Пошаговая инструкция. Внутренний контроль при расчетах с подотчетными лицами (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Пошаговая инструкция.
Внутренний контроль при расчетах с подотчетными лицами
(для госсектора)

Шаг I. Проверка локальных актов по расчетам с подотчетными лицами

Что урегулировать в локальном акте, учетной политике	Как урегулировать. Рекомендуемый вариант	На чем основан совет. Какие есть варианты
Расчеты с какими лицами будут учитываться на счете 208 00	На счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" подлежат учету только расчеты со штатными сотрудниками	В Указаниях Банка России N 3210-У под подотчетными лицами понимаются не только работники учреждения, но и лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Расчеты с последними желательно учитывать на счетах 206 00 и 302 00
Порядок применения счетов бухучета при отчете "перерасходом"	Если сотрудник не получал подотчетную сумму, но представил утвержденный Авансовый отчет, расчеты учитываются на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами"	Нормативными правовыми актами вопрос не урегулирован. Если подотчетная сумма не выдавалась, учет расчетов с сотрудниками по компенсации их расходов может быть организован и на счете 302 00. Такое учетное решение не является ошибкой (письмо Минфина 30.09.2011 N 02-06-05/4406)
Установить перечень документов-оснований для учета обязательств по подотчетным суммам на 500-х счетах	Обязательства по расчетам с подотчетными лицами отражаются на счетах 0 502 01 000 "Принятые обязательства" и 0 502 02 000 "Принятые денежные обязательства" на основании: - Заявления сотрудника о выдаче подотчетной суммы; - Авансового отчета (в части принятия обязательств по перерасходам)	Перечень документов-оснований для учета обязательств на 500-х счетах должен быть определен в учетной политике с учетом требований казначейского органа по санкционированию расходов (п. 318 Инструкции N 157н). Помимо Заявления и Авансового отчета к таким документам могут быть отнесены Приказ о направлении в командировку, служебная записка
Порядок оформления лицевой стороны Авансового отчета	На лицевой стороне Авансового отчета подлежат отражению бухгалтерские записи по кредиту счета 208 00 и дебету счетов 401 00, 100 00, 201 35	Нормативными правовыми актами вопрос не урегулирован. Поэтому отражение в таблице "Бухгалтерская запись" проводок по предоставлению подотчетной суммы (по дебету счета 208 00 и кредиту счетов 201 00, 210 03, 304 05) не может быть квалифицировано как нарушение. Особенно, если такой порядок закреплен в Учетной политике. Минфин полагает, что при составлении Авансового отчета "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" можно не заполнять (письмо от 23.12.2016 N 02-07-10/77837) НО! Согласно Приказу 52н удаление реквизитов из форм первичных документов, регистров учета не допускается! Так что лучше вписывать информацию в раздел "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" от руки.
Предельный размер подотчетной суммы	Установите предельный размер подотчетной суммы менее 100 000 рублей. Исключение - аванс лицу, направляемому в командировку, а также компенсационные выплаты	Законодательство никак не ограничивает размер подотчетной суммы. Определенные ограничения могут быть предусмотрены Законом N 44-ФЗ. В частности, по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ возможны закупки на сумму, не превышающую 100 000 рублей. В то же время, например, при оплате по п. 26 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ услуг, связанных с направлением в командировки или на мероприятия, такие ограничения не установлены Чтобы не нарушить предельный размер расчетов между юрлицами по одному договору, желательно определить предельную сумму аванса менее 100 000 рублей На командировочные расходы и другие компенсации ограничение в 100 000 рублей не распространяется - при получении авансов на такие расходы сотрудник делает покупки от собственного имени, а не от имени учреждения
Предельный срок, на который выдается аванс	Денежные средства под отчет предоставляются на срок, указанный в заявлении подотчетного лица, но не более чем на [количество] календарных дней. Иной срок может быть установлен руководителем учреждения, в частности, при направлении сотрудника в длительную командировку. В конце года срок, на который денежные средства выдаются под отчет, устанавливается таким образом, чтобы обязанность по представлению авансового отчета возникла не позднее [число] декабря текущего года	Законодательство не ограничивает срок, на который выдается подотчетная сумма. Для подотчетных сумм, выдаваемых в ноябре-декабре, предельный срок желательно устанавливать с учетом требований нормативных актов по "закрытию" года
Срок представления Авансового отчета	Подотчетное лицо обязано представить Авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней: - после дня истечения срока, на который предоставлена подотчетная сумма; - со дня выхода на работу	Абзацем вторым п. 6.3 Указаний Банка России N 3210-У установлен срок представления Авансового отчета при выдаче аванса наличными. Так как подотчетная сумма может быть перечислена и на карту сотрудника, желательно установить в локальном акте единый срок по всем авансам (независимо от способа предоставления) По командировочным расходам установлен единый срок представления авансового отчета - в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки
Предельные сроки проверки Авансового отчета, его утверждения, а также срок окончательного расчета	Окончательный расчет по авансовому отчету (погашение задолженности подотчетным лицом или организацией) осуществляется не позднее [количество] рабочих дней со дня представления авансового отчета	Законодательство не ограничивает срок окончательного расчета по Авансовому отчету. В то же время, чтобы у работника не было оснований для жалоб, этот срок должен быть разумным. Причем надо учесть время, необходимое для: - перечисления средств на карту или на получение наличных в кассу; - получения дополнительных ЛБО и корректировки бюджетной сметы или Плана ФХД (при недостаточности прав на принятие обязательств) По командировочным расходам установлен единый срок окончательного расчета - в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки
Запрет на передачу подотчетной суммы, денежных документов иным лицам	Не допускается передача выданных под отчет денежных средств одним лицом другому	Положения п. 6.3 Указания N 3210-У не содержат прямого запрета на передачу выданных под отчет денег одним лицом другому. До 2012 года запрет был установлен п. 11 Порядка ЦБ от 22.09.1993 N 40. Устанавливать такой запрет не обязательно, но желательно. Его наличие позволит сократить трудозатраты на осуществление внутреннего контроля. Аналогичный запрет можно установить в отношении передачи денежных документов
Запрет на выдачу денег и денежных документов под отчет при наличии под отчетом денежных документов, если срок отчета по ним наступил	Не допускается предоставление подотчетных сумм и выдача денежных документов под отчет при наличии под отчетом денежных документов, если срок отчета по ним уже наступил	Установление такого запрета позволит обеспечить эффективное использование средств и имущества в учреждении. Нормативные правовые акты такого запрета не содержат.
Перечень сотрудников, имеющих право на получение авансов на закупки	Выдача под отчет денежных средств для приобретения товаров (работ, услуг) на нужды учреждения производится работникам, поименованным в Списке лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на указанные цели (Приложение N [ ___ ] к настоящему Положению)	Сейчас нет единого для всех организаций госсектора требования об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать авансы на закупки. В то же время такое требование может быть установлено в рамках ведомства. Авансы на командировочные расходы, в т.ч. для поездок на мероприятия, могут выдаваться сотрудникам, поименованным в приказе руководителя.
Валюта, в которой будет выдаваться аванс при загранкомандировках	При направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации аванс предоставляется в [указать валюту: российских рублях, долларах США и т.п.]	Для выдачи аванса в валюте в соответствии с валютным законодательством потребуется открытие валютного счета. Валютный счет может открыть учреждение любого типа: казенное, бюджетное, автономное. Если в учреждении нет регулярных загранкомандировок и (или) в стране командирования развиты безналичные расчеты, целесообразно выдавать авансы в российских рублях. При таком решении будет меньше трудозатрат на получение наличной валюты и на ведение учета - все расходы будут учитываться в рублях

