ГСМ: от покупки до списания (И.Б. Остафий, "В курсе правового дела", N 20, октябрь 2011 г.)

ГСМ: от покупки до списания

Деятельность коммерческой организации сложно представить без автомобилей. А наличие транспортных средств (собственных или арендованных) предполагает ежедневные расходы на покупку ГСМ. Несмотря на кажущуюся простоту, практика показывает: эта статья затрат - одна из самых проблематичных. Разные способы приобретения топлива порождают различный порядок его учета. Как отразить эти расходы в бухучете и подтвердить их в целях налогообложения?

Приобретение ГСМ

Через подотчетное лицо (наличный расчет)

ГСМ относятся к материально-производственным запасам*(1). Они учитываются на субсчете 3 "Топливо" к счету 10 "Материалы" по видам и местам хранения*(2).

В случае заправки автомобиля через АЗС за наличный расчет бухгалтерия выдает денежные средства под отчет водителям. Для этого распоряжением (приказом) руководителя организации необходимо утвердить список лиц, которые вправе получать деньги под отчет, а также сроки, на которые они им выдаются.

Подотчетные лица обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении этих сроков предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет по форме N АО-1 о потраченных суммах и произвести окончательный расчет по ним*(3).

Поскольку основным оправдательным документом подотчетного лица является чек ККТ, который выдает АЗС, требуется, чтобы в нем содержалась такая информация, как дата выдачи чека, марка ГСМ, стоимость одного литра топлива, количество отпущенных литров и общая стоимость оплаченных ГСМ.

Отражение стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10, субсчету "Топливо", проводится на дату утверждения руководителем организации авансового отчета.

При наличных расчетах за ГСМ появляются сложности с входным НДС. По мнению контролирующих органов, организация-покупатель не вправе принять к вычету сумму НДС на основании кассового чека, пробитого АЗС подотчетному лицу. Это объясняется тем, что документом для принятия НДС к вычету является счет-фактура, а не чек ККТ*(4).

Однако Президиум ВАС РФ и, как следствие, арбитражные суды указывают: вычет можно применить и при отсутствии счета-фактуры, если есть кассовый чек с выделенной суммой налога*(5).

Причем в некоторых случаях судьи признают в качестве документов, подтверждающих право на вычет НДС, кассовые чеки без выделения в них НДС. При этом они ссылаются на пункт 6 статьи 168 НК РФ, где сказано, что при реализации товаров населению по розничным ценам соответствующая сумма налога включается в цену реализации и отдельно не выделяется*(6). Но мы не рекомендуем вам принимать НДС к налоговому вычету в такой ситуации. Ведь при встречной проверке может выясниться, что АЗС, к примеру, не является плательщиком НДС и в цене ГСМ налог покупателю не предъявляется. Тогда вычет однозначно будет признан неправомерным*(7).

Казалось бы, организации, у которых расходы на ГСМ невелики, могут махнуть рукой на налоговый вычет НДС и признать всю сумму, указанную в чеке за ГСМ, в составе расходов по налогу на прибыль. Но и тогда претензий не избежать. И касаться они будут величины расходов, учитываемых при исчислении этого налога.

Как разъясняло финансовое ведомство, если в чеке ККТ выделена сумма НДС или содержится запись о том, что эта сумма предъявлена к оплате, но при этом НДС к налоговому вычету не принимается, признать его в составе налоговых расходов нельзя. В частности, в письме Минфина России от 24.04.2007 N 03-07-11/126 говорится, что суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) в случаях, перечень которых установлен пунктом 2 статьи 170 НК РФ. Отсутствие у налогоплательщика документов, подтверждающих его право на применение вычета по предъявленному НДС, указанным перечнем не предусмотрено. Поэтому оснований для включения данного налога в стоимость товаров (работ, услуг) при налогообложении прибыли нет.

Если же в кассовом чеке НДС не упоминается, контролирующие органы, скорее всего, не будут против включения всей стоимости ГСМ в налоговые расходы*(8).

Таким образом, не только вычет НДС, но и включение невозмещенной суммы налога в расходы при налогообложении прибыли таят в себе налоговые риски.

Топливная карта

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара*(9).

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправляться в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

По сравнению с наличным расчетом топливные карты имеют ряд несомненных преимуществ. Во-первых, не нужно выдавать денежные средства под отчет водителям предприятия, что существенно сокращает документооборот и необходимость снятия для этих целей денежных средств с расчетного счета. Во-вторых, ни у организации, ни у подотчетного лица не возникнет проблем при потере (похищении) карты, в отличие от похищения подотчетной суммы. Утрата топливной карты не влечет за собой негативных последствий, поскольку по просьбе покупателя топливная компания ее заблокирует и отпуск ГСМ по ней будет невозможен.

