографий и сведений, содержащихся на титульном листе фотоальбома. Затем указывается: - фамилия(и) и инициалы автора(ов); - место съемки; - количество фотоотпечатков - вносится на основании итоговой записи к фотоальбому. В итоговой записи к фотоальбому указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо, сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому позитиву дается буквенное обозначение; - цветность - черно-белый, цветной; - внешние особенности - характеризуется физическое состояние альбома, отсутствие биохимических повреждений, целостность его обложки, отсутствие надрывов страниц, материалы, используемые при изготовлении альбома, его обложки. При составлении описательных статей в описи фотоальбомов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 45. Форма описи фотоальбомов // ВНИИДАД. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
184	Описательная статья описи фонодокументов должна включать также: фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); место и дату записи (перезаписи, выпуска); тип носителя, размер носителя (для документов механической записи), скорость записи (для документов механической и магнитной записи), время звучания, количество единиц хранения (оригиналов и копий), состав текстовой сопроводительной документации	п. 41.2 Правил 2020		В описи фонодокументов заголовок включает официальное или авторское название фонодокумента в целом, а также его части. При отсутствии такого названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания. Заголовок включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни. Затем указывается: - фамилия (и) и инициалы автора(ов) и исполнителя (ей) - указывается фамилия(и) и инициалы автора(ов), исполнителя(ей) фонодокумента (например, Афиногенов П.Е.), если установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен"; - место и дату записи (перезаписи, выпуска) - место события (страна, город, село, район, область и т.д.); дату создания фонодокумента; дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т. д. - тип носителя фонодокумента; - размер носителя (для документов механической записи); - скорость записи (для документов механической и магнитной записи); - время звучания; - количество единиц хранения (оригиналов и копий). При составлении описательных статей в описи фонодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 43. Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок); N 44. Форма описи фонодокументов магнитной записи // ВНИИДАД. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
185	Описательная статья описи видеодокументов должна включать также: фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, цветность, тип носителя, формат записи, хронометраж, количество единиц хранения (оригиналов и копий), состав текстовой сопроводительной документации	пп. 30, 41.2 Правил 2020		В описи видеодокументов заголовок включает официальное или авторское название видеодокумента в целом, а также его части. Следом указывается: - фамилия(и) и инициалы автора(ов); - место и крайние даты съемки; - дату создания видеодокумента; - дату события (в случае ее несовпадения с датой создания видеодокумента), - название, жанр видеодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т. д.; - звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.); - цветность - черно-белый, цветной; - тип носителя и формат записи; - хронометраж; - количество единиц хранения (оригиналов и копий). При составлении описательных статей в описи видеодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Формы к Правилам 2020 г. N 37. Форма описи видеодокументов // Федеральное архивное агентство. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. Порядок применения данного требования к описям, требующим переработки или усовершенствования, должен решаться контрольными органами.
186	Описательная статья описи электронных документов должна включать также объем в мегабайтах. К описи должны прилагаться реестры электронного дела, состав которых соответствует нормативным требованиям. В описи электронной НТД быть указан состав текстовой сопроводительной документации	пп. 30, 41.2 Правил 2020		В описи электронных дел, документов дополнительно указывается объем в мегабайтах. К описи электронных дел, документов должны прилагаться реестры документов электронного дела. К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов. При составлении описательных статей в описи электронных документов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами: Приложение N 7 к Правилам 2020 // Федеральное архивное агентство. Официальный сайт; Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с.
187	При пересоставлении описи дел, документов один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов должен включаться в состав фонда и учитываться во вновь составленной описи дел, документов под последним учетным номером. Остальные экземпляры пересоставленной описи выделяются к уничтожению.	п. 41.3 Правил 2020		Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов должен быть включен во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры должны быть выделены к уничтожению. При пересоставлении описи дел, документов рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом: Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с.
188	Переводная таблица к переработанной описи должна быть помещена в соответствующее дело фонда	п. 41.3 Правил 2020		Разработанная новая схема систематизации единиц хранения в описи приводит к изменению их шифров. К переработанным фондам составляется переводная таблица шифров, в которых предусмотрена отсылка от старых шифров к новым. Переводная таблица к переработанной описи, помимо самой описи, помещается в соответствующее дело фонда. При составлении переводной таблицы к описи дел, документов архиву рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом: Составление архивных описей: методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с.
189	Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию. Описательная статья путеводителя по фондам архива должна включать установленные Правилами элементы информации	пп. 42.1, 42.2 Правил 2020		Путеводитель по фондам архива является одним из важнейших структурных справочников архива, так как содержит наиболее полную информацию о составе и содержании фондов конкретного архива. Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию. Схема построения путеводителя по фондам архива должна отражать исторически сложившуюся организацию фондов (документов) в архиве или логические взаимосвязи между группами фондов (документов) в соответствии с их составом и содержанием. В государственных архивах, документы которых отражают различные стороны деятельности государства и общества, при разработке схемы путеводителя рекомендуется использовать Главную и Основную таблицы Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007). Подразделы схемы строятся по производственно-отраслевому принципу в исторической и логической последовательности. В самостоятельные разделы путеводителя целесообразно выделять характеристики фондов личного происхождения, архивных коллекций, а также аудиовизуальных документов. Представление архивных фондов однотипных организаций может быть дано в путеводителе по фондам архива кратко - в виде списка неаннотируемых фондов (перечня названий фондов и справочных данных о них). К обязательным элементам справочного аппарата путеводителя по фондам архива относятся титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. Кроме того, может составляться общий список литературы к путеводителю, включающий научные работы об архиве, по истории фондообразователей и фондов, публикации документов фондов архива. В многотомном издании путеводителя по фондам архива справочный аппарат составляется как для всего издания в целом, так и для каждого тома в отдельности. Описательная статья архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе по фондам архива должна включать: - название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием незадокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей); - сведения об истории фондообразователя - организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций-предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе - физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности); - сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе); - аннотацию о составе и содержании документов фонда, коллекции. В аннотации дается краткая характеристика отдельных, наиболее важных документов фонда, в частности, особо ценных и уникальных. Могут указываться как заголовки документов, так и краткое изложение их содержания. Перечисляются имена и фамилии лиц, названия учреждений, стран, географические названия, упоминаемые в документах, если они являются значимыми для поиска информации. В аннотации можно указывать наличие в фонде документов на разных носителях, в разных форматах и др.; - сведения о языке документов, условиях доступа и использования, сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, коллекции. В качестве дополнительных сведений в описательной статье путеводителя могут быть указаны: - сведения о местонахождении дополняющих фонд документов в данном и других архивах; - физические характеристики документов фонда; - библиография о фонде - перечень стандартизированных описаний изданий по истории фондообразователя, справочников, исследований о документах фонда и их публикаций. При составлении путеводителя по фондам архива рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. - М., 2007. - 128 с.
190	Краткий справочник по фондам должен содержать перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме. Описательная статья в кратком справочнике по фондам архива должна включать установленные Правилами элементы информации	п. 43.1 Правил 2020		Краткий справочник по фондам должен содержать перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме. Описательная статья в кратком справочнике по фондам архива должна включать название архивного фонда, справочные данные (номер фонда, его объем, крайние даты документов) и сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду (количество описей, наличие каталогов, указателей, обзоров фонда). Характеристика документов (аннотация состава и содержания архивных фондов) в кратком справочнике либо отсутствует (не аннотированный справочник), либо дается в обобщенной форме (аннотированный справочник).
191	При нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов архивом должно осуществляться формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов	п. 44.1 Правил 2020		Формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов осуществляется архивом в обязательном порядке при нефондовой организации их хранения. Каталоги аудиовизуальных документов могут вестись в бумажной и/или электронной формах. Они могут формироваться отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов. Рекомендуется включать в состав описательной статьи систематического каталога аудиовизуальных документов следующие элементы: название архива, название раздела (рубрики), индекс по классификатору, название вида аудиовизуальных документов, заголовок, фамилии и инициалы авторов и исполнителей: режиссеров, операторов, сценаристов и прочих создателей (для кинодокументов и видеодокументов), авторов съемки (для фотодокументов); авторов, исполнителей произведения, докладчиков (для фонодокументов), название студии (при наличии), звук (для кинодокументов, видеодокументов), цветность (кроме фонодокументов), формат записи (для кинодокументов - формат пленки), архивный шифр, внешние особенности (для фотоальбомов), количество частей (кинодокументов, видеодокументов - при наличии), дата и место съемки для фотодокументов, дата и место выпуска/изготовления для кино-, фоно-, видеокументов, дата и место записи (перезаписи), время звучания (воспроизведения) (для фонодокументов и видеодокументов), метраж негатива или позитива (для кинодокументов), количество листов и фотоотпечатков в фотоальбоме, количество кадров панорамной съемки (для фотодокументов), язык документа (если при создании аудиовизуальных документов использованы один или несколько иностранных языков или языки народов Российской Федерации), сведения об условиях доступа и использования, наличии фонда пользования. Дополнительные элементы описательной статьи могут включать ключевые слова, тематику, персоналии, фамилию составителя и дату составления описательной статьи. При формировании и ведении каталога аудиовизуальных документов архиву рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. - М., 2007. - 128 с.
6. Организация доступа пользователей к архивным документам
192	Архив должен организовывать доступ к документам в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации	п. 45.1 Правил 2020		В соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации архивы должны обеспечить пользователям равные права на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. При организации доступа пользователей к документам архив должен руководствоваться пп. 1.3., 1.4 "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 N 143, зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765 (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708) (далее - Порядок использования).
193	Не допускаются ограничения со стороны архива использования правомерно полученной информации, содержащейся в архивных документах, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с собственником или владельцем архивных документов	п. 45.2 Правил 2020		Архив не вправе выдвигать требования об использовании правомерно полученной пользователем информации, кроме: - запрета на копирование пользователем архивных документов, в отношении которых действуют авторские и смежные права, если у него нет соответствующего разрешения правообладателя в связи с ограничениями установленными ст. 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации (см. также: Методические рекомендации по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав, доступу и порядку использования таких документов / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2017); - предоставления экземпляра издания, а также библиографических данных публикаций, адресов Интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве; - обязательного указания архивных шифров при публикации дел, документов; - запрета на копирование и модификацию электронных ресурсов, загрузку и установку программ, изменение файловой структуры, структуры расположения папок компьютеров читального зала архива, использование их для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, выгрузку с них информации на съемные носители; - заключение договора на самостоятельное копирование дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива и осуществление копирования в соответствии с пп. 4.2.23, 4.2.24 Порядка использования; - запрета на самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий: имеющих копии фонда пользования; отнесенных к категории особо ценных; признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу в соответствии с пп. 4.1.18., 4.2.22, 4.2.26, 4.2.27 Порядка использования.
194	Архив должен уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации	п. 45.3 Правил 2020		Архив обязан предупредить пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, доступ к которой ограничен в соответствии с: - международным договором Российской Федерации; - законодательством Российской Федерации, в частности, содержащим сведения, составляющие государственную, служебную тайну (служебная информация ограниченного распространения) (документы с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП")); профессиональная тайна (врачебная, нотариальная, налоговая, адвокатская, банковская, аудиторская и другие тайны); коммерческую тайну, сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни и сведения, создающие угрозу для его безопасности, к объектам интеллектуальной собственности; - распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Собственник или владелец архивных документов, передавая документы в архив, может установить свои условия ограничения доступа к ним только в том случае, если это не противоречит нормам федерального законодательства. Доступ к таким документам предоставляется в соответствии с условиями договора между собственником (владельцем) и архивом или на основании письменного разрешения собственника (владельца), его наследников, доверенных лиц (при предъявлении соответствующих документов). Факт уведомления фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя, работающего в читальном зале. Подписывая его, пользователь принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов; в договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров (путем включения в текст договора соответствующих условий); в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов (путем включения в текст ответа уведомления о необходимости соблюдения режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации). Уведомление о соблюдении режима конфиденциальности должно содержаться в анкетах пользователей, в ответах архива на запрос пользователя или в договорах об оказании услуг архивом. Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами: Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (ред. от 13.07.2015); Ст. 9 Федерального закона N 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации")(ред. от 14.07.2022); Ст. 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации (ред. от 11.06.2021).
195	Архив должен организовать прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или сайтов органов государственной власти и органов местного самоуправления.	п. 46.2 Правил 2020		Архив может организовывать прием запросов следующим образом: 1) непосредственно в архиве; 2) по почте; 3) с использованием: - официального сайта архива; - официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; - официального сайта органа местного самоуправления; - федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"; - регионального портала государственных и муниципальных услуг; 4) по информационно-телекоммуникационным сетям. Прием запросов по телефону не осуществляется, однако при такой форме обращения проводится консультирование пользователя: указываются данные, необходимые для оформления запроса, требуемые документы, а также осуществляется предварительное обсуждение сроков и условий исполнения запросов (например, объем работы и примерная стоимость исполнения тематического запроса). Факт консультирования отмечается работником архива, проводившим консультацию, в соответствующем журнале (базе данных). Запросы, поступившие при непосредственном личном обращении пользователя в письменной форме или по почте, принимаются к исполнению при наличии в них данных, необходимых для исполнения запроса. В случае отсутствия таких данных пользователю при личной встрече указывается необходимость их предоставления, при наличии запроса, присланного по почте, направляется информационное письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.
196	Запрос пользователя должен быть рассмотрен и исполнен архивом при наличии необходимых реквизитов	п. 46.4 Правил 2020		Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе: - для юридических лиц - полного наименования юридического лица, содержащего указание на организационно-правовую форму или указание на вид юридического лица; - для физических лиц - фамилии, имени и отчества (при наличии) в соответствии с основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, в соответствии с документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина в Российской Федерации или документом, удостоверяющим личность лица без гражданства в Российской Федерации; - почтового и/или электронного адреса пользователя с обязательным указанием почтового индекса; - указания темы (вопроса), хронологического периода запрашиваемой информации. В случае недостаточности сведений для исполнения запроса, архиву рекомендуется в ответном письме запросить у пользователя дополнительную информацию. При рассмотрении и исполнении запросов архив должен руководствоваться пунктом 1 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.12.2018).