Формы документов Раздел учетной политики "Учет расчетов с подотчетными лицами" Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами

Шаг II. Определение КБК, инструктаж подотчетного лица

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем. На что еще обратить внимание
Определение КБК, по которому должен быть предоставлен аванс согласно целям, указанным в заявлении	Указания N 65н	Неправильное применение КБК, кроме КОСГУ, в казенных учреждениях - основание для квалификации нецелевого использования бюджетных средств и применения ст. 15.14 КоАП РФ Неправильное применение КБК, в т.ч. КОСГУ, в учреждениях всех типов может привести к искажению отчетных форм. За такое нарушение при определенных обстоятельствах могут оштрафовать по ст. 15.11 (для бюджетных и автономных учреждений), ст. 15.15.6 КоАП РФ (для казенных учреждений)
Инструктаж подотчетного лица о документах, которые должны быть предоставлены и предельной сумме расходов	п. 3 ст. 219 БК РФ ст. ст. 9, 19 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ п. 3 Инструкции N 157н	Переделать документы, подтверждающие оплату и получение товаров (работ, услуг) достаточно сложно, а порой просто невозможно. Если документы будут оформлены с нарушением, их нельзя будет принять к учету. Разъясняйте сотрудникам при выдаче аванса, как должны быть оформлены отчетные документы. А еще можно сделать и разместить Памятку и разместить ее на доске информации. Очень часто превышение прав на принятие обязательств происходит за счет перерасходов подотчетных лиц. Укажите сотруднику сумму, в которую он обязательно должен уложиться - с учетом остатка ЛБО (назначений по Плану ФХД). Особенно это актуально в конце года. Если приняли Авансовый отчет с превышением ЛБО, но не отразили кредиторскую задолженность в учете, могут оштрафовать одновременно по двум статьям КоАП РФ: 15.15.10 и 15.15.6

Готовые решения и примеры Когда сотрудника казенного учреждения могут оштрафовать за нецелевое использование бюджетных средств Когда привлекают к ответственности за нарушение порядка принятия бюджетных обязательств Когда бюджетную отчетность могут признать недостоверной Когда бухотчетность бюджетных и автономных учреждений могут признать недостоверной Применение КОСГУ и кодов видов расходов при оплате командировочных расходов

