Учебно-методические материалы Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России (ИПБ России). Внутренние стандарты, регулирующие работу СВА и ее специалистов (Т.Н. Иванова, Специально для системы ГАРАНТ, 2011 г.)

Внутренние стандарты, регулирующие работу СВА и ее специалистов

Рассмотрим системные требования, которые нужно соблюдать при разработке внутренних стандартов СВА, а также структуру положения о СВА.

Системные требования

При разработке внутренних стандартов, регулирующих деятельность СВА, экономические субъекты должны соблюдать следующие системные требования:

1) разработка стандарта должна быть основана на ее необходимости для целей деятельности организации;

2) разрабатываемый стандарт должен соответствовать действующим нормативным документам;

3) требования стандарта не должны противоречить другим внутренним стандартам и регламентам;

4) формулировки стандарта должны быть четкими и ясными, неоднозначное толкование положений стандартов не допускается;

5) стандарт должен полностью и детально охватывать все значимые вопросы стандартизируемого объекта;

6) терминологическая база должна быть единой для исключения неправильной трактовки положений стандарта.

В целях более эффективного использования внутренних стандартов следует разрабатывать методики проверок конкретных объектов, рабочие таблицы, шаблоны документов и т.д. Эти дополнительные рабочие документы могут содержать:

1) порядок применения внутреннего стандарта;

2) порядок выполнения каждого этапа работы;

3) вопросники и аудиторские процедуры по конкретному объекту;

4) таблицы, схемы, примеры заполнения рабочих документов, рекомендации по использованию методик и аудиторских процедур;

5) перечень используемых при проверке нормативных документов.

Структура положения о СВА

Внутреннее регулирование работы СВА осуществляется в основном с помощью положения об этой службе, внутренних стандартов и других регламентов. Структура и содержание положения об СВА зависят от целей, задач и функций экономического субъекта, которые определяет собственник.

Деятельность службы внутреннего аудита начинается с момента подписания распорядительного документа о создании этой службы и разработке положения о системе внутреннего аудита (СВА).

Исходя из тех нормативных документов, которые были рассмотрены в рамках курса, и опыта, можно сформулировать общие требования к структуре и содержанию положения.

Раздел 1. "Общие положения"

В этом разделе формулируются требования по следующим вопросам деятельности службы внутреннего аудита:

1) цели и задачи СВА;

2) ответственность руководства за функционирование СВА;

3) структура службы и подчиненность службы;

4) порядок утверждения ее структуры и штатов.

При выборе структуры службы следует учитывать следующие влияющие факторы:

организационная и географическая структура организации;

цели и задачи, поставленные перед внутренним аудитом;

контрольная среда;

финансовые и трудовые ресурсы;

5) соблюдение этических норм сотрудниками службы.

Раздел 2. "Нормативное регулирование деятельности службы внутреннего аудита"

В этом разделе необходимо определить следующие задачи:

1) изучение действующей нормативной базы;

2) разработка внутренних стандартов, регламентов, методик и других руководящих материалов;

3) актуализация внутренних стандартов, регламентов, методик и других руководящих материалов на основе изменений нормативной базы и опыта работы.

Раздел 3. "Функции службы внутреннего аудита"

СВА проводит оценку эффективности системы внутреннего контроля организации и ее дочерних и зависимых обществ и вырабатывает соответствующие рекомендации по результатам оценки. Рассмотренная выше нормативная документация позволяет определить следующие направления при проведении оценки эффективности системы внутреннего контроля:

эффективность и результативность финансово-хозяйственной деятельности;

сохранность активов;

достоверность отчетности (внешней и внутренней);

соответствие деятельности нормам законодательства, внутренним организационно-распорядительным документам и стандартам.

Раздел 4. "Планирование деятельности СВА"

Сущность планирования рассмотрена в статье "Создание службы внутреннего аудита". Задачами планирования являются:

1) составление годового плана деятельности СВА в соответствии с целями организации, в том числе:

анализ бизнес-процессов с целью определения их значимости для экономического субъекта;

идентификация и оценка рисков;

предварительная оценка СВК, результатов предыдущих проверок и формирование объектов, объема, общего плана, графика, программы проведения проверки.

2) формирование предложений по организационной структуре и бюджету в соответствии с целями и задачами СВА;

3) согласование и оформление принятых решений.

Раздел 5. "Документирование выполнения заданий"

Одной из наиболее важных задач работы СВА является документирование, которое проводится в целях обоснования выводов и результатов аудиторского задания. Документирование касается процедур, выполняемых внутренним аудитором по сбору, анализу, интерпретации и документированию информации в процессе проведения проверки.

Руководитель службы внутреннего аудита должен контролировать доступ к документам, относящимся к проведенным проверкам. В организации должны быть разработаны правила хранения документов, относящихся к заданиям по внутреннему аудиту. Эти правила должны согласовываться с внутренними требованиями к хранению документации в организации и нормами действующего законодательства.

Рабочая документация по выполнению проверок должна быть подготовлена внутренним аудитором и просмотрена руководством службы внутреннего аудита. В рабочей документации должны быть отражены полученная информация и проведенный анализ. Документация должна давать обоснование сделанным выводам и рекомендациям.

Рабочая документация:

- помогает в планировании, осуществлении и анализе задания;

- документально подтверждает достижение целей задания;

- облегчает процесс контроля за работой внутренних аудиторов;

- дает возможность оценки эффективности работы внутреннего аудита;

- полезна в таких ситуациях, как подача заявления о страховом случае, расследование фактов мошенничества, судебные разбирательства;

- дает возможность убедиться, что деятельность службы внутреннего аудита соответствует нормативным требованиям и внутренним регламентам.

Рабочая документация по аудиторскому заданию должна отражать следующие этапы выполнения задания:

- планирование;

- оценка риска;

- изучение и оценка адекватности и эффективности системы внутреннего контроля;

- выполненные процедуры аудиторского задания, полученная информация, сделанные выводы;

- проверка и оценка;

- отчеты и заключения;

- контроль выполнения корректирующих мероприятий.

Рабочая документация по аудиторскому заданию должна быть полной и предоставлять достаточную информацию, необходимую для обоснования сделанных выводов. Рабочая документация может включать, если это необходимо для обоснования применяемых процедур и подтверждения выводов внутреннего аудитора:

- дополнительные документы по планированию и программе проверки;

- контрольные опросные листы, блок-схемы, листы сверки и краткие описания;

- примечания и заметки, сделанные в результате проведения собеседований;

- организационные данные, такие как организационная структура и описания должностных обязанностей;

- копии важных контрактов и договоров;

- информацию по рабочим и финансовым политикам;

- результаты контрольных оценок;

- сопроводительные письма и письма-подтверждения;

- информацию по анализу и тестированию операций, процессов и бухгалтерских счетов;

- результаты применения аналитических аудиторских процедур;

- корреспонденцию, связанную с проведением проверки, если она подтверждает сделанные выводы.

Рабочая документация может существовать в виде бумажных документов, кассет, дисков, дискет, видеозаписей и других источников. Если рабочая документация хранится на любых носителях кроме бумажных, следует рассмотреть вопрос создания резервных копий.

Если в заключении внутренних аудиторов содержится финансовая информация, рабочая документация по заданию должна отражать, согласуется ли данная информация с бухгалтерскими записями.

Руководитель службы внутреннего аудита должен разработать политику ведения рабочей документации по разным видам выполняемых заданий. Стандартизированная рабочая документация, например, опросные листы и программы, может повысить эффективность при выполнении задания и облегчить процесс передачи его другому сотруднику.

Некоторые виды рабочей документации можно рассматривать как постоянные и подлежащие переносу на будущие задания. Подобная документация, как правило, включает информацию, которая важна для выполнения любого задания.

Каждый рабочий документ должен быть строго идентифицирован. Для идентификации рабочей документации по проведенной проверке используются следующие типичные методы:

- каждый рабочий документ должен содержать наименование задания и давать описание содержания или назначения данного документа;

- каждый рабочий документ должен быть подписан или содержать инициалы внутреннего аудитора, выполняющего задание, и дату составления;

- каждому рабочему документу должен быть присвоен индекс или идентификационный номер, по которому можно найти этот документ или проследить его взаимосвязь с другими рабочими документами;

- пометки, сделанные аудитором, должны быть объяснены;

- должен быть четко указан источник информации.

Раздел 6. "Отчетность Службы внутреннего аудита"

Руководитель службы внутреннего аудита должен периодически отчитываться перед Комитетом по аудиту (советом директоров) о целях, полномочиях и обязанностях внутреннего аудита, а также о ходе выполнения плана работы. Отчет должен также включать информацию о существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необходимые совету и высшему руководству.

Отчет должен быть точным, объективным, ясным, кратким, конструктивным, полным и своевременным. Если в окончательном варианте отчета содержится существенная ошибка или недочет, руководитель внутреннего аудита должен довести исправленную информацию до сведения всех лиц, получивших первоначальный вариант отчета.

Важной составляющей отчетности является оценка соответствия деятельности внутреннего аудита нормативным требованиям и внутренним регламентам и формирование рекомендаций по улучшению СВА.

Отчетность может быть квартальной или годовой в зависимости от принятого в организации документооборота.

Отчетность, как правило, содержит:

1) выполнение планов работы;

2) определение и оценку существенных рисков;

3) недостатки СВК, выявленные при проверках;

4) разработку рекомендаций по снижению рисков;

5) проведенные мероприятия по снижению рисков;

6) результаты проведенных мероприятий по устранению недостатков и снижению рисков;

7) существенные ограничения, препятствующие СВА в выполнении возложенных на нее функций.