197	Запрос пользователя не должен рассматриваться архивом в случаях, предусмотренных п. 46.5. Правил 2020	п. 46.5 Правил 2020		Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях: - если запрос не поддается прочтению, в том числе архив вправе не рассматривать запросы, написанные на иностранном языке (во избежание при переводе возможных ошибок в транслитерации фамилий, имен, географических названий и др.); - если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение таких сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию); - если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив); - если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей; - если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный пунктом 3 статьи 25 ФЗ-125). Архив должен сообщить пользователю, направившему запрос, о причинах отказа в рассмотрении запроса, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению. Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным выше, готовится руководителем профильного структурного подразделения, или назначенным им сотрудником, подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом и направляется пользователю в установленные сроки. Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами: Ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.12.2018); Ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (ред. от 0.12.2021) ; Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (ред. от 3.07.2015); Ст. 9 Федерального закона N 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"(ред. от 4.07.2022) ; Ст. 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации (ред. от 11.06.2021).
198	Архивы должны на безвозмездной основе исполнять: запросы социально-правового характера; тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий	п. 46.6 Правил 2020		На безвозмездной основе архивом в течение 30 календарных дней со дня регистрации исполняются запросы социально-правового характера в соответствии с частью 1 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.12.2018). Безвозмездно архивом исполняются тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, если информация запрашивается в целях исполнения ими своих полномочий. Порядок и сроки исполнения такого рода запросов устанавливаются законодательством о прокуратуре (ст. 6 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации" (ред. от 01.07.2021) ), о полиции (ст. 13 Федерального закона о 07.02.2011 N 3-ФЗ "О полиции" (ред. от 21.12.2021)), о Следственном комитете Российской Федерации(ст. 7 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации"(ред. от 01.04.2022)), Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации (ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (ред. от 16.04.2022) ), либо согласовываются непосредственно с этими органами. Архив также должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017., регистрационный N 48924).
199	Архив должен оформлять ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма	пп. 46.8, 46.14 Правил 2020		Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также, по согласованию с пользователем, в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил 2020 (систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров; тематического обзора архивных документов; родословного древа, генеалогической росписи или таблиц). По результатам запроса о рассекречивании архивных документов архив оформляет только информационное письмо. Все информационные документы оформляются на государственном языке Российской Федерации в соответствии с современной орфографией и пунктуацией. Информационные документы высылаются по почте простыми письмами или посредством информационно-телекоммуникационных сетей (по согласованию с пользователем). При оформлении ответов на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма архив должен руководствоваться пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (ред. от 30.04.2021).
200	Архивная справка должна оформляться в установленном порядке	п. 46.9 Правил 2020		Архивная справка оформляется в соответствии с Приложением N 11 к Правилам 2020 на бланке архива с обозначением названия ("Архивная справка"), заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом полистно, (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется: печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации; гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Текст архивной справки содержит документную информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. При оформлении архивной справки архив должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
201	Архивная выписка должна оформляться и составляться в установленном порядке	п. 46.10 Правил 2020		Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия ("Архивная выписка"), заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом полистно, (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется: печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации; гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом - печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации. В архивной выписке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная выписка дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, имеющий юридическую силу. Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как к тексту архивной справки. Извлечения из текстов архивных документов должны быть исчерпывающими и включать все имеющиеся данные по запросу. В примечаниях по тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами. Примеры: "В тексте неразборчиво", "Так в документе". Многоточием в архивной выписке обозначаются начало и конец каждого извлечения из архивного документа, пропуски в его тексте отдельных слов. При оформлении архивной копии архив должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
202	Архивная копия должна оформляться в установленном порядке	п. 46.11 Правил 2020		Архивная копия заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом. При этом архивный шифр каждого листа архивного документа должен быть проставлен на обороте соответствующего листа архивной копии. В случае изготовления архивной копии в виде изображения архивного документа на бланке архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество изображений, составляющих архивную копию, и ее название. Письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом. Архивная копия может также оформляться в форме электронной копии документа, подписанной электронной подписью руководителя архива или уполномоченного им должностного лица (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица). Архивный шифр документа при этом вносится в имя файла электронной копии документа и/или в текст сопроводительного письма. При оформлении архивной копии архив должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
203	Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в иностранные государства, должны высылаться в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган вместе с запросом, за исключением предназначенных для направления в страны - участники СНГ, которые должны направляться непосредственно в адрес заявителя	п. 46.12 Правил 2020		Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган. При направлении архивной справки, архивной выписки, архивной копии в иностранные государства архив должен руководствоваться пунктом 61 Раздела III Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утвержденного приказом Минкультуры России от 31.05.2012 N 566 (зарегистрирован Минюстом России 10.09.2012, регистрационный N 25419).
