Как учесть затраты и убытки, возникшие из-за коронавируса COVID-19?
Роспотребнадзор призвал работодателей соблюдать меры по профилактике новой коронавирусной инфекции COVID-19, среди которых есть и связанные с дополнительными затратами. Так, руководителям организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности рекомендуется обеспечить:
- при входе работников в организацию (предприятие) - возможность обработки рук кожными антисептиками (в том числе с помощью установленных дозаторов), дезинфицирующими салфетками;
- контроль температуры тела работников при входе работников в организацию (предприятие) и в течение рабочего дня;
- уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия;
- наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
- применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха с целью регулярного обеззараживания воздуха (по возможности);
- при наличии столовой для питания работников - использование посуды однократного применения;
- также рекомендуется ограничить направление сотрудников в командировки, особенно в зарубежные страны, где зарегистрированы случаи заболевания.
Приобретение антисептиков, градусников, масок и т.п.
Обязанность работодателя обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей, закреплена в ст. 22 ТК РФ, а в ст. 223 ТК РФ предусмотрено обеспечение санитарно-бытового обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда.
Затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды, пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ относятся к материальным расходам. Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, относятся в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
В связи с этим отметим несколько тезисов, полезных для применения в связи с ситуацией, складывающейся с марта 2020 года:
1) Контролирующие органы не возражают против учета по этим основаниям приобретения хозяйственных товаров и бытовой химии - туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, чистящих средств и так далее (письма Минфина России от 16.08.2019 N 03-11-11/62254, от 11.04.2007 N 03-03-06/1/229, от 01.09.2006 N 03-11-04/2/182, УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.1).
2) В соответствии с п. 5.7 раздела V санитарно-эпидемиологических правил СП 2.2.1.1312-03 "Гигиенические требования к проектированию вновь строящихся и реконструируемых промышленных предприятий", утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.04.2003 N 88, тамбуры санузлов должны быть оснащены умывальниками с электрополотенцами. Соответствующие расходы организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы, связанные с приобретением сушилок для рук и дозаторов для жидкого мыла, санитайзера, учитываются для целей налогообложения прибыли по мере их списания в производство (п. 2 ст. 272 НК РФ).
3) В п. 15 Типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению профессиональных рисков, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н, поименовано, в том числе, устройство новых и реконструкция имеющихся систем и установок с целью обеспечения чистоты воздушной среды в рабочей и обслуживаемых зонах помещений.
Расходы на приобретение подобного оборудования могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в случае, если указанные предметы служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности (письмо Минфина России от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112).
4) Требования к комплектации изделиями медицинского назначения аптечек для оказания первой помощи работникам (туда, в частности, входят салфетки антисептические, маски медицинские) введены приказом Минздравсоцразвития России от 05.03.2011 N 169н. Расходы организации по комплектации аптечек для оказания первой помощи могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 20.08.2012 N 03-03-06/1/412), однако нужно помнить, что изделия медицинского назначения, входящие в состав аптечки, не подлежат замене.
5) Перечень расходов, связанных с производством и реализацией, открыт. Приобретение градусников, по нашему мнению, можно учесть по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (не ссылаясь на доукомплектацию аптечки). Главное - обосновать необходимость приобретения термометра, а также подтвердить его фактическое использование организацией для целей предупреждения распространения коронавируса, оформив соответствующие внутренние документы.
Для документального подтверждения расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, помимо накладной и акта, необходимо также наличие внутреннего документа, в котором будут сформулированы меры по обеспечению санитарно-бытового обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда.
Как учесть расходы, если из-за ограничений не состоялась командировка?
ФНС России считает расходы по отмененным командировкам необоснованными только в тех случаях, когда командировка не состоялась по вине сотрудника, например, в связи с принятым в отношении него постановлении о временном ограничении на выезд должника из РФ (см. письмо от 29.01.2020 N СД-4-3/1352@).
Внимание
Обратите внимание на опубликованную РЖД информацию, о том, что все пассажиры, которые ранее приобрели билеты по невозвратному тарифу, но были вынуждены отказаться от поездок, могут сдать проездные документы в кассы Федеральной пассажирской компании. Возврат денежных средств производится только в билетных кассах АО "ФПК". Вернуть деньги за "невозвратные" билеты можно по 10 апреля 2020 года.
Аналогично поступили и многие авиакомпании и отели. В случае отмены поездки из-за коронавируса обязательно проверьте информацию на сайтах перевозчиков и гостиниц!
Если командировка не состоялась в связи с обстоятельствами непреодолимой силы, говорить об учете затрат на командировку, предусмотренных пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не приходится. Вместе с тем, перечень убытков, установленный ст. 265 НК РФ, является открытым, а нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на несостоявшиеся командировки.
Убытки, понесенные организацией в связи с отменой командировки сотрудника, могут быть учтены при расчете налога на прибыль при соответствии их критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). В данном случае отменяя запланированные командировки, организация следует прямым рекомендациям, указаниям и запретам компетентных органов. В такой ситуации, по нашему мнению, у организации есть все основания для учета в целях налогообложения прибыли убытков, понесенных в связи с отменой поездок в несостоявшиеся командировки.
В качестве документального подтверждения экономической оправданности этих убытков, могут выступать:
- решения (приказы) о направлении работников в командировки (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
- внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены этих командировок (докладные записки, приказы и т.п.);
- копии различных рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов, из которых следует, что от поездок в начале 2020 года в различные иностранные государства лучше воздержаться (см. специальную тематическую подборку).
Примечание
В случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы и обязательной медицинской страховки работника, необходимой для получения визы, не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется.
НДС по невозвратному неиспользованному билету, как и предъявленный гостиницей, к вычету не принимается. Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС. В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.
Как учесть расходы на санитарную уборку и дезинфекцию офиса?
Расходы организации на дезинфекцию помещений, направленные на соблюдение санитарных правил и гигиенических нормативов (см. ст. 11 Федерального закона N 52-ФЗ от 30.03.1999 "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения"), могут быть признаны в целях налогообложения (см. письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-11-04/2/77).
Однако, по мнению Минфина России, затраты организации на услуги внешних клининговых компаний могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов, если в штате организации отсутствуют такие специалисты (письма от 05.04.2007 N 03-03-06/1/222, от 06.12.2006 N 03-03-04/2/257). Поэтому при наличии штатной уборщицы учет расходов на уборку, производимую клининговой компанией, может быть сопряжен с рисками, так как будет иметь место дублирование функций.
Однако, по нашему мнению, если в сложившихся условиях в целях борьбы с распространением COVID-19 организация проведет специальную дезинфицирующую обработку (уборку) помещений силами клининговой компании, то наличие собственных уборщиков не помешает учесть такие расходы при налогообложении.
Можно ли учесть в расходах раздачу медицинских масок клиентам?
В общем случае расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252, п. 16 ст. 270 НК РФ). Передача на безвозмездной основе признается реализацией товаров и объектом обложения НДС, вычеты применяются в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 171 НК РФ).
При этом доходы, персонифицировать которые невозможно, не облагаются НДФЛ. Объект обложения страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ вне связи рассматриваемых выплат с оплатой труда отсутствует.
Однако считаем, что в сложившейся ситуации расходы по раздаче клиентам СИЗ, а также обеззараживающих средств, могут быть учтены в том же порядке, что и расходы на обеспечение безопасных условий труда работников компании в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Необходимо только документально подтвердить их необходимость внутренними документами (приказами, распоряжениями) с ссылками на требования Роспотребнадзора и других контролирующих органов (см. специальную тематическую подборку).
Как учесть порчу продуктов и другие материальные потери из-за приостановления деятельности или карантина?
В соответствии с п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде. К ним в пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ
