Учебно-методические материалы Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России (ИПБ России). Создание службы внутреннего аудита (Т.Н. Иванова, Специально для системы ГАРАНТ, 2011 г.)

Создание службы внутреннего аудита

В соответствии с ФПСАД N 29 внутренний аудит - контрольная деятельность, осуществляемая внутри аудируемого лица его подразделением - службой внутреннего аудита. Осуществляется внутренний аудит в интересах высшего руководства и собственников компании. Как служба организации она должна быть обеспечена всеми необходимыми для ее деятельности элементами.

Система внутреннего аудита в отношении контроля финансовых операций рассмотрена в разделе "Теоретические основы создания и функционирования систем внутреннего контроля".

Для создания эффективной службы необходимы следующие элементы:

- определение целей и задач, соответствующих целям деятельности организации;

- адекватная структура службы;

- применение современных технологий;

- создание методологической базы;

- обеспечение квалифицированным персоналом;

- оценка эффективности деятельности службы.

Планирование деятельности СВА

Служба внутреннего аудита проводит свою работу на основе планирования, которое разрабатывается, как минимум, на один год. Возможно создание перспективных стратегических планов на 3-5 лет. Очевидно, что наличие всех элементов, необходимых для функционирования службы, играет важнейшую роль для эффективного выполнения плана. План должен периодически пересматриваться в соответствии с изменениями в деятельности и потребностями организации.

План работы должен включать следующие элементы:

- плановые проверки (объекты проверок, включая филиалы и дочерние и зависимые общества);

- консультирование и обучение персонала организации;

- внеплановые проверки;

- формирование отчетов и рекомендаций по результатам проверки;

- согласование результатов проверки;

- формирование корректирующих мероприятий;

- проверку выполнения корректирующих мероприятий;

- разработку регламентирующих документов, методик, инструкций и др.;

- работу с нормативными документами и отслеживание в них изменений;

- пересмотр действующих внутренних регламентов в соответствии с изменениями нормативных документов и опыта работы;

- формирование отчета по результатам мониторинга эффективности деятельности службы внутреннего аудита, разработку рекомендаций по совершенствованию системы внутреннего аудита;

- повышение квалификации персонала службы внутреннего аудита.

В плане должно быть предусмотрено распределение этих элементов по временным затратам, назначение ответственных исполнителей, сроки выполнения.

На стадии создания службы следует определить заказчиков внутреннего аудита. Заказчиками внутреннего аудита являются:

- совет директоров;

- исполнительное руководство;

- руководство подразделениями, филиалами, дочерними и зависимыми обществами.

Цели и задачи СВА

Цели и задачи службы определяются основными заказчиками совместно с руководителем службы внутреннего аудита и отражают пожелания заказчиков в отношении роли службы внутреннего аудита в деятельности организации.

Роль службы внутреннего аудита заключается в обеспечении своих заказчиков объективной информацией и результатами оценки состояния систем и процессов в организации и выработке соответствующих рекомендаций.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 г. N 299, служба внутреннего аудита, как структурное подразделение, должно быть обеспечено Положением о системе внутреннего аудита (о службе внутреннего аудита) и должностными инструкциями. Положение о системе внутреннего аудита утверждается Комитетом по аудиту (советом директоров) или уполномоченным должностным лицом.

Основными задачами, которые должны быть раскрыты в положении, являются:

- контроль достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- оценка существующих систем контроля и управления рисками организации;

- консультационная деятельность;

- оценка риска недобросовестных действий со стороны должностных лиц;

- контроль соблюдения нормативно-правовых актов РФ, внутренних регламентов;

- оценка эффективности процедур внутреннего контроля;

- разработка рекомендаций по совершенствованию средств контроля.

Положение о системе внутреннего аудита должно отражать, что внутренний аудит изучает и оценивает процессы и средства контроля, формирует рекомендации по их совершенствованию, а не действует как ревизор по выявлению конкретных ошибок и определению наказания лиц, совершивших эти ошибки.

Независимость внутренних аудиторов

Очень важным вопросом является степень независимости внутренних аудиторов. Независимость рассматривается как один из основополагающих принципов аудита, предполагающий отсутствие у аудитора при формировании его мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации финансовой, имущественной, родственной или иной заинтересованности в результатах работы этой организации.

Так как служба внутреннего аудита является подразделением организации и цели деятельности этого подразделения определяются руководством, очевидно, что о полной независимости речь не идет. Можно говорить только о степени независимости, которая определяется структурой организации и статусом службы внутреннего аудита в этой структуре.

Наиболее независимой служба внутреннего аудита будет в том случае, если она подчиняется собственнику и отчитывается о своей деятельности только перед собственником. Предпочтительно, чтобы в структуре организации был Комитет по аудиту и его председатель входил в состав совета директоров. Руководитель службы внутреннего аудита подчиняется Комитету по аудиту. Если Комитет по аудиту отсутствует, его функции возлагаются на совет директоров. В этом случае руководитель службы внутреннего аудита подчиняется непосредственно совету директоров.

Однако в вопросе о независимости имеется и другая сторона - это взаимоотношения внутренних аудиторов с руководством и персоналом проверяемых объектов. Для рассмотрения этого вопроса обратимся к положениям МСВА.

Для обеспечения требования независимости внутреннему аудитору следует соблюдать ряд правил.

1. При проведении работы и представлении отчета о результатах внутренний аудитор не должен допускать давления с целью изменить результаты проверки со стороны третьих лиц.

