Ни для кого не секрет, что инспекторы при проверках очень любят искать неправильные счета-фактуры. Недочеты в этих документах можно найти практически у каждого, считают они. Еще бы: глубоко "копать" не надо, а ошибок можно найти порядочно. Как результат - обвинения в неправомерном вычете НДС. В итоге фирме приходится корректировать налоговую базу, составлять дополнительные листы к книге покупок, доплачивать налог, штраф и пени.
На что можно "закрыть глаза"
Ряд недочетов в счетах-фактурах практически не ведет к налоговым рискам. Нет смысла вносить исправления в этот документ и, соответственно, оформлять доплисты к книге покупок, если в нем:
- указан неверный индекс, но при этом адрес остается достоверным. По мнению судей, неполное указание адреса в счетах-фактурах не свидетельствует о его отсутствии*(1);
- в строках "Грузополучатель и его адрес" и "Грузоотправитель и его адрес" вписаны фактические адреса, не указанные в учредительных документах. Как считает Минфин, это обстоятельство "не является причиной для отказа в вычете сумм НДС"*(2). Кстати, если речь идет о выполнении работ или оказании услуг, эти строки вообще не заполняют. Там может стоять прочерк;
- отсутствует КПП. Налоговый кодекс данный реквизит в качестве обязательного не упоминает. При этом по Правилам оформления счетов-фактур*(3) он должен быть. Однако судебная практика показывает, что отсутствие КПП для вычета "входного" НДС не опасно*(4);
- в строке 5 "К расчетно-платежному документу" отражен 3-значный номер платежки. Между тем сам номер состоит более чем из трех цифр. Сумму НДС, указанную в таком счете-фактуре, можно принять к вычету в общем порядке. Это не является нарушением, так как по правилам, установленным Банком России, допускается указание номера платежного поручения по трем последним цифрам*(5). Об этом не так давно напомнили и специалисты главного финансового ведомства*(6). Кроме того, оформлять доплисты не придется, если фирма, правомерно принявшая к вычету "входной" НДС, в дальнейшем должна его восстановить. Такое может случиться, например, у компании, которая совмещает два режима: общий и "вмененный". Купив товары для "общей" деятельности, она получает право зачесть "входной" НДС по ним. Но впоследствии эти товары могут быть использованы в бизнесе, переведенном на ЕНВД. Поскольку "вмененная" деятельность от НДС освобождена, то налог по указанным товарам придется восстановить. Порядок действий в данном случае будет следующим. Поступившие от поставщика счета-фактуры, НДС по которым восстанавливается, регистрируют в книге продаж. Причем фиксируют в книге не всю сумму счета, а лишь ту, на которую требуется восстановить налог.
Постановление Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914
16. "..." При восстановлении "..." сумм налога на добавленную стоимость, принятых к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам) "...", счета-фактуры, на основании которых суммы налога были ранее приняты к вычету, подлежат регистрации в книге продаж на сумму налога, подлежащую восстановлению.
Изменения в книгу покупок при этом вносить не следует. Соответственно, и заполнять дополнительные листы к ней не нужно*(7). Пени на сумму восстановленного НДС также не начисляют. Ведь фирма ранее приняла налог к вычету на законных основаниях.
Нестыковочка вышла
Один из излюбленных приемов контролеров - сопоставить несколько счетов-фактур, выданных одной фирмой. Инспекторы стремятся найти различия в подписи главного бухгалтера либо руководителя компании при неизменной фамилии. Или документы с разными фамилиями подписантов. Достигнув цели, проверяющие обвиняют фирму в получении счетов-фактур, завизированных не уполномоченными на это лицами. И как следствие в незаконности вычета НДС.
Как действовать в подобной ситуации? Начнем с того, что желательно ее не допускать. Если у компании не очень много поставщиков, то бухгалтер обычно просматривает все счета-фактуры. В этом случае ему ничего не стоит самому выявить расхождения. Также их может отследить сотрудник, который работает с поставщиками.
