Подтверждение расходов на топливо: путевые листы и нестандартные документы (показания GPS-навигатора и др.) (Е.В. Лепехина, "Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях", N 11, ноябрь 2011 г.)

Подтверждение расходов на топливо: путевые листы и нестандартные документы (показания GPS-навигатора и др.)

Общие требования к признанию расходов на топливо

В соответствии с нормами п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, затраты на топливо для служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией, в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Пункт 4 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) дает налогоплательщику право самостоятельно определять порядок учета затрат, которые с равными основаниями могут быть отнесены к разным группам расходов. На этом основании любая организация (как автотранспортная, так и неспециализированная на этом) может учитывать расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (в зависимости от назначения используемого автотранспорта):

либо в соответствии с подпунктом 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в составе материальных расходов;

либо согласно подпункту 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта.

При этом выбранный способ учета должен быть закреплен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Минфин России считает, что расходы на топливо надо нормировать (см. письма Минфина России от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57). Но суды подтверждают право организаций списывать стоимость горюче-смазочных материалов по фактическим затратам (см. определение ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08). Кстати, и налоговые органы согласны с тем, что расходы на топливо можно учитывать в фактических размерах (а не по нормативам Минтранса России, как советует Минфин России) (см. письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Кроме того, расходы на топливо должны соответствовать общим критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности должны быть обоснованны и документально подтверждены. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Путевые листы

Основным документом, подтверждающим расход топлива, является путевой лист, предназначенный для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Основание - п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"; письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@.

Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Обязательность применения путевого листа установлена для автотранспортных организаций п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ и приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов). Важность применения именно этих документов подтверждена Минфином России в письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161.

Пунктом 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов утверждены следующие обязательные реквизиты путевого листа:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе (см. табл. 1).

Таблица 1

Требования к путевому листу, установленные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152

Состав обязательных реквизитов	Содержание обязательных реквизитов
Наименование и номер путевого листа	- наименование первичного документа "Путевой лист"; - номер путевого листа
Сведения о сроке действия путевого листа	- дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован; - в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства	- для юридического лица: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона; - для индивидуального предпринимателя: фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона
Сведения о транспортном средстве	- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; - государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса; - показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); - дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку
Сведения о водителе	- фамилия, имя, отчество водителя; - дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя

Помимо вышеприведенных обязательных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 разрешено оформлять путевой лист на один день или на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Параллельно с Обязательными реквизитами и порядком заполнения путевых листов, изданными во исполнение п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, продолжает действовать постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление Госкомстата России N 78), утвердившее следующие типовые межотраслевые формы путевого листа для разных типов автомобилей:

путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

путевой лист легкового такси (форма N 4);

путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);

путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П);

путевой лист автобуса (форма N 6);

путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.);

журнал учета движения путевых листов (форма N 8).

Постановлением Госкомстата России N 78 предусмотрено, что путевой лист действителен только на один рабочий день (смену). На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Обратите внимание! Постановление Госкомстата России N 78 было издано для специализированных автотранспортных организаций, остальные организации не должны заполнять путевые листы по унифицированным формам из этого документа (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу N А74-3569/2009, ФАС Уральского округа от 25.02.2010 N Ф09-827/10-С2 по делу N А50-10628/2009, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282-17-282).

Таким образом, для специализированных автотранспортных организаций в настоящее время действуют два нормативных документа - приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 и Постановление Госкомстата России N 78.

При этом перечень обязательных реквизитов, установленных Постановлением Госкомстата России N 78, включает практически все обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, за исключением таких реквизитов, как "модель транспортного средства" и "дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя". Дополнить унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78, вышеназванными недостающими реквизитами специализированным автотранспортным организациям не составит особого труда. Сделать это позволяет Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, согласно которому в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты.

В то же время в перечне обязательных реквизитов, утвержденном приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, отсутствует такой важный (с точки зрения налогового учета) реквизит, как "маршрут следования", который есть в числе обязательных реквизитов, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 78.

В связи с этим практический интерес представляет налоговый спор, рассмотренный в постановлении ФАС Московского округа от 10.11.2010 N КА-А40/13513-10 по делу N А40-19789/10-99-72, суть которого сводится к следующему.

Суды правомерно отклонили как довод налоговой инспекции о том, что путевые листы не содержат всех необходимых реквизитов.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 78 путевой лист является первичным учетным документом по учету работы автотранспортного средства и основанием для начисления заработной платы.

Форма N 78 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте может применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Утвержденная форма путевых листов предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.

Приказом от 18.09.2008 N 152 Минтранса России утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Этот документ предназначен для применения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, а также автобусы, троллейбусы и трамваи.

Судами установлено, что основным видом деятельности общества является оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств (техпомощь и эвакуация транспортных средств).

Пунктом 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 предусмотрены следующие реквизиты, которые должны включаться в путевой лист: наименование и номер путевого листа; сведения о сроке действия путевого листа; сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе. Необходимость указания маршрута следования данным приказом не предусмотрена.

Суды обоснованно исходили из того, что поскольку расход горюче-смазочных материалов рассчитывается на основании показаний спидометров автомобилей, которые указываются в путевых листах на начало и конец дня, и списывается на затраты по нормам, установленным в обществе на основании положений Минтранса России, то информация, отраженная в путевых листах, достаточна для точного определения количества израсходованного горюче-смазочного материала.

Однако во избежание налоговых споров мы настоятельно рекомендуем специализированным автотранспортным организациям сохранить этот реквизит, поскольку без конкретного маршрута следования очень трудно будет доказать проверяющим экономическую обоснованность расходов на бензин с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Наши рекомендации основаны на позиции контролирующих органов, которые считают маршрут следования обязательным реквизитом в путевом листе (см. письма УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, от 25.07.2005 N 20-12/53147, Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).

С учетом вышеприведенных аргументов рекомендуем специализированным автотранспортным организациям, эксплуатирующим легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи, применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78, дополненные всеми обязательными реквизитами, предусмотренными приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

В Постановлении Госкомстата России N 78 указано, что применять типовые межотраслевые формы путевого листа должны юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси).

Одновременно организации, не являющиеся специализированными и автотранспортными, вправе разрабатывать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Такая точка зрения содержится в письмах Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268, от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2009 по делу N А26-5167/2008 и от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008 (определением ВАС РФ от 29.10.2009 N ВАС-13691/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Московского округа от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09 по делу N А40-33061/09-141-127 и от 19.03.2007, 26.03.2007 N КА-А40/1804-07 по делу N А40-58057/06-127-280.

Для бюджетных организаций, не относящихся к специализированным и автотранспортным, самостоятельно разработанная форма путевого листа должна соответствовать еще и требованиям Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной в приложении N 2 к приказу Минфина России от 01.12.2010 N 157н (см. письмо Минфина России от 15.07.2010 N 02-06-10/2614).

Самостоятельно разработанную форму путевого листа можно не заполнять ежедневно, а оформлять ее еженедельно или ежемесячно, по мере необходимости. Путевой лист должен быть составлен таким образом и с такой регулярностью, чтобы на основании этого первичного документа можно было судить об обоснованности произведенного расхода (письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). При этом использование той или иной формы путевого листа, применяемого в организации, а также периодичность его составления следует закрепить в приложениях к бухгалтерской учетной политике.

Путевой лист, самостоятельно разработанный организацией и содержащий все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

По мнению налоговых органов, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля, так как такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. Соответственно путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы по использованию горюче-смазочных материалов (см. письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009(11903-А27-26), от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26), ФАС Северо-Западного округа от 22.06.2009 по делу N А44-2221/2008, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 по делу N А14-15515/2005/631/34).

Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования автомобиля не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции (см. письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2). Помимо этого первичные документы (путевые листы) должны быть составлены таким образом, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Данный порядок не зависит от того, какие автотранспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в своей деятельности (см. письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2).

Обратите внимание! Путевой лист - это основной документ, подтверждающий расход топлива. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.

Таким образом, организации, не являющиеся автотранспортными, но использующие служебный автотранспорт, могут:

либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78;

либо разработать и утвердить в качестве приложения к приказу о бухгалтерской учетной политике собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а для бюджетных организаций - с учетом требований приложения N 2 к приказу Минфина России от 01.12.2010 N 157н (см. табл. 2).

Таблица 2

Формы путевых листов

Специализированные и автотранспортные организации

Организации, не являющиеся специализированными и автотранспортными

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78 с соблюдением требований Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78; или самостоятельно разработанная и утвержденная в качестве приложения к приказу о бухгалтерской учетной политике собственная форма путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а также приложения N 2 к приказу Минфина России от 01.12.2010 N 157н (для бюджетных организаций)

В рамках проверок расходов на содержание служебного автотранспорта налоговые органы прежде всего обращают внимание на правильность заполнения путевых листов и при ненадлежащем их заполнении отказывают в признании затрат на горюче-смазочные материалы при исчислении налога на прибыль.

Нестандартные документы, подтверждающие пробег автомобиля и расходы на топливо

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Очевидно, что в связи с вышеприведенной нормой в последнее время контролирующие органы все чаще соглашаются с тем, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Пробег автомобиля и расходы на топливо можно подтвердить и другими документами (см. письма Минфина России от 16.06.2011, от 15.07.2010 N 02-06-10/2614, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848).

Как было отмечено выше, стоимость топлива, израсходованного для производственной деятельности, организация списывает в составе материальных или прочих расходов (подпункт 5 п. 1 ст. 254, подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве подтверждения затрат на горюче-смазочные материалы налоговики запрашивают путевые листы, в которых среди прочих реквизитов присутствуют показатели одометра - прибора для измерения пройденной дистанции. Именно его данные используют для расчета величины израсходованного топлива. Если данных прибора в путевом листе нет, налоговые инспекторы не признают расходы на бензин. И некоторые суды их поддерживают (см. постановление ФАС Центрального округа от 05.03.2007 по делу N А14-15515/2005/631/34). Но на практике может возникнуть ситуация, при которой одометр неисправен.

Обратите внимание! Согласно п. 2.6.1 Приложения N 5 к Техническому регламенту о безопасности колесных транспортных средств, утвержденному постановлением Правительства РФ от 10.09.2009 N 720 (далее - Технический регламент), на каждом транспортном средстве категории L, M и N должен находиться спидометр. В соответствии с ГОСТ Р 52051-2003 "Механические транспортные средства и прицепы. Классификация и определения", утвержденным постановлением Госстандарта России от 07.05.2003 N 139-ст, под категорию M попадают механические транспортные средства, имеющие не менее четырех колес и используемые для перевозки пассажиров; под категорию N - такие же, но используемые для перевозки грузов; в категорию L входят механические транспортные средства, имеющие менее четырех колес, и квадроциклы. Пунктом 7.9 Приложения N 7 к Техническому регламенту установлено, что средства измерения скорости (спидометры) и пройденного пути должны быть работоспособны. Спидометры и одометры должны быть работоспособны. Тахографы должны быть работоспособны, метрологически проверены в установленном порядке и опломбированы.

Измерить пройденное транспортными средствами расстояние можно также с помощью тахографа, который представляет собой контрольное устройство для непрерывной регистрации пройденного пути и скорости движения, времени работы и отдыха водителя (п. 1 постановления Правительства РФ от 03.08.1996 N 922). Этот прибор регистрирует скорость движения, пройденный путь, время управления транспортным средством, время нахождения на рабочем месте и других работ, перерывов в работе и отдыха, а также фиксирует нарушения в собственной работе (п. 65 Приложения N 9 к Техническому регламенту). Согласно Правилам использования тахографов на автомобильном транспорте в Российской Федерации, утвержденным приказом Минтранса России от 07.07.1998 N 86, эти устройства должны использоваться на автобусах и грузовых автомобилях, предназначенных для междугородных и международных перевозок, должны соответствовать требованиям Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, осуществляющих международные автомобильные перевозки (ЕСТР), и иметь выданный Госстандартом сертификат об утверждении типа средств измерений, допускающий тахографы к применению в Российской Федерации, а также действующее свидетельство о проведении их государственного метрологического контроля (поверки) или поверительное клеймо. Данное требование касается оснащения тахографами вновь изготавливаемых автобусов с числом мест более 20 и грузовых автотранспортных средств с полной массой свыше 15 тонн, предназначенных для междугородных и международных перевозок. Основание - п. 1 постановления Правительства РФ от 03.08.1996 N 922 "О повышении безопасности междугородных и международных перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом". С учетом вышеприведенной нормы в настоящее время нет требования для абсолютно всех транспортных средств (кроме названных) относительно обязательной установки тахографов, цены на которые значительно выше по сравнению с ценами на спидометры.

Если показания одометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода одометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле "показания спидометра" соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля и сумма расходов на бензин могут быть подтверждены иными документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром (см. письмо ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848). Какими именно документами можно подтвердить километраж, ФНС России не уточнила. По нашему мнению, это могут быть, например, бухгалтерская справка с расчетом пробега и распечатки с интернет-сайтов о расстоянии между пунктами назначения и отправления, а если поездка совершена по давно наезженному маршруту, к справке может быть приложена копия путевого листа с предыдущих поездок. Главное - для признания этих документов первичными для целей налогового учета необходимо, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя одометра.

Для справки. Спидометр - это прибор, измеряющий скорость движения автомобиля. Это измерительный прибор для определения мгновенной скорости движения транспортного средства.

Одометр - прибор для определения пройденного расстояния (Методические рекомендации по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО N 001МР/СЭ, утвержденные НИИАТ Минтранса России 12.10.2004, РФЦСЭ при Минюсте России 20.10.2004, ЭКЦ МВД России 18.10.2004, НПСО "ОТЭК" 20.10.2004).

Этот прибор предназначен для измерения количества оборотов колеса, которое потом преобразует в пройденное расстояние. Одометр преобразует пройденный путь в показания на индикаторе.

Согласно п. 22 Правил установления размера расходов на материалы и запасные части при восстановительном ремонте транспортных средств, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.05.2010 N 361, пробег транспортного средства определяется по одометру. Если одометр неисправен или его состояние не соответствует установленным требованиям, пробег с начала эксплуатации транспортного средства устанавливается расчетным путем в соответствии со справочными данными.

Другим способом точно измерить расстояние, пройденное транспортным средством, а самое главное, задокументировать его, является использование GPS-навигатора. Поэтому для подтверждения пробега служебного автомобиля и обоснования расходов на топливо можно использовать данные установленных на автомобилях организации систем спутниковой навигации ГЛОНАСС/GPS или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Это подтверждает и Минфин России в Письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

Кстати, оснащение транспортных средств, осуществляющих перевозки пассажиров автомобильным транспортом, предусмотрено Федеральным законом от 14.02.2009 N 22-ФЗ "О навигационной деятельности", Постановлением Правительства РФ от 25.08.2008 N 641 "Об оснащении транспортных, технических средств и систем аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS", Постановлением Правительства РФ от 30.04.2008 N 323 "Об утверждении Положения о полномочиях федеральных органов исполнительной власти по поддержанию, развитию и использованию глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС в интересах обеспечения обороны и безопасности государства, социально-экономического развития Российской Федерации и расширения международного сотрудничества, а также в научных целях", Методическими рекомендациями по оснащению транспортных средств, осуществляющих перевозки пассажиров автомобильным и городским наземным электрическим транспортом, навигационно-связным оборудованием с использованием спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS, утвержденными в Приложении к Распоряжению Минтранса России от 16.07.2009 N ЕМ-62-р (далее - Методические рекомендации N ЕМ-62-р).

Так, п. 6 Методических рекомендаций N ЕМ-62-р предусмотрено, что устанавливаемые на подвижном составе пассажирского транспорта бортовые навигационно-связные терминалы (БНСТ) выполняют следующие основные функции по контролю движения и управлению перевозочным процессом:

1) определение местоположения транспортного средства по данным спутниковой навигации ГЛОНАСС/GPS;

2) запись и хранение навигационных и других данных в энергонезависимой памяти;

3) передача данных спутниковой навигации с заданной периодичностью (в диапазоне от 5 секунд до 24 часов) на диспетчерский пункт;

4) запись данных о местоположении и состоянии датчиков в память прибора "черный ящик" при потере сигнала сотовой сети и последующая автоматическая передача записанной информации при восстановлении связи с диспетчерским пунктом;

5) подсчет пройденного расстояния (виртуальный одометр) по данным спутниковой навигации с частотой не реже одного раза в секунду;

6) голосовая связь водителей и диспетчеров в зоне покрытия сотовой связи;

7) обмен данными и текстовыми сообщениями по протоколу GPRS в зоне покрытия сотовой связи с отображением на бортовом дисплее;

8) автоматический вывод принятых текстовых сообщений на бортовой дисплей-индикатор;

9) автоматическое объявление остановок в салоне транспортного средства бортовым навигационно-связным терминалом по данным спутниковой навигации без участия водителя;

10) автоматическое управление отображением информации на бортовых электронных табло (лобовое, боковое, заднее) и на внутрисалонной электронной "бегущей строке";

11) управление приемом, накоплением и передачей видеоизображений с внутрисалонных видеокамер (в режиме фотографий);

12) сбор, накопление и передача данных от бортового комплекса аппаратуры подсчета входящих/выходящих пассажиров;

13) передача информации на основе навигационных данных в бортовые валидаторы системы автоматического контроля оплаты проезда (номера зон оплаты поездок, фактическое расстояние поездки);

14) прием, накопление и передача данных от бортовых датчиков состояния узлов и агрегатов транспортного средства (аналоговые, дискретные, цифровые входы);

15) передача сигнала бедствия водителем в систему управления.

На основании вышеприведенных нормативных документов можно сделать вывод, что остальные организации, эксплуатирующие собственный и арендованный автотранспорт в своих служебных целях, не обязаны в настоящее время, устанавливать спутниковые системы навигации ГЛОНАСС/GPS. Тем не менее их добровольная установка такими организациями может облегчить документальное подтверждение пробега служебного автомобиля и налоговый учет расходов на бензин (см. письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Отметим, что навигатор считывает дистанцию, пройденную автомобилем, только когда включен. В связи с этим нужно предупредить водителя машины, чтобы он не выключал прибор во время поездки. Информацию о маршруте в навигаторе можно записать, а потом просматривать. Если необходимо ее распечатать, то это можно сделать через Интернет (в частности, http//gpstracks.ru), предварительно подключив навигатор к компьютеру. На основе данных GPS-навигатора можно составить справку бухгалтера и таким образом подтвердить пробег автомобиля и расходы на бензин.

Обратите внимание! В настоящее время автомобильные GPS-навигаторы давно перестали быть новшеством, поскольку во всем мире GPS-система давно практикуется, в том числе и в нашей стране. Работа GPS-устройств, в частности и автомобильных GPS-приемников, основана на непрерывном функционировании 24 спутников системы глобального позиционирования GPS. Сигнал передается на открытой частоте, по которому GPS-навигаторы определяют координаты точки с точностью до 3-5 метров.

Спутниковые системы слежения за автомобилями обладают следующими возможностями:

- отображение положения автомобиля и маршрута его следования на интерактивных картах за любой промежуток времени;

- контроль мест и времени стоянок;

- автоматический контроль отклонения от маршрута следования;

- контроль выезда за пределы города, области, страны или другого произвольного региона;

- контроль уровня топлива в баке;

- контроль заправок топливом и несанкционированных сливов топлива;

- экспорт данных в программу 1С;

- обеспечение диспетчерской связи;

- энергонезависимая память (черный ящик) на 10 000 км пробега;

- наличие компьютерного интерфейса для сохранения точек, треков, маршрутов на компьютере и пр.

Спутниковые системы слежения за автомобилями позволяют:

- оказывать своевременную техническую и иную помощь водителю, чье транспортное средство вышло из строя, стало участником ДТП или объектом криминального посягательства;

- оптимизировать маршруты передвижения и сокращать пробег транспортного средства;

- избегать необоснованных простоев, в том числе по вине персонала;

- укреплять дисциплину в коллективах;

- снижать нагрузку на собственные диспетчерские центры;

- уменьшать эксплуатационные расходы и затраты на топливо;

- продлять срок эксплуатации транспортного средства.

Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются (то есть организации, не относящиеся к специализированным и автотранспортным), могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив вышеуказанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом такие организации также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Об этом сказано в письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

Е.В. Лепехина

"Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях", N 11, ноябрь 2011 г.