2. Внутренние аудиторы должны быть беспристрастны и непредвзяты в своей работе и избегать конфликтов интересов, то есть не должны допускать, чтобы личная заинтересованность повлияла на результаты проверки.

3. Если независимость или объективность подвергается или может восприниматься как подвергающаяся отрицательному воздействию, информацию об этом следует раскрыть соответствующим лицам.

4. Внутренние аудиторы должны воздерживаться от проведения оценки тех областей, за которые они раньше несли ответственность. Считается, что объективность подвергается отрицательному воздействию, если внутренний аудитор предоставляет гарантии (то есть должен представить объективный анализ и независимую оценку процессов корпоративного управления, управления рисками и контроля в организации) в той области, за которую внутренний аудитор отвечал в течение предшествующего года.

5. Контроль выполнения заданий, за которые отвечает руководитель службы внутреннего аудита, должна осуществлять сторона, независимая по отношению к внутреннему аудиту.

6. Аудитор не должен соглашаться выполнять задание по консультированию для того, чтобы обойти требования или позволить другим обойти требования, которые внутренний аудитор обязан выполнять при выполнении заданий по проверке объектов.

Независимость и объективность могут подвергаться воздействию отрицательных факторов, если задание по проведению контроля объекта выполняется в течение одного года после завершения формального задания по консультированию. Минимизировать отрицательное воздействие можно, назначив разных внутренних аудиторов на выполнение каждой из услуг, разграничив ответственность за результаты каждого из заданий и раскрыв информацию о предполагаемом отрицательном воздействии. Ответственность за принятие решения по данному вопросу должно нести руководство организации.

Следует принимать меры предосторожности, особенно в случаях, когда задания по консультированию являются постоянными, чтобы внутренние аудиторы непреднамеренно (неумышленно) не взяли на себя управленческие обязанности при выполнении задания.

Решения о назначении или увольнении руководителя службы, уровне заработной платы, выплатах премий принимаются комитетом по аудиту (советом директоров). Комитет по аудиту (совет директоров) не должен допускать вмешательства менеджмента в деятельность СВА.

Структура СВА

Структура службы и численность персонала определяется каждой организацией самостоятельно в соответствии с:

- организационной и географической структурой;

- целями и задачами, поставленными руководством перед службой;

- обеспеченностью финансовыми и трудовыми ресурсами.

В соответствии с организационной и географической структурой возможны следующие варианты структуры службы внутреннего аудита. Каждая из этих структур имеет как преимущества, так и недостатки.

Централизованная

Первый вариант - корпоративная служба организована в головной организации, службы на местах отсутствуют. Такая структура обеспечивает наибольшую независимость службы от руководства на местах, методологическое единство проверок, управляемость структуры. В то же время недостатками этой системы являются недостаточность знания специфики деятельности подразделений и меньшая оперативность контроля. Следует также учитывать возрастание расходов на командировки.

Второй вариант - сотрудники службы находятся в филиалах и дочерних обществах, но подчиняются руководителю службы внутреннего аудита головной организации. В этом случае улучшается знание специфики подразделений, увеличивается возможность оперативного контроля, уменьшаются расходы на командировки. Но при этом увеличивается риск потери независимости, так как директора этих подразделений имеют возможность влиять на работу внутренних аудиторов, а также снижается управляемость структуры.

Третий вариант - для холдинговой структуры при нахождении сотрудников службы внутреннего аудита в организациях, входящих в холдинг, но подчиняющихся единой корпоративной службе, характерны такие же преимущества и недостатки, как и для второго варианта.

Децентрализованная

Сотрудники службы находятся:

- в филиалах и дочерних обществах и подчиняются руководству этих структур;

- в каждой организации, входящей в холдинг.

В этом случае обеспечивается максимальное знание специфики деятельности, оперативность контроля, минимальные расходы на командировки. Среди недостатков - отсутствие независимости и единой методологической базы.

Иерархическая

Иерархическая структура службы СВА предусматривает наличие как корпоративной службы внутреннего аудита в головной организации, так и наличие самостоятельных служб в филиалах, дочерних обществах и организациях, входящих в холдинг. Преимущества: независимость корпоративного внутреннего аудита от подразделений и знание специфики подразделений. Недостатки этой структуры также очевидны: рост издержек на увеличение штата, двойная работа, различия в методологической базе.

Проблемы при создании СВА

При формировании СВА руководству экономического субъекта и разработчикам придется решить следующие проблемы:

- отсутствие нормативной базы деятельности СВА и типовых методик проведения проверок;

- обеспечение службы необходимыми утвержденными внутренними регламентами для СВА: положения, стандарты, Кодекс профессиональной этики;

- совершенствование СВК;

- ответственность руководства за функционирование системы внутреннего аудита и за принятие управленческих решений по результатам проверок;

- организация работы по набору, подготовке и повышению квалификации кадров для СВА;

- участие службы в оценке рисков.

Этапы создания СВА

Создание СВА - многоплановый процесс, который происходит по следующим этапам:

- определение системы целей создания СВА;

- определение статуса СВА и ее основных функций;

- выявление пользователей услуг СВА и заинтересованных в результатах ее работы сторон;

- формирование команды для реализации проекта создания СВА;

- формирование внутренней структуры СВА;

- разработка нормативных документов и регламентов;

- разработка и согласование схемы взаимодействия СВА с другими функциональными и хозяйственными подразделениями;

- разработка приоритетных направлений и плана работы СВА;

- формирование кадрового состава.

Иванова Татьяна Николаевна,

методолог Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России