Выявив разночтения, лучше всего обратиться к контрагенту. Суть просьбы зависит от конкретных обстоятельств. Допустим, на счетах-фактурах стоит одна и та же фамилия, а подписи явно отличаются. Тогда желательно договориться с партнером о замене части счетов-фактур. Конечно, не все контрагенты идут навстречу. Но многие соглашаются переоформить документы, чтобы во всех документах подписи были одинаковыми. В этом случае вы вовсе избежите претензий ревизоров.
Если проверяющие все-таки установят разночтения - надо защищаться. Во-первых, настаивайте на том, что ваше предприятие не отвечает за чужие действия. Единственная задача компании - получить документы, которые отвечают всем требованиям статьи 169 Налогового кодекса. Эта задача выполнена.
Во-вторых, не нужно признавать расхождения в подписях, даже если они очевидны. Здесь показательно мнение судей*(8). Арбитры отмечают: инспекторы не могут доказать несоответствия в подписях самостоятельно. Здесь необходима почерковедческая экспертиза. К ней проверяющие прибегают крайне редко ввиду ее дороговизны. Поэтому они и проигрывают большинство подобных дел. Различия подписей - аргумент против фирмы, но, как правило, лишь дополнительный. Он может быть учтен судьями, когда в счетах-фактурах есть и другие недочеты.
Кстати, вам может помочь и информация от поставщика (например, письмо, подтверждающее достоверность счетов-фактур). Или же, если дело дойдет до разбирательства, поставщика можно вызвать в суд как свидетеля.
Другое дело, когда в счетах-фактурах одной компании разные фамилии подписавшихся. Тут желательно взять копию приказа о назначении лиц, имеющих право визировать эти документы (приказ можно заменить доверенностью на право подписи счета-фактуры или другим распорядительным документом). Или же получить дополнительную запись в счете-фактуре. Ее суть: "Работник: является лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ и приказом по организации от... N...".
Обратите внимание: ФНС России запрещает убирать из счета-фактуры строчки, отведенные для подписей руководителя и главбуха. Они необходимы даже в документах, визируемых другими лицами*(9). Эти сотрудники могут расписываться в полях, отведенных для автографа директора или главбуха, либо в дополнительно введенной строке, уточнили представители Минфина России*(10).
Когда подпись - не подпись
Специалисты главного финансового ведомства указывают: без расшифровки подписей счет-фактура недействителен. В нем обязательно должны быть фамилии руководителя и главного бухгалтера. Или других лиц, которые вправе визировать документы. Финансисты настаивают на обязательной расшифровке подписей во всех счетах-фактурах, выставленных после 1 марта 2004 года*(11). Несмотря на то что прямого указания о расшифровке подписей (фамилии, инициалы) руководителя и главного бухгалтера в статье 169 Налогового кодекса нет, чиновники считают, что реквизит "Подпись" включает в себя и ФИО подписанта.
Ярослав Кулибаба,
генеральный директор компании "РЕАЛ-АУДИТ"
Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса содержит требование, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени компании. По мнению специалистов главного финансового ведомства (письмо Минфина России от 05.04.2004 N 04-03-1/54), в состав реквизита "Подпись" включаются как личная подпись, так и ее расшифровка. Форма счета-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, содержит графы для расшифровки автографов подписантов. В связи с этим полагаю, что указание расшифровки подписей в счете-фактуре обязательно. Настоятельно рекомендую указывать в счете-фактуре расшифровки подписей и не подводить своих контрагентов.
Альбина Исанова, заместитель начальника отдела бухгалтерского и налогового консалтинга компании "BKR Интерком-Аудит"
Бухгалтерам надо тщательно контролировать данные об адресе покупателя и продавца. В соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, это должен быть адрес, указанный в учредительных документах. Такая норма расширяет требования Налогового кодекса. Ведь там нет уточнения, какой именно адрес нужно показывать в счете-фактуре. Поэтому многие судьи считают обоснованными вычеты и по тем счетам-фактурам, в которых приведено фактическое местонахождение поставщика (Пост. ФАС СЗО от 27.04.2007 N А56-25926/2006, ФАС МО от 12.04.2006 N КА-А41/2703-06). Однако существуют и противоположные судейские решения (Пост. ФАС ВСО от 02.11.2006 N А19-12431/06-44-Ф02-5749/06-С1, от 13.07.2006 N А19-8653/06-15-Ф02-3152/06-С1). Как поступать - в итоге решать компании. Но всегда желательно не доводить дело до судебного разбирательства. Тем более когда предсказать его итог затруднительно. Лучше попросить контрагента заполнять счета-фактуры так, как предусмотрено Правилами.
Письмо Минфина России от 5 апреля 2004 г. N 04-03-1/54
"..." в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н "..." а также ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 N 84 "..." о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя "..." норме пункта 6 статьи 169 Кодекса не противоречит.
"..." суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны.
В более поздних комментариях финансисты подтвердили свою позицию и дополнительно разъяснили, как быть с расшифровками, если счет-фактуру подписывают уполномоченные на то лица.
Поэтому для своих снабженцев надо ввести правило - входящие счета-фактуры принимаются только с расшифровками. Проще контролировать своих работников, чем доказывать реальность вычета в суде.
Письмо Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-04-09/1
"..." Учитывая, что вышеуказанные "иные" лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в данном случае вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру.
Но предположим, что счет-фактура без фамилии подписавшего его лица все-таки принят к учету. Тогда свое право на вычет можно отстоять даже после проверки, при условии что расшифровки подписей впоследствии все-таки внесены в документы и исправленные версии счетов-фактур представлены суду. Часть судей принимают такой довод*(12).
Адресные проверки
Также проверяющие контролируют указанные в счетах-фактурах адреса поставщика и покупателя. Их нужно брать из учредительных документов, считают чиновники. Другими словами, речь идет о юридическом адресе. Любой другой, например, фактический, по их мнению, - признак недействительного счета-фактуры. За исключением ситуации, когда в уставе фирмы прописана информация не только о юридическом, но и о фактическом ее местонахождении (что встречается довольно редко). В этом случае организация может отразить в счете-фактуре оба адреса*(13).
Чиновники в данном вопросе руководствуются Правилами оформления счетов-фактур, утвержденными Правительством. Именно в них есть вышеуказанное требование. Вместе с тем в статье 169 главного налогового документа ничего конкретного по поводу адреса продавца и покупателя не сказано.
Во избежание излишних проблем лучше сверить данные счета-фактуры с договором, если у вас есть его бумажная версия. Но ее может и не быть. Например, когда вы оплатили лишь счет поставщика и получили от него товары. Кроме того, как в договоре, так и в счете иногда приводят только фактический адрес. Так что надежней сопоставить счет-фактуру с базой ФНС России. Это может сделать любой, кто имеет доступ в Интернет.
Для этого зайдите на сайт www.nalog.ru в раздел "Государственная регистрация и учет налогоплательщиков". Выберите сервис "Сведения о юридических лицах, внесенных в ЕГРЮЛ (публикация)". Открыв его, вы увидите поисковое поле. В него можно внести название самой компании, проверяемый адрес, ИНН и т.п. Обычно достаточно набрать ИНН партнера и начать поиск. Если номер верен, то вы получите краткую выписку из ЕГРЮЛ. Там указывается адрес юридического лица. Он должен совпадать с адресом поставщика, который указан в счете-фактуре.
Правда, подобный поиск также не дает стопроцентной гарантии. Некоторые фирмы занесены в интернет-базу без адреса. Но таких предприятий мало. Кроме того, отсутствие адреса - тревожный сигнал. Инспекторы в своей работе используют ту же базу. Отсутствие информации о месте регистрации поставщика может быть использовано против вас. От таких контрагентов желательно получить копию свидетельства о госрегистрации либо официальные выписки из ЕГРЮЛ (это вы можете получить самостоятельно). Затем проверьте, чтобы сведения из любого из этих документов соответствовали указанным в счете-фактуре.
Бывает, что место регистрации, указанное на сайте ФНС России, отличается от того, где на самом деле зарегистрирован ваш партнер. Здесь тоже пригодится копия выписки из госреестра. Ведь расхождения, возможно, связаны с недостатками самой интернет-базы. Скорее всего, данные в нее внесены ошибочно или уже устарели (по компаниям, которые недавно сменили "учредительный" адрес). Имеющаяся у вас копия выписки поможет доказать недействительность старого адреса и реальность нового.
