Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков (Р. Лахман, журнал "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2015 г.)

Девять важных дел, чтобы привести рабочее место бухгалтера в порядок перед визитом налоговиков

Р. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Журнал "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2015 г.

Что на столе главбуха наведет проверяющих на мысль о налоговых грехах? Почему отсутствие бумаг на столе вызовет еще больше подозрений? Налоговики рассказали, какие файлы и папки удалить из компьютера.

При проведении проверки налоговики вправе осмотреть рабочее место бухгалтера (подп. 6 п. 1 ст. 31 и ст. 92 НК РФ, письмо ФНС России от 17.07.13 N АС-4-2/12837). Практика показывает, что часто такие наблюдения инспекторов приводят к существенным налоговым доначислениям.

Совместно с налоговиками и ведущими экспертами в области налогообложения мы проанализировали, какие предметы и бумаги на рабочем столе бухгалтера наведут проверяющих на мысль о наличии нарушений в компании. После чего мы подготовили список дел для главбуха, которые снизят шансы инспекторов выведать тайны организации путем визуального осмотра его рабочей зоны.

Дело N 1: просмотреть папки с документами на столе и в шкафах в бухгалтерии

Первый источник налоговых нарушений инспекторы ищут на рабочем столе бухгалтера. Причем необязательно главного. Поэтому в первую очередь перед визитом проверяющих нужно провести ревизию папок с документами, выставленными в кабинете и рядом с ним. Денис Колесников, начальник отдела налогового учета энергетической компании, отметил, что папки-"короны" с бумагами характеризируют работу бухгалтера. Документы не для глаз инспекторов нужно переложить в архив или другие закрытые кабинеты.

Желательно убрать со всеобщего обозрения папки по тем участкам учета, в которых компания знает о налоговых рисках. Вместо них на видном месте расставляют папки с документами на реализацию товаров, работ, услуг. Практики считают, что это один из наименее рискованных участков учета.

Папки с деловой перепиской и документами, которые не имеют прямого отношения к исчислению налогов, также лучше сокрыть. Конечно, контролеры не вправе истребовать такие бумаги (письмо Минфина России от 10.07.15 N 03-02-07/1/39920). Но лучше об их существовании им не знать. Самые секретные записи предусмотрительные бухгалтеры ведут в отдельном блокноте, который всегда можно убрать в личную сумочку.

По мнению Юлии Касьяновой, старшего специалиста-ревизора отдела по экономической безопасности, нужно осмотрительно относиться к черновикам, которые часто оказываются вне рабочей зоны. На ее практике были случаи, когда схемы по незаконной оптимизации и цепочки фирм-однодневок, через которые прогонялись деньги, инспекторы случайно обнаруживали на чайных столиках под упаковками чая и печенья.

Таким образом, практики сошлись во мнении, что идеальный стол бухгалтера - пустой стол в окружении комнатных растений. Черновые записи нужно уничтожать по мере необходимости, а документы убирать в шкафы.

Реакция налоговиков

Илья Апарышев, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Иногда даже самые на первый взгляд обычные вещи, предметы и документы могут натолкнуть проверяющих на мысли о налоговых злоупотреблениях. В первую очередь взгляд инспектора падает на документы, расположенные на рабочем столе главбуха. Но полное их отсутствие для проверяющих еще более подозрительно.

Контролеры обращают внимание на название организаций, ФИО граждан, адреса, ИНН и иные аналогичные сведения, которые можно рассмотреть на столе невооруженным глазом. Безусловно, такие "находки" к материалам проверки не приобщить, но все же это даст повод для дальнейших рассуждений".

Роман Романенко, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Соглашусь, что бумаги на столе главбуха всегда под пристальным вниманием инспекторов.

Как-то при проведении осмотра торговой точки (площадью 10 кв. м) на столе кассира-операциониста были обнаружены документы о крупных отгрузках товаров нескольким фирмам. Эти документы были засняты на видеокамеру и зафиксированы в протоколе осмотра. Позже инспекторы провели встречные проверки этих фирм. В результате удалось доказать, что с такой маленькой торговой площади отгрузка большого объема товара невозможна. Предприниматель настаивал, что продавал товар в розницу только физлицам. Но безуспешно. А всему виной - небрежно разложенные бумаги на столе сотрудника".