Шаг III. Проверка заявления на выдачу аванса

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем. На что еще обратить внимание
При отрицательном результате контрольной процедуры аванс не предоставляется до устранения нарушения
Для казенного учреждения Проверка достаточности ЛБО по соответствующему КБК	п. 3 ст. 219 БК РФ	В случае принятия обязательств сверх доведенных ЛБО могут оштрафовать по ст. 15.15.10 КоАП РФ
Для бюджетного и автономного учреждения Проверка достаточности назначений в Плане ФХД по соответствующему коду расходов	пп. 6 п. 3.3 ст. 32 Закона N 7-ФЗ п. 7 ч. 1 ст. 11 Закона N 174-ФЗ	Штраф за расходы сверх утвержденных в Плане ФХД расходов не предусмотрен Может быть констатировано нарушение положений приказа Минфина России от 28.07.2010 N 81н, а должностные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности
Проверка наличия задолженности по ранее предоставленной под отчет сумме (наличными или на карту), срок отчета по которой уже наступил	п. 214 Инструкции N 157н	Положения п. 214 Инструкции N 157н не допускают предоставление аванса, если по ранее выданной подотчетной сумме наступил срок отчета Можно также предусмотреть проверку наличия задолженности по ранее предоставленным денежным документам, срок отчета по которым уже наступил До 19 августа 2017 года была запрещена выдача аванса наличными, если за подотчетным лицом числится долг по предыдущему авансу, выданному наличными (п. 6.3 Указаний Банка России N 3210-У). Однако штраф за нарушение этого правила предусмотрен не был. Проверяющие могли приплюсовать выданную с нарушением сумму к остатку по кассе. И если полученная сумма превысит лимит, попытаться оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ Подробнее обо всех изменениях в порядке ведения кассовых операций - в нашем специальном обзоре
Проверка наличия в заявлении: - назначения аванса; - расчета (обоснования) размера аванса; - срока, на который выдается аванс Проверка наличия распоряжения руководителя о выдаче аванса: в виде резолюции или приказа, в котором предписывается выдать аванс на основании соответствующего заявления	п. 214 Инструкции N 157н	Если в заявлении о предоставлении аванса не обозначен срок, на который испрашивается подотчетная сумма, проверяющие могут посчитать, что расчеты надо было провести в течение одного дня. Испрашиваемая сумма должна быть обоснована. Например, сумма аванса определяется: -на командировку - с учетом норм компенсации расходов, установленных в учреждении; - на приобретение запчастей - с учетом заключения о техническом состоянии оборудования и сведений о проведенных ранее ремонтных работах;
Соответствие осуществляемой закупки положениям плана закупок и (или) плана-графика закупок, в том числе в части планируемых сроков Проверка соответствующей визы сотрудника контрактной службы	ч. 10 ст. 21 Закона N 44-ФЗ ч. 2 ст. 4 Закона N 223-ФЗ	Закупки у единственного контрагента отражаются в Плане закупок и Плане-графике закупок одной строкой (п.п. 2, 2.1 Требований, утв. постановлениями Правительства РФ от 05.06.2015 N 552, от 21.11.2013 N 1043, от 05.06.2015 N 553, от 05.06.2015 N 554). Если закупка планом закупок и (или) планом-графиком не предусмотрена, необходимо внести соответствующие изменения (п. 11 Правил N 552, п. 8 Правил N 1043, п.п. 8, 9 Правил N 553, п.п. 10, 11 Требований N 554, письмо Минэкономразвития России от 04.04.2017 N Д28и-1500, письмо Минфина России от 16.06.2017 N 24-01-10/37715).
Непревышение прав на закупку у единственного поставщика и включение закупки в план-график закупок, в т.ч. соответствие планируемого срока закупки (если за счет аванса будет проведена закупка) Соблюдение иных ограничений, предусмотренных Законами N 44-ФЗ, N 223-ФЗ или Положением о закупке Проверка наличия визы сотрудника контрактной службы	Закон N 44-ФЗ, в т.ч. п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ Закон N 223-ФЗ	Например, годовой объем закупок по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ не должен превышать: -2 миллиона рублей ИЛИ - 5% совокупного годового объема закупок и не должен составлять более чем 50 миллионов рублей За несоблюдение требований законодательства о контрактной системе при принятии решения о способе и об условиях определения контрагента ответственность предусмотрена ст. 7.29 КоАП РФ, а за нарушение срока утверждения изменений, вносимых в план закупок или план-график закупок - ч. 4 ст. 7.29.3 КоАП РФ

Формы документов Заявление на выдачу подотчетной суммы

Шаг IV. Перечисление, выдача денежных средств под отчет

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем На что еще обратить внимание
При отрицательном результате контрольной процедуры аванс не предоставляется до устранения нарушения
Контроль характера авансов, перечисляемых на банковские карты сотрудников, выпущенные в рамках зарплатных проектов На эти карты можно перечислять авансы по компенсационным выплатам и суммы "перерасходов" по закупкам	Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П	Зарплатные карты предназначены только для операций, не связанных с предпринимательской деятельностью. Поэтому на зарплатные карты можно зачислять компенсацию командировочных расходов (в т.ч. авансы по командировкам), а также "перерасходы" по закупкам (письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057 от 31.03.2016 N 02-03-09/18115) Иные расчеты необходимо осуществлять только с использованием карт, выпущенных согласно Правилам, утв. приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н Административная ответственность за нарушение этого требования сейчас не установлена
Проверка кассиром РКО на наличие обязательной информации	п. 6.3 Указаний Банка России N 3210-У	В РКО обратите внимание на проверку: - наличия подписи главбуха и ее соответствие образцу; - соответствие сумм проставленных цифрами и прописью; - наличие подтверждающих документов, указанных в РКО в качестве основания для выдачи наличных; - идентификацию получателя по удостоверяющему личность документу, проверка доверенности

Формы документов Образец оформления Расходного кассового ордера на выдачу аванса

Шаг V. Проверка Авансового отчета

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем На что еще обратить внимание
При отрицательном результате контрольной процедуры документы к учету не принимаются до устранения нарушения
Проверка целевого расходования аванса согласно целям, утвержденным при его выдаче	п. 214 Инструкции N 157н	У учреждения не возникает обязанности по возмещению расходов, не предусмотренных при выдаче аванса. Возмещение таких расходов возможно по решению руководителя учреждения при наличии по соответствующим КБК свободных ЛБО (назначений по Плану ФХД)
Проверка наличия ранее выданного аванса по представленному Авансовому отчету	п. 214 Инструкции N 157н	У учреждения не возникает обязанности по возмещению расходов сотрудника, осуществление которых он не согласовывал заранее и для проведения которых он не получал аванс. Возмещение таких расходов допустимо по решению руководителя учреждения при наличии по соответствующим КБК свободных ЛБО (назначений по Плану ФХД).
Проверка достаточности ЛБО (назначений по Плану ФХД) для погашения перерасхода	п. 214 Инструкции N 157н ст. 34 БК РФ ст. 168 ТК РФ	У учреждения не возникает обязанности по возмещению перерасхода по закупкам, если при выдаче аванса письменно была зафиксирована предельная сумма возможных расходов. Поэтому руководитель может утвердить отчет в оговоренной при выдаче аванса сумме в пределах имеющихся ЛБО (назначений по Плану ФХД). Это правило справедливо и для иных командировочных расходов, которые согласно ст. 168 ТК РФ можно производить только с разрешения руководителя учреждения. В то же время отказать в выплате суточных и возмещении расходов по проезду и проживанию, произведенных в установленном порядке и размерах, учреждение не вправе. Обязательства по этим расходам возникают "автоматически", независимо от наличия ЛБО (назначений по Плану ФХД). Вариант решения, который позволит минимизировать (но не исключить риски) - отражение принятых по отчету обязательств частично в пределах ЛБО текущего года, а частично - в пределах ЛБО очередного года. При принятии обязательств сверх доведенных ЛБО могут оштрафовать по ст. 15.15.10 КоАП РФ. Штраф за расходы, превышающие утвержденные назначения в Плане ФХД, не предусмотрен. Но может быть констатировано нарушение положений приказа Минфина РФ от 28.07.2010 N 81н, а должностные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности
Формальная проверка правильности заполнения Авансового отчета	Приказ N 52н	Все строки и графы должны быть заполнены, в т.ч. должны быть указаны даты, проставлены подписи и их расшифровки. По одной подотчетной сумме в пределах срока, на который выдан аванс, сотрудник может представить несколько Авансовых отчетов.
Проверка документов с целью подтверждения факта оплаты наличными деньгами или посредством банковской карты	ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ ст. 168 ТК РФ	Вид, форма и обязательные реквизиты документа, подтверждающие факт оплаты, должны отвечать требованиям ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники_". Как проверять кассовые чеки и БСО см. специальный материал. Если из представленных документов очевидно, что командировочные расходы за сотрудника оплатило третье лицо, истребуйте пояснения. Сотрудник может в письменном виде указать, что третье лицо несло расходы по его поручению за счет его средств. Если не истребовать такие пояснения, ревизоры могут потребовать возмещения ущерба, так как по ст. 168 ТК РФ возмещению подлежат расходы, понесенные именно сотрудником, а не третьим лицом. Если к учету приняты оформленные с нарушениями документы, ревизоры могут: - потребовать возместить ущерб (восстановить расходы); - поставить вопрос об искажении данных учета и отчетности.
Проверка контрагента. Проверка факта закупки и факта поступления в учреждение товаров, выполнения работ или оказания услуг	ст. ст. 9, 19 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ п. 3 Инструкции N 157н	Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни. 1. В представленных документах должен быть указан фактический адрес закупки (если в них значится только юрадрес, подотчетное лицо может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена возможность выборочной проверки закупок на месте О проверках контрагентов см. специальный материал 2. В документах должны быть указаны наименования приобретенных товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и обоснования законности, эффективности расходов. Например, указание в чеке наименования "бумага" без единицы измерения, количества и цены за единицу не позволит правильно оприходовать эти ценности. Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ. Об ответственности за грубое нарушение правил бухучета см. специальный материал 3. Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ) и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся закупки. При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть затребованы дополнительные пояснения. 4. Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.) кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного документа продавца, подтверждающего факт покупки. 5. Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф. 0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п. 6. Для подтверждения факта перелета необходимо наличие посадочного талона с отметкой о прохождении предполетного досмотра (п. 84 Общих правил воздушных перевозок; письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214; п. 77 Правил проведения предполетного и послеполетного досмотров, утв. приказ Минтранса РФ от 25.07.2007N 104). При отсутствии посадочного и (или) отметки о досмотре дополнительно потребуйте справку авиакомпании о факте полета. При покупке электронных железнодорожных билетов факт проезда подтверждает посадочный купон, предоставленный пассажиру при электронной регистрации (п.п. 1, 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 32, п.п. 76, 78 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом, утв. приказом Минтранса России от 19.12.2013 N 473). Если же пассажир не прошел электронную регистрацию, посадочный купон надо получить в кассе или через терминал самообслуживания (п.п. 76, 79 этих же Правил). Подробнее о том, как пассажир может восстановить утраченные маршрут/квитанции или контрольные купоны, см. специальный материал Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е. одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку. Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112). 7. Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в командировку. Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок, проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме (письмо Минфина РФ от 21.03.2017 N 03-04-06/16282). 8. Составленные на иностранных языках документы должны быть переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке, предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно (п. 13 Инструкции N 157н).
Соблюдение норм расходования		Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, устанавливаются на уровне публично-правового образования (ст. 168 ТК РФ). Конкретный порядок компенсации расходов учреждением устанавливайте в Положении о командировках с учетом требований общего для всех организаций порядка направления работников в командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) и в пределах норм, установленных на уровне публично-правового образования. Возмещение командировочных расходов в размерах, превышающих установленные нормы, возможно за счет средств образовавшейся в пределах плановых назначений, предусмотренных Планом ФХД или Бюджетной сметой, с соблюдением требований, установленных ТК РФ. Решение о компенсации расходов сверх установленных норм в отношении одного конкретного работника является улучшением условий по сравнению с другими работниками, а, значит, может послужить поводом для обращения в жалобой в трудовую инспекцию. Учреждение не обязано компенсировать командировочные расходы сверх установленных норм, например, стоимость авиаперелета бизнес-классом. В этом случае для компенсации расходов учреждению целесообразно запросить у перевозчика информацию о стоимости перелета в эконом-классе. Повод для претензий ревизоров: - компенсация расходов на питание, выделенных отдельной строкой в билете и (или) счете гостиницы, даже в случае, если при отсутствии возможности отказа от таких услуг у командированного лица; - компенсация командировочных расходов в случае, если какие-либо услуги были оплачены принимающей стороной.

	Готовые решения и примеры Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг Проверка контрагентов в рамках внутреннего контроля: когда проверять, что и где смотреть
	Формы документов Образец заполнения Авансового отчета

Шаг VI. Окончательный расчет по Авансовому отчету

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем. На что еще обратить внимание
Для казенного учреждения Проверка достаточности ЛБО по соответствующему КБК	п. 3 ст. 219 БК РФ	В случае принятия обязательств сверх доведенных ЛБО могут оштрафовать по ст. 15.15.10 КоАП РФ При отсутствии денег по соответствующему КБК в кассе компенсация за счет иных КБК может рассматриваться в качестве нецелевого использования бюджетных средств (ст. 15.14 КоАП РФ). Соответственно, при наличии ЛБО необходимо: - снять наличные в кассу ИЛИ - перечислить денежные средства непосредственно с лицевого счета ПБС.
Для бюджетного и автономного учреждения Проверка достаточности назначений в Плане ФХД по соответствующему коду расходов	пп. 6 п. 3.3 ст. 32 Закона N 7-ФЗ ч. 2 ст. 13 Закона N 174-ФЗ	Штраф за расходы сверх утвержденных в Плане ФХД расходов не предусмотрен Может быть констатировано нарушение положений приказа Минфина России от 28.07.2010 N 81н, а должностные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности

Готовые решения и примеры Когда сотрудника казенного учреждения могут оштрафовать за нецелевое использование бюджетных средств

Шаг VII. Регулярный анализ состояния расчетов с подотчетными лицами

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем. На что еще обратить внимание
Проверка наличия дебиторской задолженности по счету 208 00, по которой наступил срок предоставления отчета и окончательного расчета Если числится - доложить руководителю для принятия решения об удержании задолженности	ст.ст. 137, 138 ТК РФ	Если не проводить работу по удержанию дебиторской задолженности по авансам, проверяющие могут квалифицировать нарушение - неэффективное использование средств Решение об удержании может быть принято не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неизрасходованного аванса (часть третья ст. 137 ТК РФ). Надо получить письменное согласие работника (письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). Общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). В ситуации когда сотрудник не отчитался в установленный срок (за исключением случая болезни или иных объективных причин) и не согласен на удержание из заработной платы сумм невозвращенных подотчетных сумм, мы рекомендуем включить эти суммы в облагаемый доход сотрудника и начислить НДФЛ и страховые взносы по истечении месяца со дня, установленного для окончательного расчета по авансовому отчету и возврата аванса (подробнее см. в материале НДФЛ и страховые взносы с невозвращенного аванса)
Проверка наличия кредиторской задолженности по счету 208 00, по которой наступил срок окончательного расчета Если числится - погасить в разумный срок	ст. 168 ТК РФ	Если не погашен перерасход по утвержденному Авансовому отчету, работник может пожаловаться на нарушение своих прав в трудовую инспекцию. Кроме того, за задержку расчетов сотрудник вправе потребовать уплату процентов за несвоевременное исполнение денежного обязательства (ст. 395 ГК РФ)
Проверка наличия по дебету счета 208 00: - задолженности уволенных сотрудников; Если числится, перенести ее на счет 209 30	п. 20 Инструкции N 157н	Если не провести перевод задолженности, проверяющие могут констатировать искажение отчетных форм. За такое нарушение при определенных обстоятельствах могут оштрафовать по ст. 15.11 (для бюджетных и автономных учреждений), ст. 15.15.6 КоАП РФ (для казенных учреждений) На счете 208 00 показывайте просроченную дебиторку, если подотчетник нарушил установленный в учреждении срок возврата денег, а просроченную кредиторку - при нарушении учреждением срока окончательного расчета по Авансовому отчету. Со счета 208 00 на счет 209 30 переносите задолженность уволенных сотрудников. В дальнейшем учитывайте на счете 209 30 долги бывших сотрудников в качестве просроченной дебиторки вплоть до ее урегулирования. Такие разъяснения по заполнению Сведений (ф.ф. 0503169, 0503769) даны в письме Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2018 N 02-06-07/6076, N 07-04-05/02-1648.
Списание с баланса и забалансового счета 04 Начисление налогов и взносов	Инструкция N 157н НК РФ	Если процедура взыскания не может быть возобновлена,-на забалансовом счете 04 счете дебиторская задолженность не учитывается (абз. 4 п. 339 Инструкции N 157н). В бюджетных и автономных учреждениях "расходная" дебиторская задолженность, учитываемая на счете 0 209 30 000 (1-17 разрядах номера счета указан КРБ), списывается в дебет счета 0 401 20 273. В казенных учреждениях "доходная" дебиторская задолженность (в годовой бюджетной отчетности показатели по счету 209 30 000, в 1-17 разрядах которого указан КДБ), списывается в дебет счета 0 401 10 173. В случае если основанием для списания дебиторской задолженности подотчетного лица является решение о "прощении долга", велика вероятность возникновения разногласий с налоговым органом по вопросу удержания НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и начисления страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), если налог не удержан и взносы не начислены по истечении месяца со дня, установленного для окончательного расчета по авансовому отчету и возврата аванса. Прощение долга - дарение - в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ в размере свыше 4 000 за год является доходом, подлежащим налогообложению.