Несомненным плюсом является и то обстоятельство, что при использовании топливных карт не бывает трудностей с возмещением НДС по приобретенному топливу. Ведь поставщик в данной ситуации ежемесячно составляет накладную (акт) на фактический отпуск ГСМ и отчет (или реестр) операций по картам, а также выписывает счет-фактуру на имя организации-покупателя.

Несколько слов об учете топливных карт.

Топливная карта представляет собой техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Мы считаем, что она не удовлетворяет признакам денежного документа, изложенным в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций*(10) и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств*(11).

К примеру, топливная карта не имеет такого признака денежного документа, как номинал, то есть стоимость, на которую по ней можно приобрести топливо (услуги). Помимо этого, у обладателя карты отсутствует безусловное право на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, поскольку поставщик топлива может ее заблокировать (если от покупателя своевременно не поступает оплата) и топливо при ее предъявлении отпускаться не будет.

Поэтому отражение ее стоимости по дебету счета 50 "Касса", субсчету 3 "Денежные документы", необоснованно.

Учитывать топливные карты на субсчете "Прочие материалы" счета 10 как самостоятельный объект МПЗ в связи с тем, что они имеют материальную форму, по нашему мнению, тоже не следует. Активы, признанные организацией в качестве МПЗ, должны иметь ценность сами по себе, то есть должны использоваться организацией либо в качестве предметов труда, либо в качестве средств труда. А топливные карты данному требованию не отвечают.

Не является покупка карты и расходом на приобретение ГСМ, поскольку включить ее стоимость в фактическую себестоимость приобретаемого топлива невозможно. Топливные карты многоразовые, и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученных ГСМ.

Поэтому целесообразно списать их стоимость на расходы по обычным видам деятельности при приобретении*(12). При этом, если карта используется при заправке автомобиля общехозяйственного назначения, ее стоимость относится в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" (44), если автомобиль используется в основном производстве - в дебет счета 20 "Основное производство".

Контроль за наличием и движением карт в организации стоит вести в журнале учета выдачи и возврата карт, предусмотрев в нем, в частности, следующие реквизиты:

- дата выдачи и возврата карты;

- номер топливной карты;

- лимит по карте;

- марка топлива;

- автомобиль (марка, государственный номер);

- Ф.И.О. держателя топливной карты;

- подпись держателя топливной карты о получении и сдаче.

Обычно право собственности по договору переходит к покупателю на дату заправки автомобиля топливом. Однако оприходовать ГСМ по дебету счета 10, субсчету 3 "Топливо", лучше на последний день месяца, когда будут получены от топливной компании первичные документы на фактически реализованное топливо.

При заправке автомобиля с помощью топливных карт наличные деньги водителям не выдаются, поэтому и авансовый отчет составляться не должен. Но в интересах организации, чтобы работники все же отчитались за приобретенное и израсходованное топливо. Поэтому при составлении графика документооборота надо закрепить, что в последний день месяца водители представляют в бухгалтерию заполненные путевые листы с приложением чеков АЗС на приобретенный бензин.

Талоны

Механизм приобретения ГСМ по талонам довольно прост. Предприятие заключает с поставщиком топлива соответствующий договор, в рамках которого перечисляет денежные средства. На эту сумму поставщик выдает талоны, по которым производится заправка транспорта.

Таким образом, приобретая талоны на бензин, покупатель фактически производит предоплату за топливо, и оно резервируется для него на неограниченный срок. Это гарантирует поставку необходимого количества ГСМ в любой момент времени. При такой форме расчетов водитель предъявляет на АЗС талон, расписывается в ведомости и взамен получает количество топлива, соответствующее марке и номиналу талона - 10, 20, 40, 50 литров.

Отпуск талонов предприятиям оформляется накладной, один экземпляр которой вручается получателю талонов. Лица, получившие талоны, обязаны в тот же день сдать их вместе с накладной от топливной компании материально ответственному лицу, назначенному приказом руководителя предприятия, для принятия к учету и хранения.

В случае если право собственности на ГСМ переходит в момент получения талонов, имеющих стоимостное выражение, их стоимость необходимо учитывать в составе МПЗ.

На счетах в этой ситуации нужно отразить:

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Перечислены денежные средства топливной компании за талоны	60	51
Получены талоны по накладной	10-талоны	60
Отражен предъявленный НДС	19	60
НДС принят к налоговому вычету	68	19
Талоны выданы водителям	71	10-талоны
Оприходовано топливо на основании отчета водителей о заправке	10-топливо в баках	71

Однако переход права собственности на бензин по договору может осуществляться в момент заправки транспортных средств на АЗС, а не в момент передачи талонов. Такой порядок не всегда удобен с точки зрения бухучета, но некоторые топливные компании его используют.