Норма закона. Правила поведения налоговиков "в гостях" у компании

1. Доступ налоговиков на территорию или в офис компании - только при предъявлении должностными лицами служебных удостоверений и решения о проведении выездной проверки (п. 1 ст. 91 НК РФ). В случае проведения камеральной проверки декларации по НДС у инспекторов должно быть на руках постановление должностного лица налогового органа (п. 8 и 8.1 ст. 88 НК РФ).

2. Проверяющие проводят осмотр в присутствии не менее двух понятых. В осмотре вправе участвовать представитель компании, ее работники, специалист и эксперт. Также могут присутствовать работники проверяемой организации.

3. Осматривать офис организации вправе только те налоговики, которые указаны в решении о проведении проверки.

4. После осмотра контролеры составляют протокол, в котором фиксируют данные, полученные в результате зрительного изучения объектов. Форма протокола осмотра территорий, помещений, документов, предметов приведена в приложении N 14 к приказу ФНС России от 08.05.15 N ММВ-7-2/189@. Документ подписывают проверяющие, понятые, а также другие лица, участвовавшие в осмотре.

Дело N 2: проверить, нет ли на столе документов, составленных от имени контрагентов

Создание искусственного документооборота - распространенный аргумент налоговиков при доказывании необоснованной налоговой выгоды. Как правило, "левые" бумаги инспекторы находят именно на столе бухгалтера. Суду таких находок достаточно, чтобы прийти к выводу о нереальности сделок (например, постановление ФАС Поволжского округа от 17.05.12 N А65-18806/2011).

Кроме того, часто один бухгалтер ведет учет в нескольких компаниях, аффилированных между собой и между которыми совершаются сделки. При этом он может не состоять в штате всех этих компаний и не расписываться в первичных документах - все документы на подпись передаются директору. Стройный ряд папок ООО "Альфа", АО "Бета" и ООО "Гамма" даст налоговикам понять, кто конкретно ведет учет по этим компаниям. А значит, этого бухгалтера можно будет допросить как физическое лицо и получить нужную инспектору информацию.

При этом даже обычные бланки контрагента налогоплательщика могут положительно повлиять на решение инспекции о привлечении его к налоговой ответственности (например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 09.02.15 N А40-33177/2014).

Реакция налоговиков

Анна Газина, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса:

"Мои плательщики - это крупнейшие организации. Для проверки они всегда снимают отдельный офис. Либо отводят для группы проверяющих обособленное помещение и в него привозят все необходимые документы.

Поэтому доступ к рабочим местам бухгалтеров для нас закрыт, в том числе и путем выдачи нам пропуска только для входа на этажи, где расположена наша комната и столовая. Так что к столам бухгалтеров и компьютерам мы доступа не имеем. Но если инспектор будет действовать в рамках осмотра, то обнаружить документы, составленные от имени контрагентов, труда не составит".

Дело N 3: навестить финансово-экономический отдел

Сделать это желательно до того, как проверяющие сами туда наведаются. Налоговикам известно, что большинство экономистов-финансистов по роду своей деятельности не вникают в тонкости налоговой безопасности. Бумаги и папки часто они называют своими именами. Например, в одной московской компании в рабочих записях "Основные задачи финансового отдела" был указан участок работы и ответственный исполнитель от компании. Названия были такие (постановление ФАС Московского округа от 13.08.13 N А40-103556/12-20-539):

- "Составление входящих формальных документов". Исполнители: Леонова, Прокофьева. Ответственный - Прокофьева;

- "Расчет и внедрение финансовых схем ухода от налогов". Исполнитель - Леонова;

- "Контроль за рабочим состоянием финансовых налоговых схем (взаимодействие с "нелегалами", распыление средств"). Исполнитель и ответственный - Леонова;

- "Конкретизация экстренных мер и действий финансового отдела и компании в целом в случае налоговых проверок". Исполнители: Леонова, Евсеева, Москвина, Заславский. Ответственные: Леонова, Айнетдинов, Прокофьева.

Кроме того, при проверке этой компании в столе бухгалтера проверяющие изъяли наборный штамп налоговой инспекции, в которой компания состояла на учете.

За такой документооборот в финансовом отделе компания поплатилась доначислениями в размере около 45 млн. руб. налога на прибыль, более 57 млн. руб. НДС. Сумма штрафов и пеней в этом деле составила более 40 млн. руб. (оставлено в силе определением ВАС РФ от 05.12.13 N ВАС-17439/13).

Поэтому бухгалтеру безопаснее "прибрать" не только свой рабочий стол, но и провести ревизию бумаг на столе и в шкафах у своих коллег. А также предупредить их, что о запросах инспекторами финансовых бумаг нужно немедленно сообщать главбуху или руководителю компании.

Реакция налоговиков

Ирина Мухина, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "По своему опыту могу сказать, что иногда налоговиков интересует управленческая отчетность больше налоговой. Поэтому они часто засматриваются на рабочие столы экономистов и финансистов.

Как правило, данные управленческого учета расходятся с декларациями. В этих несоответствиях инспекторам проще искать ошибки. Но тут важно понимать, что данные управленческого учета и отчетности сложно идентифицировать, так как они не содержат обязательных реквизитов и подписей лиц. В суде такие бумаги вряд ли станут доказательством налогового правонарушения".

Дело N 4: "почистить" компьютер, убрать рабочие флешки и диски

Основной источник находок неофициальных документов - компьютер главбуха. Как правило, такие бумаги ведутся в электронном виде в папках под названием "Управленческий учет", "Ч", "2-Ч" и т.п. Во время проверки от таких электронных документов безопаснее избавиться.

По мнению Юлии Касьяновой, рабочий стол компьютера главного бухгалтера должен быть максимально пустым. Важные файлы и папки нужно убрать в корневые каталоги. В компьютерных программах должны отсутствовать следы ведения бухгалтерии иных организаций. Был случай, когда при проверке бухгалтер компании уверял, что не знаком с цепочкой посредников, у которых приобретался товар. Но при осмотре компьютера и открытии в нем бухгалтерской программы было видно, что учет этих посредников вел главбух проверяемой организации.

Надежда Абакумова, главный юрисконсульт по налоговому праву сети кофеен "Шоколадница", рассказала, что при проверке одной из компаний с рабочего стола бухгалтера налоговики изъяли папки, в которых хранились документы по расчету и начислению зарплаты. С жесткого диска, находящегося на рабочем столе бухгалтера, контролеры распечатали текстовые файлы с данными, которые, по их мнению, свидетельствовали о выплате серой зарплаты. Организация смогла доказать обратное только в суде.

Она привела аргумент о том, что распечатанные с диска ведомости зарплаты не содержат обязательных для первичных документов реквизитов, в них отсутствуют подписи работников, подтверждающие факт получения денег. Суд согласился, что такие бумаги не доказывают вину компании (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.08 N А79-5268/2007). Но чтобы не доводить дело до суда, безопаснее таких ситуаций не допускать.

Кроме того, будет спокойнее, если в компьютере нет возможности восстановления удаленных документов и программ. Это вопрос к программистам. Иначе доказать вину компании налоговики смогут с помощью восстановления удаленных файлов (постановление ФАС Уральского округа от 22.09.05 N Ф09-4201/05-С2).

Съемные флешки и диски от компьютеров лучше отсоединить. Иначе это может стать одним из доказательств налоговых нарушений (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.11.10 N А05-2013/2010).

Вадим Кирюхин, управляющий партнер, адвокат юридической компании "Кирюхин и Партнеры", напомнил, что персональные вещи сотрудников (ноутбук, флешка, внешний жесткий диск) контролеры изъять не вправе (п. 5 ст. 94 НК РФ).

Примечание. Рабочее место финансиста обернулось компании многомиллионными доначислениями

Реакция налоговиков

Дмитрий Скляров, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "У инспекторов есть примета. Если в отдельном кабинете офиса компании есть дополнительная серверная, то в большинстве случаев это свидетельствует о том, что организации есть что скрывать.