О других спорных вопросах
Много споров вызывает неверный ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) в счете-фактуре или его отсутствие. Данный реквизит как по покупателю, так и по продавцу должен быть заполнен в точности как в свидетельстве о госрегистрации. Именно так в большинстве случаев считают судьи*(14). Однако некоторые арбитры все же полагают, что ИНН в счете-фактуре - всего лишь формальность. Значит, его отсутствие не лишит компанию права на вычет*(15).
Нередко, обнаружив в заполненном на компьютере счете-фактуре отсутствие какого-либо реквизита, организация направляет его поставщику на доработку. А тот вписывает недостающие сведения от руки и в таком виде присылает документ обратно. Отметим, что некоторые налоговые инспекторы исключают комбинированный способ оформления счета-фактуры и отказывают фирмам в вычете НДС по нему. По их мнению, он свидетельствует о том, что в счет были внесены исправления. А их нужно дополнительно заверять подписью и печатью продавца с указанием даты изменений*(16). Однако с этим требованием можно поспорить. Ведь здесь речь идет именно о смешанном (печатно-рукописном) способе заполнения документа, а не его правке. Значит, дополнительных подписей и печатей в данном случае не требуется. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика*(17).
Также к спорным моментам можно отнести выдачу нового счета-фактуры взамен старого. К этой "уловке" фирмы прибегают, чтобы не вносить исправления в ошибочный документ. Как считают специалисты Минфина России, так поступать нельзя.
Письмо Минфина России от 8 декабря 2004 г. N 03-04-11/217
"..." принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость на основании счетов-фактур, исправленных путем их замены с указанием тех же реквизитов (номеров и дат), неправомерно.
Ярослав Кулибаба,
генеральный директор компании "РЕАЛ-АУДИТ"
Согласно пункту 29 Правил..., утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Какие-либо иные варианты оформления исправлений недопустимы. Несмотря на то что обязанность заверять печатью счет-фактуру отменили в феврале 2004 года, порядок внесения исправления в этот документ остался неизменным.
Проверка адреса поставщика с помощью сайта ФНС России
/---------------------------------------------------------------------\
| Результаты запроса на сайте ФНС России(www.nalog.ru) |
\---------------------------------------------------------------------/
/---------------------------------------------------------------------\
| | | |
/-----------------------\/-----------------------\/---------------------\/-----------------\
| Адрес на сайте || Адрес на сайте || При наборе ИНН || Компании нет в |
| совпадает с тем, || не совпадает с тем, || программа сообщает ||базе, размещенной|
|что дан в счете-фактуре||что дан в счете-фактуре||о некорректном номере|| на сайте |
\-----------------------/\-----------------------/\---------------------/\-----------------/
| | | |
/-----------------------\/-----------------------\/---------------------\/-----------------\
| Поставщик успешно || Желательно запросить || Работа с таким || Скорее всего, |
| прошел проверку || у партнера копию ||поставщиком опасна. || данные внесены |
| адреса || выписки из госреестра || По ИНН налоговики || в базу ошибочно |
| || и проверить его ||проверяют реальность ||или уже устарели.|
| || юридический адрес || контрагента ||Лучше взять копию|
| || || || выписки из ЕГРЮЛ|
| || || ||или свидетельства|
| || || || о госрегистрации|
| || || || партнера |
\-----------------------/\-----------------------/\---------------------/\-----------------/
Однако арбитры в данном случае на стороне компаний. Судьи не раз подчеркивали, что "применение налоговых вычетов на основании заново переоформленных счетов-фактур не противоречит нормам 21-й главы Налогового кодекса"*(18).
О некоторых других дополнительных нюансах оформления счетов-фактур вы можете узнать из журнала "Актуальная бухгалтерия" N 10, 2007.
Ошиблись так ошиблись
Начнем с требований к обязательным реквизитам счета-фактуры. Все они перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. И если какое-то из них однозначно будет нарушено, фирма лишится "входного" НДС по неверному счету-фактуре.