204	Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив должны быть выданы ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, в случае проставления на документах апостиля - при предъявлении квитанции о проставлении апостиля	п. 46.12 Правил 2020.		Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа (удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации, военный билета солдата, матроса, сержанта, старшины, прапорщика и мичмана, временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации). Иностранному гражданину данные документы выдаются при предъявлении паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемым в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина; лицу без гражданства - при предъявлении удостоверения личности лица без гражданства в Российской Федерации, документа, удостоверяющего личность на период рассмотрения его заявления о признании гражданином Российской Федерации, содержащий указанные пользователем его персональные данные и фотографию, свидетельства, удостоверяющего личность лица, ходатайствующего о признании беженцем, удостоверения личности лица, признанного беженцем, свидетельства о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации. Доверенному лицу архивная справка выдается при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля. Представителю физического лица ответ на запрос выдается при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности в простой письменной форме, подтверждающей его полномочия на получение таких документов. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив должна быть выдана ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля. Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним либо в учетной форме (книге, журнале), указывая дату их получения. При выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии пользователю архив должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
205	Архивная справка, направляемая в государство, подписавшее Конвенцию, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, за исключением государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области должна заверяться с проставлением и заполнением апостиля	п. 46.12 Правил 2020		Архивная справка, направляемая в государство, подписавшее Конвенцию, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, за исключением государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государство - участник СНГ, подписавшее Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области, заверяется соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела проставлением и заполнением апостиля. При заверении архивной справки, направляемой в государство, подписавшее Конвенцию, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, за исключением государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государство -участник СНГ, уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
206	Информационное письмо должно составляться и оформляться в установленном порядке	п. 46.13 Правил 2020		Информационное письмо оформляется на бланке архива, подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом). Текст письма содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну. Информационное письмо может включать следующие сведения по теме запроса: - наличие (отсутствие) в архиве архивных документов по теме запроса; - местонахождение запрашиваемых архивных документов; - сообщение о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию; - информацию о порядке оказания возмездных услуг; - информацию о порядке и результатах рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну. В информационном письме в случае невозможности исполнения запроса указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется на бланке архива и подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом). Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом). При составлении и оформлении информационного письма архив должен руководствоваться Административным регламентом по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (утвержден приказом Росархива от 09.01.2017 N 1, зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный N 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 N 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный N 48924).
207	Архив должен осуществлять прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно, видеодокументов)	п. 47.1 Правил 2020		Архив организует прием заказов на копирование архивных документов: - непосредственно в архиве; - по почте; - с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления; - по информационно-телекоммуникационным сетям.
208	Копирование архивных документов должно осуществляться: по заказу пользователей техническими средствами архива; самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и локальными актами архивов	п. 47.2 Правил 2020		Копирование архивных документов осуществляется: - по заказу пользователей техническими средствами архива; - самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с пп. 4.2.21 - 4.2.25 Порядка использования и локальными актами архивов.
209	Работник архива должен обеспечивать контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива	п. 47.3 Правил 2020		Работник архива обеспечивает соблюдение мер контроля за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива, указанных в пп. 4.2.23. - 4.2.25 Порядка использования.
210	Архив должен изготавливать копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий, на безвозмездной основе	п. 47.4 Правил 2020		Копирование архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется на безвозмездной основе на основании письменного официального мотивированного обращения.
211	Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, должно производиться в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии	п. 47.5 Правил 2020		Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с "Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии" и соответствующими документами органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации" (утвержден приказом Росархива от 25.06.2020 N 75, зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020, регистрационный N 59164).
212	При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии должен быть проставлен штамп "Рассекречено". Такой же штамп должен проставляться на электронной копии рассекреченного архивного документа	п. 47.6. Правил 2020		При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности работник архива, осуществляющий копирование, на копии проставляет штамп "Рассекречено". Штамп на электронной копии рассекреченного архивного документа проставляется с использованием программных средств или заставки "Рассекречено".
213	При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, должен разместить в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом "Рассекречено"	п. 47.6. Правил 2020		При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом "Рассекречено".
214	Архив должен вести учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде	п. 47.8. Правил 2020		В журнале (базе данных) учета заказов на копирование указывается фамилия пользователя, структурное подразделение архива, направившего заказ, количество листов, кадров микроформ, поисковые данные документа(ов), количество заказанных экземпляров, дата поступления заказа. После исполнения фиксируются: дата исполнения заказа; пользователю передано: листов, кадров микроформ, другое; отметка о получении (подпись, дата); примечание.
215	Организация работы пользователей в читальном зале архива должна определяться в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации	п. 48.1. Правил 2020		Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется: - "Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708)); - локальными актами архива. Архивы могут разрабатывать на основе Порядка использовании локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. Эти локальные акты не должны противоречить Порядку использования.
216	Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях должен определяться ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.	п. 48.2. Правил 2020		Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами: Пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293); "Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708).
217	Работник читального зала архива должен осуществлять контроль за работой пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива	п. 48.3 Правил 2020		Работник читального зала архива должен осуществлять контроль, в том числе посредством системы видеонаблюдения, за работой пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива. Контроль над работой пользователей работник читального зала архива осуществляет с учетом прав и обязанностей пользователей, изложенных в Порядке. Работник читального зала контролирует сохранность документов, оборудования, соблюдение противопожарного режима пользователем.