Совсем пустые компьютеры также вызовут подозрения у проверяющих. Ведь известно, что специфика бухгалтерской работы приводит к размещению на рабочем столе множества файлов. Причем, как правило, в хаотичном порядке. Отсутствие флешек и дисков, думаю, налоговиков заинтересует меньше".

Алексей Тарасов, референт государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Для ведения теневой бухгалтерии часто пользуются ноутбуком. Еще, как вариант, бухгалтер работает удаленно, например, в своей квартире. Тогда налоговикам не удастся явиться туда с проверкой, тем более неожиданно.

Бывают случаи, когда флешки выбрасывают в окно. Но если ревизия действительно серьезная, то кто-нибудь из проверяющих ждет внизу, так как это частый способ избавиться от компрометирующей информации.

Что бы ни случилось, на мой взгляд, признаваться нельзя. Лучше сказать, что без понятия, откуда взялась флешка, на которой хранится теневая бухгалтерия. В большинстве случае все не так страшно. На ревизиях работают опытные психологи, которые сразу обратят внимание на то, что человек нервничает. А нервничают практически все, чья бухгалтерия далека от "белой". Налоговики это отмечают, а дальше начинается обычное запугивание. В большинстве случаев бухгалтер "сдает" своего руководителя и рассказывает, где хранится "черная" бухгалтерия. Хотя, возможно, инспекторы никогда бы не нашли ее в рамках обычной проверки".

Глазами инспектора. Предметы на рабочем столе главбуха контролеры делят на три группы

Илья Антоненко, ведущий эксперт "Национальной консалтинговой компании": "Налоговики обычно классифицируют предметы на рабочем столе главбуха по трем группам:

1. Прямые доказательства совершения налоговых правонарушений. В частности, это находящиеся на рабочем месте бухгалтера печати и учредительные документы третьих лиц, электронные носители информации с бухгалтерскими базами третьих лиц, электронные ключи доступа к банковским счетам сторонних организаций, договоры, "первичка", не отраженная в учете, ведомости выплаты серой зарплаты и иных доходов физлицам. А также ключи от шкафов, сейфов и помещений, где проверяющие могут все это обнаружить (постановления ФАС Волго-Вятского от 24.12.09 N А29-779/2009 и от 08.05.08 N А79-5268/2007, Московского от 02.11.07 N КА-А41/9470-07 и Северо-Западного от 24.11.10 N А05-2013/2010 округов).

2. Косвенные доказательства. К ним относятся внешне рядовые документы. Например, компания организовала несколько взаимосвязанных юрлиц с целью оптимизации налогообложения. При этом персонал каждой компании не пересекается с персоналом других компаний. То есть формально компания обезопасила себя от налоговых претензий. Но на рабочем месте бухгалтера висит приказ, оформленный от лица фактического руководителя группы компаний.

Например, положение о курении в офисе. В документе перечислены работники всех компаний группы и стоят подписи данных лиц об ознакомлении с приказом. Фотография такого приказа, сделанная инспектором на обычный телефон, может стать достаточным доказательством формального разделения единой компании на несколько юрлиц, направленного исключительно на получение необоснованной налоговой выгоды.

3. Неопасные с налоговой точки зрения документы. Это отчетность, проверенная в ходе камеральной или выездной проверки, официальная "первичка" и т.п. Но я бы не рекомендовал хранить на рабочем столе и эти документы. Так как их сопоставление в ходе проверки с ранее не проверенными документами может сразу вызвать вопросы проверяющих.

Поэтому лучший вариант оформления рабочего места до начала проверки, на мой взгляд, это отсутствие на нем любых документов, которые, в отличие, например, от фотографий близких, могут сразу настроить проверяющих на рабочий лад".

Дело N 5: проверить ящик рабочего стола: нет ли там "лишних" печатей

Чаще всего "находки" в ящике стола бухгалтера используются как доказательство отсутствия реальности сделок. Прежде всего об этом свидетельствуют печати сторонних организаций. Так, в одном из дел найденные в ящике рабочего стола печати контрагентов помогли налоговикам доказать отсутствие реальных взаимоотношений по аренде транспортных средств (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.03.12 N А29-557/2011).

Аналогичным образом печать партнера компании, найденная в столе бухгалтера, стала одним из доказательств получения необоснованной налоговой выгоды по сделке на приобретение крупной партии продукции (постановление ФАС Московского округа от 02.11.07 N КА-А41/9470-07).

Алексей Гатин, управляющий партнер юридической компании "Закон и Налоги", отметил, что в его практике был случай, когда инспектор увидел документы и печать некой организации в офисе проверяемой компании. И направил все усилия на проверку сделок между ними. В результате ИФНС доказала их фиктивность. В другой ситуации на столе бухгалтера инспектор увидел схему группы лиц всего холдинга компании. Он пересчитал все сделки между участниками группы и доначислил налоги.

Наталья Юрченкова, младший юрист BGP Litigation, рассказала, что в одном из дел суд признал правомерным отказ налогового органа в возмещении НДС по результатам "камералки". В этом деле в результате совместных мероприятий с сотрудниками УЭБиПК ГУ МВД России по г. Москве в ходе выемки документов и предметов в бухгалтерии в тумбочке рядом с рабочим местом главбуха были обнаружены и изъяты печати 13 организаций-контрагентов проверяемого налогоплательщика (решение Арбитражного суда по Смоленской области от 22.06.15 N А62-6926/2014).

Примечание. Рабочий стол ПК главбуха не должен быть пустым, но важные файлы лучше убрать в корневые каталоги или временно удалить.

Реакция налоговиков

Роман Романенко, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Судебная практика показывает, что при осмотре "левые" печати находятся часто. Инспекторы однозначно решат, что в компании создан искусственный документооборот. Суды охотно соглашаются с тем, что наличие штампов сторонних организаций свидетельствует о создании искусственного документооборота с целью получения необоснованной налоговой выгоды".

Дело N 6: убрать со стола корпоративный телефонный справочник, стикеры и записки на стенах

Неприметный, на первый взгляд, список телефонных номеров в компании может подсказать проверяющим, где искать нарушения. Виталий Сазанский, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, член Палаты налоговых консультантов РФ, рассказал, что в его практике был случай, когда корпоративный телефонный справочник, забытый на столе работниками бухгалтерии одной из проверяемых компаний холдинга, стал одной из причин доначислений НДС и налога на прибыль.

Так, согласно учредительным документам проверяемая организация, ее поставщики и покупатели не были взаимозависимыми лицами. В справочнике же были указаны наименования фирм партнеров, телефоны работников. Сверив эти данные в ходе встречных проверок с документами проверяемой компании, налоговики решили, что большинство сделок компания осуществляет с взаимозависимыми лицами. Свои догадки контролеры подкрепили свидетельскими показаниями самих работников. В результате налогоплательщика обвинили в манипуляции ценами на товары, что приводит к признанию сделок контролируемыми (п. 10 ст. 105.14 НК РФ). И следовательно, к получению необоснованной налоговой выгоды (письмо Минфина России от 08.11.12 N 03-01-18/8-162).

Юлия Касьянова отметила, что важно с осторожностью относиться к черновым записям, стикерам, содержащим контактные данные физлиц и контрагентов. Не нужно стремиться излишне приукрасить рабочий стол или стены какими-либо документами, а больше уделять внимания тому, чтобы под рукой не лежали внутренние корпоративные документы, которые могут навести проверяющих на мысль о налоговых нарушениях.

Алексей Гатин, управляющий партнер юридической компании "Закон и Налоги", убежден, что в организации и особенно у главного бухгалтера не должно быть записок с номерами телефонов, а также с неоднозначными пометками. Например: "Обнал через Рога и Копыта звони 77 777 77".

Важно. Налоговики плюс оперативники

В состав налоговой проверки могут быть включены сотрудники органов внутренних дел. Проверяющим может стать любой сотрудник ОВД при условии, что он был назначен для участия в выездной налоговой проверке (приказ МВД России N 495, ФНС России N ММ-7-2-347 от 30.06.2009 "Об утверждении порядка взаимодействия органов внутренних дел и налоговых органов по предупреждению, выявлению и пресечению налоговых правонарушений и преступлений"). В том числе это может быть оперуполномоченный, который ранее проводил в отношении проверяемого налогоплательщика оперативно-разыскные мероприятия. По мнению ВАС РФ, законодательство не исключает возможности участия такого сотрудника ОВД в выездной налоговой проверке (определение от 29.07.2010 N ВАС-9906/10).

В ходе обыска у компании могут изъять любые документы и носители информации. Уголовно-процессуальный кодекс РФ дает право следователю проводить осмотры и до возбуждения уголовного дела. А статья 182 УПК РФ разрешает обыски в офисах компаний без санкции суда.

Основные документы и информация, находящиеся в зоне риска: печати других компаний, первичная документация контрагентов, доверенности на право подписи от других компаний, электронные носители информации, договоры, сейфы.

Кроме того, изымаемые в ходе обысков документы контрагентов играют, как правило, значительную роль в развитии уголовного дела в отношении налогоплательщика, что подтверждается судебной практикой (постановления Арбитражных судов Московского от 15.03.13 N А40-85373/12-99-480 и Уральского от 30.06.15 N А50-20527/2014 округов).

Реакция налоговиков

Сергей Васильев, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Черновики, телефонные справочники, стикеры - это хороший способ узнать тайны компании. Чтобы исключить излишнее любопытство проверяющих и соответственно избежать подозрений о налоговых грехах компании, важно не допускать нахождения на рабочих столах работников всех документов в открытом доступе для посторонних лиц. Особенно это касается телефонных и адресных справочников работников и контрагентов, а также прайс-листов".

Дело N 7: проверить кассу

Внимание проверяющих привлекут личные денежные средства, хранящиеся по ошибке в кассе организации. Если налоговики установят расхождение фактически находящейся наличности между данными первичных кассовых документов, то нужно быть готовым подтвердить принадлежность излишних денег сотрудникам организации, а не компании. Всеволод Чувин-Аронсон, налоговый консультант ООО "ЛТС Партнере", руководитель лаборатории бухгалтерских и финансовых экспертиз Научно-исследовательского института судебных экспертиз, отметил, что такими документами могут быть расходные мемориальные ордера на выдачу наличных денежных средств, оформленных, например, на директора или иного уполномоченного материально ответственного лица.

Ошибки в оформлении кассовых документов налоговики обнаружат невооруженным глазом. Например, в одном из дел папка проверяемого общества "Касса за IV квартал 2008 года" была не прошита, не пронумерована. В суде компания не смогла пояснить суду ее возникновение в помещении кассы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.02.13 N А79-5680/2012, оставлено в силе определением ВАС РФ от 15.05.13 N ВАС-5449/13).

Реакция налоговиков

Ирина Мухина, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Я считаю, что касса - визитная карточка любой бухгалтерии. Важно, чтобы рабочее место кассира-операциониста "кричало" о порядке и правильном учете. Если документы не подшиты и разбросаны на столе, инспекторам сразу видно, что в этой компании "есть что поискать".

Дело N 8: заранее продумать причины отсутствия бумаг в папках

Здесь все зависит от того, есть ли в принципе отсутствующие бумаги у бухгалтера. Если, например, известно, что их вот-вот привезет в офис нерадивый менеджер, то объясняют так: "Документы в настоящее время в архиве. Соберем, принесем". Это позволит выиграть время и при необходимости дооформить бумаги по всем правилам.

Также бухгалтеры объясняют отсутствие документов своей сильной загруженностью. Налоговики в это вряд ли поверят. Но высоки шансы, что суд войдет в положение главбуха. Например, в одном из дел бухгалтер рассказала инспекторам, что после увольнения своего предшественника она не обнаружила книги учета доходов и расходов. И в настоящее время занимается восстановлением учета за два года. Предусмотрительный бухгалтер пояснила, что, несмотря на это, она вела учет доходов и расходов, собирала первичные документы, разносила, как могла. В итоге Арбитражный суд Уральского округа отменил решение налоговиков в части отсутствия "первички", что, по их мнению, доказывало нереальность сделок (постановление от 02.10.14 N Ф09-6569/14, определением Верховного суда РФ от 09.02.15 N 309-КГ14-7979 отказано в передаче дела N А34-1453/2013 в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ).