Допустим, вместо даты и номера платежного поручения или приходного кассового ордера (строка 5) в счет-фактуру ошибочно вписаны реквизиты другого документа (например, договора, счета, накладной). Если условиями сделки предусмотрена предоплата, то правильная информация об авансовом платеже в счете-фактуре обязательна. В противном случае документ не будет соответствовать требованиям статьи 169 Кодекса*(19).
Иногда после регистрации счета-фактуры выясняется, что в нем попросту указаны неверные данные. Например, стоит неправильная цена или количество купленного товара. Естественно, это явная ошибка, которую нужно исправить.
Ошибочные счета-фактуры аннулируют в книге покупок (для этого заполняют доплист к ней). После того как от поставщика поступит исправленный документ, его вновь регистрируют в книге той датой, когда он поступил.
Определенные нюансы есть и в порядке регистрации правильных документов. Бывает, что счета-фактуры от продавцов запаздывают и приходят в организацию после того, как отчетность уже сдана. В этом случае "запоздавший" документ отражают в текущем периоде (по дате получения). Ведь основанием для вычета служит счет-фактура, и вычет может быть получен только после поступления документа. Однако счет-фактура должен быть зарегистрирован в периоде его выписки. Поэтому лучше заранее собрать доказательства того, что раньше документа у компании не было. Например, подготовить конверт с отметкой почты, квитанцию курьерской службы или поставить входящую дату документа с помощью штампа канцелярии.
Еще об одной ситуации. Предположим, компания обнаружила счет-фактуру, не зарегистрированный в книге покупок. При этом товары (работы, услуги) по нему приняты к учету и документ поступил вовремя. Тогда организация получает право на налоговый вычет в том периоде, в котором был практически получен "забытый" документ. В этой ситуации опять-таки нужно подать за соответствующий период уточненную декларацию и оформить доплист к книге покупок. В результате сумма налоговых вычетов за прошедший период увеличится, а сумма налога к уплате в бюджет уменьшится.
Но обратите внимание на один "скользкий" момент. Доплист к книге покупок предназначен исключительно для аннулирования входящих счетов-фактур. Регистрацию в нем "забытых" документов Правила оформления счетов-фактур почему-то не предусматривают. Получается, что, оформляя этот лист, вы можете лишь уменьшить налоговые вычеты. Налоговая служба решила исправить это упущение. Она разрешила заносить в доплист данные по тем счетам-фактурам, которые не были зарегистрированы вовремя, и увеличить сумму вычетов*(20).
Работа над ошибками
Мы разобрались, в каких случаях фирма должна или не должна составлять доплист, а также когда решение этого вопроса "отдано ей на откуп". Теперь расскажем о том, в каком порядке нужно вносить изменения и как оформить этот документ.
Выбор за вами!
Д.В. Гавриленко, советник государственной гражданской службы РФ III класса
Требование налоговых инспекторов заполнять реквизиты счетов-фактур, указанные в приложении N 1 к постановлению Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж..." и не установленные положениями статьи 169 Налогового кодекса, в целях подтверждения вычета НДС является спорным. Например, реквизит счета-фактуры "КПП" продавца и покупателя согласно постановлению Правительства РФ N 914 нужно обязательно заполнять. Вместе с тем в статье 169 Кодекса про это ничего не сказано. И если инспекторы признали счет-фактуру без КПП неверно оформленным и не подтвердили налоговый вычет по НДС, фирме целесообразно обратиться в суд. Ведь арбитражные суды в подобных ситуациях обычно принимают сторону налогоплательщика. Вместе с тем, если компания хочет избежать судебных разбирательств со своей налоговой инспекцией, по моему мнению, лучше заполнить все реквизиты счета-фактуры, предусмотренные постановлением Правительства РФ N 914. При этом необходимо учитывать, что налоговое законодательство не запрещает заполнять счет-фактуру одновременно машинописным и рукописным способами.
Влияние доплистов на итоговую сумму НДС
| В дополнительном листе |
Влияние на сумму
НДС к уплате в
бюджет |
| книги покупок отражают: |
книги продаж отражают: |
входящие счета-фактуры, не зарегист-
рированные во время, или счета-фак-
туры, которые были исправлены по-
ставщиками с |