	Готовые решения и примеры Удержание неизрасходованного аванса Учет расчетов по подотчетным суммам с уволенными сотрудниками в казенном учреждении
	Калькуляторы Калькулятор процентов в размере доли ключевой ставки Банка России

Шаг VIII. Отражение расчетов с подотчетными лицами в учете и отчетности

Контрольная процедура	Нормы, соблюдение которых обеспечивается	Что предотвращаем. На что еще обратить внимание
Развернутое сальдо в Балансе	абз. 8 п. 3 Инструкции N 157н (обособление информации о наличии активов от информации о наличии обязательств)	Пользователь бухгалтерской (бюджетной) отчетности проводит камеральную проверку, в том числе на соблюдение "межформенных" контрольных соотношений. При отражении показателей в Сведениях (ф.ф. 0503169) по счету 208 00 и дебиторской и кредиторской задолженности соответствующие показатели должны найти отражение и в активе и в пассиве Баланса (ф.ф. 0503130, 0503730) (см., в частности, п.п. 127, 134, 138, 145 Контрольных соотношений между показателями форм бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, п. 145.1, 149 Контрольных соотношений между показателями форм бюджетной отчетности главных администраторов средств федерального бюджета, размещенных на официальном сайте Федерального казначейства в разделе "Документы" - "Учет и отчетность" 20.04.2017).
Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности (ф.ф. 0503169, 0503769)	п. 167 Инструкции N 191н, п. 69 Инструкции N 33н	За неотражение показателей в разделе 2 Сведений (ф.ф. 0503169, 0503769) дебиторской задолженности по суммам, срок предоставления отчета по которым по состоянию на отчетную дату наступил, ревизоры могут оштрафовать по ст.ст. 15.11 или 15.15.6 КоАП РФ
Для бюджетных и автономных учреждений Отчеты (ф.ф. 0503737, 0503723)	п.п. 43, 44, 55.1 Инструкции N 33н	Возврат неиспользованной подотчетной суммы, полученной в прошлом году, отражается в качестве возврата дебиторской задолженности прошлых лет (увеличение забалансового 17 в разрезе КРБ) и формирует показатели строки 591 Отчета (ф. 0503737) и 421 Отчета (ф. 0503723). Удержание задолженности подотчетного лица из заработной отражается: - в качестве некассовой операции (графа 8 Отчета 0503737) при удержании из начислений по тому же КФО, по которому образовалась задолженность. В Отчете (ф. 0503723) операция не отражается. - в качестве операции по расходам в рамках КФО, по которому отражены начисления по заработной плате, и в качестве операции по восстановлению расходов или погашению дебиторской задолженности прошлых лет в рамках КФО, по которому образовалась дебиторская задолженность. Операции учитываются при формировании Отчета (ф. 0503723). Подробнее см. специальный материал
Для казенных учреждений Отчеты (ф.ф. 0503127, 0503123)	п.п. 61, 150 Инструкции N 191н	Возврат неиспользованной подотчетной суммы, полученной в прошлом году, отражается в качестве возврата дебиторской задолженности прошлых лет (увеличение забалансового 17 в разрезе КДБ) и формирует показатели строки 421 Отчета (ф. 0503123). Не забудьте пояснить расхождения показателей строки 200 раздела "Расходы" Отчета (ф. 0503127) и строки 900 Отчета (ф. 0503123) в случае, если дебиторская задолженность прошлых лет не возвращена в доход бюджета по состоянию на отчетную дату.

Готовые решения и примеры Отчетность бюджетных (автономных) учреждений. Пример формирования ф. 0503737. Некассовые операции в рамках нескольких видов деятельности Примеры заполнения Сведений (ф. 0503769) по активно-пассивным счетам по активно-пассивным Примеры заполнения Сведений (ф. 0503169) по активно-пассивным счетам