Проверка на ошибки: налоговый учет расходов на представительские цели ("Российский налоговый курьер", N 5, март 2013 г.)

Проверка на ошибки: налоговый учет расходов на представительские цели

Многие организации готовы потратить немалые деньги на достойный прием своих партнеров. Ведь зачастую только при личной встрече удается прийти к деловому соглашению. Однако налоговики нередко отказывают в признании представительских расходов, усматривая в таких тратах лишь намерение компании сэкономить налоги.

По общему правилу расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах, организация вправе учесть при расчете налога на прибыль (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). Целью таких мероприятий может быть как поддержание или продление сотрудничества компании с ее партнерами, так и установление деловых отношений - переговоры с потенциальными контрагентами.

Особенностью налогового учета представительских расходов является необходимость их нормирования. Предельная сумма таких расходов, которую организация может признать в целях налогообложения, составляет 4% от общей величины ее расходов на оплату труда за соответствующий отчетный или налоговый период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). К представительским относятся расходы (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ):

- на проведение официального приема - завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для представителей организаций и официальных лиц принимающей компании, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание этих лиц, то есть на доставку их к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Кроме того, в составе представительских могут быть учтены аналогичные расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров, правления или иного руководящего органа организации (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Ситуация первая: организация признала представительские расходы, связанные с проведением встречи со своим клиентом - физическим лицом. Рискованно! Несмотря на то что это не является ошибкой, возможно, налоговики при проверке исключат данные расходы. Дело в том, что в пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет о расходах на прием и обслуживание только представителей других организаций. Ни партнеры, являющиеся индивидуальными предпринимателями, ни клиенты - физические лица в этом пункте не упоминаются. Формально получается, что затраты на проведение переговоров с указанными лицами нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Однако Минфин России неоднократно указывал, что к представительским также могут относиться расходы на проведение переговоров с физическими лицами - клиентами организации (например, письма от 27.05.09 N 03-03-06/1/351 и от 27.03.09 N 03-03-06/2/64). Ведь и с ними также необходимо налаживать и поддерживать деловые отношения, что не менее сложно, чем с юридическими лицами.

Отметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось противоположной точки зрения. При этом указывалось, что Налоговый кодекс не предусматривает признание, например, банками, туристическими или риелторскими агентствами затрат на прием и обслуживание клиентов - физических лиц. Значит, такие расходы не учитываются в целях налогообложения (письмо Минфина России от 24.11.05 N 03-03-04/2/119). Причем в рассмотренной ситуации речь шла всего лишь о предоставлении клиентам питьевой воды, чая, кофе, конфет и печенья, что даже было предусмотрено внутренним регламентом работы с клиентами. Арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось.

Ситуация вторая: компания включила в состав представительских расходы на проведение деловой встречи с должностными лицами своего же филиала. Ошибка! Суды отмечают, что расходы, связанные с приемом работников филиалов и обособленных подразделений организации, хотя и прибывших в головной офис для решения производственных вопросов, не являются представительскими. Ведь к таковым относятся исключительно расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций или участников, прибывших на заседания совета директоров, правления или иного руководящего органа общества (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В связи с этим суды приходят к выводу, что расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов при расчете налога на прибыль не учитываются (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.06 N А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Тем не менее при наличии подтверждающих документов и связи с деятельностью организации, направленной на получение дохода, представляется возможным признать спорные затраты в налоговом учете, например, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих обоснованных расходов.

Ситуация третья: организация признала представительские расходы на проведение переговоров с потенциальным контрагентом, несмотря на то что договор с ним так и не был заключен. Это не ошибка. В Налоговом кодексе указано, что к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание участников переговоров, целью которых может являться не только поддержание взаимного сотрудничества, но и установление контактов (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом возможность учета таких расходов не ставится в зависимость от результатов деловой встречи.

Аналогичной точки зрения придерживаются и суды (постановления ФАС Центрального от 27.08.09 N А48-2871/08-18, Северо-Западного от 21.11.05 N А44-1354/2005-15 и Поволжского от 22-29.03.05 N А12-18384/04-С36 округов). Арбитры чаще всего отмечают, что подписанные по итогам переговоров договоры или соглашения не относятся к первичным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения фактически произведенных представительских расходов. Значит, налоговики не вправе требовать подобные документы в качестве подтверждающих для данных затрат.

Ситуация четвертая: принимающая компания включила в представительские расходы стоимость билетов на концерт, в театр или музей для лиц, участвовавших в переговорах. Ошибка! Расходы на организацию развлечений и отдыха, в частности стоимость билетов в театры, музеи, кинотеатры, на концерты, экскурсии и другие развлекательные мероприятия, не относятся к представительским (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Следовательно, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Минфин России также отмечает, что расходы на фуршет, выступление артистов, организацию прогулки на теплоходе в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части, не учитываются при расчете налога на прибыль (письмо от 01.12.11 N 03-03-06/1/796). К аналогичным выводам приходят и суды (решение Арбитражного суда Московской области от 07.02.08 N А41-К2-25810/06, в этой части оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 06.10.08 N КА-А41/8599-08).

Ситуация пятая: в составе представительских организация признала расходы на оплату гостиницы для иногородних или иностранных деловых партнеров. Рискованно! По мнению Минфина России, затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, не учитываются при расчете налога на прибыль. Ведь этот вид представительских расходов не упоминается в пункте 2 статьи 264 НК РФ (письма от 01.12.11 N 03-03-06/1/796 и от 16.04.07 N 03-03-06/1/235). Такой же точки зрения придерживаются и налоговые органы (письма ФНС России от 18.04.07 N 04-1-02/306@, УФНС России по г. Москве от 12.04.07 N 20-12/034115 и от 14.07.06 N 28-11/62271).

Однако суды разрешают признавать указанные расходы, причем нередко именно в составе представительских. Понятие официального приема и обслуживания деловых партнеров в Налоговом кодексе не конкретизировано. Указанные термины имеют широкое значение и могут, по мнению судей, включать о в том числе и гостиничное обслуживание или обеспечение другим жильем лица, прибывшего из другого города или из-за границы (постановления ФАС Западно-Сибирского от 01.03.07 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) и Северо-Западного от 17.05.04 N А56-21571/03 округов).

Другой вариант учета расходов на проживание иногородних или иностранных деловых партнеров, поддерживаемый арбитражными судами, - включение их в состав прочих расходов, связанных с производством или реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (постановления ФАС Московского от 23.05.11 N КА-А40/4584-11 и Уральского от 08.11.05 N Ф09-4994/05-С7 округов).

Таким образом, если организация готова защищать свои интересы в суде, она может признать при расчете налога на прибыль расходы на оплату проживания иногородних или иностранных бизнес-партнеров. Очевидно, что проще относить их к прочим обоснованным расходам, поскольку в этом случае компании не придется составлять целый ряд дополнительных подтверждающих документов (см. врезку слева).

Мнение Минфина России. Какие документы необходимы для подтверждения представительских расходов

По мнению Минфина России, чтобы подтвердить представительские расходы, компании потребуются (письма от 01.11.10 N 03-03-06/1/675, от 22.03.10 N 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 N 03-03-06/1/807):

- приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, подтверждающие приобретение товаров и услуг сторонних исполнителей, использованных для представительских целей (договоры, счета, товарные накладные, заявки, наряд-заказы, акты о выполнении работ или оказании услуг, счета-фактуры, кассовые и товарные чеки, другие платежные документы);

- отчет о фактически осуществленных расходах по проведенным представительским мероприятиям. В нем отражаются цели и результаты этих мероприятий, а также указывается общая сумма расходов на их проведение.

Обычно организации дополнительно приводят в этом отчете дату и место проведения представительских мероприятий, их программу, список участников с обеих сторон. Тем более что на необходимость отражения в отчете этих сведений указывают региональные налоговые органы (например, письма УФНС России по г. Москве от 12.04.07 N 20-12/034115, от 22.12.06 N 21-11/113019@ и от 06.10.06 N 20-12/89121.2).

Ситуация шестая: компания признала в налоговом учете представительские расходы, однако смету на проведение представительского мероприятия не составляла. Это не ошибка. Тем не менее отсутствие указанного документа может привести к разногласиям с налоговиками.

Проблема в том, что четкий перечень документов, подтверждающих представительские расходы, Налоговым кодексом не установлен. Их примерный перечень можно найти лишь в письмах Минфина России, и смета представительских расходов упоминается в этом перечне (см. врезку слева).

Инспекторы на местах нередко настаивают на том, что рекомендованный Минфином России пакет подтверждающих документов является обязательным. Следовательно, отсутствие хотя бы одного из них влечет отказ в признании представительских расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.06 N 21-11/113019@). Причем налоговики обычно требуют, чтобы смета была составлена на каждое представительское мероприятие в отдельности.

Суды же приходят к выводу, что для подтверждения представительских расходов наличие сметы необязательно. Ведь эти расходы можно подтвердить и другими бумагами, прежде всего первичными документами на приобретение товаров и услуг для представительских целей (постановления ФАС Уральского от 23.08.11 N Ф09-4143/11 и Северо-Западного от 16.07.08 N А56-15358/2007, от 14.01.08 N А56-338/2007 и от 14.08.07 N А56-3739/2006 округов).

Ситуация седьмая: посчитав, что величина норматива по итогам года составит большую сумму, организация уже в I квартале признала всю сумму понесенных представительских расходов, хотя она и превышала 4% от величины расходов на оплату труда за этот квартал. Ошибка! Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, определяется по итогам каждого отчетного периода (п. 2 ст. 264 и п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается нарастающим итогом с начала года на конец I квартала, 1-го полугодия и 9 месяцев года. Окончательная величина норматива определяется на конец календарного года, то есть на 31 декабря.

Действительно, представительские расходы, осуществленные в I квартале, но не признанные в этом периоде из-за того, что превысили предельную величину, впоследствии могут быть частично или даже полностью включены в расходы. Но до окончания 1-го полугодия, 9 месяцев или календарного года нельзя с уверенностью утверждать, что это произойдет.

Следовательно, по итогам каждого отчетного периода, а затем и года организация должна рассчитать норматив представительских расходов и определить сумму, которую она вправе учесть при расчете налога на прибыль за соответствующий период. Досрочное признание представительских расходов, например, исходя из фонда оплаты труда за прошлый год недопустимо. Это прямо следует из норм НК РФ. Видимо, поэтому арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось.

Ситуация восьмая: организация в текущем году признала остаток представительских расходов, понесенных в прошлом году, но тогда не включенных в расходы из-за превышения суммы норматива. Ошибка! Остаток представительских расходов, не учтенных в том календарном году, в котором они были осуществлены, на следующий год не переносится. Ведь такая возможность Налоговым кодексом не предусмотрена. Более того, представительские расходы текущего года признаются в течение только этого года (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

В пункте 42 статьи 270 НК РФ также указано, что представительские расходы в части, превышающей их предельную величину за календарный год, в целях налогообложения не учитываются. Значит, законных оснований для их переноса на следующий год нет.

Ситуация девятая: организация приняла к вычету всю сумму НДС, относящуюся к представительским расходам, несмотря на то что часть из них не была учтена при расчете налога на прибыль из-за превышения величины норматива. Ошибка! Чтобы принять к вычету НДС по представительским расходам, необходимо выполнить не только общие требования по применению вычетов, но и еще два дополнительных условия (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Во-первых, вычет НДС возможен лишь в отношении тех представительских расходов, которые учтены при расчете налога на прибыль. Например, расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний не относятся к представительским и в целях налогообложения не учитываются. Значит, НДС по таким расходам к вычету не принимается.

Во-вторых, НДС по расходам, нормируемым при расчете налога на прибыль, подлежит вычету также в размере, соответствующем нормативу (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ). Получается, что организация вправе принять к вычету весь предъявленный по представительским расходам НДС только в том случае, если величина этих расходов не превысила 4% от фонда оплаты труда за отчетный период. И то лишь при условии, что соблюдены остальные обязательные для вычета НДС условия (п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если же при расчете налога на прибыль компания признала только часть представительских расходов, не превышающую норматива, НДС по ним она принимает к вычету в соответствующей пропорции. По окончании следующих отчетных периодов того же года расходы могут перестать быть сверхнормативными. В том квартале, в котором организация признает их в налоговом учете, она вправе принять к вычету НДС с "доучтенных" представительских расходов. С этим теперь согласен и Минфин России (письмо от 06.11.09 N 03-07-11/285).

Однако еще несколько лет назад финансовое ведомство выступало против вычета НДС по нормируемым расходам, которые в следующем отчетном периоде или по итогам календарного года перестали быть сверхнормативными (письмо Минфина России от 11.11.04 N 03-04-11/201). По его мнению, сумму принимаемого к вычету НДС по нормируемым расходам следовало определять один раз только в том периоде, когда были произведены эти расходы, и впоследствии не пересчитывать.

Ситуация десятая: сумму НДС, относящуюся к сверхнормативным представительским расходам, организация включила в прочие расходы. Ошибка! Представительские расходы, превышающие установленный лимит в размере 4% от суммы расходов организации на оплату труда, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Следовательно, и НДС, относящийся к ним, не может быть включен в прочие или иные расходы. Тем более что указанные суммы НДС не соответствуем ют критериям расходов (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичного мнения придерживается и Минфин России (письмо от 11.11.04 N 03-04-11/201).

"Российский налоговый курьер", N 5, март 2013 г.