Здесь учитывать полученные талоны на счете 10 некорректно в силу противоречия пункту 2 ПБУ 5/01. В нем говорится, что имущество может учитываться в составе МПЗ при условии, если оно используется в качестве сырья, материалов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), либо для управленческих нужд. Талоны же являются средством расчетов за приобретаемые материалы.

Если речь идет о "стоимостных" талонах, в которых указано количество бензина и его оплаченная стоимость, то учитывать их целесообразно при поступлении - в составе денежных документов на соответствующем субсчете к счету 50. На этом субсчете талоны учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет талонов ведется по видам и количеству ГСМ. Поступление и выдачу талонов регистрируют в журнале учета движения денежных документов. Форма такого журнала на сегодня законодательно не установлена, поэтому организация вправе самостоятельно разработать ее и утвердить в учетной политике.

На счетах в этом случае следует отразить:

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Перечислены денежные средства топливной компании за талоны	60	51
Получены талоны по накладной	50-3	60
Талоны выданы водителям	71	50-3
Оприходовано топливо на основании отчета водителей о заправке	10-топливо в баках	71
Отражен предъявленный топливной компанией НДС	19	60
НДС принят к налоговому вычету	68	19

Считается, что "литровые" талоны без выделенной стоимости при получении должны отражаться на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке. Поскольку стоимость ГСМ, которые можно приобрести на этот талон, не определен, талон не отвечает признакам денежного документа.

Бухгалтер отразит в бухучете:

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Перечислены денежные средства топливной компании за талоны	60	51
Получены талоны по накладной	006
Оприходовано топливо на основании отчета водителей о заправке	10-топливо в баках	71
Отражен предъявленный топливной компанией НДС	19	60
НДС принят к налоговому вычету	68	19
Списаны талоны		006

Списание в расходы

Независимо от способа приобретения ГСМ, списание его стоимости в затраты производится немного позднее. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак только указывает на факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает его использования для производственных нужд.

Затраты подтвердит путевой лист

В целях налогообложения организация может учитывать расходы на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов*(13), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, - в качестве расходов на содержание служебного транспорта*(14). Но в любом случае их нужно документально подтвердить и обосновать*(15).

Если имеют место разъезды общехозяйственного назначения, не связанные с доставкой товара, то основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист*(16). Именно на его основании составляется требование-накладная на списание ГСМ в расход по форме N М-11 *(17). При этом расход признается независимо от того, является ли автомобиль собственным или арендованным*(18).

К сведению. При наличии договора перевозки груза (товара) затраты организации на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются на основании как транспортной накладной, так и накладной формы N 1-Т *(19), используемой в бухгалтерском и налоговом учете.

Например, если грузоотправитель (поставщик) собственным транспортом доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения по оказанию услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза. Тут затраты поставщика на перевозку груза и факт его транспортировки подтвердят как транспортная накладная *(20), так и накладная формы N 1-Т.

Если же договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя (поставщика), услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку у покупателя груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство*(21).

Форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Остальные организации вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую необходимые реквизиты первичного учетного документа, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"*(22). Согласно разъяснениям финансового и налогового ведомств*(23) путевой лист должен содержать также обязательные реквизиты, поименованные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, такие как:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Разработанную форму нужно закрепить в составе используемых в работе первичных документов в качестве приложения к учетной политике*(24).

Путевые листы не обязательно оформлять ежедневно. Они должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. Это допускается делать еженедельно, ежемесячно, ежеквартально*(25). Причем на каждый используемый автомобиль составляется отдельный путевой лист. Периодичность их составления должна быть закреплена в графике документооборота, утвержденном на предприятии.

Несколько слов о порядке заполнения документа.

Сотрудники Росстата России, разъясняя порядок применения формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", указали, что на его оборотной стороне нужно писать пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю*(26). А Минфин России и налоговая служба отмечали, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, в котором нет информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ*(27).

Данную точку зрения иногда поддерживают и арбитражные суды*(28). Но в большинстве своем судьи приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются*(29).

Если вы не готовы отстаивать свои транспортные расходы в арбитражном суде, не стоит игнорировать информацию о маршруте автомобиля. Формулировки типа "разъезды по городу" налоговый орган с большой долей вероятности тоже не устроят. Ведь формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.д.) и содержать как минимум следующие основные показатели:

- место следования (пункт отправления и назначения);

- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра.

Необходимы ли нормы?

Налоговым законодательством не предусмотрено каких-либо ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

Однако, по мнению Минфина и налоговой службы, при обосновании затрат на топливо для служебного автомобиля все налогоплательщики должны учитывать методические рекомендации "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Если для автомобиля такие нормы названным документом не утверждены, нужно руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(30).

По мнению финансистов, сумма расходов, подлежащих списанию, определяется следующим образом:

Фактический пробег автомобиля за отчетный период на основании данных путевых листов организации х Норма расхода топлива, рекомендованная Минтрансом.

Впрочем, эта позиция не бесспорна. К примеру, ВАС РФ в определении от 14.08.2008 N 9586/08 отметил, что НК РФ не предусматривает нормирования расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли. И если затраты на ГСМ экономически обоснованны и документально подтверждены, то они учитываются при исчислении налога на прибыль. Справедливости ради отметим, что из материалов дела, на основании которого ВАС РФ сделал такой вывод, вытекает, что норму расхода топлива организация для автомобиля "Ниссан" все-таки установила (18 л на 100 км), но только не ту, которая предусмотрена нормами, утвержденными Минтрансом.

Поэтому, даже имея в активе положительное мнение ВАС РФ, не стоит забывать о необходимости обоснования понесенных расходов. Если вы не укладываетесь в нормы, предложенные Минтрансом, придется разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива. Это можно сделать путем контрольного замера реального расхода топлива на 100 км, который фиксируется в акте контрольного замера расхода топлива для автомобиля той или иной марки. При разработке собственных норм учитываются конструктивные особенности автомобиля, его техническое состояние, режим работы, дорожно-транспортные, климатические и иные факторы. Можно взять данные из паспорта транспортного средства, где, как правило, указывается средний расход топлива в летнее и зимнее время, который превышает нормы Минтранса.

Однако, с учетом позиции Минфина, признание в составе расходов ГСМ по самостоятельно разработанным нормам может повлечь за собой негативные налоговые последствия.

В бухучете стоимость израсходованных ГСМ признается расходами организации по обычным видам деятельности в фактическом размере на дату акта о списании (требования-накладной), составленного на основании путевых листов.

Таким образом, приобрести ГСМ организация может разными способами, а списать только одним. Необходимо помнить, что первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и со списанием ГСМ, служат путевые листы, товарные накладные на приобретенные нефтепродукты, отчеты о движении топлива от топливной компании, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей топливных карт и т.п.

И.Б. Остафий,

главный эксперт экспертно-консультационного

отдела компании ПРАВОВЕСТ

"В курсе правового дела", N 20, октябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2 ПБУ 05/01

*(2) План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(3) п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40

*(4) п. 1 ст. 172 НК РФ; письма Минфина России от 03.08.2010 N 03-07-11/335, от 15.06.2010 N 03-07-11/252, от 09.03.2010 N 03-07-11/51

*(5) постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 N А64-3986/09, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.07.2009 N Ф04-4134/2009(10406-А67-42), ФАС Северо-Западного округа от 22.04.2009 N А56-29646/2007

*(6) постановления ФАС Уральского округа от 20.11.2007 N Ф09-9527/07-С2, от 05.12.2006 N Ф09-10856/06-С2, Западно-Сибирского округа от 17.09.2007 N Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Северо-Кавказского округа от 28.11.2008 N Ф08-7171/2008, от 20.10.2008 N Ф08-6336/2008

*(7) постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2004 N А05-6721/03-26, от 16.10.2001 N А05-3462/01-199/19

*(8) письма МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995, Минфина России от 04.12.2003 N 04-03-11/100, УФНС России по г. Москве от 10.01.2008 N 19-11/603, от 29.09.2004 N 26-12/62994, от 12.08.2004 N 26-12/52934

*(9) постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-С22, от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22

*(10) утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(11) утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49

*(12) п. 5 ПБУ 10/99

*(13) пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ

*(14) пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(15) п. 1 ст. 252 НК РФ

*(16) письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 03.11.2009 N 16-15/115253

*(17) утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

*(18) ст. 646 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649

*(19) постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

*(20) утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272

*(21) письма Минфина России от 02.09.2011 N 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/500, 17.08.2011 N 03-03-06/1/497

*(22) письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214

*(23) письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308

*(24) п. 4 ПБУ 1/2008

*(25) письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77

*(26) письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257

*(27) письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253

*(28) постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу N А33-10451/2009, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34

*(29) постановления ФАС Московского округа от 12.11.2010 N КА-А40/13642-10 по делу N А40-10103/10-140-109, от 30.12.2010 N КА-А40/16200-10-Б по делу N А40-18485/09-142-85

*(30) письма Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, УФНС РФ по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308