Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке (ноябрь 2024)

НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение). Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. 14 Положения, ст. 168 ТК РФ), если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ни ТК РФ, ни Положение не определяют вид помещения, в котором может проживать работник во время командировки. В связи с этим командированный работник вправе проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 N А26-1621/2007, от 18.10.2007 N А56-8092/2007, от 28.11.2006 N А05-7474/2005-29). Например, работник может арендовать квартиру у юридического или физического лица.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения (двенадцатый абзац п. 3 ст. 217 НК РФ). Документально подтвержденные расходы на проживание в командировке в целях налогообложения НДФЛ не нормируются. При этом Минфин России указал, что такие расходы не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации (например Положением о командировках). Для этого необходимо письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении расходов в полном объеме (см. п. 1 письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204).

Если же документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, работником не представлены, то суммы таких расходов освобождаются от обложения НДЛФ в пределах лимитов: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы возмещения организацией неподтвержденных расходов сотрудника по найму жилья, превышающие эти размеры, подлежат обложению НДФЛ (см. письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).

К расходам по найму жилого помещения, не облагаемых НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, по мнению Минфина России, относятся также суммы возмещения организацией расходов работника по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для проживания в период командировки. При этом в наличии должны быть соответствующие оправдательные документы, подтверждающие оплату коммунальных платежей за период проживания в помещении командированных сотрудников (см. письмо Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).

Отметим, что наряду с основными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять и дополнительные услуги. По мнению контролирующих органов, не являются возмещением расходов по найму жилого помещения и не освобождаются от налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ:

- возмещение стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника. Указанные доходы подлежат обложению НДФЛ независимо от того, оказываются ли они гостиницей или иной организацией, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице (см. письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308);

- возмещение стоимости питания (завтрака), если она выделена в счете гостиницы (см. письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263). В аналогичном порядке облагаются НДФЛ суммы компенсации стоимости ресторанного питания в командировке (см. письма УФНС России по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@, от 14.07.2006 N 28-11/62271). Поддерживают эту точку зрения и некоторые суды (см. постановления ФАС Московского округа от 13.12.2013 N Ф05-15227/13, Московского округа от 04.04.2013 N А40-51503/12-90-279, ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06). Однако существуют судебные решения, в которых указано, что стоимость завтраков (оплата стоимости питания) НДФЛ не облагается (см. постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 N А40-152815/10-116-694, от 07.11.2012 N А40-112186/11-20-455, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).

Суды также отмечают, что выделение в счете, выставленном гостиницей, отдельных видов стандартных гостиничных услуг само по себе не означает, что это дополнительные услуги. Так, например, в постановлениях ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2, от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2 указано, что оплата работниками услуг, которые отдельной строкой выделены в счетах, выставленных гостиницей (за проживание, за телевизор, за холодильник и т. д.), вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. Возмещение стоимости таких услуг НДФЛ не облагается.

Тема

НДФЛ при возмещении расходов по командировкам

См. также

НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно

НДФЛ с суточных при командировке

НДФЛ с сумм возмещения иных расходов работника в командировке

Компенсационные выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ

Налогообложение при командировках

Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли