Оплачиваем "северянам" проезд к месту использования отпуска и обратно (Е.И. Пересыпкина, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г.)

Оплачиваем "северянам" проезд к месту использования отпуска и обратно

Е.И. Пересыпкина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г., с. 8-18.

У бухгалтеров регулярно возникают вопросы, связанные с компенсацией жителям северных территорий расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. В каком размере следует устанавливать такую компенсацию и надо ли придерживаться тех норм, которые предусмотрены для бюджетных учреждений? Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы оплаты проезда к месту проведения отпуска, ведь данная компенсация не поименована в перечне не облагаемых этим налогом доходов? Начисляются ли на сумму компенсации страховые взносы? В каком порядке расходы на компенсацию признаются в целях налогообложения прибыли? Какие документы работнику следует представить для получения компенсации и подтверждения понесенных расходов? В статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

О предоставлении "северянам" компенсации за проезд

Законодательством установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ N 4520-1*(1)). Двухлетний период исчисляется суммарно с момента начала работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а не у конкретного работодателя.

К сведению. Если организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а ее структурное подразделение - нет, работникам такого структурного подразделения компенсация расходов на проезд к месту проведения отпуска и обратно не предусмотрена. Однако, если структурное подразделение, в отличие от головной организации, находится в таком районе или местности, работникам этого структурного подразделения нужно оплачивать дорогу в отпуск.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. При этом выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Обратите внимание! На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, действие положений ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ N 4520-1 не распространяется.

Территории, относящиеся к районам Крайнего Севера и местностям, приравненным к ним, определяются в соответствии с Постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 N 12 "О внесении изменений и дополнений в Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденный Постановлением Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 года N 1029" (с последующими изменениями и дополнениями) (Обзор судебной практики от 26.02.2014*(2)).

Имеют ли право на компенсацию расходов на проезд к месту проведения отпуска сотрудники, которые работают на условиях внешнего совместительства? С учетом положений ст. 287 ТК РФ совместителям, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дорога в отпуск оплачивается только по основному месту работы.

Напомним, что ч. 1 ст. 287 ТК РФ предусмотрены отдельные виды гарантий и компенсаций, которые предоставляются только по основному месту работы, при этом совместители не имеют на них права. К таковым относятся гарантии и компенсации, предоставляемые лицам, совмещающим работу с обучением, а также лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В остальных случаях совместители пользуются всеми гарантиями и компенсациями, предусмотренными трудовым законодательством (Обзор судебной практики от 26.02.2014, апелляционные определения Красноярского краевого суда от 24.12.2012 N 33-11243, Камчатского краевого суда от 28.06.2012 N 33-884/2012).

Должен ли работодатель выплачивать компенсацию расходов на проезд к месту проведения отпуска вахтовикам? В отношении вахтовиков работодатель не обязан производить компенсацию, предусмотренную ст. 325 ТК РФ. Дело в том, что данная гарантия предоставляется работникам, которые не только работают, но и проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, чтобы они могли провести отпуск за пределами Севера (Постановление КС РФ от 09.02.2012 N 2-П).

Должны ли организации, расположенные на территориях, на которых к заработной плате применяются районный коэффициент и процентная надбавка, но которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, оплачивать расходы на проезд своих сотрудников к месту использования отпуска? На организации, находящиеся на территориях, на которых на заработную плату начисляются районный коэффициент и процентная надбавка, но которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям (например, на территории Республики Хакасия), не возложена обязанность по компенсации работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно (Определение ВС РФ от 25.10.2013 N 55-КГ13-6, Обзор судебной практики от 26.02.2014).

В каком размере следует производить компенсацию расходов на поездку в отпуск?

Для коммерческих организаций наиболее актуальным является вопрос о необходимости предоставления рассматриваемой компенсации своим работникам.

С бюджетниками все более или менее ясно:

- федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды РФ, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 кг, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска (ч. 2 ст. 325 ТК РФ);

- оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 3 ст. 325 ТК РФ);

- оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет осуществляется по возвращении из отпуска на основании представленных работником билетов или других документов (ч. 4 ст. 325 ТК РФ);

- размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов РФ, территориальных ФОМС, государственных учреждениях субъектов РФ, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, а для лиц, работающих в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). Кроме того, Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455*(3) утвержден порядок выплаты такой компенсации (далее - Порядок).