Руководство обязано принимать решения по вопросам разработки и проведения мероприятий, призванных исправить существенные недостатки, описанные в отчете и рекомендациях. Вместе с тем руководство организации может принять риск и не предпринимать корректирующих мер из-за экономической нецелесообразности или по другим соображениям.

Раздел 7. "Взаимодействие службы внутреннего аудита с другими службами (коммуникационные связи)"

Служба внутреннего аудита взаимодействует со всеми подразделениями организации, ее филиалами, дочерними и зависимыми обществами. Следует помнить, что помимо выполнения основных функций, это налагает на ее деятельность особые требования к соблюдению конфиденциальности информации.

СВА регламентирует порядок взаимодействия с:

1) руководством экономического субъекта - корректировка целей, отчетность, информирование;

2) бухгалтерией - полномочия, независимость;

3) другими производственными и управленческими структурами - получение необходимой информации для оценки рисков хозяйственной деятельности;

4) со специалистами по информационным технологиям по вопросам внедрения процедур контроля информационной безопасности и защиты данных, их регулярного пересмотра и оценки на предмет пригодности;

5) юридической службой.

Раздел 8. "Кадровое обеспечение работы СВА"

Внутренние аудиторы должны обладать знаниями и навыками, необходимыми для выполнения своих персональных обязанностей или получить их в процессе работы.

Внутренним аудиторам следует принимать во внимание следующие рекомендации при оценке уровня компетентности.

1. Каждый внутренний аудитор должен обладать определенными знаниями и навыками:

- при выполнении аудиторского задания необходимо уметь применять стандарты внутреннего аудита, процедуры и методики. Профессионализм означает умение применять знания в различных возможных ситуациях и разрешать эти ситуации, не прибегая к сложному техническому исследованию или помощи;

- от аудитора, работающего с финансовыми документами и отчетами, требуется профессионализм в вопросах, связанных с принципами и методиками ведения бухгалтерского учета;

- чтобы выявить и оценить существенность отклонения от нормальной практики бизнеса, требуется понимание управленческих принципов. Понимание означает умение распознать существенное отклонение и быть в состоянии провести анализ, который позволит принять правильное решение;

- требуется иметь общее представление об основах таких предметов, как экономика, налогообложение, финансы, информационные технологии. Общее представление означает умение выявить наличие проблемы или потенциальную проблему, определить пути дальнейшего анализа или необходимый объем помощи.

2. Внутренние аудиторы должны соблюдать принцип профессионального поведения, обладать навыками общения с людьми и поддерживать удовлетворительные отношения с окружающими.

3. Внутренние аудиторы должны иметь хорошие навыки письменного и устного общения, которые позволяют четко формулировать цели аудиторского задания, оценки, выводы и рекомендации.

4. Руководителем службы внутреннего аудита должны быть разработаны критерии оценки уровня образования и опыта при отборе кандидатов на должности внутренних аудиторов с учетом содержания работы и уровня ответственности. Должна быть приобретена обоснованная уверенность в квалификации и компетентности каждого аудитора.

5. Персонал службы внутреннего аудита должен обладать знаниями и навыками, необходимыми для выполнения своей работы в рамках организации. Чтобы выявить уровень профессионального развития, набора дополнительного персонала, использования услуг других организаций, необходимо проводить регулярную, например ежегодную, оценку знаний и навыков персонала службы.

6. Непрерывное профессиональное развитие является важной частью поддержания профессионального уровня аудиторов. Для этого следует предусмотреть процедуры повышения квалификации путем прохождения специализированных программ повышения квалификации, самообучения, участия в семинарах, конференциях и др.

7. Руководитель службы внутреннего аудита должен обратиться к внешним экспертам за консультациями и содействием в тех областях, в которых внутренний аудит не является полностью компетентным.

Сотрудник службы внутреннего аудита может не иметь квалификационного аттестата аудитора. При этом он должен быть квалифицированным бухгалтером, знать технологии проведения аудита, оценки рисков, требования нормативных документов в области бухгалтерского учета и аудита. Служба внутреннего аудита должна быть обеспечена внутренними регламентами, в которых отражены:

1) требования к квалификации сотрудников службы внутреннего аудита;

2) права и обязанности сотрудников службы внутреннего аудита (наличие должностных инструкций);

3) взаимодействие внутренних аудиторов с экспертами и внешними аудиторами;

4) требования к повышению квалификации внутренних аудиторов;

5) система поощрений за качественное выполнение обязанностей.

Положение о системе внутреннего аудита должно быть согласовано со всеми руководителями структурных подразделений и служб, которым придется контактировать с аудиторами. Это позволит руководителям и сотрудникам всех структурных подразделений предприятия однозначно трактовать организационно-правовые и методологические функции службы внутреннего аудита.

Иванова Татьяна Николаевна,

методолог Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России