Еще один аргумент - кража бумаг. Но тут важно, чтобы пропажа не была инсценировкой. В одном из дел компания в суде заявила, что не представила налоговикам бумаги, поскольку еще в 2005 году произошла "кража оргтехники и основной части бухгалтерских документов". Суд счел это уважительной причиной отсутствия бумаг. По его мнению, для их восстановления нужен более значительный период времени (постановление ФАС Центрального округа от 06.04.09 N А14-10557/2007/563/24, оставлено в силе определением ВАС РФ от 18.06.09 N ВАС-5985/09).

Реакция налоговиков

Дмитрий Скляров, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Резкая реакция организации на необходимость представить какие-либо документы, тотальное обжалование уведомлений, требований, подача заявлений и жалоб в правоохранительные органы может свидетельствовать о том, что в делах организации не все так чисто. Скорее всего, запрашиваемые бумаги отсутствуют не просто так.

Более того, сами правоохранительные органы могут поставить вопрос о дополнительной проверке. Сюда же относятся факты затягивания предоставления документов - это также приведет к продлению проверки и более углубленному изучению деятельности налогоплательщика.

Кроме того, подозрительным для налоговиков может быть текучка сотрудников в должности главного бухгалтера. Большинство инспекторов считают, что это свидетельствует о налоговых махинациях. В таких ситуациях контролеры часто допрашивают уволенных сотрудников".

Примечание. Безопаснее не оставлять на рабочем месте личные ноутбуки и планшеты.

Дело N 9: проверить связки ключей от кабинетов и сейфов

В первую очередь нужно убедиться, что в общем комплекте ключей нет тех, которые открывают потайные замки. Ключи от неофициальных кабинетов и сейфов безопаснее вынести из офиса. Иначе лежащие на столе связки ключей могут спровоцировать дополнительные вопросы проверяющих.

Алексей Гатин отметил, что самый лучший вариант, чтобы налоговый инспектор не увидел лишние двери и сейфы, - это встречать его в переговорной комнате или в отдельном пустом кабинете, куда бухгалтер и будет приносить требуемые документы и где спокойно сможет предоставлять информацию, а налоговый инспектор будет спокойно делать свою работу.

Александр Житнич, управляющий партнер ООО "Алариус Консалтинг", отметил, что ключи от "левых" дверей, шкафов и замков нужно забрать у работников, не имеющих отношения к бухгалтерии. Даже банальная экскурсия по производству с инженерным персоналом, который далек от налогов, может стать причиной налоговых доначислений. Был случай, когда такая экскурсия позволила установить факт неуплаты налога на добычу полезных ископаемых и впоследствии доказать это в суде. Поэтому стоит оградить инспекторов от общения с сотрудниками, которые не способны оценить последствия доведенной ими до проверяющих информации.

Реакция налоговиков

Алексей Тарасов, референт государственной гражданской службы РФ 3-го класса: "Желая скрыть от налоговой инспекции "черную" бухгалтерию, работники учета идут на разные меры: хранят документы в гаражах или у друзей на дачах, держат в машине у руководителей (багажник, бардачок). Но налоговики это прекрасно знают. Кто-то размещает все документы на удаленном беспроводном сервере - это самый современный вариант. Но если дело действительно серьезное, то чаще всего все находят. Это имеет смысл, если фирма занимается теневой бухгалтерией и ей есть, что скрывать.

Хранить подобные документы в офисе или дома, пусть даже в сейфе под замками, неразумно. По мере возможности нужно уничтожать все компрометирующие бумаги сразу же после того, как они перестают быть нужными. Правда, многие забывают об этом простом правиле, и документы часто лежат чуть ли не в открытом доступе".