218	В читальном зале архива должны вестись личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде и журнал учета посещений читального зала пользователями	п. 48.4 Правил 2020		В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде. В личное дело пользователя включаются: - заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации; - анкета пользователя, заполненная в установленном порядке; - требования на выдачу архивных дел, документов; - заказы на копирование; - заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Учитывая срок хранения (25 лет ЭПК), личное дело подлежит полному оформлению. На лицевой стороне обложки дела указывается фамилия, имя, отчество пользователя в именительном падеже, а также порядковый номер дела в соответствии с порядковым номером регистрации дела в журнале регистрации пользователей и их личных дел. При последующем добавлении документов в личное дело пользователя работник читального зала вносит сведения об изменении количества листов в деле в лист - заверитель дела. В читальном зале ведется журнал (база данных) учета посещаемости читального зала, в котором фиксируется: дата посещения, количество выданных единиц хранения и номер фонда, фамилия, инициалы пользователя. В конце каждого года работник читального зала суммирует данные (цифрами и прописью) о количестве посещений пользователями читального зала.
219	В читальном зале должен вестись журнал учета посещений читального зала пользователями	п. 48.5 Правил 2020		В читальном зале ведется журнал (база данных) учета посещаемости читального зала пользователями, в котором фиксируется: дата посещения, количество выданных единиц хранения и номер фонда, фамилия, инициалы пользователя. В конце каждого года работник читального зала суммирует данные (цифрами и прописью) о количестве посещений пользователями читального зала.
220	В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник читального зала архива должен составить докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств	п. 48.6 Правил 2020		В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования работник читального зала архива составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств (фотографий поврежденных документов), показаний очевидцев (при возможности), объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении, либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий с даты подачи архивом заявления. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов или общественного порядка в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работнику архива, работающему с пользователями, рекомендуется действовать в соответствии с разработанной архивом для таких случаев служебной инструкцией. Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами: П. 3.7 "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 N 143, зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765 (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708); Ст. 7.13, 13.20 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (ред. от 14.07.2022); Ст. 167, 168, 325 Уголовного кодекса Российской Федерации (ред. от 14.07.2022).
221	В день подачи архивом заявления об административном правонарушении либо преступлении, совершенном пользователем, в правоохранительные органы пользователю должно быть направлено уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий	п. 48.6 Правил 2020		В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий. Уведомление направляется любым доступным архиву способом (по почте, через текстовое сообщение на телефон и др.) Выдача подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий прекращается до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела.
222	При экспонировании подлинников архивных документов, их копий и электронных образов вне зависимости от формы их публичного представления, они должны быть снабжены аннотацией, соответствующей требованиям, установленным п. 49.2 Правил 2020.	п. 49.2 Правил 2020		Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром. В аннотации указывается заголовок документа и легенда. Заголовок состоит из указания: разновидности документа, автора и адресата документа, краткого содержания и даты создания и места создания (при необходимости). Легенда содержит справочные сведения о документе: - поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива); - подлинность; - способ воспроизведения. При необходимости дополнительно указываются сведения об особенностях внешнего вида документа. Если часть элементов заголовка невозможно установить достоверно, они могут быть представлены предположительно и заключены в квадратные скобки. В заголовках к фотодокументам указывается название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки, эта часть опускается. В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные сообщаются обобщенно. К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание. В аннотации к графическому документу указываются его разновидность (схема, диаграмма), название объекта, автор и дата создания документа. При необходимости дополнительно указываются сведения о рассекречивании документа.
223	Информационные мероприятия в помещениях архива должны проводиться с учетом ограничений, установленных пунктами 5.1, 5.3, 5.16, 5.20, 5.21 Правил 2020, по соблюдению нормативных режимов хранения в целях обеспечения сохранности архивных документов	п. 50.2. Правил 2020		Руководству архива следует осуществлять проведение информационных мероприятий в помещениях архива, организуя контроль за соблюдением норм обеспечения сохранности архивных документов, установленных действующими Правилами. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре °С и относительной влажности воздуха % при использовании. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при использовании. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор. При соблюдении противопожарного и санитарно-гигиенического режима архив должен руководствоваться следующими нормативными актами: Приказ Минкультуры России от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный N 13882); СанПиН 2.2.4.1294-03. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных и общественных помещений. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.04.2003 N 64 (зарегистрировано Минюстом России 07.05.2003, регистрационный N 4511).
224	Архив должен информировать общественность о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях	п. 50.3. Правил 2020		Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно -телекоммуникационных сетях. Руководству архива рекомендуется размещать сведения о своей деятельности и хранящихся в нем документах в средствах массовой информации и информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, включая сеть Интернет. Желательно размещать и актуализировать информацию на Интернет-портале "Архивы России", Интернет-сайтах федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, в состав которых в качестве структурных подразделений входят муниципальные архивы. При подготовке информационного мероприятия рекомендуется разместить на сайте архива, уполномоченного органа в области архивного дела и делопроизводства (Росархива), уполномоченного органа в области архивного дела субъекта Российской Федерации информацию о предстоящем мероприятии с указанием его названия, формы, даты и места проведения. Размещается также приглашение к участию в мероприятии с формой анкеты для заявки, адресом электронной почты получателя заявки. После того, как определены состав участников конференций, вебинаров, круглых столов и названия выступлений, в Интернете публикуется полная программа мероприятия. По результатам мероприятия могут издаваться сборник тезисов докладов и сообщений, сборник статей с их одновременной публикацией на сайте архива. По окончании мероприятия в Интернете рекомендуется размещать отчет о мероприятии, включающий освещение основных вопросов, обсуждавшихся в ходе мероприятия, перечень участников и аннотации их выступлений, фотоотчет, видеозаписи выступлений, дискуссий, экскурсий. Для информирования общественности о мероприятиях рекомендуется вести страницы архива в социальных сетях. Расценки на подготовку публикаций о проведенных информационных мероприятиях в печатных и электронных средствах массовой информации, на проведение теле- и радиопередач с использованием документов архива рекомендуется устанавливать на основе договора между архивом и средством массовой информации в соответствии с п. 4.5 Рекомендаций по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству / Росархив, 2017.
225	Архив должен вести учет использования архивных документов раздельно по формам использования на бумажном носителе и (или) в электронном виде	п. 51.1. Правил 2020		Архив должен вести раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе заказов на копирование архивных документов, поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Учету подлежат все формы использования: исполнение запросов пользователей, копирование архивных документов, организация работы пользователей в читальном зале, публикация архивных документов, экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий. Каждая форма использования учитывается отдельно. По окончании года сведения первичных учетных форм по использованию документов анализируются и суммируются. Эта информация учитывается в годовых отчетах архива и при планировании работы архива на будущий год.
7. Организация возврата архивных документов
226	Возврат документов Архивного фонда Российской Федерации должен осуществляться по решению суда		п. 55.1 Правил 2020	Возврат архивных документов на основании судебных постановлений (актов). Исполнение архивом судебных постановлений (актов) по возврату архивных документов осуществляется после вступления их в законную силу в соответствии с законодательством Российской Федерации. К исполнительному документу (за исключением судебного приказа), поступившему в архив, должны быть приложены: - копия судебного постановления (акта), подписанного судьей, заверенная гербовой печатью суда; - заявление взыскателя либо его представителя с указанием архивного шифра и номеров листов архивных документов, почтового адреса проживания и актуальных контактных данных. Заявление подписывается взыскателем либо его представителем. Полномочия представителя подтверждаются нотариально заверенной доверенностью взыскателя. Прием архивом документов по исполнению судебного постановления (акта) по возврату архивных документов, осуществляется: - в организации почтовой связи уполномоченным лицом архива при предъявлении им почтового извещения, с оттиском календарного почтового штемпеля и личной подписи в получении. Уполномоченное лицо архива проверяет наличие на пакете оттиска календарного почтового штемпеля; - в архиве при предъявлении заказного письма с уведомлением о вручении или в архиве при предъявлении документов по исполнению судебного акта. Уполномоченное лицо архива проверяет у взыскателя или его представителя документы, удостоверяющие личность, наличие доверенности, в которой закреплены соответствующие полномочия, или иного документа, подтверждающего полномочия представителя; - посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в том числе с использованием единой системы идентификации и аутентификации - в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью. После получения и регистрации в архиве документов по исполнению судебного постановления (акта) директор архива: - уведомляет соответствующий уполномоченный орган в сфере архивного дела о получении документов по исполнению судебного постановления (акта) по возврату архивных документов; - назначает ответственного исполнителя, которому поручается поиск, изъятие и копирование истребуемых архивных документов. Архив готовит истребуемые архивные документы к выдаче: осуществляет изъятие документов из дел, при необходимости расшивает дела, осуществляет копирование документов, изготавливая аналоговые и электронные копии. Одной аналоговой копии документа присваивается статус "копии на правах подлинника". Копия на правах подлинника помещается в единицу хранения (дело). Для электронных документов копия создается в электронной форме. Оформляется акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил 2020. Передача документов осуществляется в помещении архива в заранее согласованный день и время непосредственно взыскателю либо его представителю (при предъявлении доверенности) и подтверждается распиской в получении документов.
227	Без решения суда архив обязан возвратить: - документы личного происхождения; - трудовую книжку гражданина; - документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации		п. 55.2 Правил 2020	Без судебного постановления (акта) архив обязан возвратить архивные документы, указанные в пункте 55.2 Правил 2020. Возврат документов личного происхождения, образовавшихся в процессе деятельности отдельных лиц и являющихся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел. К таким документам относятся рукописи, фотографии и другие документы личного характера (аудио- и видеозаписи, письма, рукописи, дневники, рисунки, нотные записи и иные документы творческого характера, личные предметы), включенные в состав единиц хранения, сформированных по материалам прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел. Возврату не подлежат фотографии, сделанные в процессе ведения следствия и в ходе рассмотрения дела, или официальные документы (удостоверения, справки, наградные документы, учетные карточки, документы пересылочных пунктов, документы кассационного, надзорного и реабилитационного производств, о привлечении к принудительному труду в условиях ограничения свободы, в том числе в "рабочих колоннах НКВД", а также об ограничении других прав и свобод, контрольно-наблюдательных дел спецпоселенцев, ссыльных и высланных и др.). Возврат осуществляется по заявлению реабилитированного лица, его наследника или представителя, содержащему необходимые обоснования. Заявление должно быть оформлено в письменном виде, подписано собственноручно заявителем, и представлено им при личном обращении в архив. При этом реабилитированные лица должны предъявить следующие документы: - документ, удостоверяющий личность; - справку о реабилитации. Наследники, кроме этого, должны предъявить: - документ, подтверждающий факт смерти реабилитированного лица; - документы, подтверждающие родство/свидетельство о праве на наследство. Кроме того, может быть представлено решение суда об установлении факта, имеющего юридическое значение, о наследовании конкретного имущества. Представители реабилитированного лица или его наследников предъявляют доверенность или иной документ, подтверждающий их полномочия (доверенность, выданная и оформленная в соответствии с законом, документы, подтверждающие право доверителя и полномочия представителя, в том числе, в электронной форме). Документы изымаются из дела, изготавливаются их аналоговые и электронные копии. Для электронных документов копия создается в электронной форме. Оформляется акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил2020. Трудовая книжка гражданина, переданная на хранение в архив вместе с документами по личному составу от ликвидированной организации, возвращается гражданину по его личному письменному заявлению, при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае смерти работника его трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников. Копия трудовой книжки не изготавливается. Документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, возвращаются в страны их происхождения в соответствии с Федеральным законом от 15 апреля 1998 г. N 64-ФЗ "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации". Архив, в оперативном управлении которого находится перемещенная культурная ценность, являющаяся объектом требований, по указанию полномочного федерального органа исполнительной власти в сфере культуры, искусства и кинематографии (Министерства культуры Российской Федерации), заключает договор: - с организацией (учреждением или отдельным лицом), уполномоченной на то правительством государства, заявившего претензию; - с имеющим надлежащие правомочия представителем семьи, которой ранее принадлежала эта культурная ценность (реликвия). В соответствии с договором производится возмещение расходов на идентификацию, экспертизу, хранение, реставрацию, копирование документов, а также расходов на их передачу (транспортных и других), и фактическая передача документов. Копиям перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, присваивается статус копий на правах подлинников. Эти копии формируются в архивные коллекции. Учет копий на правах подлинников осуществляется в соответствии с пунктом 37.18 Правил 2020. Составляется акт о передаче перемещенной культурной ценности, подлинник которого передается в Министерство культуры Российской Федерации, копии акта остаются у сторон договора. Составляется также акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил 2020.
228	Возврат архивных документов должен быть оформлен актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражен в учетных документах		п. 55.3 Правил 2020	Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и отражается в учетных документах в соответствии с требованиями пункта 26.3 Правил 2020. В дело фонда включаются акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6), а также следующие документы: в случае возврата архивных документов на основании судебного постановления (акта): - заявление взыскателя либо его представителя; - копия судебного постановления (акта); - копии документов, подтверждающих полномочия представителя взыскателя; - расписка взыскателя либо его представителя о приеме документов (с указанием архивных шифров и номеров листов). На расписке ставится также подпись уполномоченного лица архива, выдавшего документы; в случае возврата документов личного происхождения, образовавшихся в процессе деятельности отдельных лиц и являющихся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел: - заявление реабилитированного лица или его наследника, представителя; - копии документов, подтверждающих полномочия лиц, получивших архивные документы; - расписка реабилитированного лица или его наследника, представителя о приеме документов (с указанием архивных шифров и номеров листов). На расписке ставится также подпись уполномоченного лица архива, выдавшего документы; в случае возврата трудовой книжки: - заявление о возврате трудовой книжки; в случае возврата документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации: - копия акта о передаче перемещенной культурной ценности; - копия договора; - копия претензии на перемещенную культурную ценность, ходатайства, касающегося перемещенных культурных ценностей, представляющих собой семейные реликвии; - копия федерального закона или постановления Правительства Российской Федерации о возврате соответствующих документов Архивного фонда Российской Федерации; - копия документа с полученным указанием Министерства культуры Российской Федерации.
229	С изъятых архивных документов должны быть изготовлены копии, которые должны быть помещены в единицу хранения на места изъятых архивных документов.		п. 55.4 Правил 2020	С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения (дела) на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов. В зависимости от вида носителя документа копия изготавливается на бумажном или пленочном носителе, с электронных документов изготавливается электронная копия. При изъятии всего дела допускается создавать его копию в электронном виде и размещать в информационной системе архива.