Должны ли организации, не относящиеся к бюджетной сфере, предоставлять гарантии своим работникам в аналогичном порядке и руководствоваться Порядком? В силу ч. 8 ст. 325 ТК РФ у таких работодателей размер, условия и порядок выплаты рассматриваемой компенсации устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

В Обзоре судебной практики от 06.07.2016*(4) ВС РФ отметил: вводя правовой механизм, предусматривающий применительно к работодателям, не относящимся к бюджетной сфере, определение размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в коллективных договорах, локальных нормативных актах, трудовых договорах, законодатель преследовал цель защитить таких работодателей, на свой риск осуществляющих предпринимательскую деятельность, от непосильного обременения и одновременно - через институт социального партнерства - гарантировать участие работников и их представителей в принятии соответствующего согласованного решения в одной из указанных правовых форм. Тем самым на основе принципов трудового законодательства достигается баланс интересов граждан, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и их работодателей. Такое правовое регулирование направлено на учет особенностей правового положения работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, и вместе с тем не позволяет ему лишить работников предусмотренной законом гарантии и уклониться от установления компенсации, поскольку предполагает определение ее размера, порядка и условий предоставления при заключении коллективного или трудового договора либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Арбитры подчеркнули, что в правоприменительной практике ч. 8 ст. 325 ТК РФ рассматривается как норма, допускающая установление размера, условий и порядка выплаты соответствующей компенсации лицам, работающим у работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, отличное от предусматриваемых для работников организаций, финансируемых из бюджета, что может приводить к различиям в объеме дополнительных гарантий, предоставление которых обусловлено необходимостью обеспечения реализации прав на отдых и охрану здоровья при работе в неблагоприятных природно-климатических условиях.

Между тем такие различия должны быть оправданными, обоснованными и соразмерными конституционно значимым целям. Это означает, что при определении размера, условий и порядка предоставления компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления.

К сведению. Отмена гарантии по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно один раз в два года, а также установление приказом работодателя фиксированного размера выплаты ниже фактически понесенных работником расходов ухудшают правовое положение работника и нарушают требования трудового законодательства. Если такой размер выплаты в локальном акте не будет прописан, в случае возникновения спора с работником суд может исходить из размера компенсации, предусмотренной для учреждений бюджетной сферы.

Также обращаем ваше внимание на тот факт, что исходя из положений ч. 2 ст. 325 ТК РФ обязанность оплачивать стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи предусмотрена для федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений. Аналогичная обязанность для коммерческих организаций в Трудовом кодексе не установлена. При этом законодательство не запрещает предусмотреть оплату расходов на проезд к месту проведения отпуска работника для неработающих членов его семьи при принятии работодателем локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Дело в том, что на основании указанных локальных актов работодатель может принять на себя обязанность, не предусмотренную в Трудовом кодексе.

Надо ли удерживать НДФЛ с суммы оплаты проезда к месту проведения отпуска?

Оплата проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно организацией, которая расположена на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях, не облагается НДФЛ.

Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, данная статья не содержит.

Вместе с тем при рассмотрении этого вопроса, по мнению Минфина, высказанному в Письме от 20.02.2017 N 03-04-06/10021, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ указанных выплат, в том числе в случае оплаты организацией, не относящейся к бюджетной сфере, работникам и членам их семей стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимой чаще одного раза в два года в соответствии с коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Ранее аналогичная позиция финансового ведомства была представлена в письмах от 24.02.2015 N 03-04-06/9061, от 12.08.2014 N 03-04-06/40048, от 04.09.2014 N 03-04-05/44270.

Иначе обстоит дело в ситуации, когда работник находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Сумма компенсации расходов на проезд в этом случае будет облагаться НДФЛ.

Так, из смысла ст. 325 ТК РФ следует, что право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно есть у работников только при использовании ими ежегодного оплачиваемого отпуска. Право на получение указанной компенсации в случае нахождения работника в каком-либо другом отпуске, кроме ежегодного оплачиваемого, в том числе в отпуске по уходу за ребенком, Трудовым кодексом не предусмотрено. А исходя из положений ст. 114, 256 ТК РФ отпуск по уходу за ребенком не является ежегодным оплачиваемым отпуском.

Минфин в Письме от 04.09.2014 N 03-04-05/44270 отметил, что сумма компенсации расходов, связанных с оплатой стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, которая выплачена работнице, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях.

Такой вывод финансистов подтверждается и судебными решениями (Обзор судебной практики от 26.02.2014).

Примечание. При расчете НДФЛ организациям нужно руководствоваться сложившейся судебной практикой, подтверждающей правомерность неначисления налога.

Начисляются ли страховые взносы на стоимость выплаченной компенсации?

Примечание. Стоимость проезда "северян" к месту проведения отпуска и обратно не облагается страховыми взносами в размерах, закрепленных в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

По правилам пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами стоимость проезда работников к месту проведения отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми и (или) коллективными договорами. Аналогичная норма содержится в пп. 8 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ*(5) в отношении взносов на травматизм.

В случае проведения указанными работниками отпуска за пределами территории РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета (включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе до международного аэропорта, в котором работники проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ.

Так, в Письме от 20.05.2015 N 17-3/10/В-3536 Минтруд разъяснил, что если, например, работник летит отдыхать из Архангельска в Таиланд с пересадкой в Москве, то страховые взносы на стоимость перелета по маршруту Архангельск - Москва не начисляются, а вот на перелет Москва - Государственная граница РФ взносы начислять следует.

К сведению. Минфин в Письме от 16.11.2016 N 03-04-12/67082 отметил, что по вопросу исчисления и уплаты взносов можно учитывать письма Минтруда, которые вышли до 2017 года, в ситуации, если нормы НК РФ аналогичны положениям Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (утратил силу с 01.01.2017).

Признание расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно при исчислении налога на прибыль

Коммерческие организации уменьшают базу по налогу на прибыль на расходы на оплату работникам стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на территории РФ, осуществленные в порядке, предусмотренном работодателем и закрепленном в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (п. 7 ст. 255 НК РФ).

В Постановлении КС РФ от 09.02.2012 N 2-П суд указал: так как обязанность по выплате компенсации расходов на поездку в отпуск является для работодателя дополнительным обременением и предполагает несение им соответствующих расходов, в НК РФ для налогоплательщиков - организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрена возможность уменьшения налогового бремени путем уменьшения налогооблагаемой базы за счет включения в состав произведенных расходов на оплату труда фактических расходов на оплату стоимости проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством (для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов), и порядке, установленном работодателем (для иных организаций).

Какие документы работник должен представить для получения компенсации?

Работодатель может установить в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре примерный перечень документов, которые должен представить работник организации, не относящейся к бюджетной сфере, для получения компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно.

В первую очередь к подтверждающим документам относятся проездные билеты.

Если работник отдыхал за границей, ему нужно представить справку авиакомпании о стоимости перелета до крайней точки РФ. Для документального подтверждения расходов, помимо справки, также необходимы посадочный талон или справка-подтверждение, выданная авиакомпанией (Письмо Минфина РФ от 18.11.2011 N 03-03-06/4/132).

Если работник отправляется в отпуск на личном транспорте, возмещению подлежат фактически произведенные им расходы на приобретение ГСМ при следовании к месту проведения отпуска и обратно кратчайшим путем. Подтверждающими документами в этом случае являются:

справки автотранспортных предприятий, занимающихся междугородными перевозками, о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;

квитанции (чеки), товарные чеки АЗС, находящихся на пути следования к месту использования отпуска и обратно;

справки автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива;

документы, подтверждающие факт проведения отпуска в пункте назначения (квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и др.).

К сведению. Для определения нормативного расхода топлива можно воспользоваться Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (действует в редакции от 14.07.2015).

Работники, пребывавшие в отпуске с членами семьи (супругами, детьми), для получения компенсации должны представить работодателю свидетельство о заключении брака, свидетельства о рождении детей, копию трудовой книжки супруги (супруга) (для подтверждения отсутствия заключенных трудовых отношений), выписку из домовой книги, проездные билеты.

* * *

Итак, организации сами определяют размер компенсации стоимости проезда к месту проведения отпуска. При этом установленная компенсация должна обеспечивать работникам возможность выехать на период отпуска за пределы районов Крайнего Севера. Работодателю необходимо предусмотреть примерный перечень документов, которые работнику следует представить для получения компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Что касается налогообложения, в размерах, установленных в локальных нормативных актах, такая компенсация признается при исчислении налога на прибыль, не облагается страховыми взносами и с нее не удерживается НДФЛ.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

*(2) Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утв. Президиумом ВС РФ 26.02.2014.

*(3) "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей".

*(4) Обзор судебной практики ВС РФ N 2 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 06.07.2016.

*(5) Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".